Gestión de documentos electrónicos: ventajas y desventajas, la esencia del sistema, formas de implementación

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cada vez más empresas se están cambiando a la gestión de documentos electrónicos, lo que implica el uso de diferentes programas para crear y almacenar documentos. Al mismo tiempo, la organización no tiene un archivo que contenga copias en papel de los documentos. Hay muchas ventajas de la gestión de documentos electrónicos, por lo que los empresarios están felices de rechazar el uso de documentos en papel. Pero para cambiar a él, debe instalar un software especializado en las computadoras que funcionan, así como designar a un empleado responsable que se encargue de este flujo de trabajo.

El concepto de gestión de documentos electrónicos

Está representado por un método moderno de trabajar con diversa documentación. En el curso de la actividad de cualquier organización, surgen una gran cantidad de documentos diferentes, que deben imprimirse constantemente y almacenarse en una habitación separada durante un largo período de tiempo.

Si un empresario o empresa tiene un contrato debidamente ejecutadofirma electrónica, cuyos documentos están certificados en forma electrónica, entonces no es necesario imprimir esta documentación en papel.

Ventajas de la gestión electrónica de documentos

Son muchas las ventajas de pasarse a la documentación electrónica certificada por EDS. Debido a la presencia de numerosos parámetros positivos, cada vez más empresarios están cambiando a este método de documentación. Pero primero debe evaluar las ventajas y desventajas de la gestión de documentos electrónicos. Los beneficios clave incluyen:

• busca rápidamente la documentación necesaria debido a la estructuración competente y la fiabilidad del almacenamiento;
• la estructura del flujo de trabajo está centralizada;
• todos los documentos se pueden almacenar electrónicamente en diferentes medios e incluso en servidores remotos, por lo que incluso si se produce un incendio en la oficina, no tiene que preocuparse de que se destruya documentación importante;
• todos los documentos se registran y aprueban fácilmente;
• todos los documentos se firman sobre la base de su envío a través de canales de comunicación electrónicos, lo que ahorra una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para los empleados de cualquier empresa;
• si es necesario, puede hacer una copia del documento deseado en unos segundos;
• la auditoría se simplifica mucho, ya que se realiza en formato electrónico, pudiendo también invitar a especialistas contratados para estos fines que reciben la documentación por canales electrónicos.

BeneficiosLos sistemas de gestión de documentos electrónicos son significativos e innegables, pero antes de cambiar a ellos, debe evaluar los aspectos negativos de cada sistema.

Defectos del sistema

Los beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos son innegables, pero este proceso tiene algunas desventajas. Estos incluyen:

• necesariamente se requiere registrar una firma digital electrónica, para cuya creación se paga una gran cantidad de fondos;
• no hay posibilidad de utilizar documentos electrónicos si los socios no han cambiado a la gestión de documentos electrónicos;
• se gasta mucho dinero y tiempo instalando software adicional y contratando a un empleado confiable que mantiene todos los registros electrónicos;
• aún no se han solucionado formatos estrictamente unificados de dicho flujo de trabajo;
• muchos contratistas y compradores sospechan del uso de documentos electrónicos firmados con EDS.

Por lo tanto, todo emprendedor primero debe estudiar las ventajas y desventajas de la gestión electrónica de documentos para tomar la decisión correcta y pertinente.

Motivo del desarrollo

Los beneficios de la gestión de documentos electrónicos son numerosos y significativos. Esto lleva al hecho de que se desarrolla constantemente y se introduce en el trabajo de varias empresas, que no solo soncomerciales, pero también públicas. Los principales requisitos previos para su desarrollo efectivo y continuo incluyen:

• Se prevé la posibilidad de su aplicación en la legislación tributaria. Ciertos tipos de declaraciones de impuestos solo pueden presentarse electrónicamente. Esto se aplica a los informes sobre primas de seguros enumerados en el PF para empleados, así como a la declaración 3-NDFL presentada al Servicio de Impuestos Federales para cada empleado de la empresa. Incluso el informe SZV-M para todos los empleados de la empresa se presenta electrónicamente si la organización emplea a más de 25 personas. Por lo tanto, algunas empresas simplemente se ven obligadas a cambiar a la documentación electrónica, ya que tienen que emitir un EDS de todos modos.
• Entre las principales ventajas de la gestión electrónica de documentos se encuentra la posibilidad de fijarlo en la contabilidad. Con base en la Ley Federal N° 402, la documentación contable primaria puede generarse no solo en papel, sino también en formato electrónico, si es posible refrendarla con firma electrónica.
• Desde 2017 se ha iniciado el desarrollo efectivo de este flujo documental en procesos judiciales. Ahora cada decisión judicial debe publicarse en fuentes abiertas. Además, todas las firmas y personas tienen la oportunidad de presentar un reclamo o queja electrónicamente, lo que requiere un EDS. Por lo tanto, la firma electrónica no solo la emiten las grandes empresas, sino incluso los particulares.
• El desarrollo de las tecnologías electrónicas está ocurriendo rápidamente, por lo que ahora casi todos tienen acceso a Internet, lo que simplifica enormemente el proceso de comunicación con los demás.personas y funcionarios gubernamentales.

Por lo tanto, se puede argumentar que el uso de dicho flujo de trabajo tiene cada vez más demanda.

Otro beneficio significativo

Además, muchas empresas cooperan con empresas ubicadas en otras regiones o países, por lo que es mucho más fácil intercambiar diferentes documentos al realizar la gestión de documentos electrónicos. Esto le permite aumentar significativamente los mercados de ventas y establecer contactos con los fabricantes directos.

Esta es una importante ventaja adicional de la gestión de documentos electrónicos. Se ha observado una mejora en la calidad de la gestión desde el primer día de la implantación de un sistema adecuado.

¿Cómo participar?

Inicialmente, el jefe de la empresa evalúa las ventajas y desventajas del sistema de gestión de documentos electrónicos. Si se toma la decisión de introducirlo en la empresa, entonces se implementan los siguientes pasos para ello:

• Se realiza junta de accionistas, donde se vota para la implementación de este sistema.
• Si la decisión es positiva, el director de la empresa emite la orden correspondiente.
• Es recomendable desarrollar un reglamento interno que regule las normas para el uso de la documentación electrónica.
• Seleccione la firma que se utilizará en el proceso de firma de varios documentos.
• Si se selecciona una firma simple, se coloca sobre la base de códigos y contraseñas, así como por otros medios, y se accede a ellaes limitada, por lo que se designa una persona específica que se ocupará de la aprobación de la documentación electrónica.
• Se selecciona la autoridad certificadora. Está representado por una organización especializada que se ocupa de la gestión de documentos electrónicos. Es importante elegir una empresa con la que sea rentable y cómodo cooperar. Debe evaluar de antemano el costo de los servicios ofrecidos, así como las diversas funciones que se pueden utilizar durante la cooperación. Se determina qué responsabilidad tiene el centro seleccionado por los diversos errores que puedan surgir en el proceso de mantenimiento de la gestión electrónica de documentos.
• Se están preparando documentos sobre la base de los cuales se concluye un acuerdo con el centro seleccionado.
• Se explica el contrato con la organización seleccionada. Después de eso, el centro crea y emite un certificado de clave EDS para su cliente.
• Hay una introducción directa de la gestión de documentos electrónicos en el trabajo de la organización. Para ello, todos los documentos en papel se convierten a formato electrónico y se está estableciendo un procedimiento para el intercambio de documentación electrónica.

Las facturas se pueden emitir electrónicamente, pero primero debe asegurarse de que el uso de dicha documentación sea conveniente para la contraparte. Esto se debe a que la empresa debe disponer de los medios técnicos para tramitar estos documentos.

Elección de EDS

Incluido incluso en los beneficios de la gestión de documentos electrónicos se encuentran los costos de preparación reducidosnumerosos documentos en papel. Pero en cualquier caso, tendrá que incurrir en ciertos costos. Están relacionados con la ejecución de una firma electrónica utilizada en el proceso de aprobación de documentación electrónica.

ETS se puede presentar en forma calificada o no calificada.

No calificado

Se emite mediante transformación criptográfica de datos, para lo cual se utiliza una clave especial, la cual está a disposición del titular del EDS. Es importante decidir de antemano quién exactamente en la empresa firmará los documentos electrónicos.

Con la ayuda de una firma de este tipo, puede detectar varios cambios realizados en la documentación después de haberla firmado.

Calificado

Para ello, la empresa recibe un certificado especial que contiene la clave de verificación EDS. Para crear dicha firma, se tienen en cuenta los requisitos enumerados en la Ley Federal No. 63.

Por lo general, un EDS de este tipo se usa en grandes empresas que buscan mantener un secreto comercial, por lo tanto, debido al EDS calificado mejorado, se garantiza la seguridad de los documentos electrónicos.

Después de elegir un tipo específico de firma electrónica, se concluye un acuerdo con el centro de certificación seleccionado.

Reglas para introducir el sistema en el trabajo de la empresa

Las ventajas de la gestión de documentos electrónicos en comparación con el papel se consideran innegables, pero a menudo en el proceso de su implementación en el trabajo de una organización surgen ciertas dificultades. Por lo tanto, las reglas de este proceso incluyen:

• inicialmente se designa a un especialista por orden del jefe, que se ocupará de la traducción de los documentos en papel a formato electrónico;
• Se instala un software especial en cada computadora en funcionamiento, que le permite firmar documentos con un EDS emitido previamente;
• al compilar, procesar y acordar diversos documentos, se tienen en cuenta las reglas básicas del trabajo de oficina, que también se aplican a los documentos en papel;
• los documentos electrónicos deben tener todos los detalles, sellos y EDS necesarios;
• Se puede ingresar información en las regulaciones de la compañía con respecto a qué métodos de confirmación de acciones con estos documentos se aplicarán.

El proceso no se considera demasiado difícil si se entiende bien.

Reglas de cooperación con otras empresas

Cada empresa que implementa un sistema de este tipo en su trabajo desea utilizar la documentación electrónica en cooperación con sus principales contrapartes. Para ello, al redactar un acuerdo con otra empresa, se debe incluir una cláusula en el texto del documento que establezca que todos los documentos se transmitirán a través de canales de comunicación electrónicos. Después de eso, la documentación necesaria es compilada y firmada por un EDS emitido previamente. Todas las herramientas EDS deben estar certificadas, de lo contrario no pueden ser utilizadas durante la operación de la empresa.

Es mucho más fácil establecer un flujo de trabajo de este tipo con varias agencias gubernamentales, por ejemplo, con el Servicio de Impuestos Federales o el Fondo de Pensiones. Esto se debe a que dichas organizaciones ya cuentan con el software necesario paratrabajar con documentación electrónica.

¿Cómo se almacenan los documentos?

La principal ventaja de la gestión de documentos electrónicos es que no es necesario que la organización destine una sala separada para crear un archivo, ya que todos los documentos se almacenan en computadoras, servidores o varios medios electrónicos. Pero aún así, cada empresa debe pagar el almacenamiento adecuado de la documentación para que no sea accedida por personas u organizaciones no autorizadas.

Durante el almacenamiento de documentos electrónicos, se tienen en cuenta las siguientes reglas:

• necesariamente se elabora una nomenclatura de casos para toda la empresa, y su apariencia y contenido dependen del campo de actividad en el que opera la empresa;
• se está realizando el examen del valor de los documentos;
• cada documentación está marcada con el uso de la gestión electrónica de documentos;
• todos los documentos deben archivarse.

Cuando se tienen en cuenta estas reglas, no será difícil almacenar correctamente la documentación en formato electrónico.

Conclusión

Hay muchos beneficios de la gestión de documentos electrónicos. Mejorar la calidad del trabajo de la empresa es una consecuencia de su implementación. Para ello, es importante tomar una decisión adecuada para la gestión de la empresa, seleccionar un centro de certificación y emitir un EDS. Se instala un software especial en las computadoras y se realizan los cambios necesarios en las leyes locales reglamentarias de la empresa.

Con la ayuda de la documentación electrónica, se simplifica enormementeel funcionamiento de la empresa, así como la facilidad de cooperación con otras empresas y organismos gubernamentales.