Gestión documental electrónica entre organizaciones: ¿cómo funciona?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La gestión electrónica de documentos (EDM) es una forma rápida de intercambiar información basada en el uso de documentos electrónicos con firmas virtuales. Durante mucho tiempo ha ganado reconocimiento en los países desarrollados del mundo como una herramienta eficaz para los negocios operativos.

Esencia

La gestión de documentos electrónicos entre organizaciones es un conjunto de procesos para crear, procesar, enviar, transferir, recibir, almacenar, usar y destruir documentos. Todos estos procesos se realizan después de comprobar la integridad y confirmar la recepción de los documentos.

Las reglas para la implementación del flujo de documentos entre personas jurídicas se llevan a cabo por acuerdo de las partes. El intercambio de información se realiza por medios de telecomunicaciones y los documentos se almacenan en medios electrónicos. El plazo de conservación de la información contable no debe exceder el establecido por la ley.

Organizacionesentre ellos pueden intercambiar documentos formales e informales con las firmas de los participantes. En el ámbito de la actividad empresarial, estos pueden ser: facturas, convenios, facturas, contratos, convenios, pedidos, notificaciones, poderes, etc. La información se puede transmitir en forma de archivos de texto, tablas y gráficos.

El propósito de la implementación de EDI

Los requisitos previos para la introducción de EDI pueden ser:

• reduciendo el trabajo rutinario;
• reducir la pérdida de documentos;
• Trabajo "transparente" con documentos;
• mejorar la disciplina de desempeño: proporcionar documentos a tiempo, etc.

Entre los objetivos cuantitativos se encuentran los siguientes:

• Reduce 10 veces el tiempo de procesamiento de documentos.
• Reduce los gastos de oficina a la mitad.

Gestión electrónica de documentos entre organizaciones: cómo funciona

De conformidad con la legislación nacional, la gestión de documentos electrónicos entre organizaciones se lleva a cabo por acuerdo de las dos partes. Para intercambiar datos, es necesario que todos los participantes estén conectados al equipo de un operador. A continuación, el usuario debe enviar una solicitud para ser agregado a la lista de contrapartes. Después de confirmar la solicitud, los participantes del sistema pueden intercambiar datos.

El módulo EDI deberá realizar las siguientes funciones:

• Invitar a las contrapartes a intercambiar datos.
• Crea una libreta de direcciones.
• Integrar con el software de contabilidad,por ejemplo, 1С.
• Firma y cifra la documentación.
• Estructificar la correspondencia.
• Hacer un seguimiento de los estados de los correos electrónicos.

La gestión de documentos electrónicos entre organizaciones se lleva a cabo con la ayuda de certificados. La conexión al servidor y la autenticación se realiza a través de un certificado digital personal. Se emite un EDS para cada usuario del sistema, se almacena en un portador de Token electrónico y se protege con un código PIN. El usuario debe ingresar su nombre de usuario, contraseña de la cuenta personal. Solo después de eso tendrá acceso a sus documentos.

Cualquier empleado de la organización conectado al sistema puede iniciar el proceso de intercambio. Antes de enviar el documento a la contraparte, se debe firmar en la firma digital. Esta operación se realiza mediante el programa Cryptopro. El documento se envía vía EDI. Un empleado de la contraparte recibe una notificación sobre la recepción de un nuevo documento. Si lo acepta, entonces también pone un EDS. Si necesita realizar cambios en el documento, se crea una nueva versión electrónica. Al finalizar la edición, debe guardar todos los cambios mediante el EDS. Luego, el documento con el cambio se envía a la contraparte. En caso de ser necesario se realiza coordinación electrónica de información.

Si necesita hacer cambios nuevamente, todo el procedimiento se repite nuevamente. Si no hay quejas sobre la nueva versión, entonces se respeta el documento. Se considera que la muestra final está firmada por dos firmas digitales. Todas las versiones del documento se almacenan en el servidor y están disponibles para su visualización. Tan pronto como a la muestra se le dé el estado de válida, modifique ladocumento no funcionará. A los contratos interrumpidos se les asigna el estado "Cancelado". Así se realiza la gestión de documentos electrónicos entre organizaciones.

Equipo

¿Qué se necesita para la gestión de documentos electrónicos entre organizaciones? Primero, debe seleccionar un operador de telecomunicaciones e instalar un software especial para el intercambio de información. En segundo lugar, con cada contraparte con la que la organización tenga la intención de realizar correspondencia electrónica, es necesario celebrar un "Acuerdo sobre el intercambio de documentos electrónicos".

También es necesario instalar un servidor EDI donde se almacenarán todos los documentos. Esto puede ser tanto equipo cliente como almacenamiento "en la nube". El acceso a los datos del sistema desde el exterior se realiza a través de una aplicación que se instala en los equipos de los empleados de la organización. La interacción de las computadoras con el servidor se lleva a cabo a través del protocolo HTTP con encriptación adicional SSL 128. El acceso a los documentos se realiza solo a través de la interfaz de la aplicación y después de pasar la autenticación.

Proyecto FED

Un proyecto de automatización de procesos puede durar desde unos pocos meses hasta algunos años. El término depende directamente de la cantidad de procesos que deben automatizarse, los recursos y las capacidades financieras de la organización. Un breve esquema para la introducción de EDI es el siguiente:

• Creando un grupo de trabajo.
• Formación de metas, plazos y presupuesto del proyecto.
• Investigar procesos existentes.
• Desarrollar tareas.
• ElegirSistemas EDI.
• Firma de un acuerdo sobre la implementación de la EDS.
• Aprobación de reglamento de trabajo.
• Relleno de directorios del sistema.
• Formación del personal.
• Prueba preliminar.
• Emisión de un pedido sobre la introducción de EDS.
• Refinando el software y los procedimientos operativos.
• Lanzamiento de un proyecto piloto.
• Transición a gran escala a EDI.

Errores en la implementación de EDI

En el proceso de automatización de documentos, se debe prestar especial atención a los procesos en los que la ley exige la presencia del papel. No puede duplicar un documento en papel electrónicamente. Esto ralentiza significativamente el proceso de trabajo y provoca una actitud negativa hacia el proceso de automatización en su conjunto. Nadie paga extra por hacer el doble de trabajo.

En el proceso de implementación, es necesario desarrollar un nuevo procedimiento para trabajar con documentos, capacitar al personal y solo después de eso participar en la implementación completa. Esto solo se puede lograr si los beneficios del uso de nuevas tecnologías se comunican a los empleados.

Otro error popular es un estudio débil de los requisitos para el EDMS. Si los usuarios tienen que trabajar en un sistema no configurado, entonces el proceso EDI difiere del adoptado en la organización.

Gestión de documentos electrónicos entre organizaciones: pros y contras

Beneficios:

• Reducción del costo de envío de documentos originales por correo.
• Ahorro de espacio de almacenamiento para la documentación. Todo está almacenado electrónicamente.
• Fácil de usar. El documento se envía desde un lugar de trabajo. Se realiza una búsqueda rápida de un documento por estado (enviado, recibido, aceptado, etc.).
• Entrega instantánea. Toda la información enviada llega al destinatario en unos segundos.
• Un documento no se puede perder hasta que expire su período de retención en el sistema.

Defectos:

• Para usar el equipo, debe comprar una licencia, que cuesta mucho dinero.
• La mayoría de las veces, los datos solo se pueden intercambiar entre miembros del mismo sistema.
• La gestión de documentos electrónicos entre organizaciones en 1C o utilizando cualquier otro software difiere del esquema utilizado anteriormente. Con la introducción del nuevo algoritmo, todos los empleados tendrán preguntas sobre la realización del trabajo.
• Equipamiento técnico. Antes de la introducción de EDI, la organización necesita comprar equipos y capacitar a los empleados para administrar el nuevo sistema.
• El EDI se realiza mediante un EDS, cuya validez es de 1 año. Los certificados deben ser rastreados y actualizados de manera oportuna. También es necesario controlar el período de validez de los certificados de contraparte para evitar problemas con el impuesto.

Reglamento legal

¿Qué normativa regula la gestión de documentos electrónicos entre organizaciones? La legislación de la Federación Rusa incluye la Ley Federal No. 63 "Sobre la firma electrónica", las reglas para enviar documentos al Servicio Federal de Impuestos se prescriben en la orden del Ministerio de Finanzas No. MMV-7-2 / 168. EDOentre organizaciones se lleva a cabo sobre la base de la orden del Ministerio de Finanzas No. 50n. Las reglas para el intercambio de documentos contables primarios en forma electrónica se prescriben en la orden del Servicio de Impuestos Federales No. ММВ-7-6/36@. Todos los operadores de EDI en el curso de sus actividades deben guiarse por la orden del Servicio de Impuestos Federales No. ММВ-7-6/253@.

SBIS

La gestión de documentos electrónicos entre organizaciones SBIS brinda a los clientes los siguientes beneficios:

• Puede enviar documentos a cualquier organización que esté registrada en el territorio de la Federación Rusa. Si la contraparte no es miembro del sistema SBIS, entonces un empleado de la empresa simplemente se comunicará con el representante de la organización y enviará invitaciones para participar en el sistema a su correo electrónico. Inmediatamente después de la confirmación de la solicitud, el intercambio de información entre los participantes se realizará sin intermediarios.
• No necesita instalar software en su computadora. Basta con tener una versión actualizada del navegador y acceso a Internet.
• No necesitas un programa especial para trabajar con datos. Si el informe se prepara inicialmente en un software de terceros, por ejemplo, 1C, puede configurar la integración de datos con el sistema VLIS.
• No se instaló el formulario de documento típico. Puede enviar texto, hojas de cálculo, imágenes y más.

SKB "Kontur"

Uno de los primeros desarrolladores de software en Rusia también suministra equipos para la gestión de documentos electrónicos entre organizaciones. "Kontur" ha desarrollado el sistema Diadoc, con la ayuda del cual se lleva a cabo el intercambio de documentos electrónicos. Una característica del sistema es que el acceso a los datos se puede obtener en el extranjero. La compañía ha desarrollado tarifas de roaming especialmente para este propósito. Si lo desea, puede acceder a los datos a través de la API.

¿Qué necesitas?

Para conectar EDI, una organización necesita comprar:

• software con licencia;
• servidor;
• realizar actualización de equipo;
• capacitar al personal;
• configure e integre EDMS para trabajar con aplicaciones internas.

¿Es necesario realizar tales inversiones para conectar la gestión de documentos electrónicos entre la organización? La inclusión en los costos de consultas de soporte técnico, EDMS y actualizaciones de software es la segunda etapa de la inversión. Estos costos se tendrán que pagar mensualmente.

Conclusión

El flujo de trabajo en papel está siendo reemplazado por el electrónico. No solo reduce los costos de proceso de la organización, sino que también aumenta la eficiencia del negocio en su conjunto. Para que EDI funcione con éxito, es necesario formular claramente los objetivos de implementación del sistema y configurar adecuadamente el equipo.