Descripción del puesto de administrador de oficina: deberes, funciones y derechos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

En la mayoría de los lugares públicos, la primera persona con la que te encuentras nada más cruzar el umbral es la recepcionista. Estos especialistas son contratados por hoteles, salones de belleza, restaurantes y, por supuesto, instituciones de oficina. Tienen muchas responsabilidades, desde comunicarse con los huéspedes y socios hasta procesar la documentación.

Características

Vale la pena decir que el administrador es una profesión muy versátil, que puede incluir deberes versátiles. La ventaja para los principiantes es que no requiere un conocimiento profundo en un área en particular.

Los empleadores potenciales prestan más atención a las cualidades personales. Un candidato potencial para el puesto de administrador de oficina debe ser moderadamente sociable, poder establecer contactos con diferentes personas y expresar correctamente sus propios pensamientos. También será una ventaja tener interés en el campo elegido.actividades y la capacidad de lidiar con el estrés. Esta última cualidad sin duda será útil para el futuro administrador. Tendrá que comunicarse con una gran cantidad de visitantes, entre los cuales seguramente surgirán conflictos. Sin embargo, incluso en tales situaciones, el administrador debe ser educado.

Cabe señalar que, según la política de contratación de la empresa, pueden existir requisitos de educación superior, capacidad para trabajar con equipos de oficina, etc.

El horario de trabajo de este puesto suele estar determinado por el horario de apertura del establecimiento, ya que es el administrador quien lo abre por la mañana y lo cierra por la noche. Sin embargo, cuando se trabaja las 24 horas para los empleados, se elabora un horario de turnos. Por regla general, las oficinas no funcionan en este modo.

También vale la pena prestar atención al hecho de que el administrador y el gerente de oficina son profesiones diferentes. El gerente de la oficina en realidad supervisa a otros empleados. El administrador, a diferencia de él, no realiza esta función. Solo realiza sus propias funciones, interactuando con otros empleados de la oficina si es necesario.

Responsabilidades principales

Un administrador de oficina, estando en el lugar de trabajo, debe realizar un número considerable de tareas que la gerencia le asigna. Vamos a enumerarlos brevemente.

• Recepción y posterior distribución de llamadas telefónicas. Durante las negociaciones, el administrador debe registrar la información y transferirla a los empleados. Si es necesario, la llamada deberedirigir a otro departamento.
• Los deberes de un administrador de oficina incluyen una cláusula que requiere que un empleado brinde asesoramiento inicial a clientes potenciales.
• La necesidad de procesar tanto la documentación entrante como la saliente.
• Publicación de ofertas de empleo en portales especializados y agencias de contratación. Además, los deberes del administrador de la oficina implican realizar entrevistas iniciales con posibles candidatos.
• Comprar artículos de papelería y consumibles necesarios para garantizar el buen funcionamiento de los equipos de oficina.

Además de las funciones enumeradas anteriormente, el administrador de la oficina interactúa constantemente con las personas. Estos son tanto clientes potenciales como empleados actuales de la empresa. Es este especialista el responsable de programar a los empleados.

Derechos

El número de derechos, a diferencia de los deberes, es mucho menor. Entonces, ¿qué hace la instrucción del administrador de la oficina?

• Actúa en nombre de la empresa, representando sus intereses en la interacción con otras empresas.
• Para interactuar con otros empleados dentro de la autoridad asignada.
• Hacer propuestas a consideración para mejorar el desempeño de la organización.

Funciones de administrador de Office

Estando en el lugar de trabajo, este especialista deberealizar un número considerable de tareas asignadas a él:

• Preparando la oficina.
• Mantener el orden.
• Servir a los visitantes.
• Servicio telefónico.

De hecho, el número de funciones puede ser mayor. Depende de la lista de responsabilidades laborales del administrador de la oficina en una institución en particular.

Preparando la oficina

El cumplimiento de las funciones asignadas, por regla general, comienza con la preparación para un nuevo día de trabajo. Al llegar a su lugar de trabajo, el administrador verifica el trabajo del equipo de oficina, la disponibilidad de consumibles y papelería. A continuación, el especialista debe familiarizarse con la lista de visitantes y crear las condiciones para su encuentro.

Manteniendo orden

El administrador no debe participar directamente en la limpieza y otras actividades para mantener el orden en la oficina. Sin embargo, entre sus funciones se encuentra la necesidad de coordinar el trabajo del personal de mantenimiento. Deberá programar la limpieza, así como indicar su duración.

Servicio al cliente

Las funciones del administrador también consisten en negociar con los visitantes la hora de la visita, coordinándolas con el jefe. El calendario de visitas debe elaborarse de tal manera que no haya superposiciones y nadie tenga que perder tiempo esperando. Además, el administrador debe cumplir con los visitantes. Es él quien crea el primero.impresión.

Servicio telefónico

Esta función se asigna al administrador para liberarlo de las negociaciones y no distraerlo del flujo de trabajo. Un empleado puede resolver algunos problemas por su cuenta o hacer una cita para un visitante de acuerdo con el horario del gerente. En el desempeño de estas funciones, el empleado debe ciertamente mantener la confidencialidad, no divulgando a personas ajenas la información de la que dispone.

Muestra

La descripción del puesto de administrador de la oficina puede incluir diferentes elementos según los requisitos de una organización en particular. Sin embargo, por regla general, se prescribirán en él condiciones estándar, que se toman como modelo.

• Disposiciones generales.
• Requisitos de cualificación. Por regla general, una educación secundaria especializada es suficiente para un administrador potencial. La experiencia definitivamente será una ventaja.
• Responsabilidades. Ninguna descripción de trabajo está completa sin este artículo.
• Derechos. El administrador, por ejemplo, tiene derecho a hacer propuestas para mejorar las actividades de la empresa.
• Disposiciones adicionales que pueden incluir elementos no incluidos en otras secciones.

Es costumbre proporcionar una descripción del trabajo a un nuevo empleado para su revisión, el hecho de que debe confirmar con su propia firma.

Lugar de trabajo

Instrucción sobre protección laboral para el administrador de la oficina establece algunos requisitos para las condiciones de trabajo. Por ejemplo, el lugar de trabajo debe estar ubicado de tal manera que el empleado se sienta cómodo.llevar a cabo sus propios deberes. Por regla general, se encuentra al lado de la oficina del gerente y le permite monitorear a otros empleados.

Debe comprender que, al realizar tareas, el administrador, así como otros empleados, a menudo tienen que utilizar equipos de oficina. Es por eso que debe colocarse de tal manera que esté disponible para uso a corto plazo.

Una de las tareas importantes que no se especifica claramente en la descripción del trabajo del administrador es actuar como enlace entre el supervisor inmediato y los subordinados. Por lo tanto, el empleado debe tratar de crear un ambiente favorable y establecer contactos con otros especialistas. Es importante no solo transmitir correctamente las instrucciones del líder, sino también poder controlar la precisión de su implementación.

Por esta razón, la capacidad de conectarse con los demás se convierte en un factor importante para lograr el éxito en este puesto. Esto se aplica tanto a los líderes como a los subordinados. En cuanto a las cualidades personales, la organización y la resistencia al estrés se consideran muy importantes, lo que le permite gestionar a otros empleados y mantener la calma incluso cuando se trata de visitantes en conflicto.