Pagar viáticos: ¿qué debes saber al respecto?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Pagar los gastos de viaje no es solo una oportunidad de viajar a cargo de la empresa, sino también una responsabilidad que impone una serie de restricciones a la libertad de movimiento por parte del empleado. Algunos creen que viajar gratis y un mínimo de trabajo es algo por lo que se debe luchar cuando un empleador asigna la responsabilidad de tareas fuera de la ciudad o el país. Qué genial: puedes relajarte y aburrirte un poco en las conferencias. Sin embargo, no todo es lo que parece a primera vista.

¿Qué se puede considerar un viaje de negocios?

Según el artículo 167 del Código Laboral de la Federación Rusa, un viaje de negocios es un viaje por un período específico a expensas del empleador para realizar tareas oficiales fuera de los "muros" de la oficina. Un requisito previo es cruzar la frontera del país, es decir, viajar a otra ciudad no es un viaje de negocios. En este caso, los días de salida y llegada se tienen en cuenta como obligatorios para su inclusión en este periodo de viaje. El empleado se queda conoficina, pero el horario de trabajo fuera del país no lo establece la empresa de envío.

También se permite considerar como viaje de negocios en casos excepcionales aquellos viajes que requieran un viaje a una ciudad vecina. Esta regla se aplica a aquellos puestos que no impliquen necesidades constantes de cruzar la frontera, por ejemplo, un taxista. Puede viajar fuera de la ciudad todos los días, pero el tiempo que pasa en la carretera no se considera un viaje de negocios. La situación es diferente con los funcionarios que ocupan puestos en oficinas, y en ocasiones necesitan viajar a otra ciudad para mejorar sus habilidades y tomar cursos. Todos los gastos corren a cargo del empleador, ya que esto es de su competencia, y se preserva el derecho del trabajador a rechazar pruebas y estudios.

Diferencias de viaje adicionales

Viajar al extranjero implica algunas excepciones a las reglas. Se relacionan principalmente con el tiempo y los costos de tiempo. Supongamos que un empleado es enviado a otro país, donde debe permanecer una semana para tener tiempo de visitar una exposición o familiarizarse con los nuevos productos de un proveedor. El vuelo se retrasa y el empleado se ve obligado a quedarse en otro país con su propio dinero:

• Paga una habitación de hotel.
• Comer.
• Usar transporte dentro del país/ciudad.
• Contar con los insumos necesarios para su cuidado e higiene.

Todos los gastos deben estar respaldados por cheques y recibos, para luego, al regresar al trabajo, reforzar el apoyo material parareembolso. Si estamos hablando de un viaje a otra ciudad, la asignación de viaje se paga solo parcialmente: transporte y comida.

¿Qué paga exactamente la empresa?

La empresa corre con todos los gastos de viaje de uno o un grupo de empleados. El precio incluye no solo el viaje, el alojamiento, las entradas y las visitas a determinados museos o exposiciones. La asignación de viaje también incluye los pagos obligatorios:

• Seguro médico.
• Seguro personal.
• Pago del equipaje y su seguro.
• Declaración de la cantidad reclamada.
• Primas de seguros por alquiler de vehículos (si el empleado no dispone de vehículos propios o de empresa).

Los fines de semana también se tienen en cuenta, ya que una persona se ve obligada a cumplir una misión fuera del horario laboral en relación con una orden de salida. El pago de los viajes de negocios los fines de semana se calcula por separado y se refleja en los estados financieros como gastos únicos o gastos diarios. Esto es necesario para que una persona pueda comer algo y moverse. El resto del excedente (ir a teatros, museos, cafés, restaurantes, compras) el empleado se lo proporciona a sí mismo.

Procedimiento para el pago de viáticos: ¿cuándo se emite y se devuelve el dinero?

Primero, se debe emitir una orden a un empleado que, a juicio de sus superiores, es competente en asuntos que deben resolverse en el extranjero. Estos deben ser funcionarios que cumplan con ciertas obligaciones y cumplan con los criterios de selección para el cargo. En otras palabras, si un empleado no conoce un extranjeroidioma, las autoridades están obligadas a pagarle un intérprete, si es necesario para negociar con la empresa invitante. Después de revisar el pedido, el empleado lo firma y recibe un anticipo por solicitar boletos y alquilar un hotel a más tardar 24 horas antes de la salida.

¡Importante! El anticipo debe ser del 50% del monto asignado para el viaje. Debe cubrir todos los gastos que estén previstos durante la estancia en el extranjero. El pago de viáticos diarios no aplica para comunicaciones celulares y tráfico de Internet móvil.

La mitad restante del importe se utilizará para recalcular los gastos restantes, que se considerarán imprevistos o adicionales. El empleado proporciona cheques por ellos, y solo al llegar a casa puede contar con una compensación por las pérdidas. Por ejemplo, se proporcionó un conductor que brinda transporte. Para él, se asigna una asignación de viaje por separado para la reparación de la máquina, el reemplazo de piezas, suministros y reabastecimiento de combustible. Otro empleado no puede reclamar el reembolso de los gastos de transporte, ya que se proporciona un traslado y un conductor personal.

Otro caso, si se ordenaron boletos, pero el vuelo se retrasó. El trabajador fue llamado de urgencia y tuvo que comprar boletos de autobús con su propio dinero. Luego se reembolsan los costos. Cuando no hay dinero en absoluto, la empresa lo envía a la cuenta del destinatario de la manera más rápida y conveniente.

¿Cuándo es beneficioso para el viajero?

Los viajes de trabajo no siempre están asociados a gastos personales. Haycasos en los que la parte que envía reembolsa el costo de los alimentos y el empleado permanece "en números negros". Esto aplica para los momentos en que la parte anfitriona paga todos los gastos de alimentación dentro del hotel donde se hospeda la persona, o gastados con dinero personal (el huésped llega a la casa/apartamento). Al mismo tiempo, se le devuelve el 50% de los gastos previstos para la alimentación del ciudadano sin necesidad de presentar recibos por la compra de alimentos o comidas preparadas en restaurantes y cafeterías.

Esto está previsto por la ley y se debe al hecho de que una persona tiene derecho a rechazar los alimentos que no le convienen por motivos de salud. Por lo tanto, puede comprar algo de acuerdo a su gusto y necesidades, pero el pago de los días de viaje se hará en la forma prescrita por la ley. A veces los gastos pueden ser reembolsados por mutuo acuerdo entre el empleado y el jefe.

Pago de viáticos: viajes y comunicaciones los fines de semana

Si una persona se ve obligada a realizar actividades laborales los fines de semana, por ejemplo, la conclusión de contratos o su firma, entonces se deben pagar las comunicaciones móviles. Dichos gastos imprevistos pero esperados podrán ser reembolsados parcial o totalmente de común acuerdo. En la práctica, a menudo sucede que un viaje de negocios al extranjero puede incluir no solo una zona horaria diferente, sino también días de la semana o estaciones.

1. Si un empleado fue enviado a EE. UU., donde el domingo se considera un día laborable, los gastos del día se reembolsarán al 100 %. Sin embargo, nose debe descuidar la confianza, porque esto también habrá que probarlo.
2. Si el viajero se dirige a Sudáfrica, también se tienen en cuenta la estacionalidad y el cambio de estaciones. Por ejemplo, "de invierno a primavera" para volar con maletas de ropa de invierno es una carga adicional de ropa interior cambiable para la temporada cálida. El pago por el almacenamiento de equipaje se divide a la mitad si las partes están de acuerdo: el empleado no toma muchas cosas, el gerente paga, hay un exceso por culpa del empleado, el costo del mismo.

Lo mismo sucede en otros casos, cuando hay desacuerdos y cuestiones controvertidas en cuanto a costos. En ocasiones el pago de días de viaje implica su excepcional ocurrencia por culpa de la empresa, pero este hecho también debe ser probado al trabajador. Es importante tener en cuenta algunas otras circunstancias que inciden en la separación de obligaciones.

Salarios

¿El jefe tiene que pagar salarios mientras el empleado está en el extranjero? Este es un tema controvertido, ya que el empleado ya está realizando sus actividades, recibiendo deducciones. Por otro lado, dedica su tiempo libre, que podría pasar con su familia o de vacaciones del trabajo. Y en cambio, se ve obligado a trabajar los fines de semana, pero solo a expensas de las deducciones por el viaje.

Dado que el subsidio de viaje de fin de semana es solo parcial, debe pagar las horas-hombre del empleado, evaluando su contribución al desarrollo de la empresa a la tarifa base de acuerdo con el contrato de trabajo firmado. El salario no debe afectar viajes adicionales si es en el mejor interés de la empresa, yuna persona está obligada a cumplir con sus poderes. Pero el motivo puede ser una situación espejo, cuando las horas extras en un viaje de negocios pueden afectar el tamaño de la suma global. Esto significa que la asignación diaria, según la parte 1 del art. 168 del Código Laboral de la Federación Rusa, se añaden a la tarifa salarial.

¿Qué influye en la asignación de viáticos en diferentes estructuras organizacionales?

El pago de la asignación diaria de viaje no depende del país y lugar de residencia de una persona. De acuerdo con la decisión de la Corte Suprema No. CAS 05-151 del 26.04.2015, los gastos de viáticos están cubiertos en su totalidad hasta la salida. Si se excedieron, la gerencia debe reembolsarlos. Estos son "gastos de bolsillo" necesarios para realizar trabajos fuera del lugar de trabajo permanente en relación con momentos de trabajo o asignaciones oficiales. Vale la pena señalar que el dinero se paga con cargo al presupuesto general, que forma el fondo estatal.

Si un empleado pertenece a una organización presupuestaria, entonces tiene un fondo separado del cual proviene el dinero para tales gastos. Estamos hablando del Ministerio del Interior: los aspectos sociales y médicos de esta organización están totalmente a cargo del estado, no tienen nada que ver con los fondos de seguros y brindan a los ciudadanos que trabajan en puestos no gubernamentales.

Aquí, el pago de los gastos de viaje en las instituciones presupuestarias depende totalmente del tipo de gestión estatal y suministro de unidades. Cuando se trata del servicio militar, las deducciones son algo más altas que en estructuras no estatales o empresas comerciales privadas. “Dado que el deber y la tarea del empleado es la tarea del país, entonces los gastosel país paga.”

Impuestos de viaje

La siguiente ley se aplica para el período de informe actual: no hay límites mínimos y máximos para las organizaciones, es decir, cada empresa puede establecer su propio límite de pago para proporcionar a un empleado por un día fuera del lugar de trabajo. Sin embargo, si se va por unas horas, la asignación diaria se paga en su totalidad, ya que esto no es un beneficio, sino una cobertura de costos.

Las pequeñas empresas intentan limitarse a una asignación diaria de 700 rublos, porque la cantidad no está sujeta a impuestos de conformidad con el párrafo 3 del art. 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa. El IRPF habrá de ser retenido en la cuantía que componga la diferencia en exceso del mínimo establecido.

¡Importante! Si un empleado es enviado al extranjero, el límite libre de impuestos es de 2500 rublos. El pago de los gastos de viaje en una institución presupuestaria se realiza exactamente de la misma manera.

Ejemplo de cálculo de deducciones de pagos diarios

Suponga que el Sr. Petrov realizó un viaje de negocios durante 5 días, de los cuales 2 días cayeron en fin de semana. Tiene derecho a 1000 rublos por cada día que pase en otra ciudad, según lo decidan las autoridades. De estos 5000 rublos, la cantidad igual a 5700=3500 rublos no está sujeta a impuestos. Los mil quinientos restantes están sujetos a impuestos y al pago de primas de seguros.

Al viajar al extranjero durante los mismos 5 días, una persona recibe 3000 rublos por día. De los 15.000 rublos, queda la cantidad de 2.500 rublos, que está sujeta al impuesto sobre la renta personal ycontribuciones. En este caso, en todo caso, no se requiere la presentación de cheques y recibos.

¿Qué documentos se deben presentar?

Inmediatamente, vale la pena comenzar con el transporte: si viaja en automóvil privado, el departamento de contabilidad emite una hoja de ruta donde se emiten los cheques y recibos por el pago del combustible y otros consumibles. Los billetes de avión, tren y autobús deben guardarse hasta que regrese a casa. El pasaporte con marcas de cruce fronterizo también debe ser fotocopiado para adjuntarlo a la carta de porte. Para viajes a ciudades dentro del país, debe emitir informes sobre la asignación: esta es una hoja que refleja la lista de obligaciones del servicio.

Si el hotel fue reservado personalmente por un empleado, debe averiguar con anticipación si tienen los Formularios No. 3-G para emitir a los huéspedes. De lo contrario, el alojamiento correrá a cargo del empleado, ya que dichas organizaciones no necesitan KKM. Al emitir una nota (para organizaciones presupuestarias), también debe adjuntar boletos con la fecha de salida y llegada. El pago de las dietas de viaje los fines de semana puede ser forzado si se redacta un acta local y se firma una orden en el formulario T-9. Estos documentos tienen prioridad sobre las leyes que guían a los contadores. Primero hay que tenerlos en cuenta para no pagar de más la indemnización por viaje.

La principal diferencia entre las empresas presupuestarias y las privadas es la provisión obligatoria de un empleado que es "por culpa" del liderazgo fuera del país. Es importante hacer todo lo posible para que el empleado pueda hacerlo de manera oportuna y cuidadosa.completar todas las tareas de la empresa. Las empresas privadas rara vez están interesadas en tales pagos, ya que siempre hay documentación adicional que completar y pagos de impuestos que deducir. Por lo tanto, verifique con anticipación todo lo que se emitirá y firmará a su nombre. Averigüe también qué organizaciones fuera de la ciudad o del país emiten los documentos pertinentes. A veces es bastante difícil conseguir un billete en el transporte público para demostrar que se trata de un viaje oficial.