2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
Un atributo esencial de cualquier negocio es la correspondencia comercial. Los empleados de cada empresa se comunican con colegas y clientes, con proveedores y consumidores. En general, la rutina diaria de cualquier oficina ciertamente incluye la participación en la correspondencia.
A pesar de que la mayoría de los empleados de empresas y organizaciones envían y reciben numerosos mensajes todos los días, no todos se adhieren a las normas y reglas establecidas al crearlos. Resulta que escribir una carta comercial de manera correcta y correcta no es tan simple. Hay una serie de requisitos y patrones que se aplican en el mundo y están relacionados con el flujo de trabajo. Incluyen las reglas para escribir una carta comercial, así como los puntos principales relacionados con el diseño.
Al redactar un mensaje para una organización de terceros o simplemente para un colega en un departamento vecino, debe seguir un estilo estricto (con la excepción de la correspondencia amistosa, para la cual no hayrestricciones similares). No utilice palabras demasiado emotivas ni siquiera para describir la importancia de la transacción o el deleite de los productos probados. Una carta comercial debe ser clara, concisa y moderada.
El mensaje debe empezar por el destinatario. Si está destinado a un empleado de una organización de terceros, ciertamente debe indicar su nombre, cargo del destinatario, así como su nombre completo. En el caso de que el documento quede en la empresa, basta con un apellido con iniciales (también se puede añadir el cargo ocupado).
Una carta comercial dirigida a una organización externa debe tener el membrete de la empresa (independientemente de si se envía electrónicamente o en papel). Si no está, simplemente puede indicar los detalles del remitente en el "encabezado" del documento.
Antes de comenzar a compilar el texto, debe pensar en su estructura, identificar los puntos principales y los objetivos de la escritura. Esto hará que el proceso de escritura sea mucho más fácil. La carta debe terminar con una firma, que indique no solo el nombre del remitente, sino también el cargo, así como el nombre de la empresa que representa.
Al enviar una oferta a un cliente o socio potencial, al final, sin duda debe expresar su gratitud por la cooperación y la esperanza de seguir trabajando juntos.
Además de las reglas utilizadas en la correspondencia comercial, también hay recomendaciones. Por ejemplo, cualquier documento dirigido a una persona específica debe comenzar con las palabras "querido" con el nombre completo, yno iniciales. No es necesario usar abreviaturas en letras, por ejemplo, escriba "uv". o reducir la posición del destinatario, su lugar de trabajo.
El flujo de documentos internacionales se considera el más difícil, ya que cada estado tiene sus propios matices de comunicación, y el idioma en el que debe comunicarse con los socios extranjeros no siempre es claro para el autor de la carta, por lo que tienen que utilizar los servicios de traductores. Antes de recurrir a los servicios de tal especialista, conviene aclarar si sabe redactar una carta comercial en inglés, o si estamos hablando de una banal traducción literal. Si se planea mantener constantemente el flujo de documentos extranjeros, es mejor contratar a un empleado que hable un idioma extranjero lo suficiente como para escribir una carta comercial en él.
En general, el logro de la tarea en muchos aspectos depende de cómo se redacta el documento y cómo se diseña. Así que nunca subestimes la importancia de la etiqueta comercial al comunicarte.
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