Ejemplos de llenado de una carta de porte. Reglas para llenar una carta de porte

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Las actividades de las organizaciones en muchos asuntos están sujetas a un control cuidadoso y están reguladas por muchas reglas. Uno de ellos son muestras de llenado de una carta de porte, factura y otra documentación primaria. Para que las actividades de la empresa cumplan a cabalidad con los requisitos de la ley, al llenar estos documentos, debe seguir las instrucciones establecidas. Este artículo analiza ejemplos de cómo completar una carta de porte y otros documentos adjuntos, su propósito, estructura y significado en las actividades de las organizaciones.

Documentación principal y su finalidad

Todas las operaciones en las actividades de la empresa deben estar documentadas y reflejadas en registros fiscales, contables y de gestión. En el futuro, todos estos datos son sistematizados, resumidos, analizados y utilizados por varios usuarios para diversos fines. El más importante de ellos es informarresultados de la actividad financiera y económica ante las autoridades reguladoras.

La categoría de documentación primaria incluye una serie de documentos destinados al registro de determinados hechos en la vida comercial de la empresa. Su característica distintiva es el llenado en el momento de la transacción o inmediatamente después de ella. La documentación primaria es la prueba de que la operación se realizó realmente. Dichos documentos incluyen una carta de porte, carta de porte (TTN), factura, especificación, orden de pago entrante y saliente y algunos otros documentos.

Asignación de carta de porte

Carta de envío: el documento de transferencia principal, que se compila en el momento del envío de los bienes al comprador por parte del proveedor. Evidencia de que el artículo fue vendido. Debe expedirse en dos o más ejemplares. Se redactan documentos adicionales si los bienes se compran a crédito o arrendamiento, con la participación de un comisionista, agente, así como con subsidios estatales o fondos presupuestarios. Se supone que una copia debe quedar con el proveedor, la segunda está destinada al comprador, la tercera, al banco, otra institución financiera, institución intermediaria, institución presupuestaria.

Cualquier operación comercial de organizaciones legales y empresarios debe ir acompañada de un conocimiento de embarque. El formulario, el relleno de la muestra y las características de la apariencia del documento pueden variar ligeramente. La legislación prevé varias opciones para el registro. Perotambién hay requisitos que deben cumplir todas las plantillas de facturas de venta.

Opciones de diseño de carta de porte

Las organizaciones pueden enmarcar eventos en sus actividades diarias de diferentes maneras. Esto también se aplica a las muestras de llenado de la carta de porte. A continuación se muestra una lista de opciones que una empresa puede tomar:

• Usando el formulario oficial unificado TORG-12. ¿Por qué recrear la rueda si se inventó hace mucho tiempo? TORG-12 es adecuado para organizaciones con cualquier forma legal, trabajando en todas las áreas y con cualquier producto. Al mismo tiempo, el formulario oficial se desarrolló teniendo en cuenta todos los requisitos de las autoridades reguladoras, con los deseos de las empresas de comodidad y simplicidad. Todas las versiones de las bases de datos electrónicas 1C que utilizan los contadores para trabajar con los registros de la empresa están equipadas con formularios TORG-12 estándar.
• Elaboración y aprobación de su propio formulario, teniendo en cuenta las necesidades de la organización y todos los requisitos legales. Algunas organizaciones, para comodidad de los usuarios internos, realizan ajustes en el TN, lo complementan con las columnas, tablas y detalles necesarios. Esto no está prohibido por la ley si las enmiendas no cambian la esencia del documento y aún satisface a los usuarios con la información que buscan.
• El uso de un formulario UPD unificado (Documento Universal de Transferencia), que cumple simultáneamente el papel de carta de porte y factura, es relevante para las organizaciones que pagan IVA. La conveniencia radica en la desaparición.la necesidad de imprimir la factura por separado, lo que ahorra tiempo, espacio de oficina para almacenar papeles, activos materiales (papel y tóner), reduce el riesgo de errores y discrepancias en el paquete de documentos para una operación comercial, así como el riesgo de perder sus componentes durante el almacenamiento.
• Usar la versión electrónica de los documentos. Algunas empresas modernas hace tiempo que se cambiaron a la gestión de documentos electrónicos. Los requisitos para las facturas electrónicas son los mismos que para las facturas en papel. Para utilizar esta forma de flujo de trabajo, deberá adquirir una firma electrónica.
• Utilizando revistas-libros estándar. Las imprentas producen una gran cantidad de libros con formas de documentos primarios, incluidas notas de envío. Los empresarios individuales prefieren este patrón de llenado, ya que no requiere conocimientos especiales en contabilidad y el uso de tecnología informática. Esto se aplica a los empresarios cuyo proceso de trabajo tiene poco que ver con las actividades de oficina: comerciantes de pabellones de mercado, empresarios viajeros y otros.

Albarán: instrucciones para cumplimentar

TN necesariamente debe cumplir con los requisitos del servicio de impuestos. El proceso de su registro está regulado por las disposiciones de los actos jurídicos contables y reglamentarios de las autoridades de control. Este documento debe contener una serie de detalles requeridos:

• número y fecha del documento;
• nombres y direcciones (reales y legales) del remitente y del destinatario;
• TIN,cuenta corriente, información sobre la base de la transacción en curso (acuerdo, especificación, su número y fecha);
• lista de artículos enviados, cantidad de cada artículo, unidades de medida, costo por unidad, monto total por artículo, monto total de toda la lista, porcentaje de IVA y su valor monetario;
• apellidos e iniciales de las personas responsables de la operación en curso: quién envió desde el almacén, quién dio el pedido para esto, quién lo recibió;
• Imprimir lados si se usa en actividad (algunos PI funcionan sin imprimir).

Albarán

Otro documento del paquete estándar para un trato es un conocimiento de embarque. Se utiliza en caso de participación en el proceso de venta-adquisición de artículos de inventario de autotransporte propio o de terceros transportistas. Es necesario tanto reembolsar los costos de combustible y lubricantes, como confirmar la legalidad de la carga en el proceso de transporte del oficial de policía de tránsito, y probar la legitimidad de la prestación de servicios de transporte.

Actualmente, las organizaciones utilizan dos formas de cartas de porte en paralelo. Formas y patrón de relleno difieren completamente. La composición de los detalles es casi idéntica, pero se refleja de manera diferente en el documento. La diferencia más importante entre los formularios TTN y 1-T es la ausencia de una sección con una lista de productos en el segundo.

Reglas para llenar una carta de porte

Commodities-El conocimiento de embarque contiene dos secciones. El primero contiene la siguiente información sobre la oferta:

• fecha y número de documento;
• remitente y destinatario, sus direcciones reales, datos bancarios, información sobre la base de la transacción;
• lugar donde se entregan las mercancías;
• sección de tabla con una lista de productos, su costo, número de lugares, disponibilidad y tipo de embalaje, unidades de medida, peso;
• apellido e iniciales de los funcionarios que autorizaron y efectuaron el levante de las mercancías, sus firmas y el sello de la empresa remitente;
• cargo, apellidos e iniciales, firma del transportista;
• cargo, apellidos e iniciales, firma de quien aceptó la mercancía y sello del destinatario.

La segunda sección del TTN contiene información sobre el automóvil que realiza el transporte y su conductor. Esta parte del formulario debe incluir:

• marca, modelo, matrícula del coche;
• Nombre completo del conductor, su firma en las columnas de la aceptación de la carga para el transporte, indicando el número de asientos y en la entrega de la carga al destinatario;
• otra información sobre las características de la carga: toxicidad, explosividad, radiactividad, etc.

Diferencias de la nueva forma 1-T

Al realizar el transporte por su cuenta, las organizaciones utilizan la muestra descrita anteriormente para completar el TTN. El conocimiento de embarque formulario 1-T se utiliza en los casos en que la carga es transportada por una organización de terceros o un conductor privado. Sin ella, es imposible probar la existenciarelación contractual con un conductor o una empresa de transporte, respectivamente, es imposible cancelar los costos de pago de sus servicios en contabilidad y contabilidad fiscal.

La principal diferencia entre estos dos formularios es que el formulario 1-T no contiene una sección de productos ni información detallada sobre la carga que se transporta. En él podrá especificar únicamente el número de plazas, las características de la carga y embalaje, así como el valor declarado.

¿Qué seguir al completar?

La siguiente es una lista de decisiones legislativas relacionadas con la ejecución de los documentos anteriores:

• Decreto Gubernativo N° 272 del 15 de abril de 2011 - aprobación del Formulario 1-T.
• Carta del Ministerio de Hacienda del 6 de noviembre de 2014 - sobre el reconocimiento de la relación contractual entre el transportista y el cliente;
• Carta del Servicio de Impuestos Federales de fecha 21 de marzo de 2013 - sobre el uso de formularios TTN en el cálculo del impuesto sobre la renta;
• Decreto del Comité Estatal de Estadística N° 132 de 28 de diciembre de 1998 - aprobación del formulario TORG-12.

¿Por qué es necesario completar correctamente los documentos primarios?

Cualquier organización comercial opera con fines de lucro. De su monto, está obligado a pagar impuestos y otras contribuciones al estado. El cálculo de sus cantidades depende enteramente de la corrección de la documentación primaria. Si se cometieron errores o se establecieron violaciones, la organización puede posteriormente estar sujeta a grandesimpuestos de lo esperado. Por ejemplo, si los documentos que acreditan los gastos que la organización tiene derecho a deducir de la base imponible están mal ejecutados, el Servicio de Impuestos Federales puede no reconocerlos. En este caso, la organización deberá asumir los costos de su propio bolsillo y no incluirlos en el costo final de producción.

Sanciones por ausencia o llenado incorrecto de documentos

La f alta de copias de los documentos primarios puede causar una ola de inspecciones no programadas por parte del Servicio de Impuestos Federales. Cada infracción identificada puede estar sujeta a una multa. Si el servicio de impuestos ve fraude, intención delictiva o un intento de evadir impuestos por errores o f alta de documentación, la organización enfrentará consecuencias más desagradables: multas, sanciones fiscales, responsabilidad administrativa y penal previstas en los artículos de los códigos pertinentes.