Análisis de la situación: opciones, características, etapas y resultados del análisis
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Anonim

Los líderes a menudo se ven obligados a tomar decisiones que no están de acuerdo con el plan existente, sino en función de la situación actual. Esto sucede por varias razones. La tarea principal del gerente es analizar la situación, desarrollar y adoptar el curso de acción más óptimo para resolver los problemas que han surgido.

¿Qué es esto?

El análisis de situación es una forma de procesar información que primero la divide en partes y luego examina cuidadosamente cada elemento individualmente para encontrar un problema y resolverlo. Por ejemplo, la ganancia de una empresa puede disminuir debido al aumento de los costos o debido a una disminución en los ingresos, un aumento en las cuentas por cobrar y otros factores. Para determinar qué factor influyó en el cambio en la ganancia, es necesario estudiar estos factores.

análisis y oc
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Solo después de identificar la causa, el responsable de la toma de decisiones (DM) podrá desarrollar un plan de acción y resolver el problema. Para analizar la situación, la persona autorizada reúne un equipo de especialistas que recopilan los datos y realizan análisisprocedimientos, cada uno en su propia área de especialización y habilidades.

Quién hace el análisis

El análisis de situaciones específicas no lo lleva a cabo una sola persona, sino varios grupos. Están dirigidos por un gerente o un tomador de decisiones (DM). El equipo está formado por:

  • Expertos de primer nivel. Recopilan y procesan información primaria.
  • Expertos de segundo nivel. Examine los informes y desarrolle ideas para resolver el problema.
  • Grupo analítico. Examina las ideas que han desarrollado los expertos de segundo nivel y elige las opciones más realistas, desde su punto de vista, para el desarrollo de los eventos. Los analistas desarrollan estrategias comerciales y estrategias de resolución de problemas.
  • El tomador de decisiones elige de las opciones de estrategia de desarrollo propuestas la que, en su opinión, es más adecuada para resolver problemas en la situación actual. Él tiene toda la responsabilidad por esto.

Solo una gran empresa puede permitirse realizar un trabajo a gran escala utilizando varios grupos de especialistas. En la mayoría de los casos, el jefe de la empresa realiza un análisis de la situación con la participación de un grupo: especialistas de los departamentos. El trabajo del segundo grupo y analistas lo realizan personas que son miembros de la gerencia de la empresa, contadores, mercadólogos e ingenieros. Se reúnen para una reunión de negocios, discuten la situación y buscan soluciones a los problemas.

Procedimientos

El análisis comienza con la identificación de la desviación del desempeño de la empresa con respecto al planificado. Por ejemplo, en el trimestre del informe, se reveló una disminución de los ingresos del 30 % y el gerente no puede explicar los motivos.este nivel de declive. En este caso, debe reunir un grupo de expertos y estudiar la situación. El proceso consta de las siguientes etapas de análisis de la situación:

  1. Identificación de desviación de indicadores - identificación del problema.
  2. Organización de un grupo de expertos por parte del líder.
  3. Asignación a cada experto de un sitio para trabajar.
  4. Recopilación de información por departamento.
  5. Los expertos procesan la información recibida utilizando sus conocimientos y habilidades especializados.
  6. Elaboración de informes de avance por especialistas.
  7. Estudio de estos informes por parte del titular, discusión en la junta general del contenido de los informes.
  8. Desarrollar soluciones a un problema y poner en práctica una o más.
metodos de analisis de situacion
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Preparación del informe y su presentación

Los líderes siempre están ocupados con el trabajo, por lo que no tienen tiempo para leer informes extensos. Esto sugiere que la información en el informe debe presentarse de manera breve, concisa y preferiblemente de una manera visual y conveniente. Es mejor si, en lugar de cientos de páginas escritas y columnas de números, el informe contiene gráficos, diagramas, resultados de cálculos y la opinión de un experto que realizó un análisis en un área en particular. Naturalmente, el informe debe indicar las fuentes de información y los indicadores más importantes que, a juicio del experto, provocaron la desviación en el trabajo de la empresa. Por lo tanto, la tecnología de análisis de situaciones problemáticas debe elaborarse antes de que surja tal situación. La empresa debe contar con computadoras con software especial pararesolviendo problemas similares.

La presentación de cada informe no debe tomar más de 15 minutos para que el estudio y discusión de los resultados del análisis de situación no se prolongue por varios días. Los informes deben ser fácticos y la información debe estar actualizada al momento de su preparación y presentación.

analizar la situación
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¿Qué hace el líder con la información recibida?

Obtener los resultados del análisis de la situación en forma de informe es solo la mitad de la batalla. Además, esta información debe ser estudiada y analizada por el jefe de la empresa. Y aquí mucho depende de su conocimiento y experiencia. Al mismo tiempo, la experiencia significa no solo su experiencia personal, sino también qué tan bien sabe cómo se resolvieron situaciones similares en otras empresas. El gerente generalmente se reúne con otros gerentes y expertos, incluidos aquellos que han estado involucrados en análisis de campo y elaboración de informes, antes de tomar una decisión final.

¿Qué tipo de situaciones hay?

Las situaciones problemáticas son estándar y no estándar. Para resolver problemas estándar, los gerentes usan métodos de análisis de situación por analogía. Es decir, comparan los datos que tienen sobre otras empresas con los que se obtuvieron como resultado del estudio de su empresa. Si las situaciones son similares, entonces usan los mismos métodos para resolver el problema.

Si la situación no es estándar, aplique los métodos de análisis de situaciones específicas. Para ello se utilizan diversos programas informáticos que modelan posibles opciones de desarrollo, realizan cálculos, estudian dinámicas, etc. Para hacer esto, el gerente puede usar programas especiales de simulación por computadora basados en los datos ingresados. Por ejemplo, Project Expert se usa no solo para desarrollar planes comerciales, sino también para predecir el trabajo de las empresas existentes.

ejemplo de analisis de situacion
ejemplo de analisis de situacion

El problema se puede resolver sin la ayuda de programas informáticos, pero esto complicará los ya complejos cálculos. Además, los expertos deberán dibujar gráficos y diagramas para preparar un informe. Tomará mucho tiempo. El gerente no puede usar un software especial, pero solo en el caso de que el modelado en una computadora no sea práctico. Por ejemplo, en el caso de fuerza mayor, si necesita actuar con rapidez y la solución no depende de la situación o dinámica pasada. Al mismo tiempo, la cantidad y calidad de la información entrante no es suficiente para construir un modelo en una computadora.

Lluvia de ideas como método de solución

En situaciones difíciles, cuando un gerente necesita una solución extraordinaria para un problema complejo, puede recurrir a este método de análisis de una situación específica: reunir a todos los expertos, jefes de departamento y organizar una "lluvia de ideas". La esencia de este método es que cada participante en la reunión exprese su opinión sobre la posible causa del problema y cómo solucionarlo. Se otorga a todos el derecho a expresar sus opiniones e ideas, mientras que ninguno de los participantes debe, de acuerdo con las reglas, ser sarcástico sobre la opinión del otro.

Es natural que la discusión del problema se lleve a cabo en el marco de la etiqueta empresarial yinscribirse. Sin embargo, la decisión aún la toma el jefe o la persona designada para esto. Como resultado de la lluvia de ideas, el gerente recibirá varias ideas valiosas a la vez. Tal análisis tiene tanto ventajas como desventajas. Las principales ventajas son la velocidad y una gran cantidad de opciones, el inconveniente es que dicho análisis de la situación no siempre refleja el estado real de las cosas y, a menudo, carece de objetividad.

etapas del analisis de situacion
etapas del analisis de situacion

Problemas del modelado de eventos

El principal problema de la tecnología de análisis de casos es que los expertos deben trabajar con grandes cantidades de información, lo que puede generar errores. Grandes cantidades de datos que deben procesarse en poco tiempo también plantean un problema en el modelado del desarrollo de eventos. O el análisis llevará mucho más tiempo y el resultado perderá relevancia, o debido a la limitada cantidad de información, los resultados del análisis se obtendrán con un alto grado de distorsión. Como resultado, el modelo puede ser, en el mejor de los casos, ineficiente y, en el peor de los casos, llevar a la quiebra.

Tres factores principales influyen en la eficacia del análisis. Estas son las calificaciones del experto, la cantidad de información que puede procesar y el tiempo disponible para analizar la situación.

Análisis FODA

El análisis DAFO es el estudio y evaluación de las fortalezas y debilidades de la empresa, así como sus oportunidades de desarrollo y las amenazas que enfrenta o puede enfrentar. A continuación se muestra una matriz para realizar un análisis DAFO.

análisissituaciones
análisissituaciones

La celda superior izquierda indica las fortalezas y oportunidades que tiene la empresa y que fueron identificadas durante el seguimiento y en la primera etapa del análisis de situación. Un ejemplo sería una situación en la que se supiera que una empresa tiene una posición de monopolio en el mercado para la producción de ciertos productos, y debido a cierta tecnología que posee, puede producirlos aún más baratos. El análisis ayudará a identificar qué tipo de producto es antes de que los competidores ingresen al mercado.

La celda superior derecha indica fortalezas y amenazas. Por ejemplo, para algunos de los productos básicos de la empresa de los que obtiene la mayor ganancia, han surgido varias empresas competitivas que producen productos similares y los venden más baratos.

La celda inferior izquierda enumera las desventajas y oportunidades de la empresa. Por ejemplo, a pesar del alto costo, el producto fabricado por la empresa tiene demanda.

La celda inferior derecha indica debilidades y amenazas. El primero puede ser el alto costo de los productos o su baja calidad, y como amenazas, las acciones de los competidores o la solvencia de los consumidores. El aspecto de un análisis FODA se puede ver en la tabla anterior.

La ventaja del análisis FODA a la hora de analizar y evaluar la situación es que permite evaluar no solo los factores internos, sino también los externos, que pueden ser incluso más significativos que los internos.

Análisis factorial

El análisis factorial es un método de análisis de situación que consiste en realizar cálculos basados endatos sobre el trabajo de la empresa y la construcción de un modelo multifactorial del estado actual y el desarrollo posterior de la empresa. Por lo general, este método se utiliza para evaluar la situación financiera de la empresa. Se calculan indicadores como la liquidez, la rentabilidad, la solidez financiera y la probabilidad de quiebra.

Análisis de casos

Este es un método de análisis cuando, después de leer informes sobre el estado actual de la empresa, los participantes de la reunión se dividen en grupos y se dispersan para una discusión grupal de la información recibida. Después de eso, se reúnen de nuevo y cada grupo aporta sus ideas a la discusión pública.

El tamaño promedio del grupo es de tres a siete personas. Pueden expresar sus ideas tanto en la junta general como directamente a la persona que debe tomar la decisión. Un análisis de caso incluye una descripción del problema, su comparación con casos similares y una solución. Es decir, los grupos deben decir cómo ven la situación, cómo les parece y qué pasos se deben tomar para resolver el problema.

tecnología de análisis de la situación del problema
tecnología de análisis de la situación del problema

Evaluación de los resultados obtenidos

Después de realizar las actividades desarrolladas como resultado del análisis de la situación, se hace necesario evaluar estos resultados, es decir, re-analizar. Solo en este caso, no es el estado de la empresa lo que se verifica, sino el efecto después de que las soluciones se hayan implementado en la práctica. Para hacer esto, use el método de comparar lo que había antes y después de los cambios.

El papel del análisis en el trabajo de la empresa

Sin un análisis regular de la situación físicael desarrollo normal de la empresa es imposible. El gerente siempre debe estar al tanto de lo que está sucediendo y poder determinar no solo el estado de la empresa, sino también cuáles son las perspectivas para su desarrollo. Ayuda no solo a descubrir cuáles son las deficiencias en el trabajo de la empresa, sino también a identificar amenazas y oportunidades externas para aumentar su competitividad y desarrollo. Sin embargo, esto debe hacerse rápidamente ya un costo mínimo. El análisis oportuno permite mantener la estabilidad financiera de la empresa, identificar las deficiencias existentes en el trabajo y encontrar reservas para su eliminación. En el futuro, el gerente podrá utilizar los beneficios que le otorgan la experiencia y los conocimientos adquiridos como resultado del trabajo.

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