Tareas y propósito del viaje: ejemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

¿Sabes indicar correctamente el motivo del viaje de negocios? Por supuesto, se puede encontrar fácilmente un ejemplo en todo tipo de foros profesionales para contadores o especialistas en recursos humanos. Pero copiar la experiencia de otra persona no siempre está justificado.

No hay una lista de propósitos de viajes de negocios en las regulaciones. Sin embargo, la razón por la que viaja un empleado debe indicarse de tal manera que los gastos de viaje y viáticos puedan contabilizarse para reducir los ingresos imponibles.

Para esto, es importante tener en cuenta una serie de puntos.

¿Cuáles?

Los contadores en ejercicio dan fácilmente varios ejemplos de propósitos de viaje y señalan lo siguiente:

1. El viaje de negocios de un empleado debe ser claramente en el mejor interés de la empresa. El propósito del viaje de negocios está formulado de tal manera que es claro: el “viaje” es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumente el volumen de actividades y mejore la calidad de los bienes y servicios. servicios. trabajadorla organización no puede ser enviada en un viaje de negocios, poniéndose ante él la tarea de "descansar", "recuperar fuerzas" o "recuperar". Se proporcionan vacaciones para esto, anuales o por razones de salud.
2. El propósito del viaje no debe contradecir la descripción del trabajo del empleado. Por lo tanto, no se puede enviar a un contador en un viaje de negocios para negociar con los clientes. Y el director comercial de la empresa no puede ser enviado a otra ciudad con el propósito de "transporte de empleados".
3. El motivo de realizar un viaje de negocios debe ser coherente con la duración del "viaje" y su recorrido. Si el propósito del viaje es, por ejemplo, la participación en una exhibición, un empleado de la organización está obligado a "moverse" en la dirección opuesta dentro de un día después del final del evento.
4. Extremadamente cuidadoso al justificar los viajes de negocios los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para negociar el lunes, y el tiempo de viaje es de un día, entonces no puede irse antes del sábado por la noche. De lo contrario, el costo de los boletos o el combustible no se puede imputar a los gastos.
5. Es mejor evitar el lenguaje general. Es importante indicar por qué exactamente se envía a un empleado de la organización a trabajar fuera del lugar de trabajo permanente. De lo contrario, los controladores pueden tener dudas sobre la legalidad de imputar los gastos de viaje a la contabilidad fiscal.
6. El propósito del viaje debe formularse de tal manera que sea posible llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se completó o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe sobre los resultados,adjunte documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, es posible una situación en la que no se logra el propósito del viaje. En este caso, el empleador requiere que el empleado proporcione una "nota explicativa" que indique las razones por las cuales no se pudo completar la tarea laboral. Con este documento, los gastos de viaje pueden aceptarse para la contabilidad fiscal.
7. Si el propósito del viaje es voluminoso, consta de varias tareas, también es importante anotar tareas separadas del viaje, la finalización de cada una de las cuales también deberá confirmarse.
8. Si el trabajo de un especialista es viajar por la naturaleza y mudarse a otra localidad está relacionado con el desempeño de los asuntos cotidianos, entonces tal "viaje", según el Código Laboral, no se reconoce como un viaje de negocios en todo.

¿Se puede enviar a algún empleado en viajes de negocios?

Esto es tan importante como la cuestión de cómo determinar el propósito del viaje. Los ejemplos de casos en los que un empleador fue multado por enviar a un empleado que no podía ser enviado de viaje a otra ciudad no son aislados.

Antes de enviar a un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar que:

1. Está estrictamente prohibido "equipar en el camino" a mujeres embarazadas y trabajadores menores de edad (excepto el personal empleado en el campo de la creatividad).
2. Un empleado enviado en un viaje de negocios debe tener una relación laboral con el empleador. En el momento de la salida, ya se debe celebrar un contrato de alquiler, redactadode acuerdo con las leyes aplicables.
3. Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar viajes de negocios. Enviarlos a otra ciudad o país por asuntos oficiales solo está permitido con su consentimiento por escrito.

Tales personas incluyen:

• Madres de niños menores de 3 años.
• Padres o tutores de personas con discapacidad menores de 18 años.
• Ciudadanos que cuidan de familiares enfermos, de acuerdo con informe médico.
• Madres y padres que crían niños menores de 5 años sin cónyuge.

Los empleados que no pertenecen a estas categorías están sujetos a responsabilidad disciplinaria por incumplimiento de la orden de realizar un viaje de negocios. En algunos casos, incluso puede despedir a un empleado que se negó a ir a otra ciudad por asuntos de la empresa.

¿Qué documentos describen el propósito del viaje?

Hasta 2015, se emitía el viaje de un empleado:

1. Pedido.
2. Asignación de servicios.
3. Identificación de viaje.
4. Informe.

Actualmente, todas las características del "viaje" están indicadas en el pedido. Se han cancelado las formas unificadas de "asignación de servicios", "certificado de viaje" e "informe".

Para confirmar el hecho del viaje y cumplir con el pedido son: boletos, hojas de ruta, cheques de combustible y lubricantes, informes, notas explicativas, protocolos de negociaciones, certificados de capacitación, contratos celebrados, inventarios.

De la composición y el contenido de estos documentos debe quedar claro quesi se ha logrado el propósito designado del viaje.

Veamos cómo se definen las tareas de viajes de negocios para diferentes categorías de empleados.

Director

El trabajo de las primeras personas de las empresas a menudo se asocia con "viajes".

El viaje de negocios de un director de empresa, por regla general, no se emite mediante una orden, sino mediante una orden que contiene la frase: "Me voy de viaje de negocios con el objetivo de…".

El jefe de la empresa puede realizar un viaje de negocios, en particular para conquistar nuevos mercados, buscar clientes, celebrar contratos para el suministro de productos. ¿Cuál sería el propósito del viaje del director en este caso? Ejemplos:

• negociación y conclusión de un contrato con Firma LLC;
• negociando con los participantes de la conferencia "Productos del Futuro" en N-sk "_"_ 20_;
• demostración de muestras del producto "Item-1" de la empresa LLC "Large Customer";
• presentación de bienes para JSC Good Client.

La primera persona de la empresa también puede viajar a otra ciudad o país para reunirse con clientes existentes de la empresa. Para este caso, los especialistas en recursos humanos ya han descubierto cómo escribir el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:

• discusión de los términos del contrato para el suministro de equipos de producción de Our Friend LLC;
• aprobación del plan de adquisiciones para el segundo semestre del año _ con JSC Concern.

Directores de empresas de vez en cuandose envían a otras ciudades o países para "abrir una nueva sucursal de la empresa". Tal formulación del resultado deseado también es aceptable en los documentos. Sin embargo, en este caso, vale la pena identificar tanto las metas como los objetivos del viaje. Ejemplo:

“Me voy a N-sk para organizar el trabajo de una nueva unidad estructural.

Tareas:

• Investigar el mercado objetivo.
• Probar y contratar a un empleado para el puesto de gerente de sucursal.
• Coordinación con el jefe de rama de planes de trabajo para _ año.”

Además, el jefe de una pequeña empresa, así como un especialista en el departamento de adquisiciones, puede ir a otra ciudad o país para comprar nuevos equipos, celebrar contratos para el suministro de materias primas, materiales, componentes y negociar los términos de cooperación con los proveedores. En este caso, los documentos también deben indicar correctamente el propósito del viaje del director. Ejemplos:

• negociando con LLC "Socio" en la compra de un envío de bienes "Cosa";
• conclusión de un acuerdo para la compra de productos de Pomoshnik LLC;
• adquisición de equipo "Máquina";
• estudio de muestras del producto "Shtuka" de Producer LLC.

¿De qué otra manera se puede formular el propósito del viaje de negocios de la primera persona de la empresa? Ejemplos:

• formación del personal;
• participación en una exposición, seminario, conferencia" (visita a eventos relacionados con las actividades financieras y económicas de la empresa);
• desarrollo profesional;
• dominar las nuevas tecnologías;
• comprobando la calidad del trabajounidades.

Gerente de ventas

En los departamentos dedicados a la venta de bienes y servicios, el propósito de los viajes de negocios, por regla general, se prescribe con gran detalle. Los empleados reciben instrucciones detalladas por escrito, indicando qué tareas deben completarse y qué indicadores cuantitativos se logran.

Primero, se establece el objetivo principal del viaje de negocios del gerente de ventas. Ejemplos:

• aumentando los volúmenes de ventas en la región;
• investigación de mercado;
• negociando con clientes potenciales.

La asignación de trabajo "grande" se divide en etapas, después de la finalización de cada una de las cuales el empleado elabora un informe escrito. El gerente de ventas a menudo recibe los siguientes "objetivos secundarios":

• hacer visitas a clientes existentes de acuerdo con el horario de visitas;
• visitar clientes potenciales de acuerdo con el programa de reuniones;
• reunir información sobre un nuevo mercado para el departamento de marketing;
• visite los puntos de venta de la competencia, realice un análisis comparativo.

Ingenieros, personal de producción

Los viajes de negocios de estas categorías de empleados son de larga duración, ya que generalmente se asocian con garantizar el funcionamiento eficiente de máquinas, líneas automáticas, robots.

Para ingenieros y trabajadores, también es muy importante formular correctamente el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:

• instalación, ajuste de equipos;
• formación de empleados responsables para trabajar con la línea de producción;
• comprobar, probar el funcionamiento de las máquinas;
• reparación bajo garantía, servicio de mantenimiento de dispositivos suministrados bajo el Contrato No. _ con fecha "_" _;
• trabajos de mantenimiento, mantenimiento de equipos.

Muchos ingenieros realizan viajes de negocios para comunicarse con colegas y adquirir nuevos conocimientos prácticos. Este es un propósito muy común de un viaje de negocios. Ejemplo:

intercambio de experiencias con los desarrolladores de dispositivos "Potentes"

Contador

Los jefes de contabilidad viajan a otras ciudades para verificar la calidad del trabajo de los especialistas en contabilidad, capacitar a los empleados, recopilar información y resumir las actividades financieras y económicas de la empresa.

Un contador ordinario puede emprender un viaje para mejorar sus habilidades, intercambiar experiencias con colegas, participar en una reunión.

¿Cómo se puede formular el propósito del viaje de negocios de un contador? Ejemplo:

realizar una auditoría interna, comprobando la corrección del reflejo en la contabilidad de las operaciones financieras y económicas de la sucursal

También es aceptable cualquier otro propósito del viaje que corresponda a la descripción del trabajo del contador. Ejemplo:

visita de recepción

Trabajadores agrícolas

Agricultores, agrónomos, maquinistas, criadores de ganado, avicultores se enfrentan a la necesidad de realizar viajes de negocios, quizás con mucha más frecuencia que los especialistas "urbanos". Trabajando en áreas rurales, deben estar constantemente en contacto con la "civilización": comprar semillas, alimento para animales, asistir a exposiciones de logros de la economía nacional, familiarizarse con las nuevas tecnologías y, finalmente, vender productos a empresas de la ciudad y particulares, comercializar visitantes.

De acuerdo con los objetivos de un viaje en particular, se formula el propósito del viaje de negocios de los trabajadores agrícolas. Ejemplos:

• compra de fertilizantes;
• obtención de la documentación del permiso;
• presentación de un proyecto de inversión en una exposición especializada;
• participación en la conferencia de agricultores, intercambio de experiencias;
• adquisición de equipo especial;
• vendiendo productos en la feria de la ciudad;
• entrega de un envío de mercancías a la planta JSC "Cliente".

Conductor

Otra categoría de trabajadores cuya ocupación está asociada con los viajes frecuentes son los conductores. Sus deberes incluyen el transporte de empleados de la empresa, bienes, objetos de valor, documentos.

Depende de la tarea específica cómo escribir el propósito del viaje en el pedido. Ejemplos de controladores:

• entrega de bienes a Our Client LLC (dirección);
• transporte del director comercial;
• entrega de bienes y materiales, recepción de facturas.

¿Qué otra cosa podría tener el propósito del viaje de negocios de un conductor? Ejemplos:

• compra de repuestos para automóviles;
• diagnósticos programados del vehículo;
• entregadocumentación original de la transacción.

Investigador

Científicos, investigadores, expertos, teóricos de diversas industrias, docentes de instituciones de educación secundaria y superior realizan viajes de negocios para participar en conferencias y concursos, compartir experiencias, estudiar fuentes únicas, visitar exposiciones y museos especializados, participar en actividades arqueológicas excavaciones.

¿Cómo se puede formular el propósito del viaje de negocios? Ejemplo:

Recopilación de información para trabajos científicos sobre el tema (nombre)

O:

Examinando la documentación original

Conclusión

No es en absoluto necesario utilizar los "términos" estándar que suelen describir el propósito de un viaje de negocios. Los ejemplos solo facilitan el proceso de elegir palabras "apropiadas". La experiencia de muchos empleados demuestra que la redacción de la tarea puede ser libre.