Qué es un viaje de negocios: concepto, definición, marco legal, normas de viaje de negocios y reglas de registro

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Los viajes de negocios son viajes de negocios durante los cuales especialistas contratados por la empresa resuelven tareas laborales importantes. Pueden ser cortos o largos. Cada empleado debe saber qué es un viaje de negocios, cómo se procesa y paga correctamente y qué dificultades puede enfrentar un especialista.

Concepto

Para entender lo que es un viaje de negocios, es necesario estudiar bien el Código Laboral. Indica que está representada por un viaje de negocios destinado a importantes asignaciones de trabajo.

El jefe de la empresa decide de forma independiente sobre la necesidad de enviar a un empleado a otra área para realizar diversas tareas. La mayoría de las veces, el procedimiento se realiza para negociaciones con representantes de otras empresas, la compra de equipos o la firma de contratos.

Si los deberes laborales de una persona están directamente relacionados con viajes y movimientos frecuentes, tales acciones no son viajes de negocios.

Maticesdecoraciones

Cada empleador debe saber qué es un viaje de negocios para organizarlo correctamente. Las reglas para este proceso incluyen:

• un viaje de negocios se emite exclusivamente para empleados empleados oficialmente por la empresa;
• un especialista contratado puede negarse a viajar solo si tiene buenas razones o tal oportunidad está prescrita en su contrato de trabajo;
• el empleador está obligado a advertir a los empleados con anticipación sobre posibles viajes;
• No es raro que un contrato de trabajo o un acuerdo adicional al mismo especifique que un especialista contratado puede negarse a viajar sin las consecuencias negativas que representa la responsabilidad disciplinaria, por ejemplo, si está enfermo o tiene que cuidar a familiares.

Si el viaje de negocios no se ejecuta o paga correctamente, esta es la base para presentar una queja ante la inspección del trabajo por parte de un especialista contratado.

¿Quién no está permitido en viajes de negocios?

En la Federación Rusa, los gerentes de diferentes empresas utilizan los viajes de negocios con bastante frecuencia, lo que permite resolver diversos problemas laborales. Sin embargo, no todos los empleados son elegibles para viajes de negocios, por lo que los siguientes empleados no son elegibles para este procedimiento:

• mujeres embarazadas;
• empleados con hijos menores de tres años;
• padres que están criando a un niño discapacitado.

Según la ley, la existencia de razones tales como la boda de un hijo o la muerte de un familiar no puede ser la base paracancelación oficial del viaje. Pero si existe una buena relación entre el empleado y el jefe de la empresa, entonces, por lo general, el director decide posponer el viaje o elegir a otro especialista para ello.

Si, sin una buena razón, un ciudadano se niega a viajar, entonces esta es la base para imponer una multa o incluso despedir por la fuerza a un especialista contratado.

¿A quién se puede enviar de viaje?

Un empleador puede enviar a viajes de negocios a empleados que habitualmente trabajan en la empresa de manera permanente y realizan el mismo tipo de tareas. La mayoría de las veces, el procedimiento lo realizan ingenieros, gerentes de ventas o incluso contadores.

Si inicialmente la naturaleza del trabajo de un especialista está asociada con viajes constantes, entonces no se emite un viaje de negocios para él. Esto incluye mensajeros o camioneros.

Si un empleado trabaja en casa, entonces puede realizar viajes de negocios de la manera general, como se indica en el art. 310 TK. El procedimiento se realiza exclusivamente en relación con los trabajadores que laboran en la plantilla de la empresa. No está permitido involucrar a especialistas en viajes de negocios con los que se haya redactado un contrato de derecho civil.

Tiempo de viaje

Un viaje de negocios de un empleado puede durar una cantidad de tiempo diferente, por lo que el director de la empresa puede establecer cualquier período para dicho viaje. Para hacer esto, tiene en cuenta cuánto trabajo se realizará, así como qué dificultades puede enfrentar el especialista.

No hay información en la legislación sobre quétiempo máximo de viaje. Por lo tanto, está permitido enviar a un ciudadano a otra ciudad para resolver varios problemas durante varios años. Un viaje de negocios está representado por un viaje que dura más de un día, por lo que si todos los problemas laborales se resuelven en un día, dicho viaje no se considera un viaje de negocios.

Redacción de normas de viaje

Al enviar a un especialista específico en un viaje de negocios, es importante que el jefe de la empresa elabore ciertos documentos oficiales. Para ello, primero se redacta una disposición especial en la empresa, en la que se consignan los siguientes datos:

• propósito del viaje de trabajo;
• el lugar donde se realizarán las funciones laborales del empleado seleccionado;
• tiempo de viaje de negocios;
• documentación adjunta entregada a un empleado de la organización;
• salario, dietas y otros pagos;
• otra información que sea obligatoria para el empleado.

Es con la ayuda de la información contenida en el puesto que uno puede resolver numerosos problemas que surgen durante la ejecución de la tarea. La documentación la prepara el personal de recursos humanos.

Durante el viaje, es importante resolver los problemas financieros, para lo cual el departamento de contabilidad asigna los fondos necesarios, luego de lo cual se ingresa la información de pago en la posición. Está firmado por el jefe de la empresa. La posición en cada empresa se puede establecer de cualquier forma.

¿Qué documentos se están preparando?

Paraenviar a un empleado en un viaje de negocios, es necesario preparar cierta documentación para el jefe de la empresa. Incluye los siguientes papeles:

• Tarea de servicio. Primero, el jefe del departamento en el que trabaja el especialista contratado forma una nota enviada al jefe de la empresa. Indica la necesidad de enviar a un empleado en un viaje de negocios. Adicionalmente, se indica el objeto de este trámite y la duración del viaje.
• Pedido para un viaje de negocios. Con base en la asignación, el jefe de la empresa emite una orden. Indica qué empleado de la organización debe realizar un viaje de negocios para resolver cuestiones específicas.
• Certificado de viaje. Se transfiere al especialista contratado seleccionado. Este documento se marca después de la finalización de cada tarea asignada, así como a la llegada o salida del lugar de residencia. No se requiere generar este documento si un ciudadano es enviado a un país extranjero.

Ya después de finalizado el viaje de negocios, el ciudadano consulta el informe correspondiente. Indica si el especialista completó todas las tareas establecidas por el jefe de la empresa.

Reglas para dar indicaciones

Una asignación de trabajo es un documento importante que especifica exactamente qué tareas debe realizar un especialista, a quién se enviará en un viaje y cuánto durará el viaje.

La dirección en un viaje de negocios se transfiere contra firma al empleado seleccionado. Debe estudiar bien este documento para determinar si puedecon tareas asignadas. La documentación es firmada por el jefe de la empresa, después de lo cual comienzan los preparativos para el viaje de negocios. A continuación se muestra una asignación de trabajo de muestra.

¿Cómo renovar?

No es raro que un empleado no complete las tareas asignadas dentro de un período de tiempo limitado. En este caso, por teléfono u otras formas de comunicación, se acuerda con el jefe una extensión del período de viaje. En este caso, el empleador hace lo siguiente:

• se elabora un nuevo reglamento de viaje, en el que se indica el motivo de la prórroga del viaje;
• se emite una orden indicando la fecha exacta en que el trabajador podrá regresar a su domicilio.

A continuación se puede estudiar un pedido de muestra para un viaje de negocios.

¿Cómo cancelar?

A menudo hay una situación en la que no hay necesidad de un viaje de negocios. Si al mismo tiempo ya se han preparado todos los documentos, entonces es necesario cancelar oficialmente el viaje. Para ello, se notifica por escrito al empleado la cancelación.

A continuación, se emite una orden que cancela la orden anterior, y en ella se escribe el motivo de tal decisión. Si los fondos representados por los gastos de viaje ya han sido transferidos al ciudadano, entonces este dinero es devuelto por el ciudadano.

¿Como se indica en la boleta de calificaciones?

Cualquier organización debe mantener una hoja de tiempo. El procedimiento suele ser realizado por los jefes de los diferentes departamentos. Por separado, la boleta de calificaciones señala que un especialista en particular fueenviado en un viaje de negocios. Con base en esta información, se realiza un cálculo competente del salario del empleado.

En la boleta de calificaciones, la presencia de una persona en un viaje de negocios se marca con la letra "K". Además, se fijan todos los días de ausencia de un ciudadano del lugar de trabajo.

Reglas de pago

Pagado por el gerente durante un viaje de negocios, hoteles, comidas y otros gastos de un especialista contratado. Por lo tanto, un empleado puede contar con los siguientes tipos de pagos:

• salario por todos los días durante los cuales el ciudadano estuvo en un viaje de negocios;
• per diems, cuyo objetivo principal es pagar las comidas y el alojamiento;
• pago de otros gastos incurridos por el empleado mientras trabajaba en otra región.

El jefe de la empresa en el momento de emitir una orden, sobre la base de la cual un especialista contratado realiza un viaje de negocios, debe escribir una declaración especial. Es bajo este documento que se emite un anticipo al empleado. El importe de este pago debe ser aproximadamente igual a los gastos diarios del ciudadano en concepto de alojamiento y alimentación. El pago por adelantado se puede proporcionar en efectivo o no en efectivo.

Se permite no dar anticipo, por lo que el empleado gasta su propio dinero durante el viaje. Después de eso, recopilan todos los documentos de pago, en base a los cuales el jefe paga una compensación por comida y alojamiento en un viaje de negocios.

Propósito de los pagos

Al calcular un viaje de negocios, se tienen en cuenta todos los gastos que un empleado deberá asumir durante un viaje de negocios. Por lo tanto, cada pago tiene sus propios matices:

• Asignaciones de viaje. Están representados por el salario del ciudadano por todos los días del viaje. El cálculo tiene en cuenta la fecha de salida del viaje, así como el día de regreso. Para determinar la cantidad óptima de pago, se calculan preliminarmente las ganancias diarias promedio de un especialista en la empresa. Un viaje de negocios en un fin de semana no se paga, por lo que es importante calcular la cantidad de días hábiles durante los cuales un ciudadano estuvo de viaje. Si se vio obligado a trabajar incluso los fines de semana y también tiene pruebas pertinentes, entonces puede exigir el pago incluso en un fin de semana.
• Viáticos. Están representados por la compensación de los gastos incurridos por el empleado durante las comidas y el alojamiento en otra región. El empleador determina independientemente el monto de este pago. Para ello, tiene en cuenta a qué región o país se envía al empleado. Por lo general, las asignaciones diarias varían de 1 a 2 mil rublos. Si la cantidad al viajar en Rusia no supera los 750 rublos. o cuando viaja a otro país por 2,5 mil rublos, entonces no está sujeto a impuestos.
• Gastos de viaje. Del presupuesto de la organización, se reembolsa al empleado todos los gastos que se ve obligado a asumir en el proceso de desempeño de funciones oficiales en otra región. Esto incluye la compra de billetes de transporte público, el alquiler de alojamiento u otros gastos. En cada caso, el importe del pago será diferente, ya que se calcula de forma individual.

Para recibir todos los pagos, el empleado debe redactar unareporte. Indica todos los gastos incurridos, que deben ser confirmados por cheques oficiales, facturas u otros documentos de pago. Si una persona trabajó el sábado o el domingo, y también puede probar este hecho, entonces se paga un día libre en un viaje de negocios en función del salario promedio diario de un especialista.

Características de los viajes de negocios al extranjero

La solución de varias tareas se puede llevar a cabo no solo en las regiones rusas, sino también en otros países. Enviar a un empleado en un viaje de negocios al extranjero tiene algunos matices. Estos incluyen:

• Las asignaciones diarias se emiten en la moneda aceptada en el estado seleccionado, pero deben convertirse en rublos al tipo de cambio vigente en el momento de la emisión de los fondos;
• para que las asignaciones diarias no estén sujetas al impuesto sobre la renta personal, su monto por día no puede exceder los 2,5 mil rublos;
• el día en que se cruzó la frontera rusa está incluido en el período de un viaje de negocios;
• los salarios pagados a un ciudadano que se encuentra en otro país por trabajo son ingresos recibidos de una fuente rusa.

Si la duración de dicho viaje es corta, por lo que la persona sigue siendo residente fiscal, entonces se utiliza la tasa estándar del 13% para calcular el impuesto sobre la renta personal. Si se ha perdido el estatus de residente, se aplica una tasa del 30% durante el cálculo.

Los matices de enviar empleados en viajes de negocios

Todos los empleadores y empleados directos deben entender quétal viaje de negocios, cómo se emite y se paga. Las principales características de este procedimiento incluyen:

• si un ciudadano se vio obligado a trabajar en un viaje en días festivos o fines de semana, entonces se le asigna el doble pago;
• con los pagos transferidos al empleado, se debe pagar el impuesto sobre la renta personal y las primas de seguro, pero esto no se aplica a las asignaciones diarias si su monto no supera los 750 rublos. cuando viajas a Rusia;
• no se requiere transferir viáticos a un especialista contratado enviado en un viaje de negocios de un día, pero solo si va a otra ciudad del país, y no a otro estado;
• si el viaje es al extranjero, aunque solo se dedique un día, se paga el 50 % de la asignación diaria;
• La rutina diaria y el trabajo los fines de semana se negocian por separado entre los dos participantes en la relación laboral.

A menudo, los viajes de negocios conducen a la promoción profesional y experiencias agradables para los empleados.

Conclusión

Los viajes de negocios son viajes de negocios significativos que abordan temas importantes para cualquier empresa. Los empleadores deben saber cómo organizar y pagar dicho viaje.

Los empleados pueden reclamar una compensación a los gerentes de la empresa por todos los costos incurridos. Para hacer esto, elaboran un informe especial, así como también preparan documentos de pago de respaldo.