Tipos y funciones del control gerencial

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El proceso de gestión consta de cinco funciones: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control. Por lo tanto, el control es parte del proceso de control.

El control es la principal función objetiva de la gestión en una organización: el proceso de comparar el desempeño real con los estándares establecidos por la empresa. Cada gerente debe monitorear y evaluar las actividades de sus subordinados. El control de gestión ayuda a tomar acciones correctivas por parte del gerente de manera oportuna para evitar imprevistos o pérdidas financieras para la empresa.

El proceso de control básico incluye tres pasos:

• Estableciendo estándares.
• Medición del rendimiento con respecto a estos estándares.
• Corrección de desviaciones de estándares y planes.

Como parte del plan estratégico general de la organización, los líderes establecen metas paraunidades en términos operativos específicos y precisos que incluyen la planificación del rendimiento frente a los resultados reales.

Los estándares con los que se comparará el rendimiento real pueden derivarse de la experiencia pasada, estadísticas y evaluaciones comparativas (basadas en las mejores prácticas de la industria). En la medida de lo posible, los estándares se desarrollan de forma bilateral en lugar de que la alta dirección tome decisiones unilateralmente en función de los objetivos de la organización.

¿Por qué es necesario el control gerencial?

Si el personal siempre hiciera lo que es mejor para la organización, no habría necesidad de control ni gestión. Pero está claro que las personas a veces no pueden o no quieren actuar en el mejor interés de la organización y se debe establecer un conjunto de controles para evitar comportamientos no deseados y alentar la acción deseada.

Incluso si los empleados están adecuadamente equipados para hacer bien su trabajo, algunos optan por no hacerlo porque las metas individuales y las metas organizacionales pueden no ser exactamente las mismas. En otras palabras, no hay alineación de objetivos. En tales casos, se deben tomar medidas para aumentar la motivación y la productividad de los empleados.

Una organización eficaz es aquella en la que los gerentes entienden cómo administrar y controlar. El propósito del control como concepto y proceso es ayudar a motivar y guiar a los empleados en sus roles asignados. Comprensiónprocesos y sistemas de control de gestión es esencial para la eficacia a largo plazo de una organización.

Sin suficientes sistemas de control, la confusión y el caos pueden abrumar a una organización. Sin embargo, si los sistemas de control asfixian a una organización, es posible que esta sufra una f alta de innovación empresarial.

Un control inadecuado sobre la implementación de las decisiones gerenciales puede conducir a una disminución en la productividad o al menos a un aumento en el riesgo de malos resultados financieros. En casos extremos, si no se supervisa el rendimiento, puede producirse un fracaso organizativo.

Características de un sistema de gestión eficaz

Un sistema de gestión empresarial eficaz es un conjunto integrado de procesos y herramientas de gestión que ayudan a alinear la estrategia de la empresa y los objetivos anuales con las actividades diarias, controlar el rendimiento e iniciar acciones correctivas.

Un sistema de control de gestión es un proceso continuo de mejora del desempeño mediante el establecimiento de metas individuales y colectivas que se alinean con las metas estratégicas de la organización, la planificación del desempeño para lograr esas metas, la revisión y evaluación del progreso y el desarrollo del conocimiento, las habilidades y las capacidades de las personas. El sistema de control debe centrarse en los resultados.

Un sistema de gestión eficaz tiene las siguientes características:

1. Ayuda a alcanzar los objetivos de la organización.
2. Facilita el uso óptimo de los recursos.
3. Mejora en generaldesempeño de la organización.
4. Motiva y eleva la moral de los empleados.
5. El control también establece disciplina y orden.
6. Métricas de rendimiento claramente definidas y comprensibles.
7. Asegura la planificación futura mediante la revisión de estándares.
8. Los objetivos estratégicos se aplican a todos los niveles de la organización.
9. El control eficaz minimiza los errores.
10. Reforzar la gestión y el compromiso de los empleados.
11. Logra objetivos prioritarios más rápido.

El proceso de control de gestión regula las actividades de las empresas de tal manera que el desempeño real corresponda al plan establecido de antemano. Un sistema de control efectivo permite a los gerentes evitar circunstancias que traigan pérdidas a la empresa.

18 funciones de control gerencial

El control de gestión es cualquier proceso, herramienta o sistema que se establece para permitir a la dirección regular las actividades de una empresa de acuerdo con sus objetivos.

El control se lleva a cabo en los niveles gerenciales inferior, medio y superior. En cada nivel, el control será diferente: la alta gerencia estará involucrada en el control estratégico, la gerencia media en el control táctico y el nivel inferior en el control operativo.

Las funciones de control de decisiones gerenciales son las siguientes:

1. Estrategia de planificación. El proceso de establecer un plan de acción para alcanzar los objetivos.
2. Controlarrequisitos Documentación formal de planes como requisitos y gestión de cambios a esos planes según sea necesario.
3. Control financiero. Seguimiento y contabilidad del presupuesto de la empresa.
4. Gestión del rendimiento. El proceso de acordar un conjunto de objetivos con los empleados y evaluar su desempeño frente a esos objetivos.
5. Control de obra. Supervise a los empleados para mejorar la productividad, la eficiencia y la calidad del trabajo.
6. Gestión de programas y proyectos. Implementando el cambio.
7. Control de riesgos. Un proceso repetido de identificación, análisis y eliminación de riesgos.
8. Control de seguridad. Identificación y eliminación de amenazas de seguridad e implementación de formas de reducir varios riesgos.
9. Control de cumplimiento. Implementación de procesos, procedimientos, sistemas, auditorías, mediciones e informes de acuerdo con las leyes, reglamentos, normas y políticas internas de la organización.
10. Métricas e informes. Cálculo y comunicación de mediciones significativas del desempeño organizacional.
11. Evaluación comparativa. Proceso iterativo de evaluación comparativa de los resultados con la industria de la empresa, los competidores o las mejores prácticas actuales.
12. Mejora continua. El proceso de medir el rendimiento, mejorarlo y volver a medirlo.
13. Control de calidad. Asegurar que los productos de salida cumplan con las especificaciones. Por ejemplo, implementar un proceso de prueba de productos en una línea de producción.
14. Garantía de calidad. El aseguramiento de la calidad es el proceso de prevenir futuras fallas de calidad. Por ejemplo, la práctica de investigar las causas fundamentales de todas las fallaspara buscar mejoras de producción.
15. Automatización. Aumente la productividad, la eficiencia y la calidad a través de la automatización.
16. Gestión de datos. La práctica de recopilar información que pueda ser útil en el futuro, así como el análisis de datos.
17. Gestión de stock. Gestión de inventario y contabilidad para evitar f altantes o excedentes.
18. Gestión de activos. Control de activos como instalaciones de fabricación, infraestructura, maquinaria, software y propiedad intelectual.

Tipos de control y sus características

Las organizaciones necesitan controles para determinar si sus planes se han logrado y tomar medidas correctivas si es necesario. Los objetivos principales del control de las decisiones gerenciales:

1. Adaptándose al cambio. El sistema de control puede predecir, monitorear y responder a condiciones ambientales cambiantes.
2. Minimizar errores. El control de gestión productiva y la contabilidad limitarán el número de errores que se producen en las actividades de la empresa.
3. Minimizar costos y maximizar ganancias. Si la organización del control de gestión se implementa de manera efectiva, puede reducir los costos y aumentar la productividad.

Las empresas instalan sistemas de control en diferentes áreas y en diferentes niveles de gestión. La responsabilidad de controlar las decisiones de gestión es amplia. Existen diferentes clasificaciones y características de esta función de control. Uno de los más comunes tiene este aspecto:

1. El control directo, también conocido como control directo, se centra en los recursos que una organización extrae de su entorno. Él controla la calidad y cantidad de estos recursos antes de que lleguen a la organización.
2. El seguimiento se centra en mantener los estándares de calidad y cantidad del producto o servicio en el proceso de transformación.
3. El control final, también conocido como control de retroalimentación, se enfoca en los resultados de la organización después de que se completa el proceso de transformación. Aunque el control final puede no ser tan eficaz como el preliminar o el actual, puede proporcionar información a la dirección para la planificación futura.

Según otra clasificación, el control se divide en dos grandes categorías: control reglamentario y control normativo, y dentro de estas categorías hay varios tipos. Los tipos de control gerencial se muestran en la siguiente tabla.

Control regulatorio	Control regulatorio
Burocrático Financiero Calidad	Comando Organizacional

Las siguientes secciones describen cada tipo y subtipo de control en las actividades de gestión.

Control regulatorio

El control regulatorio se deriva de los procedimientos operativos estándar, lo que genera críticas sobre este tipo de implementación de control de gestión como obsoleta y contraproducente. Implica un control completo y total sobretodas las áreas de la organización.

A medida que las empresas se han vuelto más ágiles en los últimos años, gracias al aplanamiento de las jerarquías organizacionales y la expansión de los límites, los críticos señalan que la supervisión regulatoria puede obstaculizar el logro de la meta. La clave desde el punto de vista del control de la organización de las decisiones gerenciales es el cumplimiento del control con las metas organizacionales.

Control burocrático

El control burocrático surge de líneas de autoridad que dependen de la posición en la jerarquía organizacional. Cuanto más alto sea el nivel de subordinación, más derecho tendrá la persona a dictar su política. Los controles burocráticos han recibido mala reputación, y con razón. Las organizaciones que dependen demasiado de las relaciones de la cadena de mando dificultan la flexibilidad en caso de situaciones imprevistas. Sin embargo, hay formas en las que los gerentes pueden hacer que una empresa sea tan flexible y receptiva a las preocupaciones de los clientes como cualquier otra forma de organización de control de gestión.

¿Cómo mantener la cadena de mando manteniendo la flexibilidad y capacidad de respuesta en el sistema? Esta es precisamente la cuestión que debe resolver el control burocrático. Una solución son los procedimientos operativos estándar que delegan la responsabilidad hacia abajo en la jerarquía de la empresa.

Control financiero

Los controles financieros rigen los objetivos financieros clave de los que los gerentes son responsables. Dichos sistemas de control de gestión son comunes entre las empresas organizadas como múltiples unidades estratégicas de negocios (SBU). UENes un producto, servicio o línea geográfica que tiene gerentes que son los únicos responsables de las pérdidas y ganancias. Son responsables ante la alta gerencia de lograr metas financieras que contribuyan a la rentabilidad general de la corporación.

Esta categoría de control de decisiones de gestión impone límites al gasto. Para los gerentes, un aumento en los gastos debe estar justificado por un aumento en los ingresos. Para los jefes de departamento, mantenerse dentro del presupuesto suele ser uno de los indicadores clave de rendimiento.

Entonces, el papel del control financiero es mejorar la rentabilidad general y mantener los costos razonables. Para determinar qué costos son necesarios, algunas empresas compararán los resultados de otras empresas en la misma industria y luego realizarán un análisis de control de gestión. Esta evaluación comparativa proporciona datos para determinar si los costos están en línea con los promedios de la industria.

Control de calidad

El control de calidad describe el grado de variación en los procesos o productos que se considera aceptable. Para algunas empresas, el estándar es la ausencia de defectos, es decir, la ausencia de cambios. En otros casos, se acepta una desviación estadísticamente insignificante.

El control de calidad afecta el resultado final de un producto o servicio ofrecido a los clientes. Cuando una empresa mantiene constantemente una calidad excelente, los clientes pueden confiar en los atributos del producto o servicio de la empresa, pero también escrea un dilema interesante. Un control de calidad excesivo de los productos existentes puede reducir la respuesta a las necesidades únicas de los clientes.

Control regulatorio

En lugar de depender de las políticas y procedimientos estándar de la organización, como en los tipos anteriores de control, el control regulatorio rige el comportamiento de los empleados y gerentes a través de patrones de comportamiento generalmente aceptados.

El control normativo decide cuánto es correcto un cierto tipo de comportamiento y qué otro es menos. Por ejemplo, un esmoquin puede ser un atuendo aceptable para una ceremonia de premiación para hombres de negocios estadounidenses, pero completamente fuera de lugar en una ceremonia de premiación para los escoceses, donde la falda escocesa formal está más en línea con las costumbres locales. Sin embargo, no se adoptó ningún código de vestimenta escrito.

Así, la diferencia entre el sistema regulatorio y normativo de control de las decisiones gerenciales es una formalidad. El control regulatorio es un sistema informal de gobierno, a diferencia del control regulatorio.

Control de comando

Esta organización del control sobre las decisiones de gestión se ha convertido en un lugar común en muchas empresas. Las normas del equipo son reglas informales que hacen que los miembros del equipo sean conscientes de sus responsabilidades con sus colegas.

Si bien la tarea del equipo generalmente se documenta formalmente, las formas en que interactúan los participantes en el proceso generalmente se desarrollan con el tiempo a medida que el equipo atraviesa fases de crecimiento. Incluso el liderazgo se acuerda informalmente: a vecesel líder designado puede tener menos influencia que el líder informal. Si, por ejemplo, el líder de opinión tiene más experiencia que el líder del equipo formal, es probable que los miembros del equipo recurran al líder de opinión en busca de orientación que requiera habilidades o conocimientos específicos.

Las normas del equipo tienden a desarrollarse gradualmente, pero una vez formadas pueden tener un fuerte impacto en el comportamiento de la empresa.

Control organizacional

Las normas basadas en la cultura organizacional también son un tipo de control normativo. La cultura organizacional incluye los valores, creencias y rituales compartidos de una organización en particular. Así, este tipo de control radica en la correcta alineación de normas y objetivos.

Sistemas de gobernanza formales e informales

Se mencionó anteriormente que el control regulatorio y todas sus subespecies pertenecen al sistema de control formal, mientras que el control normativo pertenece al informal. La siguiente tabla describe las diferencias entre los dos sistemas de control.

Sistema de gestión formal	Sistema de gobernanza informal
La organización tiene procedimientos, normas y directrices claros para explicar los distintos requisitos de gestión Motivan a la gerencia, así como a los subordinados, a completar las tareas asignadas de tal manera que se alcancen las metas operativas en el marco de tiempo óptimo Se utiliza para coordinar el comportamiento de superiores y subordinados	La organización se caracteriza porprocesos informales y no escritos para la supervisión de la gestión Tienen como objetivo proporcionar una mayor motivación entre los empleados y garantizar la correcta implementación de los objetivos y estrategias de la organización Los sistemas de gobernanza informales también aumentan la alineación de los objetivos
Un ejemplo de un sistema formal serían las reglas y pautas utilizadas por Recursos Humanos para funciones como la contratación y el desarrollo del personal.	Un ejemplo de sistema de control informal es la le altad a la organización y el respeto a la cultura organizacional como estilo de comportamiento de los empleados.

Las amplias categorías de regulación y supervisión regulatoria están presentes en casi todas las organizaciones, pero el énfasis relativo de cada tipo varía. Dentro de la categoría regulatoria se encuentran los controles burocráticos, financieros y de calidad. La categoría normativa incluye normas de mando y de organización. Ambas categorías de normas pueden ser efectivas. La tarea de la gerencia es alinear el comportamiento de los empleados con las metas de la organización.

Por lo tanto, el control gerencial efectivo se puede lograr de varias maneras diferentes. Los sistemas de control están diseñados para recopilar datos y utilizar esta información para ayudar a una organización a lograr sus objetivos. El sistema se enfoca en la efectividad de varios elementos organizacionales, desdeactividad humana a resultados financieros.

Un sistema de seguimiento establecido puede aportar beneficios reales a una empresa: señalar problemas, planificar nuevas estrategias y garantizar una mejor coordinación entre los diferentes departamentos y divisiones.