Control de operaciones de caja del banco. Descripción general de los sistemas de control de transacciones en efectivo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cajero es un enorme sector fiscal y contable, regido por muchas regulaciones y extensos conjuntos de reglas. Todas las organizaciones y empresarios individuales que realizan liquidaciones con contrapartes utilizando efectivo deben cumplir con ellas. Dado que a menudo se encuentran varios tipos de fraude en esta área de la contabilidad, cada año el control de las transacciones en efectivo se vuelve cada vez más complicado, estricto y modernizado. Este artículo analiza el papel de la caja en la empresa, las reglas de conducta, así como los métodos y sistemas para controlar las operaciones.

El papel de la caja en organizaciones y bancos

El cajero de la empresa es necesario para las organizaciones que aceptan y emiten efectivo en efectivo. El objeto de estas operaciones puede ser cualquiera: la emisión de salarios a los empleados, gastos de viaje, gastos de oficina, recepción de pagos de clientes, liquidaciones con proveedores. Todas estas acciones deben realizarse a través del cajero. El control de las transacciones en efectivo está encomendado al Servicio de Impuestos.

Cuando en la rutina habitualEn el diálogo, se usa la palabra "caja registradora", la caja registradora aparece ante sus ojos. De hecho, en las organizaciones no se trata sólo de equipos de control y de cómputo. La caja de una persona física o jurídica es un sistema completo que incluye un lugar de trabajo de caja bien equipado, software, el dispositivo en sí, disponibilidad de informes, cumplimiento del límite y reglas de cobro. El especialista que trabaje en esta área también debe estar debidamente habilitado.

Reglas para el equipamiento de la sala

El control de las transacciones en efectivo comienza con los requisitos del local en el que se ubica la propia caja. Sin los equipos y equipos adecuados, como lo exigen las normas y reglamentos del Banco Central, la caja no debería funcionar. Por supuesto, no todas las organizaciones cumplen con las regulaciones. Tal enfoque, en primer lugar, puede dar lugar a multas y, en segundo lugar, es peligroso para el dinero y el empleado que es financieramente responsable de ellos. Las organizaciones bancarias deben cumplir con todos los requisitos sin f alta, de lo contrario pueden ser privadas de una licencia. A continuación se detallan los requisitos generales para equipar la caja registradora:

• La presencia de una sola puerta que se cierra desde el interior. La cerradura de la puerta debe ser segura, en algunos casos se utilizan bulones y cerrojos de hierro, así como candados para que sea imposible romper la puerta desde el exterior.
• En la sala hay una ventana para contacto con clientes, recepción y emisión de fondos. La ventana también debe cerrar herméticamente y estar equipada con una bisagracandado. Por cierto, las dimensiones de la puerta y la ventana están claramente reguladas. Se permite la desviación de las dimensiones establecidas si la empresa tiene una unidad de seguridad.
• La habitación debe estar equipada con armarios metálicos. Deben fijarse a las estructuras portantes del edificio de forma que no se puedan sacar junto con los elementos interiores a los que se atornillan. Al final de la jornada laboral, los armarios se cierran con llave y se sellan.
• La ventilación y las ventanas deben estar bien cerradas y provistas de barras de metal.
• Debe haber dos extintores en la habitación.
• La caja registradora debe estar armada con alarmas que envíen señales desde varios circuitos de seguridad a la estación de policía local o a la organización de seguridad.

Procedimiento para trabajar con cajero

El control de las transacciones en efectivo implica un cierto orden de trabajo. Al llegar a su lugar de trabajo, el deber principal del cajero es verificar la integridad de los sellos de las cajas y la caja fuerte, así como verificar si hay signos de rotura y entrada no autorizada al local. Si no se encuentran señales de advertencia, puede ponerse a trabajar. Si hay signos de la presencia de otra persona, es necesario llamar de inmediato a las fuerzas del orden y, antes de la llegada de los empleados, garantizar la inviolabilidad de los documentos, equipos y muebles ubicados en la caja registradora. Es posible verificar lo que f altaba en la escena solo en presencia de agentes de policía. Con ellos se recalcula el contenido de la caja fuerte. Después de la inspecciónlocales, se redacta un acta en cuatro copias: una está destinada a los agentes de policía, la segunda a la compañía de seguros y la tercera a la propia compañía. Se necesita una cuarta copia si hay una organización matriz.

El acceso a la sala en la que se encuentra la caja solo debe estar disponible para el cajero, emitido de acuerdo con todos los requisitos del Banco Central y la TKRF, y para las autoridades. Un juego de llaves destinado a los superiores debe sellarse y guardarse en un lugar seguro. No debe haber pertenencias personales del cajero en la habitación del cajero. Sólo se ubica allí lo que pertenece a la organización económica.

También hay requisitos para la cantidad de efectivo que se puede guardar en la caja de la organización. Es necesario calcular con anticipación y documentar en los actos correspondientes el límite de fondos, por encima del cual no debe haber efectivo en caja al final de la jornada laboral. Para mantener el límite, se lleva a cabo una operación especial: cobranza, lo que significa que el transporte especializado con protección confiable transporta fondos al banco. Las sucursales pequeñas del banco recolectan sus fondos en las bóvedas principales y organizaciones, en el banco con el que tienen un acuerdo de servicio y soporte. El límite de efectivo solo se puede violar dentro de los tres días, cuando se emiten salarios a los empleados de la organización.

Procedimiento para la emisión de efectivo desde la caja

El control de las transacciones en efectivo del banco y las organizaciones se basa en una regulación clara de fijar todas las acciones conEn efectivo. Todas las transacciones están debidamente documentadas y reflejadas en varios tipos de contabilidad empresarial.

El sistema de control de transacciones en efectivo implica el reflejo de todas las manipulaciones con efectivo mediante recibos y egresos de efectivo, informes de anticipo, cheques y actos sobre los fondos utilizados emitidos bajo el informe. Todas las transacciones se registran en el libro de caja. Al final de la jornada laboral se elabora un informe con los comprobantes fiscales finales adjuntos impresos de la caja registradora.

Todas las operaciones para la emisión de fondos deben ser confirmadas mediante giros en efectivo con la firma de la persona a quien fueron emitidos. En el programa de contabilidad, el propósito de la emisión se indica en los comentarios. Los pagos anticipados y los pagos en virtud del informe deben confirmarse mediante cheques, actos de trabajo realizados o servicios recibidos. La emisión de salarios también se confirma mediante una orden de pago en efectivo, así como una hoja de nómina.

El control del efectivo y las transacciones de liquidación prohíben categóricamente la emisión de fondos destinados a una persona contra la firma de otra.

Reglas del cajero

La contabilidad y el control de las transacciones en efectivo se asigna principalmente a un especialista llamado "cajero". En organizaciones con poco personal, los siguientes funcionarios pueden cumplir su función:

• Contador jefe.
• Contador de determinada sección.
• Cualquier empleado con conocimientos especiales yhabilidades.

Una condición obligatoria para todos los funcionarios que desempeñan funciones de cajero (incluso a tiempo parcial) es un acuerdo de responsabilidad total. Si se decide hacer cajero a un gerente oa un contador, entonces debe ser siempre la misma persona. Si se va de baja por enfermedad o vacaciones, es reemplazado por otro empleado especificado en la orden del jefe, y también se firma un nuevo acuerdo de responsabilidad. Además, es necesario redactar un acta de aceptación y transferencia de bienes materiales. En el proceso de su preparación, se cuenta el efectivo, se verifica el estado del equipo, la disponibilidad de todos los documentos en presencia de la comisión. La comisión es un grupo de personas de al menos tres personas. En la mayoría de los casos, incluye al jefe de contabilidad y la gerencia. El acta se redacta por triplicado.

Al registrar un cajero, se envía una muestra de su firma al banco de servicio de la organización oa la oficina central del banco. Es ella quien debe estar en todos los documentos relacionados con el trabajo de la caja.

Un solicitante que solicita el puesto de cajero debe ser revisado cuidadosamente en busca de precedentes desagradables en el trabajo antes de ser contratado. Sus documentos y foto se transfieren al servicio de seguridad o se solicita información a las fuerzas del orden. Ahora Internet es un buen asistente para el empleador en este asunto. Hay muchas bases de datos en las que las organizaciones comparten información sobre empleados que han sido despedidos y han cometido malas conductas en el lugar de trabajo.

No se recomienda trabajar con la caja registradorapermiten personas con adicción al alcohol y drogas, condenas previas, perturbadores del orden público, así como con diversas enfermedades mentales.

Control de registro de transacciones en efectivo

La correcta ejecución y disponibilidad de todos los documentos es un requisito indispensable del Banco Central, el banco administrador, el servicio de impuestos y otros organismos de control. El control financiero de las transacciones en efectivo se puede realizar de forma no programada, con apercibimiento, con incautación de documentación y equipo de caja. Muchas organizaciones, especialmente estructuras financieras, practican una auditoría interna planificada de la caja. En este caso, se reúne una comisión, compuesta por sus propios empleados competentes en esta materia, o se contrata una empresa de auditoría especial, que realiza todos los controles a nivel profesional y emite un informe sobre mal funcionamiento, discrepancias en las transacciones en efectivo y documentación.

Las inspecciones de campo y de otro tipo pueden afectar los contratos de trabajo, la responsabilidad, los datos personales de los empleados, el estado de los documentos de caja, la corrección y regularidad de su mantenimiento, la memoria fiscal de la caja registradora, los equipos y equipos de la caja, reflejo de las transacciones, su validez en la contabilidad, la contabilidad económica y tributaria.

Equipo de caja registradora

La lista de equipos para el control de transacciones en efectivo incluye una caja registradora especializada. No puedes comprar esto en las ferreterías regulares. A diferencia dedesde una impresora, fax, máquina calculadora y otros equipos de oficina, KKM solo puede ser vendido por organizaciones que hayan recibido una licencia especial para esto. Como regla general, las mismas organizaciones sirven los dispositivos de control y computación. Cada caja registradora debe estar registrada en la oficina de impuestos. Un dispositivo de memoria especial registra constantemente todas las operaciones realizadas por el cajero con la máquina. Además, estas indicaciones se transfieren al servicio de impuestos para su conciliación con los informes presentados por la empresa. Todas las averías, reparaciones, cancelaciones de la caja registradora también deben notificarse a la oficina de impuestos.

Todas las entidades legales (empresas) que acepten efectivo de los clientes deben trabajar con una caja registradora. Solo los empresarios individuales pueden estar exentos del uso de cajas registradoras. Tienen derecho a emitir cheques manualmente, certificando su autenticidad con su propio sello. Pero este alivio no se aplica a todos los empresarios. Algunas actividades solo requieren el uso de una caja registradora.

Control de transacciones en efectivo

Además de la verificación por parte de servicios externos, se requiere una verificación interna. Las reglas para el mantenimiento de la caja prevén el siguiente calendario de inspecciones programadas: antes de la presentación del informe anual, antes de la presentación de los informes trimestrales, en los casos en que cambie la persona financieramente responsable que trabajó con esta caja. También se realiza el control de la caja y las transacciones en efectivo, si el empleado era sospechoso de deshonestidad, se revelaron hechos de robo o fraude, la cantidad de efectivo no corresponde a la reflejada en los documentos.

La gerencia de algunas organizaciones tiene una política de inspecciones frecuentes no programadas, para que los empleados no se sientan tentados a aprovechar su posición oficial y el contacto cercano con el efectivo. Para cada cheque, se nombra una comisión especial, cada vez compuesta por diferentes personas que no están relacionadas con la formación del contenido de la caja registradora. La composición de la comisión se hace constar en el acta de verificación. A menudo, el proceso en sí va acompañado de una grabación de video.

Peculiaridades de las transacciones bancarias en efectivo

El sistema de control de transacciones en efectivo del banco implica una configuración más compleja. En las sucursales de las entidades financieras existen varios niveles de verificación realizados por diferentes especialistas. Dado que pasa mucho más dinero por el banco que en las organizaciones ordinarias, la complejidad y los mayores requisitos para el sistema de control están plenamente justificados. A pesar de que cada año intentan automatizar todas las operaciones en los bancos, se necesitan al menos dos empleados que se encarguen de la correcta realización de las operaciones: un cajero-operador y un cajero-jefe. El primero realiza transacciones durante la jornada laboral, el segundo emite un anticipo, cobra y cuenta los saldos, completa la documentación de caja, cobra los fondos en exceso del límite de efectivo y ejerce el control diario a nivel primario.

Control de efectivo y otros sistemas de control de caja

Cada vez más, el control sobre la realización de transacciones en efectivo se lleva a cabo utilizando las últimas tecnologías. Su finalidad es registrar acciones.cajero, cliente, así como datos de la memoria fiscal de cajas registradoras. Estos datos le permiten probar mala conducta, fraude, robo y otros fraudes. En la corte, esta grabación de video será una prueba indiscutible, ya que ya no es posible cambiar el testimonio combinado de las dos fuentes.

Cash Control es un sistema de control de caja registradora, compuesto por una caja registradora, cámaras de video a color de alta resolución, un servidor de video, un programa que sincroniza el material captado por la cámara con las lecturas de texto de la caja registradora, así como un lugar de trabajo remoto para un especialista en seguridad. Hay muchos de estos sistemas en el mercado hoy en día. Todos ellos se basan en la misma forma de trabajo, con diferencias en funcionalidad, costo, diseño y métodos de conexión y análisis. Entre ellos se encuentran los siguientes sistemas de control:

• DIT-POS: el costo depende de la configuración del servidor, conecta hasta 16 cajas registradoras, almacena información de video y texto en un complejo.
• POS-inspector - Desarrollo ruso, cuesta alrededor de 6000 rublos, tiene la función de buscar una operación por parámetros de recibo.
• POS-intelecto: también un desarrollo ruso, se distingue por la capacidad de integrarse con varios sistemas comerciales, el texto en el video no solo se superpone, sino que se integra mediante programación, la búsqueda de fragmentos de video se realiza automáticamente.
• CHEKTV es otro desarrollo ruso con la capacidad de integrarse con cajas registradoras y sistemas comerciales, con un sistema de grabación de video universal, integración de software de texto y video, con la posibilidad de hardwareanálisis de datos y búsqueda automática de fragmentos.