Elaboración de los resultados del inventario: una lista de documentos, el procedimiento para compilar

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El inventario está representado por el procedimiento de comparación de los activos existentes con la información que se encuentra disponible en los registros contables de la empresa. El proceso es llevado a cabo por una comisión especial nombrada por orden del titular de la empresa. A menudo, como resultado del procedimiento, se revela una escasez o un excedente. Por lo tanto, el registro de los resultados del inventario debe realizarse con la ayuda de documentos oficiales y competentes. Son redactados y firmados por los miembros de la comisión.

Concepto de inventario

Está representado por un método estándar y de uso frecuente de verificación contable del estado y movimiento de varias propiedades y dinero en una empresa. Identifica las discrepancias entre los registros contables y los saldos reales de varios elementos o fondos en la empresa.

Se está realizando un inventario en relación con varios bienes de las empresas. Durante la implementación, se tiene en cuentaDirectrices especiales aprobadas por la Orden del Ministerio de Hacienda No. 49. El procedimiento para registrar los resultados del inventario también se da aquí.

Propósitos del evento

El inventario se puede realizar varias veces al año sobre la base de una orden emitida por el director de la empresa. El proceso se implementa necesariamente si la empresa es comprada, arrendada o vendida. Adicionalmente, se realiza ante la formación de informes anuales, el cambio del responsable económico o cuando se detecta un hurto en la empresa. Los activos fijos deben revisarse cada tres años. Después de varios desastres naturales o emergencias, las empresas deben identificar las pérdidas sufridas, para lo cual se realiza un inventario.

A través de este proceso, se pueden lograr varios objetivos:

• Comprobación de los conocimientos de contabilidad por parte del contador de la empresa;
• detección de varias transacciones no registradas;
• identificar errores cometidos por el personal contable;
• control sobre la seguridad de los objetos de valor y la puntualidad de los pagos;
• comprobar el estado y las condiciones de almacenamiento de los bienes;
• identificación de productos lentos o caducados;
• Comprobación de la integridad del trabajo de personas financieramente responsables;
• estudiar el movimiento de inventario en la empresa;
• detección de transacciones que por diversas razones no se reflejaron en la contabilidad.

Para lograr los objetivos anteriores, es importante estudiar correctamente el procedimiento para realizar y reportar los resultadosinventario. Si la documentación producida después de este proceso contiene violaciones o errores, los resultados no se reconocerán como confiables.

Tipos de proceso

El inventario se puede presentar de varias formas. Puede ser completo o privado, así como selectivo o continuo.

Además, el procedimiento es no programado, programado, controlado o repetido.

¿Cómo se hace?

La realización de un inventario y la formalización de sus resultados son procesos complejos que solo implementa la comisión de inventario. Incluye especialistas de la empresa que no están interesados en los resultados del proceso, y además cuentan con el conocimiento y la experiencia necesarios.

El procedimiento de inventario se divide en los siguientes pasos:

• inicialmente, se emite una orden de gestión, en base a la cual se inicia este proceso;
• se nombra una comisión de inventario;
• especialistas seleccionados estudian recibos y documentos de gastos, así como diversos informes sobre el movimiento de dinero o valores materiales;
• el presidente de la comisión aprueba toda la documentación que se adjunta a los registros;
• los recibos son emitidos por personas económicamente responsables;
• los activos materiales reales se comparan con los registros en la documentación;
• Las comprobaciones de control se pueden realizar al final del proceso;
• solo después de eso se emiten los resultados.

La comisión debe competentementeredactar documentos sobre los resultados obtenidos, que luego se transfieren para su estudio al jefe de la empresa. La ejecución competente de los resultados del inventario es la clave para las actividades legales y rentables de la empresa. Es por eso que las personas interesadas en los resultados obtenidos no pueden realizar el proceso.

Procedimiento para documentar los resultados del inventario

Al final del proceso, se deben preparar numerosos documentos. Son estudiados y llenados por miembros de la comisión de inventario, luego de lo cual son transferidos para su estudio a la gerencia de la empresa. Sobre la base de estos documentos, se toma la decisión de responsabilizar a las personas financieramente responsables o contadores, por lo que los miembros de la comisión deben tomar en serio la ejecución de los resultados del inventario. Los documentos que se redactan en este caso están representados por los siguientes papeles:

• orden, en base a la cual comienza el procedimiento de verificación, y es emitido por el jefe de la empresa;
• registro de control, que indica cómo los miembros de la comisión de inventario llevan a cabo las órdenes del director;
• un inventario de bienes diversos representados por activos fijos, activos intangibles, bienes o dinero en efectivo;
• el acto de examinar los objetos de valor enviados;
• inventario de bienes aceptados para almacenamiento o en tránsito;
• acto de inventario de metales preciosos o productos preciosos;
• inventario de valores y BSO;
• el acto de comprobar los cálculos realizadoscon compradores, acreedores, deudores o proveedores;
• certificados de colación elaborados en relación con activos fijos u otros bienes;
• un acto de verificación de control, con la ayuda de la cual puede verificar la correcta implementación del procedimiento;
• orden de gestión con respecto a los resultados.

Cada documento tiene sus propias características. Es la documentación correcta de los resultados del inventario lo que permite que se utilicen para enjuiciar a los infractores o identificar el robo.

Reglas para emitir órdenes

El inventario se lleva a cabo únicamente sobre la base de una orden oficial emitida por el director de la empresa. Este documento se incluye en el libro de control, en base al cual se evalúa la eficacia y eficiencia de la implementación de las órdenes del director.

A continuación se puede estudiar un ejemplo de tal orden. Incluso se puede generar un documento para una revisión no programada.

Matices de hacer inventarios

El registro de los resultados del inventario consiste en la formación de diversos actos e inventarios. Las reglas para su compilación incluyen:

• contienen datos actualizados que aparecen en proceso de verificación por parte de los miembros de la comisión;
• puedes llenarlos usando una computadora o manualmente;
• no se permiten errores, borrones ni correcciones;
• nombre de diferentes valores,que se están comprobando están ciertamente registrados sobre la base de la información de la nomenclatura;
• las unidades de medida deben ser las mismas que en los registros contables;
• en todas las páginas de los inventarios, el número de bienes materiales que efectivamente fueron identificados, así como su número en base a los documentos contables;
• si se comete un error, debe corregirse tachándolo, después de lo cual se dan los datos correctos arriba, y dicha corrección está certificada por la firma del presidente de la comisión y la persona económicamente responsable de la empresa;
• los inventarios no pueden tener líneas vacías, por lo que simplemente se tacha todo el espacio restante;
• Al final de los documentos, se anota que se verificaron las tasas e impuestos, así como que todos los cálculos fueron realizados por los miembros de la comisión.

Si el inventario se realiza debido a un cambio en el responsable material, entonces el documento es firmado por el antiguo empleado y el nuevo empleado.

Orden de la cabeza según los resultados de la comprobación

La formulación y contabilidad de los resultados del inventario es un paso significativo en este procedimiento. Incluye necesariamente la emisión de una orden por parte de la dirección de la empresa. Esta orden se forma sólo después de que el director de la empresa haya estudiado las actas de inventario, declaraciones de colación, inventarios y otros documentos similares.

Basándose en los datos recibidos, la dirección decide los resultados de la auditoría. Tal decisión se aprueba con la ayuda de una orden oficial. En esoel documento incluye los siguientes datos:

• nombre de la empresa;
• forma organizativa elegida;
• fecha de emisión del documento;
• proporciona documentos que guiaron al jefe de la organización en el proceso de toma de decisiones;
• resultados de verificación aprobados;
• da la orden en virtud de la cual se eliminarán las infracciones o discrepancias detectadas;
• personas nombradas ejecutoras de la orden, así como responsables de la ejecución de la decisión del director.

Esta orden es firmada por el jefe directo de la empresa, y luego es refrendada por un contador que está obligado a familiarizarse con el texto redactado. Después de eso, la documentación se transfiere al departamento de contabilidad, cuyos empleados son responsables de la implementación de la decisión del director.

¿Por qué se requiere documentación?

Asegúrese de redactar documentos primarios oficiales basados en los resultados de la auditoría. Son ellos quienes confirman que se realizó un inventario de alta calidad y que toda la información identificada es confiable.

El registro adecuado de los resultados del inventario permite sacar una conclusión sobre cuánto corresponde la información de la contabilidad al número real de valores diferentes. A menudo, con la ayuda de una auditoría, es posible identificar atrasos, fraudes o incluso robos por parte de los empleados de la empresa.

Conclusión

El inventario es una forma significativa de verificar la corrección del mantenimientocontabilidad. Sus resultados deben redactarse correctamente, para lo cual se redactan muchos documentos primarios. Deben ser formados directamente por los integrantes de la comisión de inventario, luego de lo cual son estudiados y firmados por el titular de la empresa.

Con base en estos documentos, puede evaluar qué tan bien se mantiene la contabilidad de la organización.