2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
La correcta ejecución de la documentación contable es muy importante para el proceso de generación de información contable y determinación de obligaciones tributarias. Por lo tanto, es necesario tratar los documentos con especial cuidado.
Los especialistas en servicios de contabilidad, representantes de pequeñas empresas que llevan registros independientes deben conocer los requisitos principales para la creación, diseño, movimiento y almacenamiento de papeles.
Concepto del documento
Los actos reglamentarios de contabilidad no divulgan el concepto de documento. Por lo tanto, vale la pena utilizar la definición establecida por GOST R ISO 15489-1-2007.
Los documentos contables son información identificable registrada en un soporte material, creada, recibida y almacenada por un individuo u organización como evidencia al confirmar actividades comerciales o legalesobligaciones.
Los documentos primarios son documentos que contienen datos de origen sobre procesos y operaciones. Son documentos contables que sirven de base para los asientos contables.
Los documentos contables primarios son los documentos mediante los cuales se registran los hechos de la actividad económica. Este concepto de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" está regulado por los artículos.
El requisito principal que se plantea para su compilación es que deben compilarse cuando se realiza el hecho de la actividad económica o inmediatamente después de su finalización (si es posible).
Documentos primarios
El documento contable primario debe redactarse en el momento de la transacción comercial y, si esto no es posible, inmediatamente después de su finalización.
Los principales documentos primarios son:
- Carta de porte, con la forma TORG-12.
- RKO y PKO.
- Referencia contable.
- Informe de gastos.
Variedades de documentos primarios
Ningún acto normativo contiene agrupación y clasificación de documentos contables. Se pueden distinguir los siguientes tipos de documentos contables, estos son documentos teniendo en cuenta:
- Lugares de su compilación: externos e internos.
- Formas documentales aplicables: no unificadas (creadas de acuerdo con las formas que fueron desarrolladas independientemente por la organización), unificadas (creadas de acuerdo con las formas contenidas en el álbumformas unificadas).
- Tipo de soporte de información: electrónico y en papel.
- Volumen de datos: resumen y primario.
- Tipo de pasivos, áreas contables, activos: contabilidad de transacciones en efectivo, contabilidad de acumulación y pago de salarios, contabilidad de inventarios, contabilidad de activos fijos, etc.
Formas contables primarias
El registro en contabilidad de documentos contables es, ante todo, el uso de formularios unificados y desarrollados de forma independiente. El uso de muchos unificados desde 2013 no es obligatorio.
Todas las formas primarias deben ser aprobadas por el jefe de la organización. Los siguientes son actualmente obligatorios:
- Según contabilidad de servicios de transporte de carga (272-P del Gobierno).
- Según la contabilidad del trabajo, su pago (1-P del Comité Estatal de Estadística).
- Contabilidad de transacciones en efectivo (88-P del Comité Estatal de Estadística, 3210-U del Banco de la Federación Rusa).
También se proporciona el formulario estándar para la orden de pago. En el proceso de emisión de formularios unificados, es obligatorio completar los documentos contables, es decir, todas las columnas (líneas) proporcionadas. Si f alta algún dato, se debe poner un guión en la columna correspondiente.
Vale la pena señalar que el uso de documentos contables, que actualmente no se requieren, todavía se usa en las organizaciones. Teniendo en cuenta las necesidades internas de la empresa, estos formularios se pueden finalizar. Se pueden hacer más adecuados y convenientes para fijar actividades comerciales específicas. Por ejemplo, puedesNegarse a utilizar requisitos de impresión y marcas en el anverso y reverso.
Aprobación de documentos contables primarios
Las organizaciones están obligadas a aprobar los formularios primarios aplicables (4 párrafo 1/2008-PBU). Sin embargo, es importante recordar que simplemente vincular el álbum de Uniform Forms no será suficiente.
La política contable debe enumerar los tipos específicos de documentos de los álbumes que utilizará la organización, así como una lista de personas que tienen derecho a firmar documentos primarios.
Los formularios también pueden ser aprobados por otras regulaciones locales. Por ejemplo, una orden para aprobar los formularios de documentos contables primarios. La política contable debe contener un enlace a dicha orden.
Detalles requeridos de los documentos contables
402-FZ regula los requisitos para los detalles obligatorios de los documentos contables primarios. Hay siete detalles de este tipo:
- Fecha del documento.
- Su nombre.
- Nombre de la entidad económica que elaboró el documento.
- Contenido de hechos comerciales.
- La cantidad de medida monetaria o natural (con unidades).
- Nombres de los cargos de las personas responsables de la transacción.
- Firmas con transcripciones de personas responsables.
Algunos documentos que no son documentación primaria pueden utilizarse como tales.
Si una organización refleja el costo del alquiler, dichos documentos contables son actas y un contrato de arrendamiento. 611 y 622 artículos del Código Civilestablecer que, en tal caso, deberán redactarse actas bilaterales de aceptación y transferencia del objeto del informe. Si consideramos el artículo 753 del Código Civil, entonces los actos de carácter unilateral pueden servir como documentos primarios.
Documentación en contabilidad
Es importante tener en cuenta los casos especiales que suelen darse en la preparación de la documentación.
Rechazo al uso de precintos. El objetivo principal del sello es certificar la firma puesta por la persona responsable. Desde 2015, las empresas no están obligadas a sellar. La información sobre la prensa debe reflejarse en la Carta de la organización (82-FZ). Se requiere sello solo cuando lo exigen las reglamentaciones federales.
Debe estar presente en los siguientes documentos: certificados de doble depósito, actos de accidentes de trabajo, documentos presentados ante las autoridades aduaneras, un poder que le permita representar los intereses de una persona jurídica en los tribunales.
El sello no es un requisito obligatorio, sin embargo, su presencia puede ser prevista mediante el formulario del documento contable principal, que es aprobado por el titular de la entidad comercial.
Documentos redactados en lengua extranjera. Solo se pueden aceptar documentos en ruso para la contabilidad. Si el documento está redactado en otro idioma, debe haber una traducción al ruso y debe estar línea por línea. No se requiere certificación de la traducción, excepto en los casos estipulados por la Convención de La Haya:
- Contadores que no son rublos en documentos contables primarios. Los datos de costos en los documentos contables pueden reflejarse en unidades convencionales, en moneda, en rublos.
- Principal en formato electrónico.
402-FZ permite que las entidades comerciales emitan documentos primarios no solo en papel, sino también en formato electrónico.
El documento electrónico debe contener todos los datos requeridos establecidos para los documentos contables, así como una firma electrónica.
Las firmas electrónicas vienen en tres variedades: simple, mejorada no calificada y mejorada calificada. Según el Ministerio de Hacienda, se puede utilizar cualquiera de estas tres firmas.
Poder notarial para firmar documentos contables primarios
Un empleado de una organización tiene derecho a firmar si se redacta uno de los siguientes documentos:
- Poder para firmar el primario (artículo 185-189 del Código Civil).
- Pedido a la derecha para firmar.
En comparación con una orden que otorga el derecho a firmar, un poder notarial también puede otorgarse a personas que no son empleados de la organización. Por acuerdo de las partes, se puede utilizar un facsímil para firmar documentos primarios (artículo 160 del Código Civil).
Calendario del flujo de trabajo en contabilidad
Un cronograma de flujo de trabajo es una descripción, que puede tomar la forma de una tabla o diagrama, de procedimientos para crear, mover, procesar y almacenar documentos contables. El cronograma puede ser aprobado como anexo a la política contable o como acto normativo local. En el segundo caso, la política contable debe contener un enlace a este acto.
El cronograma del flujo de trabajo debe reflejar necesariamente:
- Plazos durante los cuales se deben redactar, transmitir, tramitar, almacenar los documentos.
- Cargos de responsables de operaciones reflejados en el cronograma de flujo de trabajo (105-P del Ministerio de Hacienda).
Revista de contabilidad de documentación primaria
Llevar un diario de este tipo es más una regla de gestión racional de documentos que de contabilidad. Es necesario para el registro de documentos contables: documentos primarios entrantes y salientes. Los expertos aconsejan llevar un diario similar en los casos en que la contabilidad se lleva a cabo sin el uso de programas contables especializados.
Por ejemplo, al usar 1C, se puede generar e imprimir un diario de documentación tan pronto como sea necesario. Por lo tanto, el registro de documentos de recepción mostrará los documentos de los proveedores y el registro de documentos de caja, respectivamente, la documentación en la caja de la empresa.
La contabilidad, a diferencia de la contabilidad fiscal, permite reflejar los hechos de la actividad económica en ausencia de documentos contables primarios, pero solo si se reciben más tarde de todos modos.
En este caso, los hechos de la actividad económica deben registrarse utilizando el valor estimado. Una vez que llega el documento, no se revierte. Solo es necesario corregir la fecha de su recepción.
Este enfoqueregulado por 21/2008-PBU, 119n-P del Ministerio de Hacienda, AKPI16-443-R VS.
Los documentos relativos a transacciones de intermediarios son una excepción a este procedimiento. El intermediario está obligado a trasladar toda la documentación. En los casos en que el informe sobre la transacción completada se redacte con errores o inexactitudes, el principal puede tener derecho a presentar objeciones dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su recepción (artículos 999, 1008 del Código Civil).
Almacenamiento y destrucción de documentos contables
El orden de almacenamiento de las primarias lo determina el 558-P del Ministerio de Cultura. El período total de almacenamiento de la documentación, de acuerdo con 402-FZ "Sobre la Contabilidad", Artículo 9, es de 5 años. El jefe de la empresa es responsable de organizar el almacenamiento de la documentación.
Algunos documentos deben conservarse durante más tiempo:
- Sobre la adquisición de bienes muebles - al menos 10 años.
- Para transacciones con bienes inmuebles - indefinidamente.
- Pago de dividendos y certificados de viaje para viajes de negocios en el Extremo Norte - 75 años.
Si los registros internos han caducado, pueden destruirse. La decisión sobre la posibilidad de destrucción debe ser tomada por una comisión de expertos, creada cada año o actuando permanentemente. Sobre la base de los resultados de las actividades de dicha comisión, se debe redactar un acta que refleje la lista de documentos que se destruirán.
Una empresa puede liquidar la documentación por sí misma o transfiriéndola a unorganización.
Responsabilidad de almacenar documentos primarios
Se prevén sanciones por infracciones graves de los requisitos de información contable y financiera. Uno de los documentos más rudos es la f alta de documentos contables primarios obligatorios, registros contables, estados financieros y un informe de auditoría para una entidad económica.
Si se encuentran tales violaciones, se imponen multas por los siguientes montos:
- Oficiales - 5-10 mil rublos.
- Violación reiterada por parte de los funcionarios - 10-20 mil rublos o inhabilitación por 1-2 años.
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