Presupuesto de proyectos. Tipos y finalidad del presupuesto. etapa del proyecto

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La presupuestación por proyectos debe entenderse como la determinación del costo de aquellas obras que se ejecutan dentro de un esquema determinado. Además, estamos hablando del proceso de formación de un presupuesto sobre esta base, que contiene la distribución establecida de gastos por partida de costo, tipo de trabajo, por tiempo de su ejecución u otras partidas.

Formación de la estructura presupuestaria

¿Cómo se prepara el presupuesto preliminar del proyecto? La estructura de los mismos se revela a través del plan de cuentas que contabiliza el costo de un programa en particular. Por regla general, para determinarlo basta con tener una estimación contable tradicional.

El presupuesto se considera un plan de costos o un marcador de costos. Esto significa que después de la planificación preliminar, debe comprender cuánto, cuándo y para qué se pagarán exactamente los fondos. Por lo tanto, en este caso, es posible utilizar cualquier método de presentación de pérdidas. Sin embargo, debe recordarse que deben cumplir con los requisitos prácticos de las partes interesadas,interesados en ellos, así como las normas establecidas. Además, deberán responder aquellas preguntas que sean de interés para los inversores del proyecto.

Formularios de presentación de presupuestos

Tanto los presupuestos planificados como los reales tienen ciertas formas de presentación. Entonces, entre ellos es importante señalar lo siguiente:

• horarios, que son una especie de planes de costos;
• matrices de distribución de pérdidas;
• gráficos de barras de gastos;
• gráficos de pérdidas acumuladas similares;
• gráficos de líneas de costes acumulados a lo largo del tiempo;
• mostrando una estructura de pérdida de tipo circular.

Vale la pena señalar que en diferentes etapas del desarrollo del proyecto, es relevante un diseño diferente del proyecto y la documentación de trabajo. El caso es que estamos hablando del desarrollo de diferentes tipos de presupuestos. Se diferencian entre sí tanto en la precisión requerida como en el propósito. Vale la pena señalar que el margen presupuestario se vuelve mucho más pequeño a medida que avanza el proyecto.

Variedades y propósito de los presupuestos

La reducción del error se puede argumentar con los datos de la siguiente tabla. Por lo tanto, considere el propósito y los principales tipos de presupuestos.

Etapas del proyecto	Financiación	Destino	Error, %
Concepto de diseño. La idea principal en forma desarrollada	Expectativas presupuestarias. Fecha exacta	Planificación anticipada de necesidades de efectivo y pagos	25-40
Justificación de inversiones (estudio de factibilidad)	Presupuesto provisional	Justificación de las partidas de costos, planificación para la captación y posterior uso de la financiación	15-20
Licitaciones, negociaciones y acuerdos. Para cada etapa por separado	Presupuesto actualizado	Programación de acuerdos con proveedores y contratistas	8-10%
Elaboración de papeles de trabajo. Cada etapa tiene su propio cálculo	Presupuesto final	Directiva de restricción del uso de recursos	5-8%
Implementación y finalización del proyecto	Presupuesto real	Gestión de costes (es decir, contabilidad y control posterior). Presupuesto del proyecto y estimaciones de costos

Presupuesto del proyecto y estimación de costos

Es interesante notar que el presupuesto del proyecto es similar a la estimación de los costos operativos de un elemento comercial de la empresa. La principal diferencia aquí es que tradicionalmente lo cubre en su totalidad, es decir, de principio a fin. A su vez, el presupuesto de la unidad de negocio se forma anualmente o trimestralmente. Para el control más efectivo, debe dividirse en dos componentes: costos directos y costos indirectos.pérdida.

El primer tipo de presupuesto es una herramienta clave de gestión y control para los jefes de proyecto, así como para los directores de las unidades funcionales que participan en él. Esto incluye los costos (gastos de viaje, salarios, etc.) de todos los que están incluidos en el equipo del programa. En este caso, cada uno de los sujetos realiza tareas separadas.

Cabe recordar que a la hora de justificar las partidas de coste se tienen en cuenta los siguientes puntos:

• costo de los materiales que se compran;
• cantidad gastada en producción;
• coste de las desviaciones del uso normal de la tecnología;
• cantidad gastada en la puesta en servicio del producto;
• costo de suministro;
• otros gastos.

A su vez, los costos de tipo directo deben presentarse de la siguiente manera:

• en forma desglosada - exactamente de acuerdo con la estructura del proyecto al nivel de tareas ejecutables;
• incluyen los gastos semanales por salarios del personal, materiales (fabricados bajo contrato o comprados) y otros para cada componente y tarea del proyecto de valor intermedio;
• incluye los gastos generales directamente relacionados con el pago de materiales y mano de obra;
• a resumir según las distintas tareas realizadas por las entidades participantes;
• proporcionar reservas de gestión (es decir, dejar una cierta reserva de coste y tiempo por si acaso).

Importancia del proceso presupuestario

PresupuestoEl proyecto ejerce una presión significativa tanto sobre sus gerentes como sobre sus departamentos. El hecho es que plantea tal alternativa: si nos mantenemos dentro del presupuesto, entonces actuamos con eficacia, pero si nos excedemos, el trabajo se hace mal.

Sin embargo, este requisito a menudo no se aplica al presupuesto real del proyecto. El hecho es que los presupuestos se forman e implementan bajo cierta presión de una serie de factores, tanto subjetivos como objetivos.

Por ejemplo, un gerente de proyecto que es contratado a menudo se ve obligado a aceptar presupuestos desarrollados y adoptados sin su participación, incluso si le parecen poco realistas. De lo contrario, al empleado se le puede negar un contrato. Sin embargo, si está de acuerdo con un presupuesto que obviamente no cumple con los plazos establecidos, así como con los recursos disponibles, tan pronto como el logro de ciertos resultados requiere gastar más de lo planeado, el empleado se ve obligado a explicar este problema, a pesar de el hecho de que inicialmente el presupuesto se fijó en un nivel extremadamente bajo.

Vale la pena recordar que la presupuestación de proyectos puede ser racional. En este caso, el propósito del presupuesto es principalmente establecer el costo real del proyecto para la empresa. Por lo tanto, si el director del proyecto acepta un presupuesto que supera significativamente el 15-20% de margen de error aceptable para la etapa de justificación de costos (información de la tabla anterior), es muy probable que la situación no se limite a explicar la estructura de razones para la alta direccióneste exceso En este caso, es probable que el director del proyecto pierda su trabajo.

¿Cómo evitar esto?

Para evitar tal situación, M. Thomsett, un científico estadounidense, sugiere a los gerentes que formen sus propios presupuestos de proyectos. Sin embargo, señala una serie de razones para este comportamiento:

• Usted es responsable de informar sobre los costos futuros del proyecto y la capacidad de gastar su presupuesto. Esto no será posible si trabajas con un presupuesto predeterminado.
• Como gerente de proyecto, debe saber mejor que nadie cuánto cuesta exactamente un proyecto en particular. El presupuesto que establezca se considera una meta monetaria. Debe satisfacerlo de acuerdo con los siguientes parámetros: brindar una oportunidad para medir el éxito del proyecto y ser una forma de medir la competencia del gerente (es decir, usted).
• Debe permitir algunas concesiones en las líneas presupuestarias. Esto es crítico si entran en juego futuras justificaciones para costos específicos. Cabe agregar que los supuestos se comparan con las posibilidades para el período actual, mientras que las posibles complicaciones no se tienen en cuenta. Solo cuando tenga la capacidad de comparar a este nivel, el proceso presupuestario funcionará según lo planeado.

Creación, seguimiento y ejecución de un plan financiero

Debe saber que los presupuestos de los proyectos se forman, supervisan y ejecutan por separado del plan financiero de las unidades involucradas en el negocio,empresa en su conjunto.

Hay razones para esto:

• Los proyectos no suelen repetirse. Los presupuestos de los departamentos y subdivisiones se forman anualmente. A menudo se revisan cada seis meses o más a menudo. Los proyectos terminan su existencia inmediatamente después de su ejecución. El hecho es que el tiempo para la implementación del programa no está ligado al año fiscal. La revisión del presupuesto no es deseable. La excepción son los casos en que se encuentran errores graves en la versión inicial o cuando el entorno cambia drásticamente (es en él donde se está implementando un proyecto en particular).
• En manos del gerente - control directo sobre la ejecución del presupuesto. Vale la pena señalar que los planes financieros de los departamentos y divisiones, por regla general, dependen de la relación que se desarrolla entre varios servicios: el departamento de ejecución le da un límite de costo a uno u otro departamento, con base en la información proporcionada por otro departamento; sin embargo, las decisiones sobre el personal y el sistema las toma la alta dirección. El proyecto, por el contrario, utiliza el presupuesto de acuerdo con dos direcciones: el uso de aquellos recursos que están disponibles (logros y personal), ya están a disposición y presupuesto del departamento, y el uso limitado de recursos de tipo externo. que se atraen temporalmente. De todos modos, contratar a un empleado adicional genera costos fijos; una unidad adicional de personal para un proyecto, generalmente empleando fuerzas que ya están en servicio.
• El éxito de la ejecución presupuestaria está directamente relacionado con el apego impecable al plan de acción del proyecto, así como al cronograma de uso de los recursos. También consta dedependiendo de qué tan bien el gerente haya planificado la implementación de cada fase, así como si los empleados que participan en el equipo del proyecto cumplen con el cronograma establecido. Si la ejecución de una determinada etapa o de la obra en su conjunto se retrasa por necesidad, por ejemplo, en recursos humanos o de tiempo de lo originalmente determinado, esto de alguna manera afecta el presupuesto de manera desfavorable, es decir, en forma de aumento en el costo de realizar el trabajo del proyecto.

Reglas similares, al menos en la situación ideal, deben ser utilizadas por los gerentes de todos los departamentos de la empresa que tienen su propio presupuesto. Vale la pena saber que cada uno de ellos es responsable de no exceder el nivel presupuestario y, en consecuencia, gastar en exceso. Sin embargo, en la práctica, solo una minoría de empresas sigue estrictamente esta regla. Por otro lado, solo unas pocas empresas permiten que los directores de departamento establezcan el nivel de presupuesto que realmente se necesita para el proyecto que se ejecuta en el departamento.

Licitaciones, negociaciones y acuerdos

A continuación, es recomendable considerar la etapa culminante del proyecto: la organización de licitaciones, sitios especiales, así como la celebración de acuerdos de cooperación y asociación.

Bajo la licitación debe entenderse la licitación pública, durante la cual se lleva a cabo la elección de proveedores de productos y servicios comercializables. Clientes municipales y estatales realizan sus actividades en el marco del 44-FZ “Sobre el sistema de contratos en el campocompras de bienes, obras, servicios para garantizar el estado. y necesidades municipales.”

Las corporaciones estatales, las organizaciones que implementan actividades reguladas, los monopolios naturales funcionan de acuerdo con la ley 223-FZ “Sobre la adquisición de bienes, obras, servicios por ciertos tipos de personas jurídicas. personas” (por ejemplo, licitaciones de construcción).

Lugares especiales

Las estructuras comerciales operan dentro de la legislación civil vigente en el territorio de la Federación Rusa. Publican información sobre sus planes en los sitios de licitación. Tanto las personas físicas como jurídicas que cumplan plenamente con los requisitos del cliente y la legislación rusa tienen derecho a participar en la contratación.

Hay diferentes licitaciones: abiertas (es decir, para todos los participantes), por ejemplo, licitación abierta, solicitud de cotizaciones, subasta electrónica, solicitud de propuestas; cerrado (es decir, para un número limitado de personas), por ejemplo, subastas y concursos limitados. Las compras se pueden realizar tanto en formato electrónico como en papel.

Debe tenerse en cuenta que tal evento requiere una preparación seria, en particular, legal, financiera y técnica. Esto es necesario para garantizar la aplicación y ejecución del contrato. Por lo tanto, los gerentes deben preparar inicialmente a su personal para el trabajo en equipo, porque el resultado final depende de la coherencia de las operaciones realizadas por los empleados.

Principales etapas de implementación de la licitación

Esquemáticamente, la participación en tales eventos se puede representar de la siguiente manera: Análisis de mercado → Selección y posterior recepciónfirma electrónica → Registro → Búsqueda de un sitio de licitación → Preparación de garantía financiera → Apertura de una cuenta especial (esto es necesario para los participantes de la contratación de acuerdo con 44-FZ) → Preparación y posterior presentación de una solicitud de participación en la contratación → Participación directa en la licitación. El paso final, por supuesto, es obtener el resultado.

Consideremos el escenario principal de la lista presentada: la participación, por ejemplo, en una licitación de construcción. Será una subasta electrónica bajo 44-FZ. En un momento predeterminado, el cliente comienza a considerar las solicitudes de los participantes. Cuando su solicitud se considere elegible para participar en la subasta, debe calcular el nivel de precio mínimo por el cual está listo para suministrar un producto de construcción o servicios relacionados, organizar el trabajo bajo esta licitación.

La subasta electrónica se realiza en tiempo real. Así, dentro de los diez minutos posteriores a la presentación de la última oferta por el precio, el participante tiene derecho a realizar su propia oferta en línea en el "paso de la subasta": del 0,5 al 5% del NMCC. En otras palabras, un paso que se puede dar a la vez no debe exceder el 5% del precio máximo inicial del acuerdo de asociación (cooperación) indicado en el aviso.

Según los resultados de la subasta, se elabora un protocolo. Una vez que se considera completada la subasta, comienza la etapa de consideración de partes adicionales de las solicitudes.

Conclusión

Entonces, hemos considerado la categoría de presupuestación:propósito y tipos de presupuesto, etapas del proyecto. Además, analizamos el escenario principal con más detalle. Vale la pena señalar que incluso un principiante puede ganar la licitación. ¿Cómo ponerlo en práctica?

El comercio electrónico implica la presencia de clientes, es decir, dinero. Sin embargo, la licitación excluye las relaciones informales. No hay manera de llegar a un acuerdo. El incumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato puede resultar en la pérdida del acuerdo, la pérdida de fondos y la pérdida de la oportunidad de participar en otras subastas debido a la descalificación. Los principiantes a menudo rompen estas reglas debido a una f alta de atención banal.

En primer lugar, debe tener en sus manos licitaciones que no contengan reglas estrictas. Por ejemplo, en la subasta de un plano comercial. Solo después de eso, es recomendable pasar a licitaciones serias, que están reguladas por la legislación de adquisiciones de acuerdo con 44-FZ y 223-FZ. La condición principal para la victoria no es más que la atención plena. En primer lugar, debe pensar en la calidad del trabajo y no en la cantidad del acuerdo.

Imagina que todavía ganaste. Tienes un contrato en tus manos. ¿Podrá la empresa encontrar capacidades y fuerzas adicionales para cumplirlo sin problemas? Y si no, ¿cuánto dinero se necesitará para contratar trabajadores o alquilar equipos? ¿Seguirá siendo rentable el trato?

Vale la pena recordar que entre los errores de los licitadores, los más importantes son la violación de los plazos, el estudio desatento de la documentación, los intentos de participar en muchas licitaciones al mismo tiempo, el mal funcionamiento del plan técnico,negociando a pérdida. Todo esto puede conducir a consecuencias adversas. Por eso es necesario prevenir de antemano todas las deficiencias enumeradas.