Tareas y funciones del departamento financiero de la empresa

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La gestión de una empresa es difícil y un líder no puede hacerlo. Por ello, se están creando numerosos departamentos, uno de los más importantes es el financiero. Podemos decir que es el corazón de toda la organización. Consideremos los objetivos y funciones del departamento financiero con más detalle.

¿Qué hace?

Cada departamento tiene responsabilidades específicas, en cuanto al departamento de finanzas, son las siguientes:

1. Control financiero. Esta es la característica más importante. Los empleados monitorean la implementación de los planes, así como su formación. El departamento financiero no solo debe ocuparse del análisis y la contabilidad, sino también controlar la ejecución de los procesos comerciales en la organización.
2. Gestión del dinero. La segunda función del departamento es administrar las finanzas de la empresa. Además, esto incluye monitorear el estado de los acuerdos mutuos y crear un calendario de pagos. Estas responsabilidades no deben subestimarse, ya que son el pilar del departamento de finanzas.
3. Impuestos y contabilidad y su organización. No hay necesidad de explicar nada, y eso es todo.entender.

Es importante tener en cuenta que algunas funciones pueden ser similares a los deberes de un jefe de contabilidad, pero esto no es del todo cierto. Debes distinguirlos claramente.

Diferencias

El jefe de contabilidad es responsable de mantener la contabilidad fiscal y regulada, que cumpla plenamente con los requisitos de la ley. Está obligado a generar oportunamente informes fiscales y contables, reflejar los hechos de las actividades económicas de la organización en los registros contables.

Las funciones del departamento financiero y económico, o más bien su jefe, son las de planificar las actividades de la empresa, los resultados financieros. Además, el jefe debe asegurarse de que sus acciones no contradigan la legislación de nuestro país, que está en constante cambio. La responsabilidad directa del director financiero de la organización es la planificación fiscal.

¿Cómo interactúan el jefe de contabilidad y el director financiero, dado que sus funciones son similares? Esta seria pregunta no puede ser respondida tan rápidamente. El contador, según la ley "Sobre Contabilidad", debe obedecer al director general de la empresa, pero también está incluido en el área de responsabilidad del director financiero, lo que significa que debe seguir sus órdenes. Los fieles obedecerán a ambos.

Por cierto, la mayoría de las veces los deberes del departamento no limitan las tareas que enfrenta el director de servicio.

Concepto

Ya hemos señalado que las funciones del departamento financiero y económico son muy amplias, pero aún no hemos definido este apartado. De hecho, todo es simple. FEO es una formación estructural quese dedica a la ejecución de funciones gerenciales en la organización.

El número de empleados de toda la empresa y específicamente del departamento financiero se ve afectado por la naturaleza de las actividades realizadas, así como por la forma jurídica.

El volumen de negocios financiero, el número de documentos de pago para los acuerdos con los socios dependen del volumen de producción y la naturaleza de las actividades de la organización. Esto incluye proveedores, clientes, prestamistas, bancos privados y el presupuesto mismo. El número y la composición de los empleados de FEO depende de cuán grandes sean las transacciones en efectivo.

En los párrafos anteriores, ya hemos mencionado que el departamento de control financiero planifica el presupuesto. Además, realiza actividades analíticas y operativas.

Acerca de las finanzas

¿Qué debe entenderse por presupuesto del departamento estudiado? Los expertos señalan que en este caso estamos hablando de:

1. Sobre el análisis de las necesidades de facturación propias de la empresa.
2. Sobre la planificación de préstamos y finanzas. Se deben tener en cuenta todos los gastos necesarios.
3. Sobre la identificación de oportunidades para financiar el trabajo de la organización.
4. Sobre la participación en la elaboración de un plan de negocios.
5. Sobre el desarrollo de proyectos de inversión de capital, considerando todas las características.
6. Sobre el diseño de planes de efectivo.
7. Sobre la participación en la planificación e implementación de los productos de la organización.
8. Acerca del análisis de rentabilidad y costos relacionados.

Así, el presupuesto es todo el flujo de caja producido por el departamento.

Trabajo operativo

Departamento de control financieroestá trabajando en esta dirección. Un servicio se ocupa principalmente de realizar diversas tareas. Entre ellos:

1. Asegurar la reposición del presupuesto a través de pagos en el tiempo establecido. Esto también incluye el control sobre el pago de pagos de préstamos, tanto a largo como a corto plazo, la emisión de salarios a los empleados a tiempo, todas las transacciones en efectivo.
2. Pagar a proveedores por trabajo o bienes.
3. Cobertura de gastos incluidos en planes.
4. Tramitación de préstamos en virtud de convenios.
5. Control diario sobre la venta de productos, ganancias de los mismos y otras fuentes de ingresos para la organización.
6. Control sobre la implementación de los requisitos del plan material y de toda la situación material de la organización.

Pero las funciones del departamento financiero y económico no acaban ahí.

Control y trabajo analítico

Ya se ha dicho anteriormente que el FEO está constantemente monitoreando los recibos de efectivo. Este deber se considera una de las principales funciones del departamento financiero y económico. Pero no es el único, es igualmente importante calcular la viabilidad de utilizar el presupuesto de la empresa y los fondos prestados. Estos últimos incluyen préstamos bancarios.

Anteriormente, todos los deberes de FEO eran realizados por contadores. Pero con el tiempo, cada uno se hizo responsable de sus proyectos. Esto sucedió porque el departamento en estudio tenía más tareas, lo que significa que era hora de ramificarse en un servicio independiente. Más tareas se convirtieron después de las organizaciones sin fines de lucro y aparecieron diferentes formas organizativas y legales.este último. El hecho de que objetos de propiedad estatal y municipal comenzaron a pasar a manos privadas también dejó una huella, y el crecimiento de la independencia de los sujetos se ha intensificado.

Si la empresa es pequeña, entonces el contador asume las funciones del departamento financiero de la organización. Esto se debe al hecho de que hay pocos empleados en la empresa y la rotación de fondos, respectivamente, es pequeña. Pero cuando se trata de una gran organización o de una sociedad anónima abierta o cerrada, las funciones del departamento las realiza el propio servicio. Esto se debe a la gran rotación de fondos y numerosos empleados.

Gestión financiera

A menudo puedes escuchar este término, pero no siempre está claro de qué se trata. Esto se llama la gestión de todos los beneficios y gastos. Es necesario para utilizar los fondos del presupuesto de la empresa y atraídos desde el exterior para aumentar las ganancias de la organización de la manera más eficiente.

Las funciones del departamento financiero de la empresa incluyen el análisis de informes sobre varios indicadores y, al mismo tiempo, un sistema para predecir ingresos futuros. FM desarrolla la estrategia y las tácticas más rentables para resolver problemas de dinero. Es por esto que el servicio financiero de la empresa es indispensable.

Las funciones del departamento financiero de una empresa son muy diversas, como ya se ha visto. Pero el servicio se creó principalmente para asegurar que la organización prosperara y aumentaran sus ganancias.

¿Qué es el trabajo financiero?

Las funciones y tareas del FEO están estrechamente entrelazadas, y por lo tanto la dirección de la organización encomienda a los empleados del servicio:

1. Financiación de actividades empresariales.
2. Planificación racional y uso de los fondos del presupuesto empresarial y dinero prestado.
3. Mantenimiento de alianzas con entidades económicas y financieras y de crédito.
4. Garantizar recibos de presupuesto a tiempo, retenciones a bancos, pago a empleados y proveedores.

Para resumir, resulta que el servicio financiero se dedica a la circulación de las finanzas, mientras planifica estrictamente dónde gastar los fondos. También puede agregar asociaciones aquí para aumentar las ganancias comerciales.

Si no hay FEO

Con las funciones y tareas del departamento financiero, todo está más o menos claro, pasemos a analizar la situación cuando no existe tal servicio.

En el caso de una contabilidad de gestión mal establecida, el director recibe datos sobre pérdidas y ganancias solo después del mes de cierre del período de facturación. Es decir, el jefe no puede influir en la situación de ninguna manera, lo que tiene un efecto negativo en el trabajo de la organización. ¿Cómo ser?

Necesitas planificar correctamente todo, es deseable que el plan sea para cada semana. En este caso, no es necesario esperar los informes contables, puede controlar los gastos de forma independiente, evitando gastos innecesarios.

La planificación adecuada será una herramienta maravillosa para la prosperidad empresarial.

Estructura del departamento

Como cualquier servicio, el departamento financiero tiene su propia estructura. Depende de la escala de la organización, los volúmenes de producción, las actividades y los objetivos de la empresa.

El departamento se divide en las siguientes divisiones:

1. Contabilidad. La función principal es la contabilidad, el mantenimiento y la presentación de informes del balance. Esto también incluye un informe de gastos y ganancias, elaboración de informes generales de acuerdo con los requisitos y la legislación.
2. Departamento de análisis. Estos empleados supervisan el estado general de la empresa y analizan los datos financieros. Elaboración del informe financiero anual tanto para la empresa como para la asamblea de accionistas. El departamento analítico se ocupa del diseño del fondo de inversión y del desempeño financiero de la organización.
3. Planificación financiera. Las funciones del departamento de planeación y finanzas son llevar a cabo el desarrollo de proyectos de diferente duración y administrar el presupuesto de la organización.
4. Planificación fiscal. Los empleados están obligados a desarrollar una política fiscal correcta, redactar informes y declaraciones de impuestos y presentar documentos a ciertas autoridades. Los empleados también son responsables de garantizar que los impuestos se paguen en su totalidad a tiempo. También se deben conciliar los cálculos del presupuesto principal y otras fuentes financieras.
5. Departamento de operaciones. Los empleados de servicio interactúan con deudores y acreedores, bancos y otras instituciones financieras. Los empleados del departamento controlan a todos los pequeños grupos de trabajadores con respecto a la disciplina fiscal, de pago y liquidación.
6. Sección de Control de Divisas y Valores. Las funciones del departamento de control financiero son diferentes a las de este, y esto es natural, porque cada departamento hace su trabajo. Aquí, los empleados forman un paquete de valores, gestionansu movimiento. Se aseguran de que todas las transacciones financieras se realicen de acuerdo con las leyes de nuestro país. Resulta que la empresa se basa en este departamento.

Cuántos jefes del departamento financiero, tantas opiniones sobre la estructura del servicio. Algunos deciden apegarse al esquema clásico, otros contratan departamentos de acuerdo con los objetivos de la empresa.

Personal

Si hemos aclarado las funciones del departamento financiero de la administración y otros departamentos, procederemos al análisis de los empleados.

El servicio incluye:

1. Controlador.
2. Tesorero.
3. Contador jefe.
4. Directores de Estimaciones Financieras.
5. Auditor.
6. Administrador o gestor fiscal.
7. Directores de planificación.
8. Comité de Finanzas.

Veamos a cada empleado con más detalle.

¿Quién es un controlador?

Hemos cubierto las funciones principales del departamento de finanzas, pasemos a los empleados. ¿Qué está haciendo el controlador? El empleado está obligado a supervisar dentro del departamento. También autorizado para desarrollar diversas estrategias de contabilidad de costos para aumentar la rentabilidad de la producción.

El empleado pasa toda la información recibida arriba: al gerente general, al vicepresidente de la empresa ya la junta directiva. También es responsable de desarrollar estimaciones financieras.

Un funcionario está obligado a analizar la situación financiera de la organización, evaluar el estado, predecir eventos futuros, ofrecer ciertas opciones,lo que solo aumentará la rentabilidad.

En una corporación, el consejo de administración nombra a un empleado para el cargo de controlador, mientras que las funciones se fijan en los estatutos de la organización. El nombramiento también debe ser respaldado por el presidente de la empresa junto con los comités financieros.

¿Qué está haciendo el tesorero?

El tesorero supervisa el desempeño de las funciones del departamento financiero de la provisión. También trabaja con efectivo y valores de la empresa. Todas las transacciones monetarias, ya sea una transferencia, cobro, inversión, pago o préstamo de financiación, son realizadas por el tesorero. Reporta al vicepresidente o presidente de la empresa. Cabe destacar que esto último solo en casos excepcionales.

El empleado interactúa con los bancos y controla las operaciones de crédito y efectivo de la organización. Para predecir correctamente la situación de las finanzas, el tesorero trabaja en conjunto con el director de estimaciones financieras. A veces se conecta un controlador.

Las funciones y tareas del departamento de apoyo financiero, a primera vista, parecen similares a las de otros departamentos, pero esto es solo una ilusión. Lo mismo sucede con los deberes del tesorero: si profundizas, encontrarás diferencias fundamentales en aparente similitud.

El Tesorero tiene la autoridad para firmar todos los cheques de la organización, sean grandes o pequeños. Podemos decir que maneja la caja registradora y los montos. O esto lo hacen los subordinados con su conocimiento.

A veces el tesorero es también un secretario que firma facturas, contratos, hipotecas, certificados y otrosdocumentos financieros.

El tesorero juega un papel importante en el sistema de gestión de la organización, pero es importante recordar que le reporta al vicepresidente.

Responsabilidades del jefe de contabilidad

Dijimos anteriormente que las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas son similares en muchos aspectos. Hablemos de los deberes que los unen. ¿Qué hace un jefe de contabilidad? Tiene casi las mismas funciones que el controlador, con solo una pequeña aclaración: el contador jefe está subordinado a este último, lo que significa que sus funciones son menos extensas.

El empleado es responsable de planificar, desarrollar e implementar estrategias para contabilizar los costos y gastos de la empresa. Son también de su competencia los métodos de auditoría eficaz. Todas las anteriores son funciones más bien secundarias, mientras que mantener la contabilidad y los informes financieros es la tarea principal.

El empleado está obligado a preparar informes estadísticos y financieros. Posteriormente son recibidos por el contralor, gerente o tesorero. Pero si la organización es pequeña, entonces se combinan las funciones del departamento financiero y económico de la empresa, a saber, el controlador y el jefe de contabilidad. Esto no afecta la productividad.

¿Quién es el director financiero?

Las grandes empresas tienen un empleado así. Es responsable de los informes del sistema y las estimaciones financieras.

El director de estimaciones financieras reporta al contralor, ya que tiene funciones similares a las de él. El gerente está obligado a evaluar correctamente las perspectivas y posibilidades de mano de obra y materias primas. Mirando ala información recibida, el empleado formará proyectos basados en estimaciones financieras administrativas y de producción, que se proporcionan a la gestión de la empresa.

Además, el director está obligado a formar las versiones finales del presupuesto y mostrárselas a todos los jefes y jefes de departamento.

Otra tarea del director de estimación de costos es sugerir mejoras tanto a las estimaciones como a los planes de producción de manera oportuna.

¡El auditor viene hacia nosotros

Todos leen la comedia de culto en la escuela, así que hay una idea aproximada de quién será discutido. Notamos de inmediato que el auditor no tiene que estar en el departamento financiero de cada empresa. Pero si se proporciona ese puesto, entonces debe conocer las responsabilidades.

La tarea principal de este empleado es verificar los informes, más precisamente, qué tan bien se mantienen. El auditor no trabaja solo, tiene asistentes, representantes de departamentos y oficinistas.

El inspector puede reportar a cualquiera: desde el contralor hasta la junta directiva y el presidente de la organización.

Si un jefe no está satisfecho con el trabajo realizado o no quiere aceptarlo, entonces el auditor puede recurrir a un gerente superior.

La mayoría de las veces, este empleado en particular trabaja con contadores que auditan los libros de la organización.

A veces se combinan los cargos de auditor y director de estimaciones.

Administrador de impuestos

Ya podemos ver que a veces hay duplicación de funciones de los departamentos de finanzas, pero esto no es asíse refiere al administrador fiscal. El empleado reporta al tesorero, pero el controlador también puede darle tareas. Después de todo, para resolver los problemas fiscales, debe interactuar tanto con el departamento de contabilidad general como con el departamento de auditoría.

El administrador está obligado a realizar operaciones de seguro. Si la empresa es grande, entonces cada tipo de operación tiene su propio administrador. Bueno, si la empresa no puede presumir de escala, entonces una persona es responsable de todo.

Por cierto, en organizaciones grandes, el administrador reporta directamente al comité financiero o al presidente de la empresa.

Director de Planificación

Ya hemos explicado anteriormente qué funciones existen del departamento financiero y analítico, pero ¿coinciden con las funciones del director de planificación?

Por supuesto, porque este es su campo directo de actividad. Incluso si el puesto como tal no está previsto en la empresa, algún otro empleado realiza las funciones.

El cargo de director se considera prestigioso, porque interactúa directamente con los gerentes de la empresa. Como regla general, el jefe de contabilidad o director de estimación de costos puede ascender al puesto de director de planificación.

Un empleado desarrolla planes financieros, determina áreas objetivo en varias áreas.

Si se toma la decisión de comprar una nueva sucursal o liquidar una empresa, se debe tener en cuenta la opinión del director de planificación. No solo evalúa la situación económica de la organización, sino que también calcula el estado del mercado en el futuro y el presente.

Las funciones del jefe del departamento financiero y del director son muy similares, pero similaresel asunto no acaba. De hecho, el director de planificación se dedica al trabajo de todos los empleados anteriores, la misma regla funciona en la dirección opuesta. Si el puesto no está previsto por la escala de la empresa, las funciones se comparten entre el controlador, el jefe de la FEO y el director de estimación de costos.

Naturalmente, las funciones del jefe del departamento financiero y económico serán más amplias que las de otros empleados. Después de todo, la gerencia es la principal responsable.

Comité de Finanzas

¿Qué comité mencionamos en el título? ¿Para qué está, de qué está a cargo? Recientemente, ha adquirido las funciones de un departamento de control financiero, resolviendo las tareas estratégicas más importantes. En otras palabras, cada decisión seria en la empresa es el resultado del trabajo del comité financiero.

La junta directiva decide sobre la creación de dicho organismo. Las reuniones se organizan solo si hay una razón para la discusión en la agenda. El presidente puede ser un miembro de la junta directiva o el gerente financiero o presidente de la organización. Si la empresa es pequeña, el comité incluye a todos los funcionarios responsables.

Pero esa actividad no es la principal. Además de todo lo anterior, el comité realiza las funciones del departamento de seguridad financiera. Después de todo, es él quien da su consentimiento a los grandes préstamos, habiendo calculado previamente todos los riesgos.

Si todo está más o menos claro con los puestos, pasemos a las actividades del departamento.

¿Cómo funciona?

Para gestionar la empresa, el CFO utilizadiferentes métodos. Podría ser:

1. Impuestos.
2. Préstamo.
3. Autofinanciamiento.
4. Planificación.
5. Autoseguro. Esto es lo que se llama la formación de reservas.
6. Sistema de pago sin efectivo.
7. Seguro.
8. Arrendamiento, fideicomiso, factoraje, garantías y otras operaciones.

Cualquiera de los métodos prevé la posibilidad de realizar transacciones financieras.

El trabajo del departamento se dirige en tres direcciones:

1. Gestión de la facturación financiera al momento.
2. Planificación financiera. Esto incluye gastos, capital, ingresos.
3. Control y análisis de todas las transacciones monetarias.

¿Cómo se desarrolla el presupuesto?

Para hacerlo bien, hay que tener en cuenta muchos datos. Entre ellos:

1. Previsiones e información sobre la rentabilidad de un servicio, producto o trabajo.
2. Costos fijos y generales. El análisis debe realizarse para cada producto individual, porque esta es la única forma de conocer la rentabilidad.
3. Costos de producción variables en cada grupo de productos.
4. Pronóstico de cambios en los activos de la organización, fuentes de inversión, indicadores de rotación, rentabilidad de los activos de rotación.
5. Solvencia fiscal de la empresa, préstamos, asignación de fondos a organismos no presupuestarios.
6. Pronóstico de rentabilidad del trabajo de trueque, informes después del análisis de rentabilidad.
7. El estado general de cosas en la organización. Esto incluye el desgaste de los equipos, la composición de algunos fondos, su rentabilidad y el porcentaje de renovación.

Para administrar con éxito el presupuesto de una empresa, debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Uso de métodos de contabilidad y generación de informes.
2. Análisis del potencial de la empresa.
3. Desarrollo de un sistema de gestión de fondos.
4. Contabilidad de la estructura de personal.
5. Preparación de fondos presupuestarios para su uso y presentación de informes sobre los mismos.

Primero, se nombra un director de presupuesto, que le da vida a todo. El empleado es responsable de coordinar las actividades de subestructuras y servicios de la empresa.

Si una organización tiene un director de presupuesto, es él quien encabeza el comité financiero.

Documento reglamentario

Cada campo de actividad tiene su propia ley. En nuestro caso, este es el "Reglamento sobre el departamento financiero de la empresa". Contiene todos los puntos importantes de gestión de personal y mantenimiento de registros. El documento está siendo desarrollado por el director financiero.

Componentes del Reglamento:

1. Estructura organizativa y funcional del servicio financiero. Presentado como un diagrama de bloques que representa mejor la estructura del departamento de finanzas con todos los departamentos.
2. La cantidad de personal y estructuras del departamento financiero. Expresado en una tabla que enumera todos los departamentos, el número de empleados, funcionarios.
3. Principales tareas y objetivos. Los objetivos de la empresa y las tareas de cada departamento dependen de la estrategia de desarrollo de la organización.
4. Matriz de funciones. Tabla que contiene nombres de funciones verticalmente. Los nombres de los empleados de las unidades organizacionales y los gerentes que son responsables del desempeño de una función particular están escritos en la horizontal. Mediante el usotablas, puede rastrear fácilmente la carga de trabajo de cada departamento y redistribuir.
5. El orden de interacción entre los empleados del departamento financiero. Por lo general, establecen un orden interno entre los empleados de un departamento y entre varias divisiones del servicio financiero. Por otra parte, se establece un procedimiento externo que regula la interacción con organizaciones y clientes públicos o privados. La base es la característica estructural de la empresa, las tareas y objetivos de los departamentos, así como las tradiciones de la empresa.
6. Resolución de disputas y conflictos. Si surge un conflicto, se debe presentar una apelación. Para ello, se ha desarrollado su propia cadena "director general - director de finanzas - jefe de departamento - empleado". El mismo régimen es aplicable en el caso de preguntas de empleados ordinarios. Por cierto, las preguntas pueden estar relacionadas con tareas, decisiones, incentivos, compensaciones, así como varias propuestas que aumentarán la rentabilidad de la empresa.
7. Establecimiento de indicadores para evaluar el trabajo del servicio financiero. Este párrafo indica los indicadores, cuya observancia indica el trabajo exitoso del departamento. Es importante que los indicadores sean específicos y medibles. Si la redacción es vaga, entonces no pueden servir como una especie de medida.
8. Disposiciones finales. Estos son los principales requisitos para la preparación de este Reglamento, los plazos de aceptación por parte de los empleados del departamento y las reglas de almacenamiento. El consentimiento con el Reglamento debe ser otorgado por el director general de la organización y los empleados del departamento de personal.

Como puede ver, el trabajo de la empresa va acompañado de organizacióndificultades que es necesario superar. Pero para una persona que conoce las funciones del departamento financiero de una empresa, ningún obstáculo es terrible.