Qué es el departamento de personal: funciones y tareas, estructura, deberes de los empleados

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Para comprender qué es un departamento de personal, debe estudiar las características de su trabajo, sus funciones principales y su estructura. Pero hablando en general, tales unidades participan en el proceso de gestión de personal. La eficiencia de la empresa depende en gran medida de ellos.

¿Qué son los recursos humanos?

Esta terminología se utiliza para definir una estructura dentro de una empresa cuya tarea clave es ayudar a alcanzar los objetivos de la organización a través de la selección de los especialistas necesarios. Además, los empleados del departamento de personal contribuyen al uso más eficaz de la experiencia, la eficiencia y las calificaciones de los trabajadores contratados. Así, participan en el proceso de gestión de personal dentro de la empresa.

Si hablamos sobre el trabajo de esta estructura con más detalle, podemos señalar las siguientes tareas, en las que se dedica:

• Búsqueda, selección y contratación de personal en la cantidad adecuada y con la calificación necesaria. Se realizan entrevistas y se realizan las necesariasdocumentación.
• Desarrollo de planes de carrera para empleados. Los empleados se asignan a puestos específicos: pueden ser ascendidos, degradados o transferidos.
• Desarrollo de tecnologías de personal. Está previsto cambiar especialistas en puestos directivos, mejorar las habilidades de los empleados, etc.
• Formación de un sistema efectivo de empleados a tiempo completo. Se está desarrollando un esquema para el avance de especialistas en la escala profesional.

Al mismo tiempo, todas las actividades del departamento deben ser consistentes con los requisitos de la legislación laboral.

Estructura

Un departamento completo de recursos humanos consta de varias unidades principales y de apoyo. Estamos hablando de la siguiente división funcional:

• reclutamiento;
• organización laboral;
• investigación sobre el clima sociopsicológico;
• formación y reciclaje del personal;
• salud y seguridad en el trabajo;
• promoción y planificación de carrera;
• motivación, incluidos los incentivos económicos para los empleados;
• evaluación de reservas, avalúos y racionamiento de mano de obra.

Las pequeñas empresas pueden no tener algunos de los departamentos.

Funciones

Comprender qué es un departamento de recursos humanos será más fácil si comprende las características de su trabajo.

El aspecto funcional del trabajo de tales estructuras se reduce a la gestión del personal de la empresa, teniendo en cuenta la estrategia formada de la empresa. Además, el departamento de personal determina la necesidad de personal de la empresa en el momento y en el futuro. En base a los datos obtenidos,se evalúan nuevos especialistas.

Se están desarrollando criterios de contratación para mejorar la eficiencia del proceso. También se está optimizando el ratio de contratación interna y externa de personal.

Al estudiar qué es un departamento de recursos humanos y sus funciones, debe prestar atención a la dirección del trabajo de esta estructura como el desarrollo profesional del personal de la empresa. Esta es una medida necesaria para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Esta tarea se realiza iniciando los siguientes procesos:

• selección de la forma más adecuada de formación de los empleados durante la formación avanzada;
• determinar las formas, condiciones y principios de la certificación del personal;
• organización del reciclaje y la formación de los empleados de la empresa;
• planificar las distintas medidas necesarias para mejorar las competencias de todos los empleados.

Es necesario tocar el tema del despido para entender bien qué es el departamento de personal. Los especialistas de esta estructura en la empresa deben despedir empleados periódicamente.

Como parte de este proceso, acciones como:

• selección de opciones adecuadas para la liberación de empleados;
• brindar garantías sociales a los empleados que se van;
• análisis de las razones de la baja del personal.

Construcción de obras y costos

El departamento de personal está obligado a construir y organizar el trabajo necesario para implementar procesos clave:determinación de puestos de trabajo, formación de vínculos tecnológicos y funcionales entre ellos, provisión de las condiciones de trabajo necesarias. Completar estas tareas implica inevitablemente actividades como:

• realizar el control operativo del trabajo del personal;
• crear condiciones de trabajo favorables;
• implementación de planes de desarrollo de personal a corto plazo (cualificación-profesional);
• determinar el alcance del trabajo en cada lugar específico.

El departamento de Recursos Humanos se encarga de planificar los costes de personal y los servicios sociales que se le prestan.

Gestión

La función principal del departamento de personal es la gestión de personal. Para implementarlo, los especialistas de esta estructura utilizan los siguientes métodos:

1. Administrativo y legal. Con su ayuda, se llevan a cabo tipos de influencia como administrativa, organizativa y disciplinaria. Esto también puede incluir multas administrativas.
2. Organizacional. Su esencia se reduce principalmente a la planificación de los trabajos.
3. Económico. Estos métodos incluyen incentivos materiales, determinación del tamaño mínimo de la mano de obra, contabilidad de costos, privilegios y garantías.
4. Socio-psicológico. Se trata de investigación social y psicológica, así como de planificación.

Todos los métodos se utilizan teniendo en cuenta las características específicas de una empresa en particular.

Planificación

Cualquier organización hace cálculos periódicamentepara determinar el nivel de recursos necesarios. La planificación del personal en el marco de dichos análisis es uno de los elementos principales del sistema general. Al final, permite a la empresa proporcionar a la empresa todos los especialistas necesarios en determinados puestos y en el momento adecuado.

La planificación debe llevarse a cabo en las siguientes áreas:

• reclutamiento;
• optimización de la composición de especialistas;
• gastos de personal;
• desarrollo del personal;
• entrenamiento;
• reubicación y reducción;
• con especialistas;
• retención del personal.

Dicha planificación se realiza para lograr los siguientes objetivos:

• Maximizar el potencial del personal;
• dotar a la empresa de la mano de obra necesaria;
• recibir y retener nuevos empleados en el equipo;
• determinación del costo de mantenimiento y contratación de personal;
• identificar posibles problemas que puedan surgir en el contexto de exceso o escasez de personal.

Lo primero que RRHH determina como parte del proceso de planificación son los factores que influyen en las necesidades de personal de la organización. Estamos hablando de puestos de trabajo, tecnologías utilizadas, la cantidad de productos que se producen y la estrategia de desarrollo de la empresa.

El personal en sí se puede dividir en 3 categorías principales:

• empleados, incluidos varios niveles de líderes;
• técnicopersonal;
• trabajadores (profesiones cualificadas auxiliares y básicas).

Deberes del jefe

El jefe de una unidad estructural, por ejemplo, el departamento de personal de un hospital, debe distribuir las funciones entre los empleados y controlar su implementación. Tal gerente debe conocer todas las facetas del trabajo del hospital (u otra institución) para poder notar las brechas en la organización de los procesos laborales a tiempo. Es el gerente quien es responsable del desempeño de todo el departamento.

Sus deberes también incluyen la aprobación de documentos y la verificación de la legalidad de su finalización. Así, si el especialista comete un error, el responsable de la unidad también será multado.

Además, el jefe está desarrollando una estrategia para el trabajo del personal en la empresa.

Documentos

La información sobre cómo trabajar con documentos oficiales también lo ayudará a comprender qué es el departamento de recursos humanos. El registro de trabajadores contratados según el código se complementa con la necesidad de elaborar tablas de planificación. Estos últimos se utilizan a menudo en empresas estatales para ingresar información sobre registros de antigüedad, cambios de rango, etc. Cualquier cambio de este tipo debe ir acompañado de una orden.

Es necesario redactar y aprobar el reglamento sobre el servicio de personal. Se utiliza para fijar los derechos, deberes y funciones de los especialistas del departamento. Además, se está elaborando un plan de trabajo.

Recursos humanos

Para una vista clarade lo que es el departamento de personal en una universidad u otra institución, es necesario prestar atención a las peculiaridades de la interacción de esta unidad con el personal de la empresa.

Para que la comunicación en el equipo de trabajo sea de alto nivel, se estudian las cualidades personales y empresariales de los empleados. Sobre la base de los datos obtenidos, se recopilan las características, seguidas de la transferencia de especialistas específicos o la redistribución de funciones, si es necesario.

El Departamento de Recursos Humanos también se encarga de las medidas disciplinarias. Antes de tomar medidas específicas, los especialistas del departamento estudian las malas conductas de los empleados, las documentan correctamente e informan al empleado sobre la situación.

Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta todas las sutilezas legales en el proceso de elaboración de dichos documentos.

También es necesario un enfoque competente en el caso de los incentivos. Hay ciertas restricciones en cada uno de ellos.

Conclusión

La función principal del departamento de personal es identificar la necesidad de especialistas específicos, su búsqueda y posterior registro. El desempeño de tales funciones está asociado con una gran cantidad de trabajo, ya que es necesario evaluar adecuadamente a los empleados potenciales y distribuirlos correctamente en varios puestos.