Departamento de planificación y economía: sus funciones y cometidos. Reglamento del departamento de planificación y economía

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Se crean los departamentos de planificación y economía (en adelante PEO) para la organización eficaz de la economía de las organizaciones y empresas. Aunque a menudo el trabajo de dichos departamentos no está claramente regulado. ¿Cómo deben organizarse, qué estructura deben tener y qué funciones deben desempeñar?

Introducción

En cualquier libro de texto de economía se dice que el PEO recopila indicadores económicos del detalle de la empresa, los analiza y elabora planes de desarrollo a partir de las conclusiones obtenidas durante el análisis.

Si estamos hablando de una pequeña empresa, entonces esta función puede ser realizada por el jefe de la empresa (o empresario individual), a medida que crece la escala de actividad, estos poderes pueden transferirse a otra persona o incluso a un grupo de personas. Cuanto más grande es la organización, más personas en ella son responsables de la planificación económica. Para la comodidad del trabajo, estas personas están unidas en PEO.

Estructura del PEO

PEO tiene una estructura estándar. Este departamento está dirigido por una persona queinforma directamente al gerente financiero, al director de publicidad y promoción, o incluso al director ejecutivo. Todo depende de la estructura de la organización de la empresa en su conjunto.

Hay dos tipos de organización estructural del PEO:

1. Una organización en la que los puestos de trabajo de los empleados de PEO están ubicados dentro del departamento.
2. Una organización en la que algunos de los empleados trabajan fuera del departamento (recopilan información sobre el trabajo de la empresa), y algunos trabajan dentro (analizan la información recibida y elaboran planes).

El último tipo de organización es típico de las empresas manufactureras.

La ventaja del primer tipo de organización es que el trabajo de una unidad estructural de la empresa es fácil de controlar. La desventaja es que el personal del PEO no siempre recibe la información en tiempo y forma.

Si utiliza la primera opción para organizar el departamento económico y de planificación y sus funciones, entonces se deben asignar las siguientes funciones a sus empleados:

• obtención de datos primarios de fuentes financieras y unidades estructurales;
• creación de métodos de planificación e informes de gestión;
• creación directa de informes de gestión;
• control y análisis de la empresa en su conjunto.

El segundo método de organización PEO no se usa con menos frecuencia. En este caso, los empleados del departamento deben tener encomendadas las siguientes funciones:

• supervisar la implementación de los planes desarrollados;
• supervisar la ejecución del presupuesto de una unidad en particular;
• análisis de rendimientounidad específica.

Es importante que los PEO que trabajan fuera de su unidad reciban todo lo que necesitan para analizar y planificar más a fondo la economía de las organizaciones y empresas.

Los empleados de PEO pueden informar directamente al jefe del departamento y al jefe de cualquier unidad de producción. En el primer caso, la subordinación se llama funcional, en el segundo, administrativa. Así es como se ve el doble envío.

Al economista del departamento económico y de planificación se le deben asignar las siguientes funciones:

1. Desarrollo de metodologías de línea de negocio (tanto en toda la empresa como dentro de los departamentos individuales de la organización).
2. Elaboración de directorios básicos que contengan indicadores de desempeño de las divisiones de la empresa.
3. Desarrollo de una política de gestión empresarial.
4. Desarrollo de formularios de planificación y presentación de informes.
5. Desarrollo de métodos para analizar y evaluar el desempeño de la empresa.

La ventaja de este tipo de organización del departamento de planificación y economía y sus funciones es que toda la información necesaria llega a los analistas de la unidad sin demora. La desventaja es el débil control sobre el trabajo de los economistas que trabajan fuera del departamento, así como el hecho de la doble subordinación de los empleados.

Esta forma de organizar el trabajo puede aumentar significativamente la plantilla del PEO hasta un tamaño injustificado.

Ejemplo de estructura PEO en varias empresas

Cuando se trata de medianas empresastamaño, por lo general, el PEO en ellos tiene la siguiente estructura: el jefe es el jefe del departamento, y tres especialistas del PEO están subordinados a él.

Si estamos hablando de una gran empresa, entonces la estructura del departamento económico y de planificación es la siguiente: el jefe del departamento está a cargo del departamento, el departamento adjunto está subordinado a él, a a quien tanto el economista jefe del departamento como el economista líder del departamento están subordinados directamente. Dos economistas de PEO reportan al Economista Jefe.

Problemas de IEE

Las tareas de esta división de la empresa incluyen la preparación de los siguientes documentos y solicitudes:

• planes y previsiones de desarrollo de la empresa;
• documentación informativa de diversa naturaleza (única y periódica);
• referencias necesarias y explicaciones analíticas;
• cálculos económicos;
• proyectos de inversión y planes de negocio.

PEO también tiene ciertas funciones que deben estar claramente indicadas en la documentación reglamentaria de la empresa.

Funciones del PEO

Las funciones de PEO son las siguientes:

• análisis del desempeño de la empresa;
• pronóstico del rendimiento de la empresa;
• evaluación de la situación financiera de la organización;
• elaboración de normas para los procesos de producción;
• control de la formación y cambios en el costo de producción;
• control de precios de los productos;
• informes de gestión;
• participación en la formaciónpresupuestos departamentales.

Todas las funciones de PEO están interconectadas con los procesos comerciales que tienen lugar en la empresa. A continuación se describe la relación entre estos conceptos.

Relación entre la función PEO y los procesos comerciales en la empresa

Los principales procesos de negocio que se desarrollan en la empresa son:

• ventas;
• producción;
• compras;
• investigación y desarrollo experimental.

Para cada una de las etapas del trabajo de la empresa, el PEO tiene su propia tarea.

Cuando se trabaja con las ventas de productos, el PEO lleva a cabo la planificación, el control y el análisis posterior de las ventas. En la producción de productos, las tareas de PEO son similares.

Cuando el proceso productivo se encuentra en la etapa de adquisición de los recursos necesarios, el PEO también se ocupa de la planificación de las compras, su control y análisis de los valores y fondos adquiridos. La situación es la misma con la investigación y el desarrollo experimental.

La planificación, el control y el análisis son las tres responsabilidades de un economista en una empresa cuando trabaja con procesos comerciales básicos. ¿Por qué hacer esto? Para optimizar los mismos procesos en el futuro.

Los procesos comerciales también pueden ser auxiliares. Ellos son:

• tecnologías de producción;
• calidad del producto;
• ingeniería;
• construcción capital de instalaciones;
• logística.

¿Cuáles son las tareas del PEO en este caso? Lo mismo: planificación, control y análisis. En el primer caso, se trabaja en la tecnología para la producción de desarrollos experimentales, enel segundo - sobre certificación, licencias y metrología, en el tercero - sobre el mantenimiento de equipos y suministro de energía, en el cuarto - sobre la construcción de edificios, en el quinto - sobre costos de transporte.

Se distinguen las organizaciones que atienden procesos de negocio, que incluyen:

• trabajar con el personal;
• marketing;
• gestión financiera;
• servicios legales;
• administración general.

En este caso, las funciones de un economista en la empresa no cambian.

Reglamento del trabajo PEO

Algunas empresas crean PEO, pero no les importa en absoluto la regulación del trabajo de esta unidad estructural. No se prevén provisiones para el departamento de planificación y economía.

Si la organización no regula de ninguna manera el trabajo del PEO, es urgente elaborar un documento que resuelva esta carencia. Este documento se convertirá en la base para la creación de descripciones de puestos para los empleados que trabajan en WtE, lo que resolverá los problemas descritos al principio del artículo.

El documento reglamentario estándar del departamento de planificación y economía y sus funciones contiene los siguientes elementos:

1. Disposiciones generales.
2. Estructura del departamento.
3. Las principales tareas del departamento.
4. Funciones departamentales.
5. Derechos.
6. Trabajar con otras estructuras de la empresa.
7. Responsabilidad.
8. Criterios para evaluar las actividades del departamento.

A continuación, la estructura del documento que regula el trabajo y tareas de la planificación y económicadepartamento.

Estructura del documento que regula el trabajo del IEE

La sección Disposiciones generales contiene información general sobre esta unidad. Especificado:

• el propósito de crear un departamento de acuerdo con la política económica de la empresa;
• términos básicos;
• una persona designada por el jefe;
• documentos por los que este departamento se guía en el desempeño de sus funciones.

La sección "Estructura del departamento" contiene información sobre la estructura del PEO y su composición cuantitativa.

La sección "Tareas clave del departamento" describe las tareas clave de la EEO, así como las listas de informes y planes que sus empleados deben presentar a la gerencia para su consideración.

Principales tareas del PEO

Las funciones principales del departamento económico y de planificación, que deben indicarse en el documento reglamentario, incluyen:

1. Trabajar en la planificación económica, racionalización de la actividad económica.
2. Desarrollar una estrategia de desarrollo de la empresa para adaptar rápidamente las actividades comerciales a las condiciones del mercado en constante cambio.
3. Realización de un análisis económico completo de las actividades financieras y económicas de la empresa.
4. Contabilidad estadística de todos los indicadores del funcionamiento de la empresa.
5. Planificación técnica y económica de actividades de otros departamentos de la empresa.

Funciones principales del PEO

Las funciones principales de PEO, que generalmente se indican en la documentación reglamentaria, incluyen:

1. Económicoplanificar el trabajo de la empresa, encaminado a racionalizar las actividades empresariales.
2. Elaboración de anteproyectos de planes de actividades de otros departamentos de la empresa. La preparación también incluye la justificación de la celebración de determinados contratos, respaldada por cálculos.
3. Elaboración de planes de actividades productivas, financieras y comerciales de la empresa para diferentes períodos (corto, mediano y largo plazo).
4. Informar a los departamentos de la empresa sobre los planes actuales.
5. Realización de un análisis integral de las actividades de la empresa en todas las áreas.
6. Seguimiento de la implementación de los planes vigentes por departamentos, así como la presentación oportuna de informes.
7. Cree registros racionales que aumenten ligeramente la carga burocrática de los empleados.

Esta no es una lista completa de las principales funciones que debe realizar el departamento económico y de planificación.

Derechos de PEO

El especialista del departamento de planificación y economía, en el marco de su descripción de funciones, tiene derecho a:

• solicitar a los representantes autorizados de otras divisiones de la empresa los datos necesarios para controlar y analizar sus actividades;
• crear grupos de trabajo de expertos cuya tarea sea la planificación económica de la organización;
• dentro de su competencia, participar en negociaciones comerciales con representantes de otras empresas y organizaciones, firmar contratos;
• organizar el análisis de nuevos programas y proyectos científicos de la empresa para su eficacia yconveniencia del desarrollo;
• realizar propuestas sobre temas que sean competencia del IEE en forma de proyectos.

Interacción, responsabilidad, evaluación

La documentación reglamentaria que rige el trabajo de la PEO a menudo contiene secciones que especifican la interacción de la PEO con otras estructuras de la organización; responsabilidad por todas las acciones cometidas por los empleados del departamento; Evaluación de las actividades del IEE.

En la sección "Trabajar con otras estructuras de la empresa", solo se hace una introducción de acuerdo con la plantilla: "En el curso de su actividad, el departamento interactúa con las siguientes divisiones estructurales (estas divisiones se enumeran a continuación)”. En el momento de la transferencia, todo depende de qué tan amplios sean los poderes previstos para los empleados del PEO.

En el apartado "Responsabilidad" se indica que el jefe del IEE asume toda la responsabilidad por el trabajo del departamento; el grado de responsabilidad de los empleados se establece de acuerdo con las descripciones de sus funciones; todos los empleados y el jefe de la PEO son personalmente responsables de los documentos redactados por ellos y de las operaciones realizadas de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa.

En la sección "Criterios para evaluar las actividades del departamento" se prescriben dos criterios:

1. Implementación oportuna y de alta calidad de las tareas.
2. Desempeño de calidad de las funciones inmediatas.

Puede especificar otros criterios de evaluación.

Esto completa la redacción del documento normativo. Naturalmente, debe formatearse de acuerdo con las reglas de diseño.papeles similares: todos los datos deben estar firmados, sellados y fechados.

Control de operación PEO

Controlar el trabajo del PEO uno de los siguientes empleados:

• director financiero de una empresa (en una gran empresa);
• CFO (en una pequeña o mediana empresa);
• economista jefe (en producción).

El control de las actividades del PEO se lleva a cabo con los siguientes fines:

1. Ejecución rápida de tareas únicas.
2. Cumplimiento de reportes y flujo documental, de acuerdo con la normativa interna de la empresa.
3. Garantizar la fiabilidad de los cálculos proporcionados y la documentación de informes.
4. Análisis de trabajo para identificar la eficacia del funcionamiento del IEE.

Conclusión

Todos los libros de texto de economía dicen que la PEO es una unidad estructural realmente necesaria de una empresa. Sin él, la eficiencia de muchas empresas y organizaciones se reduce significativamente. Aunque no todas las empresas tienen PEO configurados correctamente.

En algún lugar las funciones del departamento no están claramente definidas, en algún lugar las tareas de los empleados. En algunas empresas, existe una situación difícil con la subordinación de los empleados de PEO. Aunque la planificación en una economía de mercado es el proceso más importante.

Para solucionar el problema, es necesario que el jefe de la empresa comprenda claramente las respuestas a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es PEO?
2. ¿Cuál es su estructura?
3. ¿Esta empresa lo necesita o su función puedeejecutar a una persona?

Si se ha tomado una decisión inequívoca para crear un PEO, entonces vale la pena proceder de inmediato a la ejecución de la documentación reglamentaria, donde, además de las disposiciones generales, se escribirá lo siguiente:

• estructura del departamento;
• derechos y funciones;
• responsabilidad;
• trabajar con otras estructuras de la firma.

Si sigue estas recomendaciones al diseñar el departamento económico y de planificación y sus funciones, entonces la empresa tendrá una unidad estructural eficaz.

De hecho, si el trabajo de esta unidad está claramente establecido, sus especialistas pueden optimizar todos los procesos de producción sin dañar la actividad. Traducido al lenguaje del dinero, esto significa que tener un PEO eficiente te permite gastar menos recursos y ganar más.