Contabilidad fuera de balance: propósito, reglas de mantenimiento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La contabilidad es un sistema ordenado de recopilación, fijación y resumen de información en términos monetarios sobre el estado de la propiedad, el capital y los pasivos de la empresa y sus cambios. Puede ser mantenido por un contador aceptado en la organización bajo un contrato de trabajo, o por una empresa de terceros.

Nombramiento de contabilidad

La tarea clave de la contabilidad es la formación de información fiable y completa sobre el funcionamiento de la empresa, el estado de su propiedad. Basado en esta información:

• se evitan los resultados comerciales negativos;
• se revela una reserva en la finca, a expensas de la cual se asegura la estabilidad financiera de la organización.

Controlado por:

• cumplimiento de la ley cuando la empresa realiza diversas operaciones;
• conveniencia del trabajo de la organización;
• usando mano de obra, materiales y recursos financieros;
• cumplimiento de las actividades de la firmaestándares, normas y reglamentos establecidos.

Fuera de balance

Es necesario resumir información sobre la presencia y movimiento de bienes que no pertenecen a la empresa, pero que se encuentran en su enajenación o uso temporal, así como para asegurar el control sobre ciertas transacciones comerciales. En la práctica, también se denomina "contabilidad fuera de balance". Sin embargo, este concepto se utiliza, por regla general, en relación con las entidades de crédito.

Como muestran las estadísticas, muchos contadores no mantienen registros en las cuentas fuera de balance o reflejan muy poca información sobre ellas. Por supuesto, la preparación de cualquier informe es un proceso muy laborioso, que requiere esfuerzo, tiempo y otros recursos, incluido el dinero. Mantener registros nunca debe convertirse en una formalidad. Después de todo, la tarea principal de un contador es garantizar el control sobre la disponibilidad y el movimiento de bienes y obligaciones para luego transferir información al jefe de la empresa. Al mismo tiempo, debe cumplir con la regla más importante: los costos de informar no deben exceder los beneficios de la misma. También se aplica a las cuentas fuera de balance.

Matices

Antes de comenzar a abordar el propósito y las características de la contabilización de bienes en cuentas fuera de balance, observamos los siguientes puntos.

Desde finales de 2000 nada ha cambiado para las organizaciones comerciales. De acuerdo con el plan de cuentas estándar de contabilidad, había 11 elementos fuera de balance, y quedaron muchos. En cuanto a las organizaciones presupuestarias, tienenla situación es diferente. Cada año, el número de cuentas fuera de balance en las instituciones presupuestarias aumenta. Hoy usan el 01-42.

Debo decir que es en la contabilidad presupuestaria de las cuentas fuera de balance donde se puede encontrar una metodología para algunas áreas de actividad de las empresas comerciales. Esto es especialmente cierto cuando las reglas no están establecidas oficialmente y la organización del proceso de presentación de informes se deja en manos del contador en la formación de la política financiera.

¿Por qué necesitamos informes fuera de balance?

A primera vista, las empresas cuyo trabajo no está sujeto a estrictas normas contables fuera de balance no lo necesitan. Sin embargo, esto no es del todo cierto. Veamos por qué.

En primer lugar, los contadores auditados saben perfectamente que sin una adecuada contabilidad fuera de balance, no podrán obtener una opinión positiva de los especialistas. No se ha establecido responsabilidad directa por su ausencia. Sin embargo, el Código de Infracciones Administrativas prevé sanciones administrativas por la f alta de información sobre indicadores que reflejen al menos el 10 % de los datos sobre transacciones comerciales.

En segundo lugar, últimamente, el control de la contabilidad fuera de balance por parte de los funcionarios fiscales se ha vuelto regular y más exhaustivo. Esto es comprensible: el estado controla constantemente el servicio de impuestos y requiere los resultados del trabajo. Los inspectores hacen a los contadores una variedad de preguntas. Por ejemplo, ¿dónde se refleja en el balance la sala en la que los empleados de la empresa realizan sus funciones? Si no se refleja en los documentos, entonces la gentequedarse en casa o trabajar fuera? Si la contabilidad no muestra el local, ¿cómo es posible llevar el costo del alquiler como parte del gasto del impuesto a la renta? No hay propiedad en el balance, lo que significa que no hay costos. La inspección bien puede llevar el caso a los tribunales. Y la práctica judicial no siempre funciona a favor del pagador.

En tercer lugar, la preparación del balance general contribuye a la convergencia de la contabilidad y la contabilidad de gestión. A los gerentes les gusta hacer preguntas diferentes a los financieros. Por ejemplo, una computadora portátil por 40 mil rublos. no se refleja en la contabilidad, ya que se canceló en materiales y luego en costos. ¿Significa esto que ya no pertenece a la empresa, y cualquier empleado puede tomarlo por sí mismo? O, por ejemplo, se compró un paquete de software hace varios años. Después de que la operación haya dejado la partida de gastos de los próximos períodos, este software no está en la contabilidad. El gerente quiere ver la cantidad de programas y los términos de sus licencias en el balance.

¿Por dónde empezar?

En primer lugar, es necesario determinar la lista de activos que se tendrán en cuenta en el balance. A continuación, debe corregir las reglas para compilar documentos en la política financiera de la empresa. Idealmente, es necesario elaborar principios corporativos, incluida la contabilidad de la propiedad fuera de balance. Son aprobados por el jefe de contabilidad.

Por ejemplo, se está consolidando el principio corporativo "Contabilidad fuera de balance de una institución presupuestaria". Contiene instrucciones detalladas para mostrar información.

El punto de partida para la contabilidad fuera de balance de activos fijos yobligaciones es el inventario de los bienes y la ejecución de los documentos necesarios. El líder emite una orden. Sobre esta base, se realiza un inventario de pasivos y activos, que se reflejará en la contabilidad fuera de balance. Se forma un documento basado en los resultados de la verificación: una hoja de cotejo. La información de este se transfiere a la contabilidad.

Puntos importantes

Tenga en cuenta que la información del balance se refleja fuera del sistema. Los recibos se muestran como débitos, las cancelaciones se muestran como créditos. Con la contabilidad fuera de balance de activos fijos, no debe haber un saldo acreedor. La información sobre partidas fuera de balance no afecta al balance.

Al informar, los datos sobre la propiedad se reflejan en las Explicaciones. Cada transacción en cuentas fuera de balance debe ser documentada. Las reglas de inventario para pasivos y activos también se aplican a las partidas fuera de balance.

SO alquilado

Hay una lista de pasivos y activos que con mayor frecuencia se tienen en cuenta fuera del balance. Por supuesto, esta lista no debe considerarse oficial. Solo cubrimos las situaciones más comunes.

Empecemos con la cuenta 001 "SO alquilado". Refleja información sobre:

1. Local alquilado. El acto de aceptación y transferencia del objeto servirá de base para reflejar los datos. Se firma en el momento de la celebración del contrato de arrendamiento. Como regla general, la información sobre el costo de los locales transferidos no está prescrita en el contrato (solo se indica la tarifa del inquilino). Esta información se puede solicitar apropietario, pero puede negarse a proporcionarlos. Involucrar a un tasador en tales situaciones no es práctico. Para reflejar los datos, un contador puede usar un costo condicional, por ejemplo, 1 rublo por cada metro. Es importante prescribir el orden de imputación en la política financiera de la empresa o principios societarios.
2. Objetos de valor recibidos junto con el local alquilado. También utiliza el acto de transferencia-aceptación. Hablamos, por ejemplo, de persianas, aire acondicionado, armarios, etc.
3. Refrigeradores exteriores recibidos por una tarifa o una bonificación para el agua potable. Para estos activos fijos, la contabilización en la cuenta de fuera de balance 001 también se realiza de acuerdo al acta de recepción y transferencia de equipos, la cual se realiza al recibir el enfriador. Este documento suele reflejar el valor de la garantía. Es ella la que pierde el equilibrio.

Inventario en custodia

Para ellos, se usa la cuenta. 002. Por regla general, refleja datos sobre botellas más frías. El día que se recibe el agua, el proveedor, junto con la factura estándar, transfiere los documentos de recibo y gasto (o una versión combinada de la factura). El valor del depósito de las botellas se puede tomar de estos papeles o del contrato.

A cuenta 002 también puede incluir tapetes proporcionados por la empresa de limpieza. Se cambian periódicamente según el certificado de aceptación.

De la integridad de la información reflejada en la cuenta. 002, dependerá la exactitud del cálculo del impuesto predial. Si se revela que la empresa ha adquirido activos fijos y, sin motivo alguno, los ha reflejado en la contabilidad fuera de balance,entonces tendrá que pagar una multa, así como un impuesto adicional. En tales situaciones, la propiedad será decisiva. Si el bien se recibió en arrendamiento o uso gratuito y se capitalizó a cuenta. 01 en lugar de 001, las consecuencias no te harán esperar.

Formularios

Como regla general, el valor condicional se usa para formularios de informes estrictos, y su número se determina por conversión directa. Esta información se refleja en 006. Las formas de responsabilidad estricta incluyen:

1. Chequeras proporcionadas por el banco.
2. Libros de empleo y encartes para ellos.
3. Suscripciones para emisión a empleados.
4. Formas de certificados y diplomas.

Además, en la cuenta. 006 refleja información sobre:

1. Ordenes de ejecución para empleados que pagan pensión alimenticia.
2. Baja por enfermedad.
3. Documentos fundacionales.

En base a los datos, es posible controlar a las personas responsables de almacenar formularios.

Garantía de obligaciones y pagos pendientes

La información sobre estas operaciones se refleja en la cuenta. 009.

Si la empresa actúa como garante, se registra en el balance la información sobre el monto de la garantía correspondiente. La base para esto es el contrato.

Cualquier empresa puede agregar sus elementos a la contabilidad fuera de balance. Por supuesto, todas las innovaciones deben fijarse en la política financiera.

Dificultades en la práctica

Como regla general, cuando se contabilizan objetos grandes, los contadores no experimentanproblemas. Las dificultades, especialmente en las instituciones presupuestarias, comienzan cuando es necesario tener en cuenta la propiedad, cuyo costo es inferior a 3 mil rublos. Los expertos recomiendan compilar una declaración de la emisión de valores para las necesidades de la empresa. Todos los daños se reflejan posteriormente en la cuenta fuera de balance 21.

La contabilidad de activos cuyo valor supera los 3 mil rublos se lleva a cabo hasta el momento de su enajenación. La cancelación se refleja en el crédito de la cuenta. No es necesario realizar entradas adicionales.

Valor del saldo de los activos hasta 40 mil rublos. debe ser cero después de ponerlos en funcionamiento. En cuanto a los objetos cuyo precio es de 3 a 40 mil rublos, deben restaurarse a su costo y depreciación originales.

La cancelación de bienes de una cuenta fuera de balance se realiza por decisión de una comisión especial. La base es un acto firmado por el propietario del activo y el jefe de la empresa. La formación de una entrada en el informe se realiza por el valor del costo inicial.

La provisión de objetos de valor para su uso se emite a cuenta. 21 sobre la base del acto pertinente. Al mismo tiempo, se cambia la persona responsable.

Activos por valor de menos de 3 mil rublos. en las cuentas fuera de balance de una organización presupuestaria se reflejan al costo total. Las excepciones son los fondos de la biblioteca, así como los bienes raíces. La contabilización de activos fijos se realiza de acuerdo con la documentación primaria que confirma su puesta en servicio. El movimiento dentro de la empresa se refleja a través de un cambio en la ubicación de almacenamiento o en la persona responsable.

Comisiónacuerdo

Al transferir bienes para la venta, el comprometedor no pierde la propiedad. Por tanto, dichos bienes se tienen en cuenta en la cuenta de fuera de balance. 004 al costo reflejado en el certificado de aceptación. Al transferir el objeto, el monto está sujeto a cargo en su totalidad. Pueden surgir problemas para la empresa si dicho producto se tiene en cuenta en el balance. En este caso, el inspector de Hacienda califica la transacción como una venta. Si un tercero paga por el objeto en lugar del autor, será muy problemático probar la legalidad de tal acción incluso en los tribunales.

Violaciones

Como muestra la práctica, la contabilidad fuera de balance no causa ningún problema particular para los contadores. El reflejo de la información se lleva a cabo de manera bastante simple: el recibo, el recibo o la provisión de garantías se registran solo en el débito y el reembolso de las obligaciones, respectivamente, en un préstamo. Mientras tanto, incluso con un esquema tan simple, algunos expertos no prestan la debida atención al mantenimiento de cuentas fuera de balance. Como resultado, los empleados de verificación del servicio de impuestos encuentran errores en los documentos e imponen multas.

El artículo 15 del Código de Infracciones Administrativas establece medidas administrativas por infracciones a las normas contables. Hablamos, en particular, de la distorsión de la información de cualquier ítem de reporte en más de un 10%. Además, el artículo 120 del Código Tributario prevé la responsabilidad por la subestimación deliberada del valor de los objetos del impuesto o indicadores de las partidas de ingresos.

Conclusión

En el artículo examinamos las principales características de la contabilidad fuera de balance. Para resumir.

Tan especiallas partidas fuera de balance son utilizadas por la empresa para contabilizar los activos materiales que se encuentran en uso temporal, es decir, que no le pertenecen. Las operaciones relacionadas con la publicación siempre se reflejan en el débito y las cancelaciones de propiedad en el crédito. Si es necesario, el contador puede mantener la contabilidad fuera de balance en "1C". Para hacer esto, debe agregar las cuentas apropiadas al sistema. La versión básica ya contiene las partidas de gastos y subcuentas necesarias. La formación de operaciones típicas e informes se lleva a cabo en documentos estándar.

Los importes que aparecen en cuentas fuera de balance no se incluyen en el saldo. Es por eso que se subestima el valor de los activos netos de las empresas de leasing y las empresas que aceptan una gran cantidad de materiales para almacenamiento.

Fuera de balance es muy importante para una organización. Sus resultados inciden directamente en la eficacia de las decisiones gerenciales. Además, la información sobre las cuentas fuera de balance siempre es de interés para los usuarios informantes. Esta información permite a las partes interesadas formarse una imagen más completa de las actividades financieras y económicas de la organización.

Los especialistas no recomiendan ignorar la necesidad de una contabilidad fuera de balance. Recientemente, los inspectores de Hacienda han sido especialmente cuidadosos en comprobar la información reflejada en el balance. Cabe recordar que la legislación establece la responsabilidad por el suministro de datos incompletos sobre transacciones financieras y comerciales. Las reglas para reflejar información son tan simples que incluso un contador novato podrá hacer frente a la tarea.