¿Cuánto cuestan los viáticos en un viaje de negocios? Reglas para el cálculo y pago de las dietas

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Los viajes de negocios son viajes de negocios que se pueden realizar dentro de Rusia oa otros países. Su plazo puede diferir significativamente, ya que depende de las tareas asignadas al empleado enviado a otra ciudad o país para resolver problemas laborales importantes. Al mismo tiempo, puede recibir una cierta cantidad de dinero del empleador. ¿Qué es una asignación diaria? Están representados por una suma de dinero que se utiliza para vivir en otra ciudad, y también se puede emitir dinero para otros fines. Para ello, se estima cuánto tendrá que gastar el empleado en un viaje dentro de un día. Pueden ser proporcionados por adelantado o en base a un informe elaborado por el miembro del personal después del viaje de negocios.

Tipos de gastos de viaje

Antes de enviar a cualquier trabajador a cualquier viaje, se debe pagar una cierta cantidad de fondos por adelantado para resolver problemas laborales. Se utiliza para pagar el camino, alquilar una vivienda, recibir servicios de comunicación y otros fines. Los gastos adicionales surgen porque una persona se ve obligada a vivir fuera de su hogar.

La dirección de cada empresa establece de forma independiente una lista de gastos que son cubiertos por los fondos de la empresa. Por lo general, dicha información se fija en los documentos constitutivos internos de la empresa.

Los gastos de viaje de negocios más comunes son los siguientes:

• viaje de ida y vuelta al lugar indicado;
• alojarse en un hotel o apartamento alquilado;
• comida durante la jornada laboral, aunque muchas veces las empresas no pagan por la comida;
• otros gastos permitidos por el jefe de la empresa, por ejemplo, pueden pagar por servicios de comunicación aumentados o el director puede emitir fondos para emitir un pasaporte.

Si se requiere un viaje a otro país, el empleado recibe una compensación adicional por obtener una visa, pasaporte y certificado médico. Puede confiar en el hecho de que es el empleador quien pagará las diversas tarifas requeridas al ingresar a un país.

¿Qué son los viáticos? Estos son los medios por los cuales se le paga a un empleado por vivir en otra ciudad o país. Además, se pueden incluir otros gastos dentro de un día. La información sobre su tamaño, orden de provisión y otros parámetros se registra en una posición especial de la empresa relacionada con los viajes de negocios. Se permite utilizar un método diferenciado para el cálculo de estos pagos, para lo cual se tiene en cuenta la posición del empleado enviado en viaje de negocios.

Para qué sirve el viáticoviajes de negocios?

Están representados por los fondos necesarios para alquilar una vivienda durante un viaje de negocios, y el dinero puede destinarse a otros fines significativos. Por lo general, el dinero se paga inmediatamente antes del viaje y también es posible transferir la compensación después del viaje.

Cada empleado debe comprender qué son las asignaciones de viaje y las asignaciones diarias. El primer efectivo está representado por el pago total con el que el empleado puede contar después del viaje o antes del mismo. Esto incluye la compensación por numerosos gastos asociados con el desempeño de funciones laborales fuera de la oficina de la empresa. ¿Qué es el viático? Están asociados a la residencia de un ciudadano en otra ciudad o país. A veces, el empleador paga la comida u otros gastos.

Las dietas diarias más comunes incluyen los siguientes gastos:

• residencia de un ciudadano en otra región o país, para lo cual se puede alquilar un apartamento o una habitación de hotel;
• alimentos utilizando los servicios de establecimientos de restauración;
• pagar los peajes de la ciudad;
• almuerzos de negocios con contratistas;
• asistir a eventos pagados planificados por el director de la empresa;
• otros gastos relacionados con el desempeño de las funciones laborales.

Todos esos gastos suelen registrarse en los registros internos de la empresa.

Reglas de transferencia

El contador de una empresa debe saber cuáles son los viáticos en un viaje de negocios y cuándo se transfieren a un empleadoempresas Las reglas principales para el pago de fondos incluyen las siguientes:

• no hay información exacta en la legislación sobre cuándo exactamente se debe transferir el dinero, por lo que se pueden emitir antes o después del viaje;
• si se utiliza un pago por adelantado, los fondos se emiten solo en efectivo, por lo que está prohibido transferirlos a la tarjeta bancaria del empleado;
• de preferencia, la forma de pago de los fondos debe estar fijada en el reglamento interno de la empresa;
• El objetivo principal de la asignación diaria es pagar la residencia de un ciudadano en otra región o país;
• la mayoría de las empresas dan dinero antes de un viaje para un informe;
• los fondos se pagan mediante una orden especial en efectivo redactada en el formulario No. KO-2;
• el dinero se emite por cada día de un viaje de negocios, que incluye fines de semana y días festivos, así como los días durante los cuales el empleado estuvo de baja por enfermedad.

Si se violan los requisitos anteriores, el empleado puede enfrentar ciertas dificultades financieras durante el viaje. Por ello, es importante saber cuáles son los gastos de viáticos en un viaje de negocios, cuál es su monto óptimo y cuándo es recomendable pagarlos a un especialista contratado.

¿Por cuánto tiempo se emite el dinero?

La asignación diaria incluye los gastos de manutención, por lo que su tamaño depende del período de tiempo que el especialista se va de viaje. Por lo general, no se incluyen en los gastos de viaje o comunicación diarios, ya que dichos costos pueden variar significativamente según eldiferentes situaciones.

Al calcular la asignación diaria, se tiene en cuenta la hora de salida y llegada a la región de origen. Si no hay boletos que confirmen estas fechas, se utiliza la información de los recibos de efectivo emitidos por la administración del hotel donde vive el empleado. Adicionalmente, se podrá aplicar una nota especial de la parte receptora, que contenga información sobre la fecha de entrada y salida del empleado.

Si por diversas causas se prolonga el viaje, el especialista podrá contar con un aumento en el monto recibido del empleador. No se pagan fondos si el viaje de negocios dura un día, y además se realiza dentro del país. Si se requiere un viaje de un día a otro país, los viáticos se pagan pero son limitados.

¿Qué hacer después de un viaje de negocios?

El empleado debe comprender qué es el viático para un viaje de negocios, cuál es su monto óptimo y cómo obtenerlo. Después de la finalización del viaje, el empleado realiza las siguientes acciones:

• dentro de los tres días posteriores al regreso a casa, se presenta un informe anticipado especial al contador de la empresa;
• lo compila un empleado, y para ello puede utilizar un formulario gratuito;
• este documento contiene información sobre los gastos en que incurrió el empleado durante el viaje;
• si por diversas razones se gastó más dinero del que recibió un ciudadano como anticipo, entonces puede contar con un pago adicional;
• si hay fondos sin usar,devuelto a la empresa.

Si un empleado por diversas razones no devuelve el dinero restante al cajero, entonces el empleador tiene derecho, sobre la base del art. 137 del Código del Trabajo para retener estos fondos del salario de un especialista contratado.

¿Son obligatorios los pagos?

Los gastos de viaje y las dietas deben pagarse a todo trabajador enviado en viaje de negocios. Son obligatorios y no se pueden denegar.

Se otorga un monto estándar por adelantado, que está determinado por la ley, pero que el empleador puede aumentar. Es la transferencia de asignaciones diarias lo que demuestra que el jefe de la empresa se preocupa por su empleado. Se calculan en función del pedido, ya que contiene información sobre la duración del viaje de negocios, la tasa de gastos y otros factores importantes.

¿Ha sido cancelado?

A principios de 2018, apareció información de que el Ministerio de Finanzas planea cancelar los viáticos. El objetivo principal de este proceso fue aumentar el impuesto a la renta. Pero los empleados directos de varias firmas, así como los ejecutivos de la empresa, hablaron negativamente sobre tales cambios. Este tema fue discutido constantemente en los medios.

Debido a la reacción negativa de la población, los planes del Ministerio de Hacienda fueron cancelados, por lo que no se realizaron cambios a la legislación.

¿En qué gastan?

Todos los empleados de diferentes empresas deben comprender qué son los viáticos y cómo se pagan. Su principalel propósito es pagar la residencia de un ciudadano en otra ciudad o país. Adicionalmente, esto puede incluir otros gastos obligatorios que el empleado tiene diariamente.

Para el cálculo de este indicador se tienen en cuenta los requisitos de la legislación y la información incluida en el convenio colectivo de trabajo. A menudo, la asignación diaria se fija en los documentos fundacionales de la empresa.

El empleado que recibió el dinero puede gastarlo para cualquier propósito a su discreción. La mayoría de las veces se utilizan para pagar estadías en hoteles, compras de alimentos y tarifas de transporte público.

¿Cuándo se emitió?

Pago por adelantado proporcionado. El trámite se realiza inmediatamente después de la firma de la orden correspondiente por parte del titular de la empresa.

Si un viaje de negocios se cancela dentro de los tres días, el dinero recibido por el empleado se devuelve al empleador. No hay información en la legislación sobre cuánto tiempo después de la emisión de la orden se debe pagar el dinero.

Procedimiento para el pago de dinero

Todo trabajador que realiza un viaje de negocios debe comprender qué son los viáticos, cuál es su monto y cómo se asignan. El procedimiento para transferir dinero se divide en etapas:

• inmediatamente antes del viaje, el empleador informa al trabajador sobre los límites fijados;
• se emite un anticipo en función de estos límites y el número de días que se tarda en viajar;
• el empleado va directamente al viaje, donde utiliza el dinero recibido, teniendo en cuenta los límites existentes;
• después de regresar al trabajo, presenta un informe con los documentos de pago al contador, confirmando todos los gastos incurridos.

Todos los días durante los cuales el empleado estuvo en un viaje de negocios se pagan en función de su salario.

Asignaciones diarias

Es necesario entender no solo lo que son los viáticos, sino también cuál es su cuantía máxima, establecida a nivel legislativo. A saber:

• al viajar en Rusia, el límite es de 700 rublos. por día;
• si se requiere un viaje de negocios al extranjero, esta cantidad aumenta a 2,5 mil rublos.

El empleador puede aumentar estos pagos a su discreción. Pero la cantidad en exceso está sujeta a impuestos. Por lo tanto, si un empleado gasta 1100 rublos por día en Rusia, entonces de 400 rublos. el empleador paga el impuesto. Debido a esto, muchas empresas utilizan los límites anteriores, por lo que el viático no aumenta por iniciativa de la gerencia.

Conclusión

Todos los trabajadores enviados en viajes de negocios deben entender qué es el viático, cuánto es y cómo se paga. La legislación establece las normas sobre las cuales no se grava el impuesto. Si se superan, el empresario deberá pagar el IRPF y las primas de seguro.

Después del viaje, el empleado debe confirmar que ha utilizado todos los fondos recibidos del director, para lo cual elabora un informe y prepara los documentos de pago. si se ha idodinero, se devuelven al contador de la empresa.