Reglas para mantener un libro de trabajo en Rusia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Libro de trabajo - uno de los documentos más importantes involucrados en la formalización de las relaciones entre el empleador y el empleado. Las normas para su tramitación se determinan a nivel de los actos jurídicos federales. Las reglas para llevar un libro de trabajo son un ejemplo de legislación bastante estricta. ¿Cuáles son sus detalles?

Datos generales sobre el mantenimiento de registros de trabajo

La principal fuente legislativa que regula las reglas para el mantenimiento de los libros de trabajo es el Decreto 225 del Gobierno de Rusia, emitido el 16 de abril de 2003. Describe de manera consistente todos los matices relacionados con el manejo correcto de este documento. Considere los hechos generales sobre el mantenimiento de los libros de trabajo, que están contenidos en la Resolución.

Este acto legal establece que el cuaderno de trabajo es el principal documento que refleja información sobre las actividades y experiencia de un ciudadano. El Decreto dice que los patrones están obligados a iniciar libros de trabajo (así como continuar manteniendo los existentes) para cada empleado que haya laborado en la organización por más de 5 días (siempre que este trabajo sea el principal).

Se puede señalar que hay suficientesen casos excepcionales, cuando el empleador es un individuo, el libro de trabajo no se inicia; esto está prohibido por ley.

Información clave que se refleja en el libro de trabajo: datos personales sobre el empleado, la naturaleza del trabajo realizado por él, información sobre transiciones entre diferentes empleadores, datos sobre premios por varios logros. Cualquier acción disciplinaria no está incluida en el documento, a menos que sea un despido.

Los libros de empleo se llenan en ruso, y en las repúblicas nacionales rusas es posible usar los idiomas locales que tienen el estatus de estado.

Diseño de libros

Podemos comenzar a explorar las reglas para mantener un libro de trabajo desde puntos que reflejan las características de completar un documento. Estos son los datos más importantes sobre este proceso:

- si el empleado es contratado por primera vez, entonces la empresa empleadora debe emitir un libro de trabajo para él dentro de una semana después de que la persona comience su carrera;

- la información sobre el empleado se ingresa en el documento en cuestión sobre la base de un pasaporte u otra fuente de identificación legalmente reconocida;

- los datos sobre la educación recibida por el empleado, así como sobre sus especialidades, profesiones se toman de los diplomas y otros documentos que confirman las calificaciones;

Tan pronto como se emite el libro de trabajo, el empleador se compromete a mantenerlo adecuadamente. Pero, de hecho, todo lo que una empresa puede hacer con un libro de trabajo es hacer entradas en él y hacer ajustes. Por lo tanto, es sumamente importante saber cómo ingresar correctamente en eldocumento de registro.

Entradas

Las reglas para mantener un libro de trabajo asumen que todas las entradas en él (por ejemplo, sobre transferencias, hechos sobre calificaciones, despidos, premios, etc.) se realizan sobre la base de una orden que debe ser firmada por un persona competente de la dirección de la empresa-empleador. El ingreso de información en el libro de trabajo debe realizarse sin el uso de abreviaturas. Las entradas deben ir seguidas de un número de serie. Siempre que el departamento de personal de la empresa corrija el libro de trabajo del empleado, debe notificarle los cambios contra firma.

Si se va a ingresar información sobre el despido en el documento, entonces la redacción debe cumplir plenamente con lo dispuesto en el Código Laboral de la Federación Rusa y otras leyes federales. Si el contrato de trabajo se rescinde de conformidad con el artículo 77 del Código Laboral de la Federación Rusa, entonces en el libro de trabajo es necesario consultar el párrafo necesario de su primera parte. Si una persona es despedida sobre la base de las disposiciones del artículo 81 del Código Laboral de la Federación Rusa, entonces el documento también debe reflejar la redacción prevista por la ley. Si el contrato de trabajo se rescinde debido a circunstancias fuera del control del empleador y el empleado, entonces la referencia debe ser a las disposiciones del Artículo 83 del Código Laboral de la Federación Rusa.

Si el empleado lo desea, el libro de trabajo puede registrar información relacionada con el trabajo a tiempo parcial (incluido el despido). Pero para ello, el trabajador deberá aportar al servicio de personal un documento que acredite su relación laboral con otro empleador.

Incluyendootros registros populares que establecen las reglas para mantener un libro de trabajo: información sobre el servicio militar (así como el trabajo en los órganos de asuntos internos y otras agencias estatales y policiales). Además, se puede ingresar en el documento información que refleje el hecho de que los empleados han completado cursos de capacitación avanzados.

En el libro de trabajo, como señalamos anteriormente, se registra información sobre los premios del empleado debido a sus logros laborales. Esta puede ser información sobre premios estatales, títulos honoríficos, presentación de diplomas, insignias, diplomas y otros tipos de incentivos previstos por las leyes de la Federación Rusa y los actos legales locales de los empleadores.

Cambios y arreglos

Las reglas para mantener un libro de trabajo también permiten cambios y correcciones a este documento. ¿Cómo se deben producir? Si estamos hablando de cambiar el nombre completo, la fecha de nacimiento, la información sobre educación, entonces las acciones del servicio de personal deben confirmarse mediante documentos relacionados con los hechos actualizados.

Si sucede que el oficial de personal cometió un error al hacer una entrada en el libro de trabajo, entonces esto se puede corregir. Al mismo tiempo, el departamento de personal también puede hacer un ajuste apropiado en el nuevo trabajo, si tiene un documento de respaldo del empleador anterior.

Si estamos hablando de correcciones en secciones que reflejan hechos sobre el trabajo o sobre premios, entonces los datos incorrectos no se pueden tachar: se deben hacer notas queno son válidos y la información correcta se ingresa a continuación.

Es posible un escenario en el que una organización que cometió un error al preparar un libro de trabajo cambió su estatus legal. En este caso, los ajustes en el documento deben ser realizados por la empresa que se ha convertido en sucesora de la empresa. Cuando se liquida la organización, el nuevo empleador realiza cambios en el libro de trabajo. Un escenario similar: si el empleador es un empresario individual que ha liquidado su estado.

Emisión de un libro de trabajo duplicado

Consideremos otro aspecto importante, que incluye las reglas para mantener los libros de trabajo. El Decreto 225 del Gobierno de la Federación Rusa permite la emisión de sus duplicados. Puede haber varias razones para este procedimiento. Estudiemos las cosas clave que contienen las reglas para mantener un libro de trabajo. ¿Qué debe hacer un empleado si, por ejemplo, pierde accidentalmente el documento relevante?

En primer lugar, debe informar a su empleador sobre este hecho. Por ley, la empresa debe emitir un duplicado del libro de trabajo en este caso dentro de los 15 días. Al emitir este documento, el empleador debe ingresar en él información que refleje la antigüedad (que está documentada), así como información sobre premios.

Es posible emitir un duplicado en lugar de un libro de trabajo válido, que contenga un registro no válido de despido o el hecho de transferencia a otro trabajo. En este caso, la nueva versión del documento contendrá todos los datos necesarios, excepto los incorrectos.

Las reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo sugieren que el empleador debe proporcionarlosintegridad, evitar daños, no debe perder los documentos pertinentes. Pero sucede que, por diversas razones, la empresa aún viola una de estas reglas. Por ejemplo, debido a una emergencia. Si sucediera que los libros de trabajo se perdieron en masa por parte del empleador, una comisión especial establece la antigüedad en el servicio de los empleados registrados en ellos. Se compone de representantes competentes de las empresas empleadoras, diversas organizaciones sindicales y otras estructuras autorizadas.

La comisión examina los documentos que tiene el empleado - certificados o, por ejemplo, los relacionados con las actividades del sindicato - boletos, tarjetas de registro, libros de pago. Si el empleado no tiene fuentes relevantes disponibles, entonces los hechos de que trabajó en tal o cual empresa pueden confirmarse sobre la base del testimonio de dos o más personas que alguna vez fueron colegas de una persona. Después del trabajo de la comisión, los documentos duplicados, redactados de la manera prescrita, se entregan a los empleados. También es posible involucrar a los tribunales en el proceso de establecer la duración del servicio.

Emisión de un libro al ser despedido

Hay varias normas que de alguna manera se correlacionan con la Resolución, que establece las reglas para llevar un libro de trabajo. De acuerdo con el Código Laboral de la Federación Rusa, en particular, el empleador está obligado a entregar al empleado el documento apropiado en sus manos después del despido. ¿Cómo funciona esto en la práctica?

En el proceso de despido, las entradas que el departamento de personal del empleador hizo en el libro de trabajo del empleado debenestar debidamente certificado. Además, el propio empleado debe poner su firma. Si la información en el libro de trabajo se ingresó no solo en ruso, entonces la redacción también se certifica en otro idioma.

Inserciones de diseño

También se puede adjuntar al libro de trabajo una inserción debidamente ejecutada. Tiene identificadores únicos: una serie y un número. Se utiliza si todas o las relacionadas con alguna de las secciones de la página se completan en el libro de trabajo, por lo que no hay ningún lugar para ingresar nueva información.

El inserto se mantiene de acuerdo con las mismas reglas que el libro de trabajo, y sin este documento no es válido. Cada vez que el departamento de personal emite un inserto, es necesario poner un sello que refleje este hecho en el libro de trabajo.

Almacenamiento de libros

La Resolución 225 refleja no solo las reglas básicas para llevar un libro de trabajo. También se describe allí cómo almacenar estos documentos, así como mantener registros de ellos. Cabe señalar que el empleador debe realizar los trámites correspondientes no solo con respecto a los libros de trabajo y encartes válidos, sino también a los formularios.

Para asegurar la correcta contabilidad de los documentos, la empresa debe tener varios documentos:

- libro de ingresos y gastos, que registra información sobre las formas de los libros de trabajo y encartes;

- libro de contabilidad para el movimiento de documentos.

Las formas de los documentos pertinentes se determinan en los reglamentos emitidos por las autoridades ejecutivas de la Federación Rusa. En cuanto al libro de ingresos y gastos - enen él se debe ingresar información sobre todos los procedimientos que reflejen la recepción o el gasto de los formularios en cuestión. Es necesario, a la hora de contabilizar, indicar la serie y número de cada documento. En el libro de contabilidad para el movimiento de libros y los insertos adjuntos a ellos, es necesario registrar los documentos que se aceptan de los empleados que ingresan al trabajo, así como los libros de trabajo y los insertos que los complementan. Al ser despedido, un empleado de la empresa firma ambos libros.

Los formularios de los libros de trabajo y los insertos están sujetos a almacenamiento como documentos de estricta responsabilidad. Se emiten únicamente a los empleados competentes de la empresa previa solicitud. Un especialista del perfil adecuado debe presentar a su departamento de contabilidad un informe de cómo están las cosas con el número de formularios, sobre las cantidades de dinero recibidas por libros de trabajo y encartes.

Aspectos de la producción y adquisición de libros de trabajo

El libro de trabajo es el documento más importante y, por lo tanto, se produce de la manera aprobada a nivel de las autoridades oficiales. Los formularios de los libros de trabajo, así como las inserciones, tienen las características de seguridad adecuadas. La empresa empleadora debe adquirir por sí misma los tipos de documentos en cuestión, pero, al mismo tiempo, tiene derecho a incurrir en una compensación por los costos correspondientes de los empleados.

Libros de trabajo en Rusia: evolución de la legislación

Los datos más interesantes reflejan la evolución de la legislación que establece las reglas para llevar los libros de trabajo. Rusia es un estado con leyes que cambian con frecuencia en muchas áreas. Según muchos abogados, el alcance del derecho laboral y las industrias relacionadas -un buen ejemplo de esto.

En primer lugar, observamos que las reglas para mantener un libro de trabajo antes de 2003 y las establecidas ahora estaban reguladas por normas fundamentalmente diferentes. A pesar de que en 2003 el estado ruso moderno había tenido lugar por completo, las leyes soviéticas estaban en vigor en el ámbito de la regulación de la circulación de libros de trabajo. Entonces, el procedimiento para completar los documentos relevantes fue regulado por el Decreto No. 656 del 1973-09-06, emitido por el Consejo de Ministros de la URSS, así como el Consejo Central de Sindicatos de toda la Unión conjuntamente - "Sobre cuadernos de trabajo para trabajadores y empleados”. De acuerdo con esta fuente de derecho, también se emitió una Instrucción, según la cual se llevaría a cabo la contabilidad de los libros de trabajo en las empresas soviéticas. Este documento fue aprobado, a su vez, por el Decreto del Comité Estatal del Trabajo de la URSS. Uno de los recursos más accesibles con los que puede encontrar las reglas soviéticas para mantener un libro de trabajo como referencia es "Consultor". Pero este documento también se encuentra en otros sistemas de referencia legal.

¿Qué hechos interesantes contienen las reglas soviéticas para llevar los libros de trabajo? ¿Rusia los ha cambiado mucho? En principio, muchas de las disposiciones del acto legal emitido en la URSS eran similares a las que observamos en la legislación moderna. Entonces, por ejemplo, una de las disposiciones del documento soviético dice que los empleados deben familiarizarse con los hechos de realizar cambios en el libro de trabajo o insertarlo. Aproximadamente la misma redacción, como señalamos anteriormente, contiene las reglas para mantener los libros de trabajo 2014año.

También entre las normas que son similares a las modernas está la disposición de que con cada entrada en el libro de trabajo que refleje el hecho de contratar a una persona, despedirlo o trasladarlo a otro lugar de desempeño de funciones laborales, el departamento de personal debe familiarizarse el empleado bajo pintura.

Al mismo tiempo, al nivel de las disposiciones que hemos indicado, también existen diferencias significativas entre los enfoques soviético y ruso para llevar los libros de trabajo. Entonces, por ejemplo, en los actos legales emitidos en la URSS, se dijo que el empleado debe firmar, certificando esos otros ajustes al documento, en formularios especiales. Si bien las reglas de 2014 para mantener los libros de trabajo permiten que una persona también pueda firmar en el libro de trabajo mismo.

Diferencias en versiones

Otro aspecto histórico importante que refleja las características específicas de los libros de trabajo rusos es que se publican en diferentes series. Ahora hay 5. La primera serie salió al año siguiente después de que se introdujeran nuevas reglas para mantener los libros de trabajo al estilo ruso, reemplazando las normas soviéticas. La serie recibió el índice TK. En comparación con las versiones anteriores de los libros de trabajo, el formulario ha disminuido ligeramente y ha cambiado de color.

La serie TK se caracteriza por varios grados de protección. Entonces, por ejemplo, en todas las páginas de los libros de trabajo aparece la frase "Libro de trabajo" visible en los rayos ultravioleta, así como marcas de agua en forma de la abreviatura TK. Las hojas de documentos de la nueva serie se cosen con el hilo Bicolor, que consta de dos colores.

Como señalamos anteriormente, desde 2004Se publicaron 5 series de libros de trabajo. En 2004-2005 - TK, en 2006 - 2007 se utilizó otra serie - TK - I, de 2008 a junio de 2010 - la siguiente, TK - II, luego - TK - III, que operó hasta 2012. En 2013, la nueva serie de libros de trabajo - TK - IV.

¿Qué significado práctico tiene esto? El hecho es que la pertenencia de un libro de trabajo a una serie particular puede afectar, por ejemplo, a la determinación de su autenticidad. Si un documento de la serie 2012 contiene datos, incluso si se siguen todas las reglas para mantener un libro de trabajo, 2010, entonces no será válido. Quizás el empleador simplemente no pudo rastrear el año de emisión del libro hasta el momento en que se llenó, pero el legislador puede interpretar esto como una falsificación del documento. También puede notar el hecho de que los empleadores están obligados a asegurarse de que los libros de trabajo traídos por los empleados de empresas anteriores sean genuinos, y no solo verificando que la información reflejada en el documento corresponda al año de emisión de su serie.