Estrategia de eficiencia operativa: concepto, enfoque integral, fases de desarrollo y resultados

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Recuerde el famoso "Rápido, de alta calidad, económico: elija dos". El cumplimiento de tres deseos mutuamente excluyentes al mismo tiempo se consideraba imposible en principio. Ahora tenemos que deshacernos de este estereotipo.

La estrategia de eficiencia operativa está dirigida precisamente a mejorar la calidad del producto sin pérdida de tiempo y con costos mínimos de producción. Se trata de un alejamiento de los trabajos urgentes y de fuerza mayor hacia un nuevo estado de las empresas, cuyo nombre aún no está muy bien establecido. Esto a veces se denomina "agilidad" en los negocios, en referencia a velocidad, agilidad y agilidad.

La eficiencia operativa de una empresa es la mejora de la calidad del producto mientras se reducen los costos. Esta no es una tarea fácil, y lograr metas tan ambiciosas requerirá estrategias y cambios importantes en la empresa.

Pero el juego vale la pena, porque la principal ventaja de las mejores empresas modernas es la capacidad de responder rápida y adecuadamente a los cambios externos, manteniendoeste es el costo óptimo. La tecnología para lograr un alto nivel de eficiencia operativa debe entenderse bien.

Algo salió mal. Todo salió mal

La empresa opera desde hace varios años con buenos beneficios y una cuota de mercado estable. Nada cambia en el sistema de gestión, porque “lo mejor es enemigo de lo bueno”, y por qué, cuando los indicadores corporativos van de la mano con los gráficos de inflación y las estadísticas del mercado regional. Todo está bien.

Bueno, pero no tan bueno. Porque en esta situación, definitivamente aparecerán síntomas alarmantes:

• procedimientos adicionales y acciones regulatorias que están desactualizadas, pero nadie las ha eliminado;
• duplicación de trabajo por diferentes departamentos;
• f alta de información actualizada y fiable sobre el estado de los recursos, incluidos los financieros;
• f alta de costos y planes de optimización de costos;
• equipo antiguo, tecnología obsoleta;
• disminución de la actividad creativa de los empleados: simplemente no tienen tiempo.

Tales síntomas no pueden conducir a nada bueno. Ellos no.

Este es el resultado:

• el estado está inflado, la nómina está creciendo catastróficamente - el artículo sobre salarios;
• nadie controla los costos;
• Aparecen papeles superfluos: documentos de informes innecesarios, posiciones no rentables en los informes, etc.;
• en almacenes - exceso de existencias, y en estados financieros - congelación de dinero en existencias;
• el estado de ánimo de los empleados se asemeja al síndrome depresivo general de la empresa,cualquier motivación ha dejado de funcionar, solo queda el método “bajo el palo”.

El diagnóstico, como ves, no es importante. El mejor medio moderno de tratamiento es aumentar la eficiencia operativa. Pasemos a cómo usarlo, dosis y contraindicaciones.

Concepto, matices y diferencias

¿Cuál es la diferencia fundamental entre los métodos estándar para mejorar la eficiencia de la empresa y la iniciativa de proyecto "Eficiencia operativa"?

Nunca hay bagatelas en el bloque operativo de las actividades de la empresa. Un defecto aparentemente insignificante al principio o en una rama lateral de la cadena de proceso puede tener graves consecuencias negativas. Eliminar este tipo de situaciones suele ser muy costoso desde todos los puntos de vista: psicológico, económico, comunicativo, etc.

Por ejemplo, comienza a actuar de manera tradicional y comienza a resolver el problema del exceso de existencias en los almacenes, para reducir el nivel de existencias de productos terminados. Estás buscando una solución dentro de la empresa. Y en tal situación, existe el riesgo de tener un efecto secundario negativo en forma de conflicto con los fabricantes, a quienes les ha hecho demandas imposibles de aumentar la velocidad de lanzamiento del producto.

Desafortunadamente, el efecto de tratar de ganar en un área mientras se incurre en pérdidas en otra es omnipresente: una estrategia para mejorar los indicadores individuales a menudo conduce a la introducción de otro programa de TI, lo que complica los procesos comerciales o simplemente aumenta los costos.

La estrategia del quirófanola eficiencia implica un enfoque equilibrado para encontrar oportunidades para las reservas internas y su implementación. Es la integración de todas las actividades en la empresa.

La eficiencia operativa empresarial no es de ninguna manera una estrategia, es muy importante entender esto. La estrategia se desarrolla con la definición de indicadores objetivo, formas de alcanzarlos, los principales vectores de desarrollo. La eficiencia operativa es esencialmente una herramienta táctica, es el estado del día a día de la empresa con un desempeño estable en todas las posiciones.

Todo, a la vez y rápidamente

La mejor relación entre los costos y los resultados finales del trabajo es la principal condición para la implementación del concepto. Las empresas que operan en este formato realizan las mismas acciones más rápido, mejor y con un número mínimo de defectos. Es esta combinación de propiedades la que constituye una poderosa ventaja competitiva en el mercado. Porque no será posible alcanzar indicadores de alto desempeño rápidamente. Es muy caro. Para implementar el concepto, necesita paciencia, determinación, altas habilidades de comunicación, el programa de eficiencia operativa en sí y mucho más. Estos indicadores no se pueden "robar": no funcionará de ninguna manera para usar los de otra persona. Por lo tanto, la eficiencia operativa tiene dos propiedades más valiosas: la sostenibilidad y la longevidad.

Dos en uno: un enfoque integrado para la implementación de la estrategia

No existe una clasificación clara de los principales enfoques para administrar una organización en la economía. No hay duda de que debe ser sistémico. Pero la elecciónde los métodos de gestión disponibles puede causar ciertas dificultades. ¿Cuál es el mejor enfoque para aumentar la actividad operativa: estructural, funcional, situacional, de proceso o de proyecto?

Parece que una solución híbrida sería apropiada y lógica: combinar los dos enfoques. Estamos hablando de la integración de enfoques de proyectos y procesos. Para armonizarlos, será necesario desarrollar la estructura de actividades operativas, crear e implementar procesos utilizando la ejecución unificada de proyectos de eficiencia operativa. Todas estas acciones no son nuevas ni superfluas, son necesarias en cualquier caso. Por lo tanto, la elección de los enfoques de proceso y proyecto parece bastante aceptable.

Fases de desarrollo e implementación

Optimización de los procesos de negocio de la organización. Si el enfoque basado en procesos no se implementa en la empresa o no se implementa formalmente, esta situación deberá cambiarse. Será necesario calcular y construir cadenas de actuación óptimas que conduzcan a mejores resultados con costes mínimos en forma de recursos materiales y humanos. Los empleados responsables de la "filosofía" del proceso en la empresa deben ser asignados específicamente con una descripción clara de las responsabilidades funcionales. La subordinación directa debe ser muy alta, lo mejor de todo, el jefe o el primer subjefe

• El componente más importante y muy prometedor es el uso racional de los recursos humanos. Este principio no se limita en modo alguno a lo inteligibleestructura organizacional con responsabilidades funcionales bien definidas de cada empleado. Estamos hablando de nuevas tecnologías de reclutamiento, gestión del talento, nuevos formatos para la formación y el desarrollo de los empleados. En otras palabras, la optimización de los recursos humanos implica, en primer lugar, la alta calidad de estos recursos. Estos son empleados competentes y educados.
• Principio de "recurso" - actitud cuidadosa hacia los recursos. Hoy en día, a menudo se usa la expresión “manufactura esbelta”, que no parece muy profesional. El caso es que el sistema japonés de "manufactura ajustada" incluye requisitos bastante específicos y estrictos que muchos desconocen. De una forma u otra, la eficiencia del sistema operativo incluye un problema de "recursos". Un punto importante a tener en cuenta es que "actitud cuidadosa" no significa ahorrar dinero, sino el uso óptimo de los recursos de todo tipo.
• Seguimiento de cambios de cualquier naturaleza - internos y externos. Esto no es tan simple como podría parecer a primera vista. Información sobre competidores, nuevas tecnologías, cambios en la legislación, disputas entre jefes de departamento, accidentes en almacenes distantes: todo debe procesarse y transmitirse a través de los canales establecidos. El componente de información debe estar bien escrito en un proceso comercial dedicado.
• Sistema de control y contabilidad. Flujo competente de informes de conformidad con las reglas de la burocracia clásica. El concepto de burocracia está inmerecidamente desacreditado, significa el flujo de trabajo correcto: "el mínimo necesario para las personas adecuadas". enfoque de proceso, así comootros cambios deben documentarse por una razón: para realizar un seguimiento de los resultados y los cambios en los KPI de las operaciones.

Tareas para empresas rusas

En un contexto de estricta regulación del mercado, consumidores más sofisticados, una desaceleración en el crecimiento del PIB y muchos otros eventos que no facilitan el crecimiento de las empresas, el alcance debe definirse claramente. Incluso pueden llamarse combate y su implementación urgente: actividades de primera línea. Puedes prescindir de las bromas, pero los detalles deben ser férreos:

• Proporcionar transparencia con los socios, optimizar costos, aumentar la cobertura, actualizar la estrategia del canal de distribución.
• Construyendo alianzas estratégicas con socios clave de un nuevo tipo: con integración y condiciones contractuales cambiantes.
• Servicio incondicional de primera clase: la única forma de mantener a los clientes y tener una ventaja competitiva.
• Desarrollo e implementación de nuevos estándares para ventas directas e indirectas.

Las empresas rusas tienen todas las oportunidades para mejorar las funciones comerciales y mejorar la eficiencia operativa. La estrategia debe incluir al menos cuatro áreas:

1. mejorar la productividad laboral;
2. eficacia de la gestión de personal;
3. gestión racional del capital;
4. relaciones productivas con los clientes.

Gestión de la eficiencia operativa

Por supuesto, este es el negocio del primer líder. Entre las herramientas de controldesempeño de las tareas establecidas, también se incluye el cuadro de mando integral, que realiza un excelente trabajo con el análisis y cálculos de eficiencia operativa.

Hay tres áreas para mantener el enfoque:

1. Creación y mantenimiento de un sistema operativo eficiente y estable.
2. Formación de una nueva estructura organizativa.
3. Integre la cultura corporativa y el compromiso de los empleados en todas las actividades de mejora.

Al planificar cualquier acción efectiva, hay cuatro preguntas que debe hacerse:

• ¿Cómo optimizar las condiciones y los recursos necesarios para esta acción?
• ¿Qué personal debe participar? ¿Cómo se contactará a la gente?
• ¿Cuál es su motivación y qué se debe hacer para aumentarla?
• ¿Las personas son lo suficientemente competentes o necesitan capacitación?

Todos los tipos de operaciones y actividades encajan perfectamente en bloques de procesos de negocio. Si aún no existen, deberán describirse para luego optimizarlos de acuerdo con todas las reglas de la ciencia moderna de gestión empresarial. El enfoque de proceso es fundamentalmente diferente del funcional y, sobre todo, en su capacidad de cambiar rápidamente y enfocarse en el resultado final.

Si, con el enfoque funcional tradicional, una empresa es un conjunto de departamentos, entonces, con un enfoque de procesos, es un conjunto de operaciones en forma de procesos. La unidad de trabajo principal de toda la estrategia de mejora será la operación, el componente principal del éxito.

Personas

Ahora lo llaman de modatérmino de recursos humanos "compromiso del personal", que en realidad es el componente más importante del éxito. Es importante no reemplazar esta participación con numerosas encuestas internas a los empleados, como lamentablemente sucede a menudo. Una encuesta es una gran herramienta que definitivamente necesitará en el transcurso de todo el trabajo. Pero antes de realizar una encuesta, debe trabajar duro para que absolutamente todos los empleados comprendan hacia dónde y por qué se está moviendo toda la empresa en su conjunto y su división en particular. Y lo más importante será comprender su propio papel en este movimiento. Tal motivación nunca le ha fallado a nadie, vale mucho.

Además de una comprensión profunda por parte de los empleados de todos los cambios en la empresa, es necesario implementar seriamente el sistema de indicadores KPI clave. Después de todo, si lo observa, los indicadores clave clásicos también son indicadores de eficiencia operativa.

Resultados: hoy se necesita éxito

Lo más probable es que las empresas de hoy en día deban reconsiderar sus puntos de vista sobre la mejora de la tecnología: no pueden evitar las actividades del proyecto para mejorar los procesos y las operaciones. Hace algunos años, las ventajas competitivas se formaron al enfocar las mejoras en una dirección, por ejemplo, reducir los costos de producción o revisar el programa de fidelización de clientes. Los efectos de los cambios realizados en la mayoría de los casos no se produjeron de inmediato, sino durante varios meses o incluso años.

Hoytales tarifas son inaceptables. La situación está cambiando con velocidad cósmica en todos los frentes, ahora la instalación “éxito hoy” está funcionando. Pero no se trata solo de velocidad. Habiendo logrado un aumento en los indicadores de calidad de producción en el contexto de la optimización de costos, detenerse en esto es como la muerte. Ya en el segundo o tercer ciclo del proceso, debe comenzar a lograr mayores ganancias. No espere a que aparezcan los síntomas negativos para comenzar un nuevo proyecto para eliminarlos; este enfoque ya no funciona.

Hoy en día, no hay ni puede haber secretos corporativos o secretos asociados con beneficios específicos. Los desarrollos exitosos y las ventajas temporales de cualquier dirección en la actividad de la empresa son cantidades con un valor muy dudoso.

Mantener la ventaja competitiva será posible no con productos o áreas de actividad específicos, sino con la capacidad de la empresa para adaptarse rápida y eficazmente. La capacidad de cambiar en todos los ámbitos a la vez: recursos humanos, gestión de inventario, flujo de trabajo, línea de productos, clientes clave, gestión de riesgos y más, así debería ser la gestión del rendimiento operativo como empresa permanente.

En lugar de una conclusión: un estilo de vida saludable

La eficiencia operativa de una empresa es un proceso constante y continuo que nunca debe detenerse. Este formato de trabajo debe convertirse en un “estilo de vida saludable” para la empresa, una forma de existencia. Hablando en metáforas, no es necesario seguir una dieta estricta para perder peso con urgencia para el verano. o derribaraumento de la presión arterial con pastillas duras.

Decirle a los empleados el lunes por la mañana: "De ahora en adelante, seremos más eficientes" no es una opción, los líderes experimentados lo entienden bien. Involucre a todos, explique tanto como sea posible y proporcione las herramientas necesarias: esta es la tarea de los primeros líderes, para que la gente lo siga.

No incendios ni fuerza mayor. Estar en buena forma todo el tiempo, realizar un seguimiento de los cambios, encontrar soluciones bonitas e inteligentes, actuar de forma proactiva… Simplemente así. No hay otra manera.