Cómo llevar correctamente un libro de caja. Libro de caja: muestra de llenado

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

De conformidad con la legislación nacional, todas las organizaciones deben mantener fondos libres en el banco. Al mismo tiempo, la mayoría de los acuerdos de las personas jurídicas deben realizarse entre ellos en forma no monetaria. Para el flujo de efectivo, necesita una caja, un empleado que trabaje con ella y un libro en el que se registrarán las transacciones. A continuación, consideraremos con más detalle las características de completar la documentación.

Libro de caja: ¿por qué es necesario y cómo llevarlo?

Como muestra la práctica, en la mayoría de las organizaciones la rotación de fondos se lleva a cabo de forma no monetaria. Sin embargo, esto no significa en absoluto que no se utilice efectivo en el curso de las actividades de estas empresas. Si hay al menos un pequeño porcentaje de transacciones concluidas con billetes, entonces la empresa debe tener un libro de caja. ¿Cómo llevar este diario? ¿Quién debe ingresar información en él? Estas preguntas preocupan a muchos empresarios. Cabe señalar que segúnDesde 2014, las empresas que cuenten con un libro de ingresos y gastos no podrán emitir warrants para transacciones en efectivo. En consecuencia, el libro de caja, cuyo llenado de muestra se describirá a continuación, no puede ser llevado por ellos. Sin embargo, algunos empresarios continúan usándolo. Sin embargo, muchas organizaciones lo compilan incorrectamente. Para evitar problemas con Hacienda, sanciones y otras penalidades, debe considerar cuidadosamente las operaciones realizadas y saber llevar un libro de caja correctamente.

Marco normativo

Antes de que entraran en vigor las nuevas recomendaciones sobre la contabilidad de las transacciones en efectivo, no había indicaciones directas en la legislación de que todos los empresarios deberían tener un libro de caja. El patrón de relleno tampoco se configuró. En la práctica de los tribunales de arbitraje, hubo casos en que la decisión se tomó a favor de los empresarios que no tuvieron en cuenta las transacciones en efectivo en el diario. Desde 2012 se adoptó el procedimiento de llenado del libro de caja. La instrucción prescribe la presencia obligatoria de un diario de transacciones para todos los empresarios, independientemente del sistema tributario que utilicen si realizan transacciones en efectivo. Por la preparación incorrecta de la documentación y otras violaciones de la disciplina contable que se revelarán durante la auditoría, se puede imponer una multa a la organización.

Característica del documento

Antes de explicar cómo llevar correctamente un libro de caja,deberia explicar que es. De la información anterior, está claro que este es un diario especial para registrar todas las transacciones en efectivo. Además, el libro de caja está incluido en la lista de documentación contable. La resolución del Comité Estatal de Estadística aprobó la forma del diario contable. Se llama KO-4. El procedimiento correcto para llenar el libro de caja está determinado por los Reglamentos correspondientes. Las instrucciones fueron aprobadas por el Banco Central en 2011. Saber llevar un libro de caja correctamente es muy importante, ya que las inspecciones de control lo revisan con bastante frecuencia. Cada año se elabora un nuevo documento.

Ejemplo para llenar y llevar un libro de caja: provisiones básicas

Un documento tiene 50 o 100 páginas. En cuanto a la cuestión de cuándo es necesario llevar un libro de caja, de conformidad con la ley, se establece que el diario se compila desde el comienzo del año y en orden ascendente. La portada indica el período de validez del documento. Si el diario terminó antes del final del año, se compila uno nuevo. Las grabaciones no se interrumpen y continúan en orden cronológico. La portada de la nueva revista indica la fecha de inicio y finalización de su compilación. En este caso, la secuencia de documentos será fácil de determinar. Como regla general, una empresa adquiere un libro de caja listo para usar impreso en una imprenta, con columnas y gráficos alineados. También puede redactar un documento en forma electrónica (a continuación se describe cómo llevar correctamente un libro de caja en este formato). Todas las páginas están numeradas inmediatamente en toda la revista. Numero totallas hojas se pegan al final (en la última página). La cantidad indicada está certificada por las firmas del jefe y la persona responsable. El libro cosido se sella con un sello de cera o masilla.

Persona responsable

En la empresa hay un empleado a cargo del libro de caja. La forma de mantener adecuadamente este registro se indica en las recomendaciones pertinentes que el empleado debe conocer. Este empleado realiza transacciones en efectivo e ingresa información sobre ellas en el documento. La hoja completa está certificada por una firma. Esto significa que el empleado asume toda la responsabilidad por las operaciones realizadas y la información ingresada. Al final de la jornada laboral, el empleado transfiere el saldo de efectivo al departamento de contabilidad. Junto con él, se transmite toda la documentación: recibos primarios y órdenes de débito. La hoja completa del libro también está firmada por el contador que acepta. Si este último no está en la empresa, el jefe pone la firma. Este procedimiento se realiza diariamente. Para realizar transacciones en efectivo, un empleado responsable autorizado por el jefe debe estar familiarizado con sus deberes, derechos y responsabilidades contra la firma. Si hablamos de cómo llevar el libro de caja de un empresario individual, entonces el proceso en sí es similar al que se lleva a cabo en una organización. Sin embargo, un empresario individual no siempre tiene personal y, en particular, no necesariamente hay una persona responsable de realizar y contabilizar las transacciones en efectivo. Si el empresario individual trabaja solo, entonces recibe y consumefondos. En consecuencia, él mismo hace entradas en el diario y firma las páginas completas. Para aquellos que no saben cómo mantener adecuadamente un libro de caja, los siguientes consejos para un contador los ayudarán a navegar por los requisitos.

Página de título

Esta página debe contener la siguiente información:

1. Para una entidad legal - el nombre completo de la organización, para un empresario individual - el nombre completo del empresario, el nombre de la unidad (si es una sucursal).
2. Período de validez de la revista. Puede ser un año o una fecha concreta si hay varios documentos.
3. OKPO.

El interior del documento

Hablando de cómo elaborar correctamente un libro de caja, debe tenerse en cuenta que las entradas, tanto de gastos como de ingresos, se ingresan en una página. Al final del día, se reduce el resto y se suma el total. Se elabora un informe sobre las transacciones realizadas. Cada hoja del libro consta de dos partes con una línea de rasgado. La primera mitad es una página de registro que contiene información sobre las operaciones. La segunda parte es el informe del cajero. Puede doblar la hoja a lo largo de la línea de rasgado y conservar las notas de papel carbón. Después de ingresar la información, la hoja se corta. La primera parte de la página debe estar encuadernada. Se adjuntan al informe los documentos que confirman la realización de las operaciones (estos documentos se denominan "primarios"). Por ejemplo, puede ser un extracto de una orden, una orden de recibo de efectivo, una solicitud de anticipo, un poder notarial, etc.

Ingresar información en columnas

En la parte superior de la página debela fecha en que se ingresó la información. El llenado de la hoja comienza con una columna que indica el saldo al comienzo del turno. Aquí se ingresa la cantidad, que se transfiere desde el final de la página anterior. A continuación, ingrese el número de serie de la orden de pago en efectivo. Se indica en la columna "Número de documento". La siguiente línea la ingresa la persona a quien se emitió este documento o de quien se recibió este documento. Si se trata de una persona física, se ingresa el nombre completo, si la persona jurídica es el nombre de la organización. En la siguiente columna indique el número de la cuenta o subcuenta correspondiente. Ingrese información que indique el método de recibo o gasto de efectivo. Por ejemplo, r / s - sch. 51, salario - sc. 70, clientes y compradores - sch. 62. Cabe señalar aquí que estas líneas no las completan los empresarios individuales.

A continuación están las columnas "Gastos" e "Ingresos". Indican las cantidades en rublos en cifras. Los centavos se indican después de la coma. Por ejemplo, la cantidad de fondos que se emiten es la siguiente: 129,05 p. Cada transacción se registra inmediatamente después de su finalización. Las entradas se realizan únicamente sobre la base de documentos primarios. La columna "Transferencia" contiene información sobre la cantidad de operaciones en las líneas anteriores. Al final, debe calcular el resultado total. Se ingresa en la columna "Total del día". El resultado se calcula por separado para el dinero emitido y los fondos recibidos. El siguiente es "Restante". Es necesario sumar todo el efectivo que entró y quedó del día anterior. De esta cantidadse retiran los fondos desembolsados. La cifra registrada en el libro debe coincidir con el estado real del efectivo disponible. Las líneas que queden libres deben tacharse. Esto es necesario para que nadie llene las columnas vacías. Esto se hace con la letra Z. Al final de la página se indican los nombres del cajero y contador. Además, se indica el número de pedidos entrantes y salientes elaborados por día. Si no se realizaron transacciones en efectivo durante el día, la página se deja en blanco. Al mismo tiempo, el saldo disponible al final del día se transfiere al siguiente sin ajustes.

Versión electrónica

La introducción generalizada de la tecnología informática no ha pasado por alto el libro de caja. La versión electrónica de compilación del diario facilita enormemente el trabajo de los empleados. Se utiliza un programa especial para mantener el libro. Muestra el registro en la pantalla de la computadora. Las columnas se llenan de la misma manera que se describe arriba. Todos los días, el empleado responsable ingresa la información necesaria y, al final del turno, imprime una hoja. La versión en papel debe tener dos partes: el informe en sí y la mitad complementaria. El cajero firma la página. Si el empleado tiene una firma electrónica, entonces puede usarla, así como una normal. Cada una de estas páginas está numerada. Al final del año, se forma un libro a partir de hojas impresas. La última página muestra el número total de inserciones. Está certificado por las firmas y el sello de la empresa. Se permite compilar un libro electrónico una vez al trimestre, no al año. Los informes y la documentación adjunta se envían al departamento de finanzas.

Ingresos y gastos

El recibo de efectivo se emite mediante una orden de recibo de efectivo. El recibo, su parte desprendible, debe archivarse con el extracto bancario. Las operaciones de disposición de fondos se ejecutan, respectivamente, por una o más órdenes de gasto. Cuando se entrega efectivo al banco, se emite un recibo y una orden para el empleado. El primero se archiva en el cajero y el segundo en el estado de cuenta.

Correcciones en la revista

Si se cometió un error en el libro que no tiene un impacto significativo en el informe, se puede corregir. Está terminantemente prohibido arrancar páginas de la revista. Tampoco está permitido usar un trazo, un marcador, limpiar con una cuchilla, un borrador y otras manipulaciones similares. Si el error tipográfico no implica cambios en los restos de ningún período, entonces su corrección se realiza de la siguiente manera: la entrada incorrecta se tacha cuidadosamente y la correcta se coloca al lado. La corrección debe ser necesariamente certificada por firmas. El cajero y el contador deben firmar. Si hay varias correcciones en la página, cada una de ellas debe estar certificada. Si se comete un error grave, el cajero redacta una solicitud dirigida al contador jefe. El jefe de la empresa reúne una comisión que se encargará de las correcciones. Sobre la base del error, se elabora un estado contable. Describe la naturaleza de la inexactitud y el método para corregirla.

Comprobación de la disciplina de informes

Regate correctoel libro de caja tiene derecho a controlar la organización bancaria que administra la cuenta de la empresa. El administrador será notificado mediante notificación de que se llevará a cabo una auditoría. Será necesario entregar al banco para evaluación hojas sueltas, totalmente ejecutadas, informes de caja junto con la documentación adjunta y papeles de anticipo, si el dinero fue emitido bajo el informe. Si el cheque afectará al año en curso, no es necesario coser el diario (esto se hace al final del año). Al finalizar las actividades de control, el libro será devuelto a la empresa. En este caso, el organismo autorizado emitirá un acto sobre la verificación completa de la disciplina de notificación. Si el documento contiene comentarios, éstos deberán ser eliminados dentro del plazo que establezca la autoridad de control. Además, la oficina de impuestos puede verificar la corrección del llenado del libro de caja. Se pueden aplicar sanciones por violaciones identificadas durante las actividades de control. Al mismo tiempo, cabe señalar que el inspector puede imponer una multa a la empresa si los errores se detectan dentro de los dos meses siguientes a su admisión.