¿Qué son las cuentas por cobrar y cómo trabajar con ellas?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Las organizaciones o los empresarios individuales con un sistema de pago que no es en efectivo a menudo se quedan perplejos: "¿Qué pasa? Las cuentas por cobrar aumentan cada mes, crecen como una bola de nieve". Alguien dirá que esto es bueno: los productos (servicios) tienen demanda y, con el cálculo, puede esperar un tiempo. Pero no se engañe, básicamente, tal aumento es una señal de que la empresa incurrirá en pérdidas en un futuro próximo. ¿Alguna vez has pensado que algunos deudores permanentes te utilizan como banco? Esos fondos que no te pagan a tiempo son dinero gratis para tus clientes. Los mandan a otras necesidades, dicen, se puede esperar con los pagos (nadie lo exige). ¿Y qué hacen las organizaciones de crédito en este caso? Naturalmente, multado por demora en el pago o devengo de intereses. Así que es hora de entender quécuentas por cobrar y cómo reducirlas tomando un control estricto!

Consejos para ayudar a reducir las cuentas por cobrar

En principio, toda la "cuenta por cobrar" se divide en los siguientes tipos: normal (el período entre el envío (prestación de servicios) y el período de liquidación en virtud del contrato); vencido (no se recibió el monto en la fecha estipulada en el contrato) y sin remedio (cuando no hay forma de devolver el dinero). Y para no estar en la segunda y tercera situaciones, debe cumplir con los siguientes consejos. El trabajo continuo con cuentas por cobrar tiene varias etapas.

1. Haga un seguimiento semanal de los deudores con el software. Afortunadamente, ahora se han desarrollado programas de computadora que generan informes en cuestión de segundos. Esto le permite monitorear sistemáticamente la situación financiera.
2. Cuanto antes factures, antes llegará el dinero. Además, es deseable que se le recuerde al cliente las condiciones de pago. Por ejemplo, adjunte una carta respetuosa sobre esto a la factura, o puede agregar esta información en la hoja de factura a continuación, res altándola en negrita. La idea de pagar a tiempo debe estar firmemente arraigada en la memoria del deudor.



3. Un sistema de descuento por pronto pago es una excelente manera de animar a los clientes a pagar lo antes posible. Esto significa que puede obtener un descuento, digamos, del 2%, si el pago se realiza dentro de los 10 días, mientras que el contrato especifica un período de 30 días a partir de la fecha de emisión.cuenta (y vea el Consejo 2 a continuación).
4. El trabajo constante con los deudores aumenta enormemente las posibilidades de conseguir dinero. Las cartas deben ir acompañadas de llamadas telefónicas. Por supuesto, los recordatorios no deben verse como acoso en primer lugar. Los mensajes siempre deben ser educados pero firmes, pregunte a los compradores cuándo pueden pagar.
5. Otra forma efectiva es establecer castigos tales como sanciones, multas, intereses. Por ejemplo, solo mire las facturas de servicios públicos o un teléfono móvil para comprender qué cuentas por cobrar en el sector de la vivienda y los servicios públicos y las comunicaciones, y también para ver qué condiciones de acumulación y cobro se establecen allí. Estas empresas son extremadamente eficientes en el cobro de impagos.
6. Envíe la deuda a una agencia de cobro si, a pesar de todos los esfuerzos, el deudor no le paga. No es lo ideal, pero las empresas de cobro saben qué son las cuentas por cobrar, cómo manejarlas y son muy obstinadas en "eliminar" el efectivo.

¿Por qué necesitamos una auditoría de la deuda?

Con la gestión adecuada, el seguimiento constante de las deudas funciona de forma eficaz. La mayoría de los clientes tienden a pagar a tiempo. Además, es recomendable verificar el estado de las cuentas mediante la realización de una auditoría de cuentas por cobrar y por pagar. Con base en sus resultados, se identifican las fortalezas y debilidades de las actividades de la empresa y se proponen las medidas apropiadas para mejorar su situación financiera. Los principales pasos de la auditoría son los siguientes:

1. Estudio de documentos constitutivos, políticas contables de la organización.
2. Análisis de la documentación primaria, vinculando la documentación financiera con los términos de los contratos y precios vigentes en ese momento.
3. Evaluación de documentos de liquidación, comparación con formularios de informes.
4. Determinación de la fiabilidad de los datos del balance y sus aplicaciones.
5. Desarrollar recomendaciones.

En principio, el área de trabajo con cuentas por cobrar y por pagar requiere solo un sistema de organización y control que funcione bien. Establece tus propias reglas y luego síguelas.