Estructura de gestión matricial: esquema, principios básicos, eficiencia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La estructura organizacional es un modelo de relaciones entre puestos y personas en una determinada organización.

La estructura organizativa es un conjunto de diversas dependencias (p. ej., funcionales, jerárquicas) entre elementos individuales (como posiciones organizativas, células, unidades) de organizaciones que le permiten gestionarla. La esencia del SO es la conexión correcta de las metas y objetivos con las personas y las formas de influir en los procesos de trabajo, es decir, la creación de ciertas partes en la organización y luego su integración para administrarlas de manera más efectiva.

La estructura matricial es una de las estructuras más solicitadas para organizaciones complejas que se caracterizan por centrarse en actividades de proyectos.

La estructura matricial se caracteriza por apartarse del supuesto tradicional de que la estructura organizativa formal en su conjunto debe ser un sistema permanente e invariable. En esta estructura, fue posible combinar las características positivas de las estructuras de líneas de pentagrama con las propiedades de la estructura.

Concepto

La forma matricial de organización de gestión se refiere a una de las formas de estructuras organizativas de la empresa, que están bastante extendidas en las condiciones modernas. Se basa en la superposición de dos criterios de fusión. Los departamentos funcionales forman la base para crear una matriz. Después de su definición, se seleccionan y trazan conjuntos de grupos. Según el perfil de la empresa, el criterio principal para distinguir los grupos mencionados anteriormente es el departamento de producción o temporal que se ocupa de una tarea específica.

Este tipo de estructura se asocia con el concepto matemático de matriz, es decir, un arreglo rectangular de números reales, caracterizado por una combinación de columnas y filas.

En una estructura matricial, las columnas son equivalentes a funciones de repetición constante. Cada elemento de la matriz tiene 2 centros de decisión: un administrador de funciones y un administrador de tareas. Sus ventajas son la flexibilidad y la apertura a los cambios en el entorno, una mayor responsabilidad del director del proyecto por el proyecto, un flujo de información mejorado y la oportunidad para que los empleados aumenten su creatividad.

Este tipo de estructura organizativa se introdujo en los años sesenta en la industria aeroespacial. La NASA ha desempeñado un papel de liderazgo en la aplicación de este marco. La estructura de la matriz suele construirse en torno a los problemas o proyectos en los que participa la organización. Suelen reconocerse en las filas de la matriz. Las columnas de matriz son análogas a las funciones constantes y repetitivas.

Aplicaciones

Estructura matricialse utiliza cuando es necesario realizar ciertas actividades especiales que requieren el nombramiento de equipos de proyecto en el sistema de gestión empresarial. Los miembros de estos grupos son empleados de las unidades organizativas permanentes de la estructura.

La cesión de empleados puede ocurrir en los siguientes casos:

• desconexión completa de la célula (departamento) original durante la duración de la tarea (proyecto) de la empresa y subordinación completa al gerente del grupo de proyecto asignado (estamos hablando de los llamados equipos de proyecto);
• doble subordinación de los empleados: tanto al jefe de división de la célula principal como al jefe de equipo (esta solución corresponde a las típicas estructuras matriciales).

Cada empleado, que es uno de los eslabones en la estructura de la matriz, es miembro del equipo del proyecto, así como del departamento funcional. El resultado de este bipartidismo es el hecho de que hay varios líderes. La estructura organizativa matricial es una empresa bastante compleja. No todas las empresas pueden implementarlo de manera efectiva. La aplicación de esta estructura puede generar muchas cosas tanto positivas como negativas en la organización.

Beneficios

Entre las características positivas del uso de la estructura matricial se encuentran:

• crear condiciones para el trabajo interdisciplinario;
• promover habilidades de colaboración;
• flexibilidad;
• promover una alta identificación de los empleados con los objetivos;
• crear mecanismos independientes de gestión y coordinación;
• promover la aparición del fenómeno de la sinergia;
• liberación del potencial creativo de los empleados;
• posibilidad de enfoque integral en un problema detallado;
• mayor apertura y flexibilidad para adaptarse a los cambios del entorno;
• aumentar la responsabilidad del gerente-coordinador de la empresa debido a la expansión de sus competencias para todo el ciclo de implementación del proyecto;
• mejorando el flujo de información.

Defectos

Entre las características negativas del uso de la estructura matricial se encuentran:

• alto coste de gestión;
• posibilidad de anarquía;
• mayor tiempo de finalización de tareas;
• violación del principio de unidad de mando y posibilidad de disputas de competencia entre los jefes de funciones y los coordinadores de proyectos;
• f alta de compenetración y confianza por parte de los líderes de funciones y proyectos;
• exige bastante a los gerentes y subordinados, lo que provoca dificultades para llenar los grupos de trabajo;
• incertidumbre y amenaza que acompañan al líder del equipo y a los participantes en el mecanismo de gestión del proyecto;
• sobrecargar a los gerentes de proyecto con problemas de coordinación continuos.

Características de la estructura

La estructura matricial se recomienda como moderna debido a la facilidad con la que una organización que opera en una matrizsistema capaz de responder a condiciones ambientales cambiantes. Este tipo de estructura se basa en el principio de agrupación bidimensional: las columnas son el equivalente de funciones que se repiten constantemente, y las líneas representan tareas, productos y proyectos inusuales que cambian periódicamente.

Si una organización realiza varias tareas separadas (proyectos) al mismo tiempo, los equipos que las realizan actúan como si "cruzaran" la estructura tradicional de "línea de personal", creando una matriz de tareas y funciones.

Cada elemento de la matriz - un puesto o una unidad organizacional - son dos centros de toma de decisiones: un administrador de funciones y un administrador de tareas (proyecto). Ambos sistemas se entrecruzan como resultado de la penetración de la antigua división en funciones con la nueva división en proyectos. Esto conduce a la transferencia de información y la coordinación del trabajo en un arreglo horizontal, y la descarga suele sobrecargar los canales verticales (división jerárquica por funciones).

En la estructura matricial, que utiliza dos reglas de agrupación superpuestas, existen características estructurales de gestión empresarial como:

• alto grado de especialización de tipo profesional;
• descentralización profunda;
• pequeño grado de formalización.

Estructura matricial en la práctica

La mundialmente famosa empresa estadounidense de automóviles Ford utilizó un enfoque de matriz para crear uno de sus modelos más populares, a saber, el Ford Focus. El grupo creado para este fin se denominó "equipoenfoques", incluyendo ingenieros, diseñadores, especialistas en marketing y producción. La organización del trabajo del jefe fue realizada por expertos de otras áreas de la empresa. Gracias a la implementación de esta estructura y la reunión de especialistas, el proyecto para crear un nuevo modelo tuvo éxito al menos un año antes de lo que se podría haber logrado utilizando el enfoque anterior de la empresa.

Las siguientes empresas también utilizan la estructura matricial: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid y Manhattan Bank. Sin embargo, la estructura matricial, a pesar de todos los esfuerzos de implementación e intentos de implementación, no encontró aplicación en empresas como Philips o Citibank. La situación anterior supone que la estructura matricial no es una estructura universal adecuada para su implementación en cualquier empresa.

Ejemplo de estructura matricial

La siguiente figura muestra un ejemplo de una estructura de control matricial y un diagrama de las relaciones dentro de ella.

Como puede verse en la figura, la estructura contiene tanto el principio de separación funcional como de diseño de los enlaces de subordinación.

El jefe de la empresa dentro de esta estructura tiene varios adjuntos. director de áreas: marketing, I+D+i, producción, economía y finanzas, departamento técnico. Esta lista puede variar de una compañía a otra. Cada uno de estos diputados los directores asumen sus responsabilidades funcionales de acuerdo con el perfil.

En la subordinación de cada uno de ellos se puede ver funcionalempleados. Si tomamos el departamento de personal, entonces el gerente de personal estará subordinado al adjunto de personal. Si tomamos un asistente de marketing, entonces un especialista en marketing estará subordinado, etc.

El director de recursos humanos realiza sus tareas funcionales en el campo del trabajo de personal, pero al mismo tiempo también tiene otro director de proyecto (no solo funcional). Este empleado obedece y cumple las órdenes de su jefe de proyecto al que estaba adscrito. Esto res alta la esencia de la doble cadena de mando.

Del mismo modo, puede tomar el ejemplo de un especialista en suministros. Por un lado, en el marco de la estructura organizativa, informa a su jefe del departamento de adquisiciones, por otro lado, participando en el proyecto, informa al director del proyecto en el desempeño de la función de suministro.

¿Cuándo aplicar la estructura matricial?

La estructura de control matricial y su esquema de aplicación es posible en las siguientes situaciones:

• Cuando el entorno externo de la empresa ejerce una fuerte presión sobre ella, por ejemplo, en caso de alta competencia en el mercado. Mediante la adopción de medidas integrales de todas las celdas de la estructura de matriz, puede atraer la atención de los consumidores de manera rápida y efectiva.
• En una situación en la que una empresa procesa innumerables cantidades de datos e información. El uso de esta estructura facilita enormemente la distribución de responsabilidades y la coordinación de tareas.
• En caso de que los recursos en los que se encuentra la organización sean limitados, la estructura matricial resulta estar ahorrandodecisión. Mediante el uso de recursos limitados, como especialistas en producción, no solo se puede utilizar el departamento que produce el producto A, sino también el departamento que produce el producto B.

A pesar de las dificultades que implica crear una estructura de matriz activa, funciona en las empresas y, a menudo, contribuye al éxito y acelera la sincronización de los proyectos.

Principios básicos de formación

En la estructura de control matricial y el esquema de su formación, se distinguen dos partes separadas: fija y variable. La parte fija se compone de unidades organizativas específicas de la estructura de personal (administración general), mientras que la parte variable se compone de grupos de empleados asignados a una obligación específica (proyecto). Después de la finalización de este proyecto, estos equipos se separan y se pueden recrear según las necesidades de la institución.

Así, la parte variable de la estructura incluye puestos organizacionales o conjuntos de puestos creados a partir de empleados adjuntos, como parte de las funciones que componen el proceso de producción (por ejemplo, investigación y desarrollo, planificación, compras, producción, ventas), para la realización de proyectos individuales. Según el tipo de empresa, se nombran gerentes de proyecto y otros empleados de las divisiones industriales. La parte fija de esta estructura consta de las típicas unidades organizativas de apoyo (por ejemplo, personal, finanzas, contabilidad, etc.) necesarias paragestión eficaz de las instituciones.

La estructura de gestión matricial y el esquema de su estructura son una matriz en la que las columnas son una jerarquía funcional y las filas de enlaces son una jerarquía técnica. Así, las células ejecutivas (departamentos) reportan al gerente funcional en el sistema vertical, mientras que en el sistema horizontal dependen de los coordinadores de proyecto.

El nombre de la estructura matricial se deriva de las matemáticas: en ciencia, el término "matriz" se refiere a una matriz rectangular de números reales que caracteriza la retroalimentación de filas y columnas. Juntos, esto crea una matriz que define la relación entre los elementos de fila y las columnas.

En un organigrama matricial, las filas suelen representar tareas inusuales y recurrentes, mientras que las columnas son el equivalente de funciones permanentes y repetitivas realizadas por grupos de personal. Si varios o una docena de proyectos importantes se llevan a cabo simultáneamente, los equipos que realizan estos trabajos actúan como si fueran "cruzados" de la estructura tradicional de línea de personal, creando una matriz de tareas funcionales de objetos. Un rasgo característico de la estructura matricial es la desviación del principio de control exclusivo.

Conclusión

La estructura matricial se puede considerar como una solución universal, especialmente en aquellas instituciones donde se realizan tareas individuales complejas que requieren la coordinación y cooperación de especialistas de diversas industrias. Por lo tanto, la matrizla estructura es especialmente útil en institutos científicos y de investigación, oficinas de diseño, centros de investigación, etc. En la actualidad, dicha estructura también se utiliza en muchas instituciones grandes (holdings, corporaciones), así como en empresas de consultoría organizacional y agencias de publicidad. La estructura de la matriz es flexible y permite la interacción entre las personas en todos los niveles de gestión de la organización.