Remuneración por trabajo en un viaje de negocios: normas, reglamentos, trámites, cálculo y pagos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Muchas empresas requieren que los empleados viajen regularmente para resolver numerosos problemas laborales. Al mismo tiempo, cada empleador y empleado debe saber cómo funciona la remuneración en un viaje de negocios. Para ello se tiene en cuenta el salario de un especialista en la empresa, la duración del viaje de negocios y otros factores. Si se violan las reglas para calcular el pago, entonces la empresa puede ser considerada administrativamente responsable debido a la violación de las disposiciones del Código Laboral.

El concepto de un viaje de negocios

Los viajes de negocios están representados por la salida de un empleado a otra ciudad o país por orden del gerente. Su finalidad principal es la ejecución de determinados pedidos, el establecimiento de contactos con otras firmas o la resolución de diversos asuntos con contratistas o clientes. La duración de dichos viajes depende de su propósito.

La mayoría de las veces se requieren viajes de negocios para resolver asuntos importantes para la empresa:

• construir relaciones con otras empresas;
• control sobre las actividadesramas;
• necesidad de firmar un nuevo contrato;
• asistir a exposiciones o presentaciones.

Un empleado que se ha ido de viaje de negocios conserva su puesto y el salario medio no se reduce. Además, el empleador está obligado a reembolsar de manera competente todos los gastos asociados con este viaje. Por lo tanto, el pago del viaje de negocios lo calcula el departamento de contabilidad.

¿A quién se puede enviar en viajes de negocios?

Para enviar a un empleado a un viaje de negocios, basta con que el jefe emita un pedido especial. Sobre esta base, el especialista debe realizar una tarea específica en otra región de Rusia o incluso en otro estado. Para hacer esto, el empleado debe tener las habilidades y experiencia adecuadas.

Al mismo tiempo, hay algunos especialistas que no pueden ser enviados en un viaje de negocios. Estos incluyen empleados de la empresa:

• mujeres embarazadas;
• ciudadanos con niños pequeños;
• trabajadores menores de edad;
• personas que cuidan niños discapacitados o familiares enfermos.

Los profesionales antes mencionados pueden realizar viajes de negocios solo después de haber obtenido el consentimiento por escrito, y no debe haber contraindicaciones médicas para realizar un viaje de negocios.

El concepto de viáticos

La remuneración por el trabajo en un viaje de negocios debe realizarse de acuerdo con ciertas reglas. Los fondos recibidos por un ciudadano se denominan viáticos. Aestos incluyen pagos:

• Viáticos. Están representados por los gastos necesarios para vivir y comer de un ciudadano en otra ciudad o país. Los fondos se proporcionan exclusivamente por adelantado, por lo que deben ser recibidos por un especialista antes de ser enviados a un viaje. Para transferir fondos, se requiere que el jefe emita una orden apropiada. El dinero puede emitirse en efectivo o mediante transferencia a la tarjeta bancaria del empleado. Después de regresar, el ciudadano debe redactar un informe que se transmite al contador. En él se enumeran todos los gastos en que incurre un ciudadano durante el viaje, por lo que debe conservar todos los cheques, billetes u otros documentos de pago. Si antes se recibió muy poco dinero, se asignan fondos adicionales.
• Pago durante un viaje de negocios. Está representado por el salario directo de un ciudadano durante un viaje de negocios. Bajo tales condiciones, los fondos se calculan y acumulan simultáneamente con el salario de todos los demás días del mes. La remuneración durante el viaje de negocios se transfiere en el orden general, es decir, el día en que se paga el salario en la empresa.

El cálculo del pago es ligeramente diferente, y esto se debe al hecho de que un ciudadano se ve obligado a pasar no solo los días de semana, sino también los fines de semana en otra ciudad.

Matices de acumulación

Al determinar el monto de la remuneración en un viaje de negocios, los contadores deben tener en cuenta algunas reglas, y se incrementan regularmente debido a la introducción de cambios en la legislación. A estoslas reglas incluyen:

• La asignación diaria no puede exceder los 700 rublos si el viaje no implica cruzar la frontera estatal.
• Si planea visitar otro país, esta cantidad aumenta a 2,5 mil rublos.
• Se permite pagar viáticos en moneda extranjera, pero el cálculo tiene en cuenta el tipo de cambio del día en que los fondos se transfirieron directamente al empleado de la empresa.
• Si un especialista adquiere moneda de forma independiente en otro país, debe entregar al contador un certificado de cambio y, si f alta este documento, se utiliza la tasa del Banco Central en el momento de la emisión de los fondos.
• Si el viaje de negocios no dura más de un día, no se paga la asignación diaria.
• Todos los gastos incurridos por un empleado en un viaje no están sujetos al IRPF ni a las primas de seguro.
• La empresa puede asignar asignaciones diarias superiores a 700 o 2500 rublos, pero se requiere el impuesto sobre la renta personal de la cantidad en exceso.
• El procedimiento para calcular la remuneración de un empleado en un viaje de negocios tiene momentos similares con el cálculo del pago de vacaciones.
• Los salarios se acumulan para las personas en un viaje de negocios solo en días hábiles, pero en vacaciones, los fondos se acumulan en función de los días calendario completos.

El contador necesita obtener información precisa sobre cuántos días pasó el empleado en un viaje de negocios.

Reglamento legislativo

El pago del trabajo durante un viaje de negocios debe hacerse sobre la base de las disposiciones del art. 167 TK. Indica que el titular de la empresa está obligado a conservar su lugar de trabajo para el trabajador, ycubrir también todos los gastos relacionados con el viaje.

Por lo tanto, es ilegal transferir solo salarios sin varias asignaciones.

El procedimiento de cálculo está regulado por el art. 139 TK y PP No. 749. Si el contador de la empresa viola la ley, entonces la empresa y los funcionarios pueden ser considerados administrativamente responsables.

¿Qué salario se paga?

La remuneración por viajes de negocios, de acuerdo con el Código Laboral de la Federación Rusa, debe calcularse en función de las ganancias promedio de un empleado por año. Se asignan fondos adicionales al empleado además del salario directo. Estos incluyen pagos:

• reembolso de gastos de manutención en otra región o país;
• fondos destinados a la realización de actividades laborales en un viaje de negocios;
• pago por transporte.

En algunas empresas, el pago de días en un viaje de negocios se realiza inmediatamente antes del viaje, pero solo se permite pagar una parte de este monto por adelantado, y el resto de los fondos se transfieren después del viaje de negocios. El pago no siempre está representado por una cantidad estrictamente definida, ya que los gastos están influenciados por varios factores, que incluyen el tipo de cambio, el costo del alojamiento y los boletos, así como la duración del viaje.

Un empleado que regresa de un viaje de negocios debe completar un informe especial. Enumera todos los fondos gastados y los artículos comprados, y todos los gastos deben estar respaldados por los documentos de pago correspondientes. Según el informe, la últimapago de un viaje de negocios basado en el salario promedio de un empleado.

¿Qué días se pagan?

Antes del cálculo, debe determinar cuántos días estará el empleado en un viaje de negocios. La remuneración por trabajo en viaje de negocios en día libre no se devenga, por lo tanto, solo se toman en cuenta aquellos días en que la empresa trabaja directamente, para lo cual se toma en cuenta el horario de trabajo de la empresa.

Contador durante el cálculo debe utilizar la hoja de tiempo. Esto es especialmente cierto en una situación en la que la empresa utiliza un horario de trabajo flotante. Las vacaciones en un viaje de negocios no se pagan, pero cada organización puede acumular fondos de forma independiente si es necesario para los empleados.

Procedimiento de cálculo

El proceso de determinar el salario de un empleado que se encuentra en un viaje de negocios durante mucho tiempo implica que el contador realice varias acciones secuenciales. Es aconsejable durante el procedimiento utilizar la disposición sobre la remuneración de los viajes de negocios, la cual puede ser constituida por empresas directas y garantizada por la orden correspondiente.

El proceso de cálculo se divide en etapas:

• determina cuántos días laborables dedicará el empleado a un viaje de negocios;
• calcula la cantidad de salario que le correspondería a un especialista si continuara trabajando en la empresa durante el período de facturación;
• revela cuántos días se incluyen en el cálculo;
• calcula las ganancias promedio por el período de tiempo en que el especialista estará enviaje de negocios.

Durante el cálculo de la remuneración de los conductores en un viaje de negocios, se tienen en cuenta los gastos adicionales que el empleado deberá asumir en un viaje de negocios. Comprende el costo de la gasolina, alojamiento en diferentes hoteles o posadas, así como los gastos necesarios para llevar a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Todos estos gastos están previstos en el Reglamento de salarios.

Características de pago de fondos

Durante los cálculos, los contadores pueden usar diferentes formas y métodos para calcular los salarios de las personas que se encuentran en un viaje de negocios. Por lo tanto, las características de este proceso incluyen:

• Si es necesario, se puede cobrar un pago adicional hasta el salario promedio de un ciudadano. A menudo sucede que después de un viaje de negocios resulta que el empleado recibió mucho menos dinero del que le habrían pagado si hubiera abandonado el viaje de negocios y trabajado en la oficina. En este caso, podrán presentar una reclamación ante la inspección del trabajo. Para evitar conflictos con los empleados, se cobra un recargo. Su tamaño puede ser diferente, ya que la condición principal es la necesidad de pagar una cantidad de fondos que sea igual al salario promedio de un ciudadano. Esto es especialmente cierto si se utilizan salarios a destajo en un viaje de negocios. Dado que un ciudadano prácticamente no tiene resultados de actividad, con un cálculo estándar puede resultar que se le paga un salario demasiado bajo, por lo tanto, se realiza un pago adicional hasta el ingreso promedio. Los propios líderes de las empresas toman tal decisión, ya que no les interesaempeorar la situación financiera de los empleados que aceptan viajar por negocios.
• Días libres pagados. A menudo, un especialista de una organización necesita realizar un viaje de negocios por unos pocos días. Durante este período, hay mucho trabajo por hacer. En este caso, dos días pueden caer en fin de semana. De acuerdo con la ley, no se requieren salarios en un viaje de negocios en un día libre, pero de hecho, durante este período, el ciudadano no descansó, sino que trabajó. En este caso, el jefe de la empresa asigna el doble pago. En lugar de dicho pago, la gerencia puede ofrecer la oportunidad de tomarse un tiempo libre en el futuro.
• Reglas de nómina para trabajadores a tiempo parcial. A menudo, los especialistas combinan varios trabajos a la vez, por lo que trabajan en la empresa a tiempo parcial. Después de que un ciudadano es transferido a la posición principal, surgen dificultades con el cálculo de sus ganancias promedio si realiza un viaje de negocios. En este caso, se deben tener en cuenta los períodos en los que el ciudadano trabajó a tiempo parcial. Bajo estas condiciones, el monto del pago será lo suficientemente bajo como para que la gerencia pueda imponer un recargo.

Debido a los puntos anteriores, el cálculo correcto de los salarios de las personas que salen en viajes de negocios se considera un proceso bastante específico y complejo. Durante su implementación, el contador debe tener en cuenta las disposiciones de la legislación rusa. Si cometen errores graves, el empleado puede presentar una reclamación a la inspección del trabajo. En este caso, la empresa puede ser responsable administrativamente.

¿Cómo se reembolsan las vacaciones?

Si un empleado de la empresa se ve obligado a trabajar en un viaje de negocios incluso los fines de semana, debe recibir una compensación. Para ello se puede seleccionar una de las opciones:

• en el futuro, el empleado tendrá la oportunidad de tomarse un tiempo libre cualquier día;
• El trabajo remunerado los fines de semana se duplica.

Para transferir el pago doble, la dirección de la empresa emite la orden correspondiente. Indica el puesto y nombre completo del empleado que fue enviado en viaje de negocios. Se indica el país y región donde estuvo, el período del viaje y el motivo del viaje.

Para evitar situaciones dobles, se recomienda consolidar por completo el acto normativo interno en la empresa, en base al cual se realiza el cálculo correcto de los salarios de los empleados que se ven obligados a trabajar los fines de semana durante un viaje de negocios. Esto simplificará enormemente el trabajo de un contador.

¿Cómo se pueden transferir los fondos?

El pago se puede realizar de dos formas diferentes:

• provisión de fondos en forma de efectivo emitido al empleado antes del viaje en la caja de la empresa;
• transferir dinero a una tarjeta bancaria que es un salario.

Si el salario básico se transfiere a una cuenta bancaria, el pago de un viaje de negocios generalmente se realiza de la misma manera.

¿Qué cableado se utiliza?

El contador debe reflejar correctamente las diversas transacciones asociadas conremuneración de un empleado en un viaje de negocios. Para esto, se utilizan las publicaciones:

• D71 K50 - emisión de dinero bajo el informe a un empleado de la organización para cubrir los gastos incurridos durante un viaje de negocios;
• D71 K50 - pago de compensación a un empleado si durante el viaje gastó no solo los fondos recibidos, sino también su propio dinero, por lo tanto, presenta un informe al contador con todos sus gastos;
• D50 K71 - devolución de fondos por parte de un empleado si después de un viaje de trabajo tiene dinero extra.

El empleado debe informar a la organización de todos los gastos incurridos, para lo cual forma un informe anticipado. Se adjuntan varios documentos de pago que confirman los gastos. Estos incluyen recibos, cheques o boletos. Si se identifican costos inapropiados, la organización puede negarse a pagar la compensación. A menudo, en la documentación de gastos hay facturas en las que se asigna el IVA. Bajo tales condiciones, el impuesto puede ser aceptado para deducción.

Conclusión

Los viajes de negocios se requieren en diferentes empresas, ya que solo los viajes de negocios pueden resolver diferentes problemas, concluir nuevos contratos o controlar el trabajo de las sucursales. Los especialistas de la empresa enviados en viajes de negocios deben recibir viáticos y salarios correctamente calculados.

Al calcular los salarios, se tiene en cuenta el salario promedio de un ciudadano por un año de trabajo. Al mismo tiempo, pueden surgir dificultades si el empleado trabaja en la empresa por un corto período de tiempo o fue transferido al estado.recientemente. En este caso, se asigna un pago adicional hasta el ingreso promedio. Para hacer esto, es necesario redactar correctamente los asientos contables.