PDCA-cycle - la filosofía de la mejora empresarial continua

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El ciclo PDCA (ciclo de Deming) es uno de los conceptos básicos en la teoría de la gestión moderna. También sustenta la serie de normas ISO 9000, que se utilizan en todo el mundo para la gestión de la calidad en empresas de todos los tamaños y tipos.

Definición

PDCA El ciclo de Deming es una tecnología para la mejora continua de procesos en los negocios y en cualquier otro campo de actividad. El nombre de este método es una abreviatura de 4 palabras en inglés, lo que significa una secuencia lógica de etapas de mejora:

• P - Plan (plan);
• D - Hacer (hacer);
• C - Comprobar (comprobar, analizar);
• A - Acto (acto).

Todo es lógico y simple: primero debes pensar en las acciones. Luego se ejecutan de acuerdo con el plan. El tercer paso es el análisis de los resultados obtenidos. Y finalmente, la última etapa - Actuar - implica la introducción de cambios específicos para mejorar el proceso y / o establecer nuevas metas. Después de eso, comienza de nuevo la fase de planificación, en la que se debe tener en cuenta todo lo que se ha hecho antes.

Esquemáticamente, el ciclo de control PDCA se muestra comorueda, lo que demuestra la continuidad de este proceso.

Ahora veamos cada paso en detalle.

Plan (Plan)

El primer paso es la planificación. Es necesario formular claramente el problema, luego determinar las principales áreas de trabajo y encontrar la mejor solución.

Un error común es desarrollar un plan basado en conjeturas subjetivas y suposiciones de gestión. Sin conocer las causas subyacentes del problema, es posible, en el mejor de los casos, neutralizar sus consecuencias, y solo temporalmente. ¿Qué herramientas se pueden usar para hacer esto?

Método "5 porqués"

Fue desarrollado en los años 40, pero ganó popularidad 30 años después, cuando Toyota comenzó a usarlo activamente. ¿Cómo se lleva a cabo dicho análisis?

Primero necesitas formular y escribir el problema. Luego haga la pregunta: "¿Por qué sucede esto?" y anote todas las razones. Después de eso, debe hacer lo mismo para cada respuesta. Luego seguimos el mismo patrón, hasta que la pregunta "¿Por qué?" no se preguntará 5 veces. Como regla general, la quinta respuesta es la verdadera razón.

Diagrama de Ishikawa

Este método le permite representar gráficamente las relaciones de causa y efecto de cualquier fenómeno en los negocios. Nombrado en honor a su creador, el químico Kaora Ishikawa, y es ampliamente utilizado en la gestión.

Al construir un diagrama, hay 5 fuentes probables de problemas: personas, materiales, medio ambiente (ambiente), equipo y métodos. Cada uno de ellos, a su vez, puede contener razones más detalladas. Por ejemplo,el trabajo de los empleados depende del nivel de habilidad, salud, problemas personales, etc.

La secuencia de construcción del diagrama de Ishikawa:

1. Dibuja una flecha horizontal hacia la derecha y escribe un problema bien definido cerca de su punta.
2. Inclinado hacia la flecha principal, representa a los 5 principales influenciadores de los que hablamos anteriormente.
3. Use flechas pequeñas para mostrar razones detalladas. Se pueden agregar ramas más pequeñas según sea necesario. Esto se hace hasta que se escriben todas las causas probables.

Después de eso, todas las opciones recibidas se escriben en una columna, de la más realista a la menos.

"Lluvia de ideas"

Una discusión grupal con expertos y personal clave, en la que la tarea de cada participante es nombrar tantas posibles causas y soluciones al problema como sea posible, incluidas las más fantásticas.

Después del análisis teórico, es necesario encontrar datos fácticos reales que confirmen que las causas del problema están correctamente identificadas. No puedes actuar según corazonadas ("muy probablemente…").

En cuanto a la planificación en sí, los detalles también son importantes aquí. Es importante establecer plazos, delinear una secuencia clara de acciones y resultados medibles (incluidos los intermedios) a los que deben conducir.

Hacer (Hacer)

La segunda etapa del ciclo PDCA es la implementación del plan, la implementación de los cambios. La mayoría de las veces es más conveniente implementar primero las decisiones tomadas enpequeña escala, realice una "prueba de campo" y verifique cómo funciona en un área u objeto pequeño. Si hay retrasos, retrasos, es importante entender cuál es el motivo (planificación poco realista o f alta de disciplina por parte de los empleados). Además, se está introduciendo un sistema de control intermedio, que permite no solo esperar los resultados, sino monitorear constantemente lo que ya se ha hecho.

Cheque

En términos simples, ahora debemos responder una sola pregunta: "¿Qué hemos aprendido?". El ciclo PDCA implica una evaluación constante de los resultados obtenidos. Es necesario evaluar el progreso frente a los objetivos establecidos, determinar qué funciona bien y qué necesita mejorarse. Se lleva a cabo principalmente comprobando los informes y otra documentación de la empresa.

Para la implementación exitosa del ciclo Shewhart-Deming (PDCA) en los negocios, es necesario establecer informes regulares sobre el trabajo realizado y discutir los resultados con los empleados. La herramienta ideal para esto es la introducción de indicadores clave de rendimiento KPI, en base a los cuales se construye un sistema de motivación y recompensas para los empleados más productivos.

Actuar

El último paso es en realidad la acción. Puede haber varias opciones aquí:

• implementar cambio;
• rechazar la decisión si resultó ser ineficaz;
• repetir todas las etapas del ciclo PDCA nuevamente, pero introducir ciertasajustes.

Si algo funciona bien y se puede replicar, la solución debe estandarizarse. Para ello, se realizan los cambios oportunos en la documentación de la empresa: reglamentos de trabajo, instrucciones, checklists para comprobar el desempeño laboral, programas de formación de los empleados, etc. Paralelamente, se debe valorar la posibilidad de introducir mejoras en otros procesos de negocio en los que puedan surgir problemas similares..

Si el plan de acción desarrollado no arrojó los resultados esperados, debe analizar las razones del fracaso y luego volver a la primera etapa (Plan) e intentar otra estrategia.