¿Qué es la documentación primaria en contabilidad? Definición, tipos, características y requisitos para el llenado

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¿Qué es la documentación primaria en contabilidad? Definición, tipos, características y requisitos para el llenado
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Anonim

La contabilidad de cualquier empresa se ocupa de los informes primarios. La lista de documentación primaria en contabilidad incluye varios documentos obligatorios. Cada uno de ellos está relacionado con las etapas del proceso de negocio. Si los empleados de la organización no mantienen la documentación primaria en "1C: Contabilidad", la empresa se enfrentará a sanciones tangibles.

¿Qué es esto?

La contabilidad de la documentación primaria en contabilidad es una prioridad máxima. Todas las actividades realizadas en esta dirección están reguladas por la Ley Federal "Sobre Contabilidad". Así, en el primer párrafo del capítulo noveno se dice que puede denominarse documentación primaria cualquier papel debidamente ejecutado y certificado por la administración, que refleje diversos episodios de la actividad empresarial de la empresa. Por cierto, estos episodios se llaman:

  • recibir dinero por bienes o servicios proporcionadosempresa;
  • transferencia de fondos por bienes y materiales recibidos.

Así, además de la lista obligatoria de documentación primaria en contabilidad, existe una adicional. Suele compilarse a petición de la dirección de la empresa. E ingresan formularios que contienen información sobre compensaciones mutuas que no tienen una base financiera.

procesamiento de documentación primaria en contabilidad
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Características de trabajar con documentación primaria en contabilidad

Lo primero a lo que debe prestar atención es que todos los formularios "primarios" deben estar asociados con la transferencia de fondos. Por lo tanto, no debe incluir un poder notarial para recibir documentos en esta lista.

El almacenamiento de este tipo de papel se realiza durante al menos cinco años a partir de la fecha de firma. Durante las auditorías fiscales, el inspector requiere documentación primaria por un período de uno a tres años. Por lo tanto, los documentos con un período más largo se pueden enviar al archivo para su almacenamiento. Después de cinco años, se pueden eliminar por completo. La destrucción del "primario" se lleva a cabo de acuerdo con el estatuto interno de la empresa y la legislación del país. Este procedimiento es bastante complejo y requiere mucho tiempo. Por lo tanto, muchas empresas mantienen el "primario" siempre que haya un lugar en el departamento de contabilidad. El período de almacenamiento de documentos en el archivo en Rusia no está limitado de ninguna manera.

mantenimiento de documentos contables primarios
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Lista

Para comprender qué es la documentación primaria en contabilidad, debe saber qué tipos de documentos incluye. Cabe recordar que el discursose trata de papeles relacionados con el movimiento de fondos. Aquí hay una lista de lo que se incluye en la documentación primaria en contabilidad:

  1. Contrato.
  2. Factura de pago.
  3. Efectivo y recibos de ventas.
  4. Formularios de informes estrictos.
  5. Hechos.
  6. Facturas.

En los siguientes párrafos se proporciona más información sobre cada uno de estos documentos principales.

trabajar con documentación primaria en contabilidad
trabajar con documentación primaria en contabilidad

Acuerdo

Este artículo genera mucha controversia entre los empleados del departamento de contabilidad. El hecho es que la documentación primaria en el departamento de contabilidad debe almacenarse en cualquier caso, pero los contratos a veces terminan con los abogados o incluso con el departamento de personal. Pero hay otra cara de la moneda. Después de todo, el contrato es la base de la transacción relacionada con el movimiento de los flujos de efectivo.

Factura

Este formulario se refiere a la documentación principal en el departamento de contabilidad. Qué es una cuenta, cada participante en el proceso comercial lo sabe. De hecho, este documento es la base para la transferencia de fondos por los bienes o servicios recibidos. Si una de las partes acepta la cuenta, significa que acepta tácitamente la transacción. También puede contener información sobre un acuerdo anterior. La factura contiene no solo estos datos, sino también el procedimiento para la devolución de fondos en caso de esta necesidad.

Albarán

Este documento es uno de los representantes más brillantes de la documentación primaria en contabilidad. El punto es que enindica una lista completa de los bienes enviados al comprador. En este caso, estamos hablando tanto de productos terminados como de materias primas. Una carta de porte se redacta en un número ilimitado de copias. Este momento no tiene una regulación clara y de hecho se basa únicamente en cuántas partes necesitan este tipo de documento. Es decir, cuántos participantes en la transacción, se deben proporcionar tantas copias. Vale la pena recordar que solo son válidos aquellos formularios en los que se firme la firma del responsable. En esta situación no es necesario sellar o estampar.

Acto de aceptación-transferencia

Los empleados ordinarios de este departamento se dedican al procesamiento de la documentación principal en el departamento de contabilidad. En la mayoría de los casos, reciben certificados de trabajo (servicios) realizados como documento de respaldo. Este papel, como su nombre lo indica, se redacta con posterioridad a la prestación de los servicios oa la realización de los trabajos. El acto de aceptación y transferencia, firmado bilateralmente, se considera válido. Hay ocasiones en que una de las contrapartes se niega a aprobar el documento. En esta situación, el formulario puede ser certificado por una sola parte, pero con la condición de que los observadores estén presentes cuando se firma. Además de la información básica, el acto de aceptación y transferencia puede incluir datos de carácter aclaratorio o aclaratorio. Como regla general, se ingresan en una tabla especialmente formada. En cuanto a la aprobación del sello, siempre es bienvenido, pero si no hay impresión, esto no invalida el papel. Vale la pena señalar que al mantener la documentación primaria en contabilidad, un acto que refleja el movimiento de activos fijoslas empresas también deben incluirse en la lista de documentos primarios.

que es la documentacion primaria
que es la documentacion primaria

Nómina

Este tipo de documentación primaria refleja el movimiento de fondos entre la empresa y sus empleados. Además del monto básico de los salarios, incluye todos los bonos e indemnizaciones. En esta situación, el contador jefe junto con el jefe de la empresa actúa como testigo de la declaración. Para que el documento sea válido y entre en vigor, debe estar sellado. Si esto no se hace, el formulario puede considerarse inválido. Cabe señalar que este sello es opcional en los dos documentos anteriores.

Documentos en efectivo

Esta lista incluye las siguientes formas:

  • orden de recepción,
  • nota de desembolso,
  • libro de caja.

Esta documentación primaria contiene la información más completa sobre el movimiento de fondos. Los warrants en efectivo se dividen en varios tipos. Por lo tanto, con mayor frecuencia en el trabajo de contabilidad, se utilizan KO-1, KO-2 y KO-4. Reflejan todos los hechos de la vida económica de la organización. Por lo tanto, durante una auditoría fiscal, los inspectores son más exigentes con ellos. Además de estos tipos, existen los formularios KO-3 y KO-5. El tercero es un registro de órdenes de efectivo y el quinto tiene en cuenta el movimiento de efectivo en la empresa. Por regla general, los inspectores prestan mucha menos atención a este tipo de documentación primaria. En cuanto a su almacenamiento y registro, estos procesosllevado a cabo de acuerdo con el procedimiento general.

contabilidad de documentos primarios en contabilidad
contabilidad de documentos primarios en contabilidad

Separación según etapa de la transacción

Cualquier transacción se divide en tres etapas. Y cada uno de ellos tiene una documentación específica.

Primero, las partes siempre acuerdan los términos de la transacción. En este punto, concluyen un acuerdo y emiten facturas para el pago. Después de eso, una de las partes hace una contribución a pedido. Y en apoyo de esto, el pagador está obligado a proporcionar los documentos de respaldo. Si los fondos se enviaron desde la cuenta corriente, entonces se debe presentar un extracto. Si el pago se realiza en efectivo, la confirmación se realiza mediante cheques de caja, formularios de informes estrictos o recibos. La etapa final de cualquier transacción es la provisión de bienes o servicios pagados. Este momento debe ser confirmado por un acto de trabajo realizado (servicios) o una carta de porte, si estamos hablando de varios tipos de productos.

1c contabilidad documentación primaria
1c contabilidad documentación primaria

Rellenar requisitos

Para un flujo de trabajo adecuado, no basta con saber qué es la documentación principal en contabilidad. Es importante tener en cuenta los requisitos básicos para su llenado. En primer lugar, cada formulario debe tener su propio nombre. Además, el compilador del documento está obligado a indicar la fecha de formación de estos informes y el nombre de la empresa. Una empresa se refiere a un proveedor, contratista o comprador. Detalles del banco,las iniciales de los funcionarios y el nombre de la operación también se muestran en columnas separadas de la documentación principal en el departamento de contabilidad. Todos saben cuál es el nombre de la operación, solo recuerda que este valor debe expresarse en forma cuantitativa. El momento final en la elaboración de este tipo de papel es la firma y sello de los responsables.

documentación primaria en lista contable
documentación primaria en lista contable

Edición

Al manejar una gran cantidad de documentos, los empleados suelen cometer errores. Deben ser corregidos de acuerdo con las reglas establecidas por la ley. Hay dos tipos de ediciones:

  1. Para una estricta responsabilidad. Si es necesario realizar una corrección menor en el formulario, la persona responsable está obligada a tachar la línea incorrecta con una línea delgada e indicar la entrada correcta encima. Para confirmar la exactitud de los cambios realizados en papel, es necesario escribir "Creer corregido" y certificar el formulario con la firma y el sello de un funcionario. Si el documento no se puede corregir puntualmente, la persona responsable está obligada a tachar el formulario redactado incorrectamente de esquina a esquina con una línea roja delgada. También debe estar marcado como "Cancelado". Después de crear la instancia correcta, se prohíbe destruir la errónea.
  2. Para documentación no estricta. En este caso, el formulario dañado se destruye y se crea un papel con la información correcta.

Vale la pena saber que los tachados solo deben hacerse con una línea muy delgada. si un empleadotacha el texto de tal manera que se vuelve ilegible, esto es un error muy grave.

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