Tramitación de documentación primaria: requisitos, ejemplo. Documentación contable primaria

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La actividad de cualquier empresa está íntimamente relacionada con el mantenimiento y procesamiento de la documentación primaria. Es necesario para informar, calcular los pagos de impuestos, tomar decisiones de gestión. En el artículo, consideraremos qué es (documentación primaria en contabilidad) y cómo se procesa.

Conceptos básicos

Documentación primaria en contabilidad: ¿qué es? Se llama evidencia del hecho de una transacción comercial, reflejada en papel. Actualmente, muchos documentos se compilan en el sistema automatizado "1C". El procesamiento de la documentación primaria implica el registro y la contabilidad de la información sobre las transacciones comerciales completadas.

La contabilidad primaria es la etapa inicial de arreglar los eventos que ocurren en la empresa. Las transacciones comerciales son acciones que implican cambios en el estado de los activos o capital de la organización.

Tratamiento de documentación primaria en contabilidad: un ejemplo de esquema

Por regla general, en las empresas bajo el concepto de "trabajo condocumentación" implica:

• Obtención de datos primarios.
• Preprocesamiento de la información.
• Documentación.
• Aprobación por la gerencia o especialistas autorizados por orden del director.
• Reprocesamiento de documentación primaria.
• Realizar las acciones necesarias para realizar una transacción comercial.

Clasificación

Hay documentación primaria única y acumulativa. El procesamiento de la información contenida en dichos documentos tiene una serie de características.

La documentación única tiene por objeto confirmar un evento una vez. En consecuencia, se simplifica significativamente el procedimiento para su tramitación. La documentación acumulativa se utiliza durante un cierto período de tiempo. Por regla general, refleja una operación realizada varias veces. En este caso, al procesar la documentación primaria, la información de la misma se transfiere a registros especiales.

Requisitos de documentación

La documentación primaria se elabora en el momento de la operación o inmediatamente después de su finalización.

La reflexión de la información se realiza en formularios especiales unificados. En ausencia de formularios aprobados, la empresa puede desarrollarlos de forma independiente.

Etapas del procesamiento de la documentación contable primaria

En cada empresa del estado hay un empleado responsable de trabajar con información primaria. Este especialista debe saberlas reglas para el procesamiento de la documentación primaria, cumplir estrictamente con los requisitos de la ley y la secuencia de acciones.

Las etapas del procesamiento de la documentación primaria son:

• Taxi. Es una evaluación de la transacción reflejada en papel, una indicación de los montos asociados a su ejecución.
• Agrupación. En esta etapa, los documentos se distribuyen según características comunes.
• Contabilidad. Asume la designación de débito y crédito.
• Extinción. Para evitar el reembolso de los documentos primarios, el contador marca "pagado".

Errores en documentos

Pueden ocurrir por varias razones. Básicamente, su apariencia es causada por la actitud descuidada del empleado hacia el trabajo que realiza, el analfabetismo del especialista y el mal funcionamiento del equipo.

Se desaconseja encarecidamente la corrección de documentos. Sin embargo, en algunos casos, es imposible hacerlo sin corregir los errores. El contador debe corregir el error cometido en la documentación primaria de la siguiente manera:

• Tache la entrada incorrecta con una línea fina para que sea claramente visible.
• Escribe la información correcta encima de la línea tachada.
• Marque "Creencia corregida".
• Indique la fecha de ajuste.
• Firma.

No se permite el uso de correctores.

Trabajar con documentos entrantes

El proceso de procesamiento de documentos entrantes incluye:

• Determinación del tipo de documento. Los documentos contables siempre contienen información sobre transacciones comerciales completadas. Por ejemplo, incluyen una factura, una orden para recibir fondos, etc.
• Comprobando los detalles del destinatario. El documento debe estar dirigido a una empresa específica oa su empleado. En la práctica, sucede que los documentos para la compra de materiales se emiten especialmente a la empresa, aunque el contrato con el proveedor no se ha concluido.
• Comprobación de firmas, sellos. Las personas que firman el documento deben tener la autoridad para hacerlo. Si el avistamiento de papeles primarios no está dentro de la competencia del empleado, entonces se invalidan. En cuanto a las impresiones, en la práctica suelen ocurrir errores en aquellas empresas que tienen varios sellos. La información del pie de imprenta debe coincidir con el tipo de documento en el que se encuentra.
• Comprobación del estado de los documentos. En caso de detección de daños en los papeles o f alta de hojas, es necesario redactar un acta, una copia de la cual debe enviarse a la contraparte.
• Comprobación de la validez del evento reflejado en el documento. Los empleados de la empresa deben confirmar la información sobre el hecho de la transacción. Los documentos sobre la aceptación de objetos de valor son certificados por el jefe de almacén, los términos del contrato son confirmados por el comercializador. En la práctica, hay situaciones en las que un proveedor recibe una factura por bienes que la empresa no recibió.
• Defina el período al que pertenece el documento. Al procesar papeles primarios, es importante no registrar la misma información dos veces.
• Definir la sección de contabilidad. Al recibir la primariadocumentación, es necesario establecer para qué fines se utilizarán los valores entregados. Pueden actuar como activos fijos, materiales, activos intangibles, bienes.
• Determinar el registro en el que se archivará el documento.
• Papel de registro. Se lleva a cabo después de todas las comprobaciones.

Trabajar con papeles salientes

La tramitación de este tipo de documentación es algo diferente a la anterior.

En primer lugar, un empleado autorizado de la empresa crea una versión preliminar del documento saliente. Sobre esta base, se está elaborando un borrador de documento. Se envía al gerente para su aprobación. Sin embargo, otro empleado con la autoridad correspondiente también puede aprobar el borrador del documento.

Después de la certificación, el proyecto se redacta de acuerdo con las reglas establecidas y se envía al destinatario.

Planificación del flujo de trabajo

Esta etapa es necesaria para garantizar la pronta recepción, envío y tramitación de la documentación. Para la organización competente de la circulación de documentos en la empresa, se desarrollan horarios especiales. Indican:

• Lugar y plazo de registro de los papeles primarios.
• Nombre y cargo de la persona que preparó y presentó los documentos.
• Cuentas derivadas de valores.
• Hora y lugar de conservación de la documentación.

Registros contables

Son necesarios para el registro de la documentación primaria. Al mismo tiempo, enlos papeles están marcados con una marca de contabilidad. Es necesario evitar la reinscripción de documentos.

Los documentos primarios se pueden almacenar en registros electrónicos. Sin embargo, a solicitud de agencias gubernamentales o contrapartes, la empresa debe proporcionar copias impresas.

Características de la recuperación de documentos

Actualmente, no existe un procedimiento claro para la restauración de papeles en el reglamento. En la práctica, este proceso incluye las siguientes actividades:

• Nombramiento de una comisión para investigar las causas de la pérdida o destrucción de documentos. Si es necesario, el director de la empresa puede involucrar a los organismos encargados de hacer cumplir la ley en el procedimiento.
• Apelar a una organización bancaria, a las contrapartes para obtener copias de los documentos principales.
• Corrección de declaración de renta. La necesidad de presentar un informe actualizado se debe a que los costos no documentados no se reconocen como gastos para efectos fiscales.

En caso de pérdida de la documentación primaria, el IFTS calculará el monto de las deducciones fiscales en función de los documentos disponibles. Al mismo tiempo, existe la posibilidad de que la autoridad fiscal aplique medidas de responsabilidad en forma de multa.

Errores comunes en el proceso de emisión de documentos primarios

Por lo general, los encargados de los registros cometen las siguientes infracciones:

• Llenar formularios que no estén unificados ni aprobados por el titular de la empresa.
• No especifiques detalles nireflejarlos con errores.
• No apruebe documentos con su firma ni permita que los empleados que no tienen autoridad firmen documentos.

La documentación que confirma los hechos de las transacciones comerciales es extremadamente importante para la empresa. Su diseño debe abordarse con mucho cuidado. Cualquier error puede tener consecuencias negativas.