Nomenclatura de asuntos de la organización: llenado de muestra. ¿Cómo hacer una nomenclatura de los asuntos de la organización?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cada organización en el proceso de trabajo se enfrenta a un gran flujo de documentos. Contratos, documentos estatutarios, contables, internos… Algunos de ellos deben conservarse en la empresa durante todo el período de su existencia, pero la mayoría de los certificados pueden destruirse al expirar su validez. Para poder comprender rápidamente los documentos recopilados, se compila una nomenclatura de los asuntos de la organización. A continuación se analizarán ejemplos de este documento y el algoritmo para su construcción.

Propósito

Cientos de documentos se crean en cada organización. Cada día que se acumulan, los trabajadores se reemplazan gradualmente unos a otros. En algún momento, se vuelve difícil encontrar un pedido de hace dos años. Para evitar tales situaciones, se crea una nomenclatura de casos.

Definición

Un caso es un documento relativo a unatema, área de actividad. La nomenclatura de casos es una lista que contiene una lista de casos abiertos con una indicación de los períodos de su almacenamiento. Con su ayuda, puede organizar adecuadamente el flujo de trabajo. La nomenclatura de casos de una organización comercial, una muestra de la cual se discutirá a continuación, se compila con el siguiente propósito:

• sistematizar la agrupación de documentos, lo que garantiza su pronta búsqueda y seguridad;
• asignación de un número de registro según la clasificación de casos;
• realización de un inventario de documentos para almacenamiento permanente, a largo plazo y personal (incluidos los actos de destrucción).

La nomenclatura de casos se utiliza al seleccionar documentos para archivar y destruir. Todas las organizaciones necesitan esta referencia multifuncional para agilizar el trabajo de oficina. En este caso, la forma de propiedad de la organización no importa. Si se puede encontrar una nomenclatura de muestra de casos de una organización médica en reglamentos y resoluciones, entonces los análisis de los casos abiertos de una organización privada deberán compilarse de forma independiente.

¿Obligatorio u obligatorio?

La compilación de esta lista está prevista por las “Reglas para el trabajo de los archivos”. Es obligatorio para las organizaciones que crean un archivo como un servicio separado. Esta lista, además de las instituciones estatales y municipales, también incluye algunas estructuras comerciales, como las oficinas notariales.

Todas las demás instituciones deben crear una nomenclatura de casos para sistematizar el trabajo con documentos, ya que las empresas de todas las formasestán obligados a garantizar la seguridad de las referencias archivísticas. Esto está previsto por la Ley Federal No. 125. La lista detallada de tareas debe iniciarse o actualizarse en el cuarto trimestre del año calendario.

Estructura

La nomenclatura de casos debe contener todos los casos archivados, excepto las publicaciones impresas: declaraciones de empleados, certificados de trabajo, revistas, libros de contabilidad, toda la documentación de divisiones estructurales, correspondencia de divisiones estructurales, etc. Documentación de acceso limitado debe contener el encabezado "Fuerza". El directorio debe contener los archivos de las comisiones temporales, divisiones. Pero, por ejemplo, un sindicato es una organización independiente. Sus empleados participan de forma independiente en la formación del directorio. El archivo también debe contener los títulos de los casos pendientes de empresas liquidadas, cuyo sucesor legal sea una organización existente.

Puede ver un ejemplo de cómo completar la nomenclatura de los asuntos de la organización a continuación.

Hoy en día, muchas empresas mantienen la documentación en formato electrónico. Algunos informes ni siquiera se imprimen en papel. Al final de cada sección, enumere qué registros se mantienen electrónicamente, indique la cantidad de archivos y las palabras clave de búsqueda necesarias. Algunas instituciones crean una nomenclatura electrónica separada de casos para una organización comercial. La muestra y el algoritmo para llenarla deben cumplir completamente con los estándares aceptados.

¿Por dónde empezar?

La responsabilidad de compilar el directorio en las grandes instituciones recae en el servicio de documentación(secretaría, oficina), y en pequeños - el secretario, otra persona designada. En las organizaciones comerciales, esta función la realiza el departamento de personal, en el que se crea la mayoría de los documentos. Dado que la información debe provenir de todas las unidades estructurales, es más conveniente comenzar con el desarrollo de una orden sobre la nomenclatura de casos en la organización. A continuación se presenta una muestra de dicho pedido.

ABC LLC

20.11.2017 Moscú

Para efectos de sistematización, almacenamiento y contabilidad de la documentación

PEDIDO:

• Aprobar y poner en circulación la nomenclatura de los expedientes de la Sociedad a partir del 2018-01-01.
• Jefes de divisiones estructurales para asegurar la formación de casos en la forma aprobada.
• Envíe a la secretaria a las divisiones estructurales del extracto del libro de referencia para el trabajo.

CEO Ivanov NA

Para las instituciones en algunas áreas de actividad, el ministerio ya ha desarrollado muestras de la nomenclatura de los asuntos de las organizaciones. Este matiz debe aclararse antes de la formación del directorio. Las nomenclaturas modelo deben completarse en estricta conformidad con la nomenclatura modelo dada de los casos de la organización. Otras instituciones pueden usar estas guías para compilar un documento individual.

Documentación de respaldo

Al desarrollar un formulario de directorio, las organizaciones comerciales deben centrarse en:

• "Reglas de Archivos" (decisión de los Archivos Federales de fecha 02.06.02);
• Artículo 5 del Decreto N° 477 del 2009-06-15 "Sobre la Aprobación del Reglamento de Trabajo de Oficina".
• Instrucciones para el trabajo de oficina.
• Lista de documentos de archivo.

También debe estudiar la plantilla de personal, los estatutos, actas locales, reglamentos sobre divisiones, reglas, normas, instrucciones, inventarios de casos. Contienen enlaces a documentos relevantes. En primer lugar, se compilan muestras de la nomenclatura de los asuntos de la organización por divisiones, para luego conformar un directorio general. A veces se aplica un principio funcional más que estructural. Es decir, la distribución no se realiza por departamentos, sino por funciones.

¿Cómo crear una muestra de nomenclatura de los asuntos de una organización?

La forma de los directorios se especifica en el Apéndice No. 8 de las "Reglas para el trabajo de los archivos". Los libros de referencia se recopilan con el membrete de la organización. La parte principal del informe se presenta en forma de tabla y consta de 5 columnas:

• índice de casos;
• título (volúmenes, partes);
• número (volúmenes, partes);
• vida útil, número de artículo en la lista;
• nota.

Índice

Índice es una designación digital de una unidad estructural dentro de una empresa. Por ejemplo: 04-06, donde 04 es el número de serie del departamento de personal, 06 es el número de serie del caso. El índice puede constar de tres pares de números, por ejemplo: 04-03-08, donde 04 es el código del departamento financiero y económico, 03 es la designación del departamento de contabilidad, 08 es el número de caso. El índice puede ser numérico, alfabético o mixto.

Titulares

Los títulos se distribuyen según la importancia de los documentos. Primero, la organizacióndocumentación administrativa (empezando por las unidades superiores y continuando con las unidades estructurales). Luego se enumeran las normas y reglamentos elaborados por la propia organización. Además, se tienen en cuenta planes e informes (anuales, trimestrales, mensuales). Los borradores de los documentos administrativos se colocan después de los documentos principales. Los casos del mismo tipo (por ejemplo, tarjetas personales de empleados) se llenan en orden alfabético.

El encabezado debe resumir el contenido del documento. No se permite el uso de términos generales como "varios", "correspondencia", "documentos entrantes/salientes". El encabezado del caso contiene los siguientes elementos:

• nombre del documento o tipo de caso que se presenta si el documento es parte de un gran volumen;
• autor del documento (nombre de la organización o departamento);
• destinatario (de quien se reciben los documentos o a quien se enviarán los documentos);
• resumen/esencia (por ejemplo, "Preguntas de certificación");
• nombre del territorio;
• fecha/período;
• marque si el archivo contiene copias de otros documentos, no sus originales.

El volumen de cada estuche no debe exceder las 250 hojas. Si se supone que el caso será voluminoso, entonces se divide en partes y volúmenes. La tercera columna al final del año calendario indica el número de casos realmente abiertos.

La cuarta columna indica los plazos de conservación de los documentos, según el Reglamento. Deben ser observados tanto por el gobierno como por las organizaciones comerciales. Si el documento no está en las Reglas, entonces su términoel almacenamiento debe determinarse en base a la Lista. La cuenta regresiva del período de almacenamiento comienza el 1 de enero del año siguiente a su establecimiento. Si el certificado se emitió en 2016, la cuenta regresiva debería comenzar a partir del 2017-01-01.

Actualizando lista

Anualmente, cuando los archivos se transfieren al archivo, se envía una lista detallada. Así es como se ve la nomenclatura de muestra actualizada de casos para una rama de organizaciones de seguridad:

Durante el año, todos los documentos se agrupan según el formulario aprobado. Si necesita agregar un informe no utilizado anteriormente, se genera un nuevo encabezado. Y el proceso se repite según el algoritmo descrito anteriormente.