Concepto de proyecto: ejemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

En cualquier negocio, lo más importante es empezar bien. Esta afirmación es bastante cierta para la gestión de proyectos ahora popular. ¿Por dónde empezar el proyecto? ¿Qué es un concepto de proyecto? En este artículo se proponen ejemplos y una base teórica para responder a estas preguntas.

Ciclo de vida del proyecto y del producto

La gestión de cualquier proyecto depende en gran medida de las etapas de su ciclo de vida.

Al pasar por ciertas fases de su desarrollo, el proyecto se modifica y requiere nuevas formas de control y gestión. Cabe señalar que el ciclo de vida de un proyecto no coincide con el ciclo de vida de un producto que se crea en el proceso o como resultado de su implementación. El producto comienza su existencia desde el momento de la creación de todas sus partes y combinándolas en un solo objeto que puede ser implementado o utilizado en beneficio del propietario. Con esto se puede crear el producto:

• como resultado del proyecto (si es uno de sus objetivos);
• en el proceso de su implementación (si el producto es una de las etapas en el logro de cualquiera de sus objetivos);
• antes del inicio (si su existencia es una condición para la implementación del proyecto);
• después de la finalización (si no es el objetivo).

Por lo tanto, las "líneas vitales" del proyecto y el producto pueden cruzarse o no, pero siempre dependen unas de otras.

Fases del ciclo de vida del proyecto

Se consideran escenarios principales:

1. Iniciación.
2. Desarrollo.
3. Implementación.
4. Acabado.

Pero esta no es la única división. Como parte de la evaluación financiera de los proyectos, el ciclo de vida del proyecto de tres etapas se utiliza con mayor frecuencia:

1. Etapa previa a la inversión (justificación de inversiones).
2. Etapa de inversión (financiamiento).
3. Post-inversión (evaluación de la eficiencia económica del proyecto).

Existen estructuras de ciclo de vida de proyecto más detalladas y no tan consistentes que los gerentes utilizan dependiendo de la escala de la idea, la estructura organizacional de gestión en la empresa y la rama de actividad económica. De una forma u otra, el tema de nuestra atención es el comienzo mismo: la fase de iniciación o, en otras palabras, el concepto del proyecto.

¿Qué es la iniciación?

La iniciación o el desarrollo de un concepto de proyecto incluye toda una gama de procesos, que en última instancia determina el gerente, en función de varios factores externos e internos. Sin embargo, vale la pena dar una lista general de preguntas que deben responderse en esta etapa:

1. ¿Cuáles son los requisitos previos para la implementación de este proyecto en particular?
2. Lo que confirma su necesidadimplementación?
3. ¿Cuál es el entorno externo de la idea?
4. ¿Cuáles son los principales objetivos?
5. ¿Cuán técnicamente factible es la idea?
6. ¿Cuáles son las condiciones financieras agregadas para la implementación de la idea?
7. ¿Se entiende claramente la hora de inicio?

El plan conceptual del proyecto también incluye las siguientes actividades principales:

1. Determinación de la forma principal de implementar la idea.
2. Asignación de responsable de implementación.
3. Determinar el tamaño y la composición del equipo del proyecto.
4. Corregir las expectativas de las partes interesadas.
5. Formación de una lista ampliada de procesos.
6. Análisis ampliado de los recursos necesarios para lograr los objetivos establecidos.
7. Análisis de riesgos y supuestos.
8. Establezca un plan general de gestión del proyecto.
9. Autorización (lanzamiento).

El concepto del proyecto finalmente se reduce al desarrollo de una carta que incluye todos los temas y problemas descritos anteriormente. La precisión de las cifras indicadas en dicho documento a menudo no supera el 25%, sin embargo, son necesarias para el inicio inicial del trabajo en el proyecto.

Desarrollo de carta

La formación del concepto del proyecto es imposible sin el proceso de desarrollar un documento que declare su existencia y que contenga, además de los requisitos y objetivos iniciales, también la autoridad del gerente y la cantidad de recursos asignados.

El acta de constitución del proyecto está claramente estructurada y debe contener las siguientes secciones principales:

1. Lista de cambios importantes.

2. Hoja de aprobación.

3. Generalparte descriptiva:

• goles;
• justificación de conveniencia;
• resultados planificados;
• producto de resultado o objetivo final;
• principales etapas de implementación;
• partes interesadas del proyecto y sus expectativas;
• riesgos, suposiciones, limitaciones;
• esquema de control de procesos y comandos.

4. Principios básicos de trabajo.

5. Documentos relacionados.

Al compilar dicho documento, por regla general, utilizan el método de evaluaciones de expertos, cuyo papel principal lo desempeñan las calificaciones del gerente del proyecto.

Identificación de las partes interesadas

La creación del concepto del proyecto está significativamente influenciada por personas que tienen un interés directo en el resultado. Es necesario determinar el círculo de tales personas para evaluar los factores que afectan el proyecto. Como parte de esta etapa, se acuerdan las metas con los beneficiarios clave, se determinan los roles de las partes interesadas directas e indirectas, se evalúan los riesgos e incertidumbres asociados con el inevitable conflicto de intereses y se desarrolla un formulario para informar a estas personas sobre el progreso. de la idea.

Toda la información sobre el círculo de personas así determinado se almacena en el registro de interesados. Este registro está disponible para el gerente del proyecto y lo utiliza para administrar las zonas y el grado de influencia en los procesos comerciales y el equipo.

Declaración de concepto

Antes de la aprobación, el concepto se revisa cuidadosamente y se ajusta en todos sus elementosestructura ramificada: volúmenes de financiación, métodos de ejecución, factores de influencia, riesgos, etc. El concepto del proyecto se aprueba solo después de haber sido acordado por todas las partes interesadas, incluidas las autoridades y las estructuras municipales.

Implementación del concepto

El concepto del desarrollo del proyecto se está implementando a través de la implementación del plan, que también se fija en él. En el curso de la implementación de ideas, ocurren varios cambios, registrados y aprobados por la gerencia, que afectan el resultado final. El seguimiento de estos cambios y el control de calidad son quizás los procesos de gestión más importantes en la fase de implementación del concepto.

Ejemplo 1. Concepto de proyecto de construcción

El desarrollo del concepto de un proyecto de construcción incluye necesariamente:

• análisis de la tierra;
• restricciones de desarrollo;
• estado actual del territorio;
• evaluación de su potencial de desarrollo;
• análisis del mercado inmobiliario (su capacidad, segmentación);
• identificar competidores potenciales;
• evaluación de la dinámica, volúmenes de demanda;
• identificación de compradores potenciales.

La especificidad del proyecto de construcción puede considerarse la variabilidad del uso del suelo disponible. La evaluación del desarrollador aquí pasa a primer plano en la formación del concepto. Para tomar la decisión correcta, se utilizan análisis SWAT, modelos multivariados y otras herramientas.

Después de resolver estas tareas prioritarias, se redacta un acta de constitución del proyecto que, además de lo anteriorsecciones, debe contener:

• concepto de desarrollo (características principales del sitio, infraestructura de transporte, plan maestro, recomendaciones sobre soluciones arquitectónicas y de planificación y materiales de construcción y los conceptos básicos de paisajismo);
• concepto de marketing (estrategia de precios, cronograma aproximado de venta/alquiler, estrategia de promoción);
• esquema financiero (necesidades de inversión, previsión de beneficios, calendario de flujo de caja aproximado).

Ejemplo 2. El concepto de implementar un sistema de automatización

El desarrollo de un concepto de proyecto para la implementación de un sistema de ventas automatizado para una librería debe incluir las siguientes secciones específicas:

• Evaluación del mercado de libros en línea en términos de volumen y valor de ventas.
• Determinación del costo de mantenimiento de una tienda en línea.
• Identificar necesidades de mercado adicionales para una librería existente.

El concepto de tal modernización de la tienda tendrá varios objetivos: crear una tienda en línea, garantizar su rendimiento y lograr un nivel específico de pedidos a través de un nuevo recurso en línea.

Estos objetivos se pueden lograr resolviendo secuencialmente las siguientes tareas:

• desarrollo de términos de referencia;
• realizando trabajos en la formación de una tienda en línea;
• desarrollo de un esquema para la entrega de libros de la editorial a los compradores;
• publicidad;
• conclusión de contratos con sistemas en líneapago.

Ejemplo 3. El concepto de modernización productiva

El concepto de un proyecto para introducir una nueva tecnología en un ciclo de producción existente siempre se desarrolla teniendo en cuenta las características específicas de la empresa y las condiciones para su funcionamiento. Se presta especial atención a los siguientes pasos:

• Identificación de “eslabones vulnerables” en la cadena de producción (la introducción de nueva tecnología debe reemplazar áreas problemáticas o no provocar su falla debido a una violación de la integridad del ciclo de trabajo).
• Desarrollar un sistema para la introducción gradual de nueva tecnología (el plan para incluir un nuevo eslabón en el proceso de producción es el elemento más importante en la implementación del proyecto de modernización, ya que el desequilibrio en las acciones del equipo y los trabajadores de producción pueden anular todos los fondos gastados en el rearme).
• Evaluación del potencial de los empleados de la empresa para administrar y dar servicio a nuevos equipos.

Entre los objetivos de dicho proyecto, por regla general, también se indican las características de los productos actualizados en términos de volumen y velocidad de lanzamiento.

Dado lo anterior, se hace evidente que el concepto de proyecto incluye las principales disposiciones en cuanto a su contenido, beneficios económicos, factibilidad y consecuencias. En este sentido, las disposiciones conceptuales de nuevas ideas necesarias para el desarrollo o puesta en marcha de un nuevo negocio deben ser estructuradas, evaluadas y consensuadas antes de pasar a cambios reales e inyecciones financieras.