Partes interesadas del proyecto. Autores y líderes de proyecto
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Anonim

Para competir con éxito en el mercado actual y tener éxito en sus esfuerzos, muchas empresas utilizan el método del proyecto. Le permite obtener un producto terminado de alta calidad en un tiempo limitado. Para que este proceso sea efectivo, debe conocer su esencia, detalles y características de implementación.

Definición del concepto

La palabra "proyecto" proviene del inglés. proyecto, del lat. projectus "lanzado hacia adelante, protuberante" y tiene varios significados según la zona en la que se aplique. En gestión, se trata de una empresa limitada en el tiempo, cuyo propósito es crear un producto, servicio o resultado nuevo y único. La implementación de este conjunto de actividades prevé la recepción de beneficios para los principales stakeholders del proyecto (clientes, inversionistas, proveedores). Esta forma de trabajo es muy utilizada por empresas de construcción, ingeniería, software empresarial o marketing, ciertos grupos de personas y empresas exitosas recurren a este método en sus actividades.personalidad.

actividad del proyecto
actividad del proyecto

Características

Es un proyecto, no un conjunto de tareas a realizar, si la actividad a realizar tiene una serie de características, a saber:

  • limitado en el tiempo (un evento concebido tiene una fecha de inicio y una fecha de recepción del resultado final, o se espera como resultado un determinado producto o servicio);
  • la singularidad es una de las principales características distintivas de su implementación, mientras que puede ser nueva solo para el organizador o los participantes del proyecto, y no para todos los empleados;
  • límite de fondos y otros recursos necesarios para llevar a cabo este proceso (tiempo, dinero, mano de obra, soporte técnico).

En la vida de una persona común, un proyecto puede ser mudarse a otra ciudad, comprar una casa nueva, buscar trabajo, iniciar un negocio, etc., en los negocios es crear un nuevo producto, expandir el mercado, iniciando una nueva campaña publicitaria, creando nuevas capacidades productivas. Es este método el que le permite dar nuevos pasos en las actividades de organizaciones o individuos, por lo que las partes interesadas del proyecto lo utilizan al desarrollar cualquier innovación.

Participantes clave en el proceso

Esta categoría incluye personas (organizaciones) que se benefician directamente de la implementación de la empresa prevista. Estos incluyen:

  • Iniciadores: personas que argumentan la necesidad de un proyecto. Pueden ser empleados de cualquier nivel dentro y fuera de la empresa.
  • Los patrocinadores son principalmente empleados deenlace de la empresa que supervisan su curso desde el lado del cliente. Supervisan la ejecución de este conjunto de actividades y proporcionan fuentes de financiación del proyecto, material y otro tipo de apoyo, así como la obtención de los beneficios previstos para la organización. Los patrocinadores designan a un gerente que liderará el proceso, le proporcionará todos los fondos necesarios e informará sobre el progreso de las acciones a la alta dirección (CEO, junta directiva, etc.).
  • El gerente del proyecto es el gerente responsable de la implementación de la empresa dada. Sus tareas son: control sobre la consecución del resultado final a tiempo, salvando el nivel del límite de los recursos proporcionados y alta calidad del producto o servicio final. Se ocupa del proyecto diariamente, gestiona las acciones del equipo, controla el cumplimiento de los requisitos establecidos, tiene en cuenta y acuerda los deseos de todas las partes interesadas y, si es necesario, recibe asistencia del administrador o de un equipo de especialistas creado temporalmente para resolver las tareas.

Estos participantes del proyecto eventualmente se convierten en propietarios del producto final (resultado), por lo tanto, dictan sus requisitos para el proyecto, lo financian invirtiendo sus propios fondos o fondos externos, y también concluyen contratos con los contratistas necesarios para el proyecto planificado. actividades.

Inversionistas del proyecto
Inversionistas del proyecto

Realizadores del plan

Los miembros del equipo del plan son personas o entidades que participan en la empresa, o aquellas partes quecuyos intereses pueden verse afectados por la consecución del objetivo.

Según el grado de implicación en este tipo de actividad, existen tres grupos principales de personas afines:

  • El equipo principal son los empleados (organizaciones) que están directamente involucrados en la implementación del plan.
  • Equipo ampliado: profesionales que indirectamente brindan asistencia profesional.
  • Partes interesadas del proyecto (internas y externas): organizaciones o empleados que influyen en los representantes del primer y segundo grupo, mientras que no interactúan directamente con los participantes directos. Hacen sus propios ajustes al curso del proceso o sienten directamente el impacto de la implementación del plan en sus actividades.

Posibles participantes en la empresa

A veces se involucran personas u organizaciones externas para que este conjunto de eventos sea un éxito. A saber:

  • Los inversores son personas que invierten en un proyecto, por ejemplo, en forma de préstamos. A veces, el inversor es el cliente; de lo contrario, son bancos, fondos y otras grandes empresas.
  • Contratistas: partes que asumen obligaciones para realizar el trabajo de acuerdo con el acuerdo (contrato). Puede ser parte de las tareas o todo el proyecto. Asignar el contratista principal y el subcontratista, que entra en una relación contractual con él y proporciona parte de los servicios acordados.
  • Proveedores - partes interesadas del proyecto, proporcionando al cliente los materiales necesarios, equipo técnico, etc.
  • Órganos gubernamentales: el aparato administrativo del asentamiento,que monitorea la implementación de los requisitos sociales, ambientales, comunitarios y gubernamentales.
  • Consumidores: personas que compran productos terminados o usan el resultado final que determina el deseo de un producto o servicio y genera demanda para ellos.

La posibilidad de participación de estas partes en el proyecto depende de su tipo, tipo, escala y grado de complejidad. El trabajo de un gerente debe necesariamente abarcar a todas las partes interesadas y prever la coordinación de sus requerimientos.

Participantes del proyecto
Participantes del proyecto

¿Quién supervisa el proceso?

Los autores de los proyectos son, por regla general, especialistas (arquitectos, diseñadores, constructores), y el gerente garantiza la implementación de la empresa planificada. Este es un empleado del nivel gerencial, el jefe del departamento. Sus responsabilidades incluyen monitorear la implementación del plan a tiempo, el uso de los recursos disponibles y la calidad del producto final.

La prioridad es el primer aspecto, ya que te permite evitar sobrecostos y problemas en el transcurso del trabajo. Por lo tanto, al administrar un proyecto, el enfoque siempre está en el cronograma de la empresa.

Gerente de proyecto
Gerente de proyecto

Funciones del administrador de proyectos

La efectividad de la gestión empresarial depende directamente de la correcta distribución del poder entre los simples ejecutantes, los miembros clave del equipo y el gerente. Los poderes y responsabilidades funcionales de estos últimos están determinados por el cliente o por el acta de constitución del proyecto (si se lleva a cabo dentro de la empresa).

KLas principales responsabilidades de un gerente incluyen:

  • Organizar la estructura del concepto y formar el equipo de gestión empresarial.
  • Buscar los fondos y recursos necesarios para su implementación.
  • Análisis del impacto de los stakeholders del proyecto en el avance del proceso.
  • Formación del personal necesario para realizar las tareas, su motivación.
  • Formar los términos de referencia y responsabilidades de todos los participantes, determinando el nivel de responsabilidad del equipo de gestión del proyecto.
  • Desarrollar un plan de negocios y un cronograma, calcular el presupuesto y elaborar un presupuesto, analizar los posibles riesgos y encontrar formas de eliminarlos.
  • Seguimiento de la ejecución de todo tipo de trabajos según el plan.
  • Firma de contratos para la ejecución de tareas, seguimiento de su ejecución y cierre oportuno.
  • Establecer comunicación entre el equipo de gestión y otros participantes del proyecto.
  • Recepción de materiales informativos y su análisis.
  • Comunicación con el cliente con el fin de brindarle toda la información de su interés, así como obtener información sobre los deseos o requerimientos para el resultado final.
  • Seguimiento del trabajo de todos los participantes del proyecto y su cierre oportuno.

La gama de deberes funcionales de un gerente es bastante amplia, y solo con conocimientos específicos y una cuidadosa organización de sus actividades, puede garantizar el éxito de la empresa.

Funciones del administrador
Funciones del administrador

Sociedad de artistas intérpretes o ejecutantes

Para implementar el proyecto, el gerente crea 2grupos de empleados: equipo de proyecto y enlace gerencial. El resultado final depende en gran medida de la calidad del trabajo realizado por estas dos estructuras organizativas.

Equipo de proyecto: son especialistas y/u organizaciones que realizan trabajos dentro de la empresa y son responsables ante la gerencia por su implementación y calidad. Este grupo se crea mientras duran las actividades planificadas. Puede incluir personal (grupos) laborales tanto internos como atraídos.

El equipo de gestión incluye empleados del primer grupo que están directamente relacionados con la supervisión del proceso y la toma de decisiones de gestión. El éxito de la empresa, la cantidad de riesgos y problemas que surgen en el curso de la resolución de problemas dependen de cómo el gerente seleccione correctamente a los ejecutantes en este grupo.

Los empleados del nivel gerencial, como ningún otro, son responsables de la implementación de su ámbito de trabajo, cuya escala puede ser diferente: desde la preparación de un documento hasta un subproyecto terminado. A veces, el jefe de la empresa reúne un grupo de personal clave (subequipo), que se forma de acuerdo con los paquetes de trabajo o subproyectos necesarios.

Para garantizar la implementación del plan establecido a tiempo, es necesario que cada empleado conozca el alcance de sus deberes funcionales, los requisitos para el trabajo realizado, el nivel de responsabilidad personal, el tiempo y las formas de informando sobre sus actividades.

Grupo de proyecto
Grupo de proyecto

Identificación de los actores del proyecto

Cualquier conjunto de acciones tiene como objetivo lograr el resultado final. El producto final es la visión del cliente. Al iniciar un evento, es difícil decir si el resultado cumplirá con las expectativas. Para que la planificación tenga éxito, se deben identificar las fuentes de incertidumbre. A menudo, las razones del fracaso son las expectativas perdidas del proyecto, que tiene que hacer cambios en el curso del trabajo. Los iniciadores de tales cambios son a menudo las partes interesadas del proyecto. Un ejemplo serían los patrocinadores, proveedores, autoridades, etc. Tienen derecho a expresar sus deseos de resultados, que pueden diferir entre sí.

Si las personas u organizaciones antes mencionadas pueden influir en el curso del proyecto, y el gerente no sabía o no tuvo esto en cuenta, entonces su intervención cambiará el curso de toda la empresa planificada, y tendrá para hacer ajustes en el camino. No debe haber deficiencias en el trabajo de un gerente.

Hay varias formas de identificar a los agentes o empresas para los que la realización de la intención puede tener su significado:

  • Clasificación, es decir, individualizar todas las empresas, grupos, personas que tengan alguna relación con el proyecto. Esto incluye: patrocinadores, clientes, proveedores, usuarios de productos, gerentes, competidores, ejecutivos, socios comerciales, medios de comunicación, autoridades, etc. Aquí se compila una lista completa de todos los posibles interesados y si se determina un beneficio para ellos.
  • Nominación, cuya esencia es que el líder determina la principal parte interesada, por ejemplo, el patrocinador, el jefe de la empresa, que compila una lista de todos los participantes, en cuya fuerzainfluir en el curso de la empresa.
  • Documentación del estudio.

El éxito de la empresa y la cantidad de problemas que surgen dependen de la exhaustividad de la definición de las partes interesadas del proyecto.

grupo de gerentes
grupo de gerentes

Control sobre la implementación del plan

El cumplimiento del plan se monitorea mediante la realización de reuniones de equipo, cuyos integrantes brindan información sobre la cantidad de trabajo realizado y al mismo tiempo indican cuánto tiempo f alta para completar las tareas a tiempo. Estos datos se cotejan con la programación del calendario. Si se prevé un retraso, se consideran varias opciones para resolver el problema y se toma una de ellas para su ejecución. De la misma manera, el problema se resuelve con una desviación de la cantidad de fondos y recursos proporcionados, así como del nivel final de calidad.

La implementación de proyectos es una buena manera para las organizaciones cuyas actividades están dirigidas al desarrollo de la empresa. Conocer los componentes del proceso de diseño le permite obtener buenos resultados a un costo mínimo en poco tiempo, y la interacción coordinada con las partes interesadas del proyecto abre nuevos horizontes para hacer negocios.

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