Descripción del puesto de jefe de oficina con funciones de secretaria: características y requisitos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Incluso con un personal pequeño, incluido solo el jefe de la empresa y sus empleados, se necesita un empleado responsable que sea una fuerza organizadora capaz de dirigir y controlar el proceso de trabajo: esta es la idea que determina el texto de la descripción del trabajo del gerente de la oficina.

Este puesto requiere que el solicitante tenga un conjunto de habilidades específicas y educación relevante, así como la capacidad de interactuar con las personas. Sin embargo, la lista de requisitos no se limita a esto.

Descripción del puesto

Ya en la etapa de solicitud de un puesto, un candidato puede familiarizarse con el acto normativo que regula sus derechos, deberes y responsabilidades en la empresa. Tal documento se llama descripción del trabajo. Consta de cinco secciones principales:

1. Disposiciones generales. Contienen toda la información organizativa: el nombre de la empresa, el cargo que ocupa y la unidad estructural a la que pertenece. También indica la subordinación, el procedimiento para la ocupación del cargo y el cese, así como los requisitos de educación ycalificaciones.
2. Responsabilidades. Esta sección proporciona una lista de las responsabilidades del empleado, así como formas de implementarlas.
3. Los derechos de un empleado, es decir, todas las oportunidades adicionales que contribuyen al desempeño efectivo de sus funciones.
4. Responsabilidad. De acuerdo con esta sección, la gerencia toma decisiones sobre la evaluación del desempeño, la promoción o la sanción.
5. Relaciones. Esta sección rige todas las comunicaciones con las divisiones externas e internas que un empleado pueda tener en el ejercicio de sus funciones.

Principios para redactar una descripción de puesto

La base normativa para la elaboración de dichos documentos es el Directorio de Cualificación para los cargos de gerentes, especialistas y otros empleados (1998). Durante su desarrollo, se prestó mucha atención a la descripción del puesto y las condiciones para que el empleado cumpliera con sus funciones. Los detalles del trabajo se incluyen en el título del documento, por ejemplo, "Descripción del trabajo del secretario" (gerente de oficina o jefe de contabilidad).

Además, si hay dos puestos con el mismo título pero tareas diferentes, se deben preparar documentos diferentes para reflejar estas diferencias. Las descripciones de funciones del jefe de oficina del oficial de personal tienen ciertas diferencias con respecto a la misma regulación para el secretario.

Requisitos para un gerente de oficina

Un candidato para el puesto de una forma u otra tendrá que gestionar personas. Esto puede ser solo un par de personas en una pequeña empresa o todo el personal administrativo en una gran empresa. Naturalmente,el solicitante debe ser un usuario seguro de PC y ser capaz de trabajar con otros equipos de oficina (escáner, impresora o fax). Un gerente de oficina suele ser un representante de una empresa, por lo que un buen discurso y la capacidad de redactar cartas comerciales son un requisito previo. Muy a menudo, las empresas requieren que dichos empleados conozcan los conceptos básicos del trabajo de oficina y las leyes laborales. El conocimiento de al menos un idioma extranjero sigue siendo una habilidad deseable, pero al solicitar una gran empresa, este ya es uno de los requisitos obligatorios.

En algunos casos, el administrador de la oficina tiene que combinar sus deberes con las funciones de otros empleados. Esto conduce a un aumento en las habilidades requeridas. Por lo tanto, un gerente de oficina con funciones de contador debe tener la educación adecuada y programas especiales propios.

Responsabilidades principales

La descripción típica del trabajo de un gerente de oficina con funciones de secretaria incluye los siguientes elementos:

• manejo de correo, tanto entrante como saliente; su redistribución dentro de la empresa;
• control sobre el momento del cumplimiento de las obligaciones en virtud de contratos y acuerdos;
• realizar y recibir llamadas entrantes;
• trabajar con clientes y representantes de empresas asociadas;
• supervisar la disponibilidad de la papelería necesaria;
• mantener el equipo de oficina en condiciones de funcionamiento y llamar a especialistas en caso de avería;
• distribución del tiempo dentro del horario de trabajo (en algunoscasos y para el líder);
• organización de eventos necesarios (reuniones, conferencias, viajes de negocios, fiestas corporativas);
• minutas de reuniones;
• actualizando y añadiendo nuevos contenidos a la web corporativa.

Esta lista incluye solo los requisitos básicos. Se pueden agregar otros artículos de acuerdo con los detalles del contrato de trabajo que se está celebrando. La descripción del trabajo de un gerente de oficina con las funciones de un oficial de personal, por ejemplo, instruye al empleado a mantener y proporcionar toda la documentación de informes de manera oportuna o reemplazar al jefe del departamento de personal en caso de su ausencia.

Responsabilidades adicionales

Además de las funciones básicas, la descripción del trabajo de un gerente de oficina contiene una lista de varios deberes que pueden variar según las actividades de la empresa. Se puede ordenar a un gerente de oficina que trabaje con las autoridades administrativas, es decir, obtener permiso para realizar operaciones comerciales, abrir una sucursal de una empresa o subsidiaria, etc.

Una de las tareas de mayor responsabilidad es la propia gestión de la empresa en ausencia de su director. Por supuesto, esto solo es posible si el empleado se ha establecido como una persona responsable y confiable en la que se puede confiar. Además, la descripción del trabajo de un gerente de oficina a menudo contiene una cláusula sobre la necesidad de emitir un poder notarial general. Tal documento puedenecesario, por ejemplo, para recibir correo de gran importancia.

Requisitos informales

Las grandes empresas suelen permitir que los candidatos para este puesto se familiaricen con un ejemplo de descripción del trabajo de gerente de oficina de antemano para que estén plenamente conscientes de la lista de requisitos y responsabilidades.

Pero incluso con tales poderes, el solicitante debe entender que sigue siendo uno de los muchos empleados de la empresa. En este sentido, no se debe olvidar lo que no se especifica en la descripción del puesto. Un jefe de oficina con funciones de secretario debe ser una persona sensible al tiempo para poder distribuirlo según sea necesario.

Tareas de flujo de trabajo

El requisito más importante para su trabajo es la eficiencia, por lo que una persona que ocupa ese puesto está obligada a gastar económicamente los materiales de oficina, controlar la cantidad de electricidad consumida.

Para los demás empleados de la empresa, el director de la oficina es responsable casi al mismo nivel que el jefe. Por ello, debe asegurarse de que las condiciones de trabajo cumplan con las normas sanitarias y de seguridad aceptadas. Finalmente, en el cumplimiento de sus funciones directas, el administrador de la oficina tiene acceso a documentación secreta, por lo que uno de los requisitos es la firma de un acuerdo de no divulgación de secretos comerciales o cualquier otra información que pueda perjudicar la posición de la empresa en el mercado.

Oficina correcta-gerente

Por supuesto, el desempeño de tal número de deberes le permite al empleado disfrutar de derechos especiales. También se detallan en la descripción del trabajo del gerente de la oficina. La esencia de algunos de ellos, como la capacidad de acceder a información confidencial, deriva directamente de la necesidad de cumplir con sus responsabilidades laborales. Otros están asociados con privilegios de poder. Así, el jefe de oficina tiene derecho a exigir al resto de los empleados que corrijan los errores que cometieron por negligencia en los documentos de producción, fijen el monto de los estímulos para ellos o apliquen sanciones a los negligentes.

A menudo, el gerente de la oficina es el vínculo entre los empleados y los ejecutivos. Este puesto le permite luchar por mejores condiciones de trabajo y presentar deseos colectivos para mejorar la calidad del trabajo tanto de un solo departamento como de la empresa en su conjunto.

Características de la descripción del puesto de gerente de oficina del departamento de ventas

Los gerentes de oficina han sido indispensables durante mucho tiempo en empresas grandes y pequeñas, por lo que necesitan algunas habilidades especiales para cubrir esa vacante. Un caso común es cuando varios gerentes de oficina trabajan en la misma empresa con funciones especiales, sobre las cuales hay un superior. Sus descripciones de trabajo son esencialmente las mismas, pero difieren en un conjunto adicional de funciones.

Por lo tanto, si un gerente de oficina trabaja en el departamento de ventas, la descripción de su trabajo puede contener elementos como:

• buscar nuevos puntos de venta;
• seguimiento de cambios en la estructura de la demanda;
• preparación de documentos de informes sobre ventas perfectas;
• trabajo directo con el cliente para la recepción de pedidos y su posterior tramitación;
• trabajar para informar a los clientes sobre posibles cambios en la gama de productos y recálculo de precios;
• organizar las reuniones necesarias;
• firma de contratos de suministro de bienes.

Pueden estar relacionados con otros requisitos específicos de los productos ofrecidos por la empresa. Si la empresa participa en la compraventa de bienes inmuebles, las funciones de un gerente de oficina pueden incluir la preparación de folletos informativos y la ejecución de documentos específicos.

Responsabilidad del administrador de la oficina

En caso de incumplimiento de sus funciones, cuando cometa infracciones, incluida la divulgación de secretos comerciales, u otras acciones que dañen la imagen de la empresa, el administrador de la oficina es responsable de conformidad con las normas de la jurisdicción administrativa, civil y códigos penales. Si se causaron daños materiales a la organización, la sanción se impone de conformidad con las disposiciones del código laboral.