Compensación por el uso de un automóvil personal: procedimiento de cálculo y características

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Muchos empleados usan su propio automóvil en el proceso de realizar sus funciones. Transportan mercancías o ejecutivos de empresas, se reúnen con proveedores o realizan otras actividades importantes. Por lo tanto, exigen que el director transfiera una compensación por el uso de un automóvil personal. Su tamaño puede variar significativamente en diferentes situaciones, ya que se tienen en cuenta las características de la máquina, las acciones realizadas por el empleado y las normas establecidas por la ley.

¿Qué gastos se reembolsan?

El monto de la compensación por el uso de un automóvil personal depende de varios factores. Los líderes de muchas empresas contratan solo a especialistas que tienen sus propias máquinas, lo que les permite hacer frente a muchas responsabilidades laborales.

Basado en el art. 188 del Código del Trabajo, un empleado puede exigir a la dirección de la empresa que transfiera una compensación por el uso de un automóvil personal. Para ello, deberá probar que tuvo que incurrir en ciertasgastos. Los siguientes fondos son pagados por el director de la empresa:

• compensación por depreciación de la propiedad durante su uso para fines de trabajo;
• Costos reales asociados con la operación de un automóvil, representados por el costo de la gasolina, las reparaciones o el mantenimiento.

El monto de la compensación debe ser discutido por adelantado entre los dos participantes en la relación laboral y también fijado por escrito. Por lo general, el procedimiento se realiza en el proceso de celebración de un contrato de trabajo. Está permitido ingresar esta información en un acuerdo adicional a un contrato de trabajo existente.

¿Qué información se incluye en el contrato?

Al asignar una compensación a un empleado por usar un automóvil personal, se tienen en cuenta numerosos parámetros del automóvil. Toda la información sobre el nombramiento de la compensación se ingresa en el contrato de trabajo. Estos incluyen:

• parámetros exactos de un coche perteneciente a un empleado de la empresa;
• el procedimiento para operar un automóvil con fines laborales;
• motivos para poseer un automóvil, ya que un empleado puede ser no solo su propietario, sino también un fideicomisario, así como un inquilino;
• el período durante el cual se realizarán las tareas laborales con la ayuda del vehículo;
• cantidad exacta de compensación;
• otros costos asociados con la operación de la máquina;
• documentos que debe preparar el empleado para que pueda confirmar sus gastos por el auto;
• el orden en base al cual debentransferir fondos;
• plazos durante los cuales se paga la compensación del trabajador.

Si se viola al menos una cláusula del contrato, el empleado puede negarse a utilizar su automóvil para fines laborales.

¿Qué costes se reembolsan?

La compensación para trabajadores de vehículos personales está diseñada para cubrir los siguientes costos:

• mantenimiento;
• pago de gasolina;
• estar en un estacionamiento de pago durante toda la jornada laboral;
• lavado de autos;
• otros costos asociados con el funcionamiento de la máquina con fines comerciales.

Al calcular este pago, se tiene en cuenta la rapidez con la que se desgasta el coche, cuánto dinero se gasta en repostar y también cuál es el coste del mantenimiento programado. El empleador tiene derecho a exigir al empleado la entrega de varios cheques o recibos que confirmen ciertos gastos.

¿Qué documentos se requieren?

El pago de la compensación por el uso de un automóvil personal se asigna solo tras la transferencia al empleador de los documentos oficiales que confirman ciertos gastos. Estos documentos incluyen:

• cartas de porte que confirman que una máquina en particular se usó realmente para resolver los problemas de trabajo de una empresa en particular, y la forma de este documento es desarrollada por separado por cada organización;
• recibos de efectivo emitidos en gasolineras o estaciones de servicio;
• informes compilados por un empleado de la organización;
• un diario que registra todos los movimientos de un empleado en su auto para resolver problemas laborales.

Si hay un pedido, se asigna una compensación por el uso de un automóvil personal. Una muestra de este documento se puede ver a continuación.

Impuestos de los pagos

Los gastos de las empresas relacionados con el mantenimiento de los vehículos oficiales se utilizan para reducir la base imponible durante la determinación del impuesto sobre la renta. Pero esto solo es posible si hay documentos oficiales que confirmen dichos costos. Al mismo tiempo, es importante que la máquina se utilice realmente para resolver problemas de trabajo.

Esto tiene en cuenta los siguientes matices:

• no se cobra impuesto sobre la renta personal sobre la compensación por el uso de un automóvil personal, y las primas de seguro no se transfieren;
• el monto de este pago no debe exceder la tasa establecida por la ley;
• si la compensación excede la norma, entonces el exceso no puede utilizarse para reducir la base imponible del impuesto sobre la renta.

Este pago se asigna únicamente durante el período en que el empleado de la empresa realiza directamente sus funciones laborales. Si está de baja por enfermedad o de vacaciones, entonces el costo de la compensación por el uso de un automóvil personal por parte de un empleado no puede utilizarse para reducir la base imponible del impuesto sobre la renta.

¿Cómo aplicar?

Los empleadores que emplean a empleados que tienen sus propios vehículos deben saber cómopara compensarles por el uso del coche. Para hacer esto, la documentación apropiada se prepara de manera competente. El procedimiento de asignación de la compensación consta de los siguientes pasos:

• al contratar a un ciudadano, es necesario que la información sobre la necesidad de transferir la compensación se incluya en el contrato de trabajo, ya que el nuevo empleado utilizará su automóvil para realizar las tareas del jefe;
• la documentación del título del automóvil se transfiere al empleador, y esto incluye no solo el certificado de registro, sino también el título, y si el ciudadano es un fideicomisario, entonces una copia del poder notarial sobre la base del cual usa el auto se transfiere adicionalmente;
• además, se estipulan todas las condiciones de cooperación, que deben ser beneficiosas para ambos participantes en la relación laboral;
• si un empleado a largo plazo compra un automóvil que comienza a usar con fines oficiales, entonces se forma un acuerdo adicional a un contrato de trabajo existente;
• si el automóvil es cedido para uso de otros funcionarios de la empresa, entonces se redacta un acta de aceptación y transferencia del automóvil;
• Mensual o semanalmente, un empleado de la empresa elabora un informe que indica todos los gastos de un automóvil utilizado para fines de trabajo;
• este informe va acompañado de numerosos documentos de pago que confirman los gastos y se presentan mediante varios cheques, facturas u otros documentos similares.

El propietario directo u otras personas pueden conducir el automóvilempleados de la empresa designados por los responsables por orden del empleador.

Emisión de una orden por parte del jefe

La compensación por el uso de un automóvil personal se paga solo si los documentos necesarios se completan correctamente. Esto también incluye la emisión por parte del director de la empresa de una orden, en base a la cual se realiza un pago al propietario del vehículo.

Se permite, en lugar de la emisión permanente de órdenes, fijar la necesidad de devengo de pagos de compensación en los actos internos locales de la empresa.

Cada empresa puede desarrollar el formulario de pedido por separado. Este documento contiene la siguiente información:

• nombre de la empresa donde trabaja el dueño del auto;
• su cargo y nombre completo;
• nombre y parámetros del vehículo utilizado para la operación;
• condiciones bajo las cuales se paga la compensación, por ejemplo, puede ser una cantidad fija de dinero transferida al empleado al final de cada mes, y también puede calcularse sobre la base de los documentos de pago presentados por el empleado a el empleador.

Un contrato de trabajo o un acuerdo adicional sirve como base para emitir un pedido. Estos documentos deben contener información de que un empleado en particular usa su propio automóvil durante el desempeño de sus funciones laborales.

¿Qué normativa se aplica?

Las tarifas de compensación por el uso de un automóvil personal deben ser tenidas en cuenta por la dirección de la empresa, ya quedepende de si es posible reducir la base imponible del impuesto sobre la renta en los gastos asociados con la transferencia de compensación al propietario de la propiedad, representado por un empleado de la empresa. Estas normas se fijan a nivel estatal. Estos incluyen:

• si se utiliza un turismo cuya cilindrada no supere los 2 mil metros cúbicos. mira, entonces la tasa de pago es 1, 2 mil rublos;
• si la cilindrada del motor supera los 2 mil metros cúbicos. mira, entonces la norma es de 1,5 mil rublos;
• si se alquila una motocicleta, entonces la tarifa por ella está dentro de la norma es de 600 rublos.

El uso de camiones no está regulado por ninguna ley, ya que dichos costos están incluidos en otra categoría de costos de la empresa.

¿Puedo alquilar un coche?

La compensación por el uso de un automóvil personal no está sujeta al impuesto sobre la renta personal, pero se utiliza para reducir el impuesto sobre la renta solo si su monto no excede las normas establecidas por la ley. Pero a menudo se requiere transferir al propietario del automóvil una cantidad que supera esta tasa. Para evitar la necesidad de pagar un impuesto significativo, el jefe de la empresa puede decidir celebrar un contrato de arrendamiento con el empleado.

A la hora de generar este documento se tiene en cuenta si se alquilará o no un coche con tripulación. Además, este acuerdo contiene información sobre cómo se reparará la máquina.

Tal acuerdo se redacta solo enpor escrito, pero no requiere notarización o registro estatal. El automóvil real es el objeto del contrato, por lo tanto, la información sobre sus números de registro se ingresa en el texto, así como también se sobrescriben los datos del Título y los certificados de registro.

Si un empleado de la empresa usa un automóvil sobre la base de un poder notarial, al redactar un contrato de arrendamiento, deberá involucrar al propietario directo de la propiedad. Si un automóvil se alquila sin tripulación, se le adjunta una póliza OSAGO válida.

Los matices del uso del mecanismo de préstamo

Dado que el impuesto sobre la renta de las personas físicas y otros impuestos no se pagan con la compensación por el uso de un automóvil personal, el empleado a menudo acepta un método de registro específico, que consiste en el hecho de que el automóvil se transfiere utilizando el mecanismo de préstamo para el empleador. Para ello se tienen en cuenta los siguientes matices:

• el proceso de aplicación del mecanismo de préstamo implica tener en cuenta los requisitos del art. 689 GK;
• bajo tales condiciones, el automóvil se transfiere a la empresa para su uso, por lo que no solo el propietario, sino también otros empleados de la empresa pueden actuar como conductor;
• es la empresa la que está obligada a ocuparse del mantenimiento del vehículo, su reparación, la contabilidad de la gasolina, así como otras cuestiones importantes, lo que simplifica enormemente el proceso de cálculo del impuesto sobre la renta personal y los impuestos de la organización;
• se permite indicar en el contrato que el auto será de uso exclusivo del dueño directo;
• Los beneficios de usar un mecanismo de préstamo incluyen que simplifica el procesodeterminar los costos de la empresa por el mantenimiento y uso del automóvil;
• necesariamente la compañía es la compradora de la póliza OSAGO;
• no se requiere transferir ninguna remuneración adicional al empleado, la cual tiene un monto limitado;
• si la máquina se transfiere para controlar la máquina a otro empleado de la empresa, la dirección de la empresa deberá redactar documentos de personal adicionales.

Un contador debe ingresar de manera competente en la compensación del programa 1C por el uso de un automóvil personal. Depende de la corrección de la contabilidad si una empresa puede contar con una reducción en la base imponible del impuesto sobre la renta.

Los matices de la elaboración de un contrato de GPC

Otra posibilidad de utilizar un empleado de automóvil personal para los fines de la empresa es la elaboración de un acuerdo GPC entre la dirección de la empresa y el propietario directo del automóvil. Este acuerdo es una alternativa a un contrato de trabajo.

En virtud de dicho acuerdo, el empleado es el contratista y la empresa es el cliente. Dicha cooperación no está regulada por las disposiciones del Código del Trabajo.

¿Puedo disputar la compensación?

El cálculo de la compensación por el uso de un automóvil personal debe basarse en la documentación presentada por el empleado al departamento de contabilidad de la empresa. Pero a menudo, incluso los profesionales experimentados cometen errores que suelen detectar los inspectores fiscales en el proceso de control de una organización.

La cantidad de pago disputada con mayor frecuencia por los empleados del Servicio de Impuestos Federales. Puede haber varias razones para esto:

• ausencia de documentos de pago presentados mediante cheques, facturas, órdenes u otros documentos;
• el procedimiento para utilizar un automóvil propiedad de un empleado de la empresa con fines organizativos está redactado incorrectamente;
• F altan varios documentos importantes para el automóvil enviados por STS o PTS.

La impugnación se lleva a cabo en los tribunales. A menudo, la razón es incluso el hecho de que el automóvil es transferido por un ciudadano que puede usarlo sobre la base de un poder notarial ordinario, y no general, por lo que no tiene derecho a transferir el automóvil para que lo use un tercero. fiestas.

Reglas para el pago de indemnizaciones por el uso de un vehículo de empresa para fines personales

Otra situación es cuando un empleado recibe un automóvil de un empleador. Se usa para resolver problemas importantes, pero a menudo un empleado necesita usarlo para fines personales. Esto plantea la cuestión de cómo formalizar tales relaciones. Por lo tanto, se pueden utilizar las siguientes posibilidades para esto:

• acuerdo verbal entre el jefe y el empleado de la empresa;
• redacción de un contrato de alquiler con un empleado de la empresa;
• la dirección emite una orden para transferir el coche a un empleado.

A la hora de calcular los gastos de la empresa se tiene en cuenta la información de las hojas de viaje y los indicadores del cuentakilómetros. En este caso, puede determinar el kilometraje durante las horas de trabajo. Si se practicara el uso de un coche de empresa para fines personales, la indemnización no podrápagado al jefe de la empresa por el empleado.

Conclusión

Muchas empresas solo contratan empleados que tienen un automóvil personal, que luego se utiliza para resolver problemas laborales. En este caso, el propietario del automóvil puede esperar recibir alguna compensación, y su monto depende de los gastos reales que uno deba afrontar al resolver las tareas laborales utilizando un automóvil personal.

El monto de la compensación no debe exceder las normas establecidas por la ley, de lo contrario tales gastos no podrán ser utilizados por la empresa para reducir la base imponible del impuesto a la renta. A menudo, los contadores violan las reglas para calcular este pago, lo que lleva a que los inspectores fiscales impugnen la compensación en los tribunales.