Los flujos de información en logística son Concepto y clasificación, características y ejemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La logística de la información se ocupa de la organización de los flujos de datos que acompañan a los valores materiales en el proceso de su movimiento. Le permite vincular el suministro, la producción y las ventas. Los flujos de información en logística son una herramienta para gestionar los procesos de movimiento y almacenaje de productos. Esto asegura la entrega oportuna de bienes en la cantidad correcta, la configuración acordada y la calidad requerida a un costo mínimo y un servicio óptimo.

Información general

A la hora de analizar el concepto y la clasificación de los flujos de información en logística, es necesario tocar primero los elementos principales. Estos incluyen:

1. Flujo.
2. Sistema.
3. Tecnología.

Los flujos de información en logística son las arterias de transporte que transportan datos hacia y desde el sistema de gestión. Toda la información necesaria debe recibirse dentro del plazo requerido. Para ello, la logística de la información realiza las siguientes funciones:

1. Recopilación de datos.
2. Análisis.
3. Mover.
4. Almacenamiento y acumulación.
5. Filtrar el flujo de datos para seleccionar exactamente lo que se necesita en un caso particular para un nivel de control particular.
6. Combinar y separar información.
7. Realiza transformaciones elementales.
8. Control de flujo de datos.

Y todo esto se lleva a cabo con información, un conjunto de información diversa que existe y puede ser registrada, transferida, transformada y utilizada en interés (o en su contra) de un objeto económico. En la mayoría de los casos, se utilizan para implementar funciones de gestión como la planificación, la contabilidad, el análisis económico y la regulación.

¿Qué son y cómo son?

Cabe señalar que el flujo de material e información en la logística están íntimamente relacionados. Así, los datos que circulan en los sistemas lógicos permiten administrar y controlar las operaciones realizadas. Al mismo tiempo, se consideran una gran cantidad de características clasificatorias. Entonces los tipos de flujos de información en logística, dependiendo de la dirección de las comunicaciones, pueden ser:

1. Horizontales. Los mensajes se transmiten a través de vínculos económicos entre socios del mismo nivel de gestión.
2. Vertical. El flujo de mensajes va desde el liderazgo hasta los eslabones subordinados del sistema.

Según por donde pasen:

1. Externo. El flujo de mensajes va en un entorno externo al sistema.
2. Nacional. Un flujo de mensajes circula dentro del sistema.

Dependiendo de la dirección de viaje:

1. Entrada. El flujo de mensajes se envía al propio sistema lógico o a uno de sus componentes.
2. Fin de semana. El flujo de mensajes se transmite fuera del sistema lógico o de una de sus partes constituyentes.

Dependiendo del grado de confidencialidad:

1. Normal.
2. Constituye un secreto comercial.
3. Contiene secretos de estado.

Dependiendo del alcance:

1. Local.
2. Fuera de la ciudad.
3. Lejos
4. Internacional.

Esta es una breve clasificación de los flujos de información en logística. Pero eso no es todo. Cuando se habla del flujo de material e información en logística, también se debe indicar el grado de sincronización. Por ejemplo, los datos pueden conducir, seguir simultáneamente con los valores o después de ellos. Además, estos flujos pueden estar dirigidos en una dirección o en direcciones opuestas. Al mismo tiempo, hay tales matices:

1. El flujo de información avanzada es un mensaje previo a la llegada que generalmente contiene solo información del pedido.
2. Se proporciona simultáneamente información sobre características cuantitativas y cualitativas.
3. Los datos que siguen al flujo de materiales son información sobre los resultados de la transferencia de mercancías, confirmaciones, diversas reclamaciones y similares.

Peculiaridades de la transmisión de información

Deberíatenga en cuenta que los caminos a lo largo de los cuales se mueven los arroyos pueden no coincidir. Al mismo tiempo, la información que circula se ve afectada por:

1. La fuente de su aparición.
2. Dirección del movimiento.
3. Caudal.
4. Velocidad de recepción y transmisión.

Para formar sistemas de información de alta calidad, es necesario estudiar los flujos en el contexto de ciertos indicadores. ¿Qué significa esto en la práctica? Supongamos que necesitamos resolver el problema de proporcionar computadoras a un lugar de trabajo. Al mismo tiempo, no hay datos sobre qué volúmenes de información pasan a través de él y no se ha determinado la velocidad de procesamiento de la información entrante. Para tener una idea de los flujos, necesita evaluarlos usando varias características:

1. Fuentes de ocurrencia. La información puede ser creada tanto por los participantes en las cadenas lógicas como por las organizaciones relacionadas.
2. La dirección distingue directa, indirecta, horizontal y vertical. En el primer caso, se supone que el mensaje contiene requisitos que deben cumplirse. Indirecto: esta es la transferencia de datos para familiarizarse con el problema. Los flujos horizontales se crean entre participantes del mismo nivel y los flujos verticales se crean cuando los gerentes interactúan con los subordinados.
3. Volumen de transferencia de datos. Hay varias formas de contabilizarlo. El más popular consiste en determinar el número de documentos u hojas (páginas) en el flujo. Además, la evaluación se realiza en unidades de medida especiales de los sistemas informáticos. Para flujos pequeños, se puede usar el número de líneas en el documento o las palabras utilizadas.(lit.).
4. Periodicidad, es decir, con qué frecuencia se generan los datos transmitidos.

La relación entre los flujos de material e información en la logística es muy estrecha, y todos los datos necesarios deben transmitirse a tiempo, de lo contrario, se produce un retraso en los procesos comerciales en curso.

Momentos burocráticos

Todos los flujos de información de carácter documental deben pasar por el procedimiento de aprobación. Así, por ejemplo, los mensajes planificados son aprobados por la dirección de la empresa y transferidos a la dirección de las tiendas. Cada documento debe ser firmado por una persona específica. Esto se hace para delinear los poderes y responsabilidades de los individuos para sectores específicos de actividad. Si no hay firma, el documento se reconoce como inválido. Cabe señalar que si no hay problemas con esto, surgen preguntas sobre los períodos de validez y almacenamiento. Esto se aplica completamente a los mensajes de información. Algunos de ellos se pueden recopilar en paquetes, otros se almacenan en medios electrónicos.

Flujos y sistemas de información en logística - para asegurar los movimientos de materiales. Es óptimo si todos los cambios ocurren sincrónicamente. Pero en la práctica, la entrega de los documentos necesarios a menudo se encuentra antes y viceversa. En el primer caso, el destinatario se considera custodio de los bienes hasta que se reciban todos los papeles. Pero es preferible anticipar el flujo de información, y no el material. Su tamaño se mide por la cantidad de información que se procesa o transmite en una unidad de tiempo. La cibernética estudia esto con más detalle. La unidad de flujo de información en logística es un bit. Si se utiliza tecnología informática electrónica, se toma como base un byte. Incluye ocho bits. ¿Por qué exactamente? El hecho es que un byte es parte de una palabra de máquina y se usa como un todo cuando una computadora electrónica procesa la información disponible. Cabe recordar que además de las operaciones logísticas, se realizan otras que conducen al surgimiento y transmisión de flujos de datos.

Ejemplo de trabajo

Entonces, ya hemos considerado más o menos qué son los flujos de información en logística. Esta es una buena base, pero no es suficiente. Para consolidar la información, considere otro ejemplo. Entrada: Hay una gran tienda de comestibles. Tiene un importante flujo de información acumulada. La mayor parte de su volumen (más del 50%) son datos provenientes de proveedores. Por regla general, estos son documentos que acompañan a los bienes recibidos. Forman el flujo de información entrante. Pero las operaciones logísticas no se limitan a esto. También hay un proceso comercial y tecnológico intra-tienda. Incluye numerosas operaciones logísticas, que están constantemente acompañadas de información creada y transmitida, destinada a ser utilizada dentro de la estructura comercial. Al mismo tiempo, su participación en el volumen total es de aproximadamente el 20%. En general, se necesitan alrededor de 2/3 de todos los datos que se procesan en la tienda para garantizar el control y la gestión de las operaciones logísticas.

Métodos para investigar los flujos de información

La elección es bastante amplia, así que puedes elegir exactamente lo que más te guste:

1. Método de análisis de las normas de toma de decisiones. Se dedica al estudio de factores externos, características personales de las personas, alternativas, criterios de selección, etapas de preparación y aceptación, etc. Implica el uso activo de diagramas y gráficos.
2. Método-módulo. Se utiliza para analizar la estructura existente del flujo de información después de aplicar otras herramientas. Entonces, en este caso, se supone que compila tarjetas estándar que se envían a los canales de interés. Gracias a él, puede obtener información sobre la cantidad de datos, la potencia informática y el ancho de banda. Además, este enfoque se utiliza para identificar la duplicación, determinar la frecuencia y frecuencia de recepción de información y otras características cuantitativas/cualitativas.
3. Método gráfico. Los documentos son los elementos principales aquí. Las relaciones existentes entre ellos se representan mediante un esquema gráfico. El sistema de coordenadas es bidimensional. Se utiliza para identificar los momentos de formación de documentos, rastrear su ruta, operaciones en curso.
4. Método gráfico-analítico para estudiar flujos de datos. Le permite obtener información sobre las actividades del organismo de planificación, indica los tipos de transformaciones realizadas, su secuencia, dirección y dirección de movimiento. Se basa en la construcción de un grafo de información y el posterior análisis de la matriz de adyacencia. Funciona con entradas, salidas y memoria interna del sistema de control.
5. Método de análisis funcional y operativo. Diseñado para recopilar y procesar información. Tiene un propósito más funcional.

Diferentes tipos de flujos de información en logística, dependiendo del propósito, serán estudiados por diferentes métodos.

Acerca de la gestión

El concepto de flujo de información en logística no se considerará completamente si no se presta atención a los diversos aspectos del liderazgo. La gestión en este caso se divide en externa e interna. Al mismo tiempo, cabe señalar que la empresa es un sujeto de actividad independiente con gran libertad de acción. Por lo tanto, el control externo se limita a un determinado conjunto de situaciones. Su esencia radica en el hecho de que la empresa se encuentra en una determinada situación o lleva a cabo un comportamiento regulado. La gestión externa se expresa en la transferencia de productos de información, así como en el seguimiento y control del comportamiento. Pero al mismo tiempo hay un punto puntual muy importante: la influencia no se dirige directamente a una estructura comercial concreta, sino en el ámbito informativo de todo el sector. La gestión interna está en cierta medida orientada hacia la gestión externa. En este caso, esto implica que el gerente establece metas, predice, planifica, organiza, estimula y motiva, regula y controla, evalúa la calidad del desempeño e interpreta los resultados. Cada paso requiere una cuidadosa consideracióndecisión de gestión. Esto es asistido por la logística de gestión del flujo de información, que es responsable de garantizar que todos los datos necesarios se proporcionen a tiempo.

Acerca de la influencia y el entrelazamiento

Revelando el tema en su totalidad, es simplemente imposible no mencionar la información y los flujos financieros de la logística. Es decir, los recursos monetarios y los datos que los acompañan en el movimiento. Su creación y colocación no es acorde con las necesidades y deseos de los gerentes. Sin embargo, con su ayuda, se crea una base para recopilar información financiera primaria, que puede ser momentánea y retrasada en el tiempo. Al mismo tiempo, cuanto mejor se establece la cooperación entre diferentes flujos, más rápido se transmiten los datos a los destinatarios correctos, mayor es la competitividad de la empresa en el entorno externo. Al mismo tiempo, es necesario tener en cuenta la información que proviene del exterior y se forma dentro de la empresa. Los flujos de información en logística son los que pueden conducir tanto al éxito y la prosperidad como a la ruina de una empresa. Es necesario prestar mucha atención a ellos. Pero esto plantea la cuestión de su comprensión y posterior uso.

Así, en la práctica es bastante común que el receptor necesite tener una cierta cantidad de conocimientos para poder hacer frente con éxito a la carga de información que proporcionan los flujos. Al mismo tiempo, se lleva a cabo constantemente la formación de especialistas, que se lleva a cabo mediante cambios constantes en el entorno interno y externo. Se lleva a cabo sobre la base deconocimientos y habilidades dentro de un cierto rango de posibilidades. Para ampliarlo, la mayoría de las veces se envían especialistas a cursos preparatorios, aunque esto se puede hacer de forma individual.

Sistemas de servicios de información (ISS)

Este es un método conveniente y funcional para mejorar la calidad de la gestión. Consideremos un ejemplo más. Digamos que tenemos flujos de información de logística de transporte. Al mismo tiempo, hay una gran cantidad de carriles, puntos de recepción y envío de información. Entonces, por ejemplo, se les puede pedir a los clientes que rastreen los paquetes usando el sitio web o la aplicación móvil de la compañía. Al mismo tiempo, los conductores están marcados en ellos, dónde y qué tipo de carga se entrega (si un camión entrega varios pedidos). Es decir, los SIS le permiten obtener la información requerida a un costo mínimo. También le permite realizar un seguimiento de la situación con los datos utilizados. Entonces, si hay muchos de ellos, reducen la velocidad de acceso a los almacenamientos y unidades, la transferencia, el procesamiento y la extracción. Por lo tanto, todos estos puntos también deben trabajarse. Cabe recordar que los sistemas de servicios de información por sí mismos no afectan la calidad de las decisiones que se toman en el campo de la logística. Solo permiten simplificar, facilitar y agilizar este proceso.

Conclusión

Cuando se trabaja con flujos de información, la adecuación de la organización general juega un papel importante. Es decir, los documentos deben ser recibidos solo por aquellas personas a las que están destinados, y no por todos. Sería deseable separarlos por nivel de prioridad. Por ejemplo, no se puede enviar una copia de las instrucciones del dispositivo, mientras que una factura de pago es un asunto obligatorio. Si se crea una estructura adecuada de flujos de información, esto tendrá un efecto muy bueno en las actividades de una estructura comercial y facilitará la ocupación de su nicho en el mercado.