Reglamento de ejemplo de interacción entre departamentos, ejemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cada empresa tiene documentos locales que regulan sus actividades. Uno de los más significativos es la regulación de la interacción entre departamentos (a continuación se describe un documento de muestra). Para el responsable de la organización, es una herramienta de gestión eficaz. Consideremos en detalle un ejemplo de regulación de la interacción entre departamentos.

Requisitos

¿Cuál debería ser la regulación? La interacción entre los departamentos de contabilidad y servicio económico, los oficiales de personal y la unidad de liquidación y planificación, otras unidades estructurales de la empresa es inevitable en el proceso de actividad. Al mismo tiempo, el contacto de los empleados debe garantizar la implementación de las tareas establecidas en el menor tiempo posible. Una muestra de la regulación de la interacción entre departamentos, en primer lugar, debe estar disponible para los artistas intérpretes o ejecutantes. Si la persona responsable de su desarrollo escribe todas las disposiciones, pero los subordinados no pueden entender nada, el documento no tendrá sentido. En este sentido, formando un modelo de regulacióninteracciones entre departamentos, se deben tener en cuenta tres principios clave:

1. El documento se compila en base al modelo de procesos de negocio. La calidad de las regulaciones dependerá directamente de la minuciosidad del esquema.
2. La estructura del documento está determinada por el modelo de proceso. Todos los puntos del esquema deben estar presentes en el reglamento.
3. La presentación de la información se realiza en un lenguaje oficial y seco. Se recomienda utilizar oraciones cortas y sencillas en el texto del documento. Las disposiciones deben formularse sin ambigüedades. Todas las abreviaturas y términos deben ser escritos.

Objetivos

La regulación de muestra de la interacción entre departamentos proporciona:

1. Establecer y mantener el orden en la preparación de la documentación, contacto efectivo entre las unidades estructurales.
2. Prevención de situaciones de conflicto en el equipo. Si los esquemas de interacción para el trabajo se determinan de antemano, la participación de uno u otro empleado en los procesos, no surgirán disputas.
3. Entrada rápida en el equipo de recién llegados. El reglamento ayuda a comprender la estructura de las interacciones, indica qué documentos utilizará el empleado, qué servicios contactará.
4. Control disciplinario.
5. Transferencia más rápida de casos a otro empleado (al salir o irse de vacaciones).
6. Prevención de pérdida de recursos financieros, humanos y de tiempo.

Estructura

¿Cuál es la regulación de la interacción entredepartamentos se pueden considerar correctamente elaborados? Normalmente, un documento incluye las siguientes secciones:

1. Disposiciones generales.
2. Definiciones, términos y abreviaturas.
3. Descripciones de procesos.
4. Responsabilidad.
5. Control.

Actos legislativos, GOST y otros documentos pueden servir como fuentes de definiciones. Estos últimos, en particular, incluyen Órdenes de ministerios, departamentos, decretos gubernamentales. Al mismo tiempo, las referencias a los documentos normativos, cuyas disposiciones se utilizaron, deben incluirse en las normas para la interacción entre departamentos. La muestra para establecimientos de salud, en particular, contiene indicaciones de las Órdenes del Ministerio de Salud y Desarrollo Social, el Ministerio de Salud de la región.

Solicitud

Suele contener un modelo gráfico del proceso de negocio. Se representa como un diagrama que consta de varios bloques. La imagen gráfica se puede crear utilizando productos de software para PC. Los esquemas reflejan un procedimiento específico para la implementación de ciertas tareas. La visualización es más conveniente que el texto. El diagrama muestra claramente el inicio del proceso y cada etapa, la relación entre ellas y el resultado final. Este modelo suele ser utilizado por los desarrolladores de las normas para la interacción entre los departamentos de la empresa de acuerdo con 223-FZ. El esquema destaca parámetros clave como productos e insumos, participantes y clientes. Si un principiante se familiariza con dicho modelo, comprenderá de inmediato los detalles del proceso y estará listo para implementar una tarea específica.

Instrucciones

En la primera etapa, debe determinar el tema del documento y las personas responsables, es decir, quiénelabora y qué normativa. La interacción entre los departamentos de contabilidad, en particular, se lleva a cabo de acuerdo con un esquema claro, consagrado en la legislación. En esta unidad estructural, siempre existe el responsable más importante del cumplimiento de los requisitos de información. Puede convertirse en el responsable de redactar las normas de interacción entre departamentos. Un documento de muestra debe ser discutido por todos los empleados. Para ello, se organiza una asamblea general. Si el documento regula un proceso en el que los intereses de más de dos departamentos chocan, entonces es importante involucrar a los empleados clave en la discusión. La persona responsable del desarrollo debe explicar a los colegas la importancia de implementar las reglas.

Descripción de procesos

Su volumen dependerá de la complejidad de la interacción. Si el proceso es simple y el empleado responsable comprende bien todas las etapas de implementación, él mismo puede elaborar un esquema de trabajo con otras unidades estructurales. Después de eso, debe discutir el documento con el resto de los participantes. Si el proceso comercial es complejo, cada empleado desarrolla su propia parte del modelo. Después de eso, todos los proyectos son compilados y discutidos. En el curso de la familiarización con el documento básico, todos los empleados interesados pueden proponer ciertas correcciones y adiciones. Después de eso, las reglas de interacción entre los departamentos de la empresa se transfieren al jefe.

Declaración

Se puede hacer directamente. En este caso, el jefe mismo firma las reglas de interacción entredepartamentos de la empresa. Un documento de muestra también se puede aprobar indirectamente. En este caso, el líder emite una orden. Los datos registrales del acto administrativo se consignan en el sello de aprobación.

Los detalles del trabajo de la persona responsable

En algunas organizaciones, el puesto de gerente de calidad se proporciona en el estado. En la práctica, se han desarrollado ciertas etapas de preparación de documentos. Deben ser observados por el gerente que elabora las reglas de interacción entre los departamentos. Ejemplo de pasos básicos:

1. Definir procesos.
2. Construyendo un gráfico.
3. Descripción detallada.
4. Componer texto.

Especialista responsable estudia el horario de los empleados en diferentes departamentos. Esto es necesario para compilar una descripción de situaciones estándar incluidas en las normas para la interacción entre departamentos. Ejemplo: "La gasolinera se inspecciona utilizando medios técnicos como… Se genera un informe al finalizar la inspección".

Definiendo el objetivo final

La persona responsable de redactar los reglamentos debe tener una idea de todos los procesos, conocer los deberes de los empleados, tener las calificaciones adecuadas y el nivel de profesionalismo. El propósito del documento debe ser claro para los empleados. De lo contrario, la implementación de las regulaciones será una carga adicional para los empleados.

Optimización y diseño

Estudio integral de los procesos que se desarrollan en la empresa, permite identificarpuntos débiles. El análisis de situaciones, resultados, operaciones permite optimizar las actividades. Esto, a su vez, nos permite formar varios escenarios para un mayor desarrollo. Así, la empresa puede dejar todo como está, crear un nuevo modelo de trabajo o corregir el antiguo.

Matices

Es importante que cada empleado comprenda claramente lo que debe hacer y cómo los resultados logrados afectarán sus ganancias. Por eso es necesario discutir el reglamento antes de su aprobación. El papel clave en la preparación del documento está asignado, por supuesto, al jefe del grupo de trabajo (proyecto). La tarea de este especialista es plantear preguntas críticas. Debe ser capaz de presentar un modelo de proceso claro. Cada participante ve la imagen con sus propios ojos. Tiene que haber un entendimiento común. Cada participante necesita explicar la responsabilidad en la creación de las regulaciones. En la mayoría de los casos, los equipos se muestran escépticos acerca de la implementación de dicho documento. Dependiendo de la complejidad del proceso, la introducción de regulaciones toma de 4 a 12 meses.

Características de introducción

Para introducir una nueva regulación, debe:

1. Reconocer documentos anteriores como inválidos.
2. Introduce nuevas leyes locales para activar la regulación.
3. Elaborar los documentos necesarios para aplicar las normas aprobadas.
4. Finalizar o implementar nuevos módulos de bases de datos automatizadas.
5. Hacer formularios de documentos no estandarizados.
6. Cambiar o complementar la dotación de personalhorario.
7. Encontrar candidatos para nuevos puestos, designar o transferir trabajadores.
8. Enséñales a los artistas las nuevas reglas.
9. Llegar a los empleados.
10. Realizar una implementación de prueba de la regulación.
11. Corrige el texto según los resultados de la ejecución experimental.
12. Poner en marcha la versión final del documento.
13. Definir procedimientos para el control de calidad del reglamento.

Después de determinar las medidas para la implementación del documento, el gerente emite una orden. Cabe señalar que debido a la duración de los eventos, la fecha de aprobación y entrada en vigor directa del reglamento será diferente. Consideremos más a fondo los principales errores que cometen los empleados al compilar un documento.

Inconsistencia con la práctica

Es importante confiar la elaboración de los reglamentos a un empleado que esté directamente relacionado con las actividades laborales de la empresa. Supongamos que la organización se ha vuelto muy grande. El liderazgo bien puede darse el lujo de formar un servicio especial, cuyas tareas incluirán la resolución de problemas de desarrollo. En consecuencia, el departamento establecerá la tarea de describir todos los procesos de la empresa. Pero el propósito de este evento no es importante para ellos. Si los reglamentos son hechos por personas que no están involucradas en actividades reales, entonces el empleado que lo maneja no ejecutará el esquema. En consecuencia, el documento no tiene sentido para trabajar.

F alta de flexibilidad

Muchas personas responsables se esfuerzan por lograr el máximodetalle. Esta situación se produce por el desconocimiento de las diferencias entre la elaboración de normas y la descripción de procesos reales de producción. Si la tarea es automatizar operaciones, su detalle está destinado a ayudar a los empleados. La necesidad de regulaciones surge cuando muchas personas están involucradas en la producción. Sus acciones a menudo se duplican, pero cada persona interpreta esta o aquella operación a su manera. El reglamento tiene por objeto resolver los conflictos. Hay que tener en cuenta que los empleados de la organización deben tener cierta libertad de acción, que les permita tomar una u otra decisión en función de la situación. Por ejemplo, se puede responder a un cliente inmediatamente en lugar de después de un tiempo.

Gran volumen y complejidad de texto

Los reglamentos que constan de 5 a 7 páginas se consideran óptimos. Al mismo tiempo, su contenido debe ser amplio, pero breve. No se recomienda usar oraciones complejas de varias partes. El texto debe ser comprensible. Además, debe prestar atención a los términos. No debe reemplazar conceptos con sinónimos, use abreviaturas sin decodificar.

Interacción entre los departamentos de seguridad de la información y TI

Actualmente, en muchas empresas, los contactos de estos servicios son muy difíciles. Las dificultades están asociadas con los conflictos internos de los departamentos de TI y seguridad de la información. Hay varias opciones para asegurar su cooperación efectiva. La primera y más sencilla es la presencia de empleados (uno o más) que se especialicen en seguridad de la información dentro del servicio de tecnología de la información. Reglas de interacción entre los departamentos de TI yIB en este caso refleja enfoques típicos de cooperación. La organización del trabajo se lleva a cabo sobre la base del estereotipo predominante de que la seguridad de la información es parte de la provisión de tecnología de la información. Si no hay conflictos entre estos servicios en la empresa, entonces el gerente puede pensar en organizar el servicio de seguridad de la información como una estructura separada del departamento de TI. En consecuencia, será necesario asignar más recursos, incluidos los financieros, para garantizar tales actividades.

Muestra típica

Las Disposiciones Generales especifican:

1. El propósito del documento. Por regla general, existe una frase como: "El presente reglamento determina el procedimiento …".
2. Alcance. El reglamento puede aplicarse a trabajadores o instalaciones.
3. Documentos reglamentarios en virtud de los cuales se desarrolló la ley.
4. Reglas para aprobación, ajuste, cancelación de reglamentos.

En la sección "Términos, abreviaturas, definiciones" se dan los conceptos utilizados en el documento. Todas las abreviaturas deben ser escritas. Los términos deben darse en orden alfabético. Cada concepto se indica en una nueva línea en unidades. h) La definición del término se da sin la palabra "esto", a través de un guión. En la sección "Descripción del proceso", se proporciona una descripción paso a paso. Es recomendable introducir subapartados. Cada uno de ellos corresponderá a una etapa específica. En el mismo apartado se indican los empleados que intervienen en la realización de determinadas operaciones. No solo se describen las acciones, sino también su resultado.

Responsabilidad y control

El reglamento debe contener una indicación de la posibilidad de aplicar sanciones a las personas que no cumplan con las disposiciones. La responsabilidad está permitida por la ley. Puede ser penal, administrativo o disciplinario. Es obligatorio indicar el nombre completo y el cargo del empleado que supervisa la implementación de las normas.