2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
Un documento es información presentada en una forma adecuada a su contenido y propósito. Un documento se crea con un propósito, por alguien para alguien. Pero no siempre la fuente del documento y/o su destinatario será una persona. El nivel moderno: cuando es posible y necesario incluir de manera efectiva y práctica máquinas y mecanismos en el circuito de control.
El proceso, características y velocidad del movimiento de un documento depende de su forma, contenido y funcionamiento del "entorno de movimiento". El éxito, los indicadores económicos y la eficiencia social dependen de qué tan bien esté configurado el flujo de documentos en la organización, y esto es: la calidad y la vida de la empresa.
Acerca de los documentos y el flujo de trabajo
La administración, forma y procedimiento del flujo de trabajo en el ejemplo de una organización, no está regulado por la ley. Hay GOST, estatutos y recomendaciones obligatorias. Como parte de los documentos contables, papeles para obtener un préstamo olos informes médicos son las normas de la ley.
Un documento no siempre es una forma escrita estricta. Puede ser:
- un formulario en el que campos específicos se rellenan de cierta manera, teniendo el contenido semántico y sintáctico exacto;
- una página hecha de acuerdo con un formulario específico para una aplicación específica (carta, orden, términos de referencia, personal, …);
- forma libre (nota explicativa del empleado, agradecimiento por logros laborales, resolución sobre la solicitud, …).
Las tres versiones de los documentos se pueden presentar en papel o electrónicamente y, debido a la disponibilidad de herramientas técnicas y legales, son absolutamente equivalentes, aunque todavía hay casos en los que solo es posible el formato en papel.
A pesar de la f alta de regulación legislativa de la forma y el contenido del documento y el flujo de trabajo, existe una práctica rígida, generalmente aceptada y no discutida de crear, mover, almacenar o destruir documentos, que cada organización es libre de ajustar a sí mismo de ninguna manera.
Ejemplo perfecto de flujo de documentos en una organización
Es fundamentalmente imposible lograr el ideal:
- en cualquier esfera de la vida y actividad,
- en cualquier momento,
- en cualquier lugar del espacio,
porque cada nuevo enfoque permite ver nuevos horizontes. Hay un deseo y una necesidad de seguirlos. La documentación no es una excepción. Al contrario, es un ejemplo demostrativo y vivo de fijación dinámica del proceso de circulación de la información.
No importa cómo se registre la información: en papel o en formato electrónico. Actualmente, ambos formularios tienen el mismo valor legal, aunque la versión en papel tiene ventajas en algunos casos.
el ciclo de su movimiento desde el momento de aparición (creación) hasta el momento de depósito o destrucción.
No todas las organizaciones entienden que muchos documentos pueden ser ejecutados directamente por máquinas y mecanismos sin intervención humana, al igual que no todas las fuentes (autores) deben ser solo personas.
La comprensión habitual de la automatización del flujo de trabajo en la gran mayoría de los casos se encuentra al nivel de una simple "idea de señal", cuando el programa se encarga de informar solo la ocurrencia de eventos.
Rotación interna y externa de documentos
Ambos circuitos son importantes para una organización exitosa. El volumen de negocios externo tiene un valor estático, mientras que el volumen de negocios interno tiene un valor dinámico.
Cuanto mejor entienda la dirección de la empresa esta circunstancia, más prometedor será el sistema de gestión de documentos electrónicos que elija. Quienes deseen establecer un ejemplo ideal del movimiento de documentos comerciales en una organización, escriban su propio sistema de información.
Los documentos pueden ser primarios ysecundario. Estos últimos siempre tienen un historial de movimiento dentro de la organización.
Al analizar la aplicación del conocimiento sobre el documento y su uso, es posible evaluar las características funcionales de la empresa, los indicadores socioeconómicos y los parámetros temporales. Esto es importante tanto para los socios como para los consumidores.
Papel pero efectivo o electrónico pero comprado
La singularidad es inherente no solo a una persona, sino también a una organización. Además, cada persona aprecia su individualidad y se esfuerza de todas las formas posibles para enfatizarla con ropa, comportamiento, educación, etc.
Una empresa que compra un sistema de información listo para usar es un ejemplo perfecto del flujo de trabajo de una organización que la priva de su propia cara y obliga a los empleados a vestirse con "la ropa de otra persona".
Es mejor confiar a sus propios empleados que trabajen con medios en papel a la antigua usanza que imponerles una opinión de terceros, pero moderna, sobre los documentos y su uso. Cada empleado es un elemento importante de la funcionalidad de la organización y no un investigador de la eficacia de las ideas y estructuras de flujo de trabajo de terceros de otras personas.
Prioridades, dinámica y funcionalidad
El contorno exterior del flujo de trabajo siempre es limitado, sin pretensiones y estáticamente estable. En general, no debería dársele más importancia de la que merece. Por ejemplo, ¿cuál es el punto de "invertir su alma" en las relaciones con las autoridades fiscales, reguladoras o socios? De alguna manera puede diversificar el proceso de intercambio de información conagencias de publicidad, pero incluso esto eventualmente adquiere una forma estática y mundana.
La prioridad de nuestro propio sistema de tratamiento de la información, del que una parte importante es siempre la gestión documental electrónica, está fuera de toda duda. Pero siempre y todos lamentan el tiempo y el dinero para crear su propio sistema.
Una combinación de las clásicas opciones "one es" o "galaxy" que nunca prescinden de xel y un par de programas económicos o contables locales de terceros, junto con su propio sitio web para tener comentarios y documentos (pedidos, quejas, ofertas, …) de clientes y socios: la situación habitual, los empleados están constantemente ocupados con la rutina y no hay costos.
La dinámica del proceso de producción solo puede garantizarse mediante la implementación efectiva de su propia funcionalidad. Solo en esta capacidad, la gestión de documentos electrónicos en una organización es un ejemplo digno de imitar, y en el contexto de implementar la propia idea de negocio, una excelente dinámica de producción, indicadores económicos y sociales.
Reglamento sobre el sistema de información de la organización
Toda organización es un sistema de información que surge y existe en un entorno similar. Los documentos ingresan a la organización desde el exterior, dentro también se requiere crear documentos, algunos de los cuales están regulados y son obligatorios.
Un diagrama de flujo de trabajo de organización simple es un ejemplo de lo que todo el mundo suele hacer. Reglamento sobrereglas de trabajo, rutina diaria, deberes de los empleados: la norma habitual, pero muy pocas personas están involucradas en el desarrollo del "Reglamento sobre el sistema de información de la organización".
Desde un punto de vista objetivo, los líderes de la organización pueden guiarse por cualquier cosa, escribir reglamentos y descripciones de puestos. Pero la eficacia y practicidad de esta elaboración de normas depende únicamente de cuánto cumple el arsenal normativo interno con los requisitos de la realidad.
Reglamento sobre documentos y su circulación
El sistema de gestión documental de una empresa es parte integrante del ámbito de la información de la empresa, por lo que el "Reglamento de Gestión Documental" es un anexo del "Reglamento del Sistema de Información de la Organización", pero muy importante y conectando todos sus elementos constituyentes en un único organismo de información.
Si la gerencia está decidida a crear el ejemplo perfecto del flujo de trabajo de una organización, significa que están realmente comprometidos con el desarrollo de un negocio exitoso, con el objetivo de generar ganancias y mejorar el bienestar de los empleados.
Una característica del estado actual del desarrollo de software, particularmente en la vanguardia del procesamiento de información distribuida (ejemplos de programación de Internet), es que es casi imposible crear una aplicación móvil que se adapte a sí misma.
La tarea de gestión de documentos electrónicos en una organización es un ejemplo sencillo pero demostrativo. Aquí la dinámica es peculiar:
- documentos entrantes y salientes;
- algoritmos para procesar documentos comerciales internos y externos.
Escribir código que puede variar a medida que cambian los datos y los algoritmos es muy difícil. El costo del tiempo y los recursos no está disponible para todas las organizaciones.
Gestión electrónica de documentos en dinámica
La organización del flujo de trabajo en la empresa en el ejemplo de la tarea de la versión electrónica es relevante, simple, indicativa y práctica. La complejidad proviene del proceso de diseño de código que puede cambiar dinámicamente. El tiempo de desarrollo también es un problema.
usar lógica de procesamiento común.
Entonces el flujo de trabajo en la organización=un ejemplo + características de su propia idea de negocio. En una primera aproximación, el resultado no será práctico, pero tan pronto como se ponga en marcha la primera implementación de las tareas, el ciclo de su solución se volverá irreversible y, con la debida atención, se logrará el resultado.
La creación de un sistema de información capaz de procesar dinámicamente información cambiante es, ante todo, la dinámica del propio proceso de creación.
Hasta que se cree un mecanismo para cambiar adecuadamente las entradas, salidas ydocumentos internos, y el código no podrá cambiar de forma independiente sin la participación de un programador, no será posible hablar sobre el hecho de crear un sistema de gestión de documentos electrónicos.
Sin embargo, inventar e implementar su propio sistema para respaldar completamente los procesos de información de la organización es lo mismo que hacer que su éxito sea brillante y perfecto.
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