Presupuesto de compras: esencia de la compilación, indicadores y formación

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Durante la elaboración del presupuesto, los planes de ventas y producción se transforman en indicadores de ingresos y gastos de los departamentos. Para que cada uno de los departamentos pueda alcanzar los objetivos previstos, es necesario comprar materiales dentro del plan de costos. Para ello, se está formando un presupuesto de adquisiciones.

Modelo de organización de adquisiciones 1

El primer paso es determinar el propósito de crear un departamento de compras. En función de las especificidades del producto y del número de proveedores, forma un departamento de 2-5 personas (máximo 7 proveedores por responsable). Cada uno de ellos es responsable del momento de las entregas, el estado de las existencias, los pagos y la ejecución de los contratos. El trabajo del departamento no puede llevarse a cabo únicamente siguiendo las instrucciones del jefe. Se crea la división para ejecutar el plan de ventas, el cual se elabora para el mes, trimestre y año. Se proporciona una bonificación por el cumplimiento del plan:

• renta básica: 40% para un gerente, 60% para un ejecutivo;
• bonificaciones: 50% - para el gerente, 30% - para el director;
• prima - 10%.

Las bonificaciones para gerentes se acumulan en función de los indicadores de rendimiento:

• entrega a tiempo;
• volumen de bienes ilíquidos;
• rotación de inventario promedio.

Para las bonificaciones, también puede utilizar indicadores cualitativos, por ejemplo, el coeficiente de servicio, es decir, la cantidad de bienes en la aplicación, que se pueden satisfacer de inmediato.

Modelo de organización de adquisiciones 2

Este esquema se diferencia del anterior en que, en base al plan de ventas, el jefe de departamento calcula el presupuesto de compras. Es decir, se crea un centro de control financiero separado dentro de la unidad. Se realiza una selección de gerentes más eficiente, ya que se tienen en cuenta los costos logísticos y las condiciones de entrega. Todos los empleados están interesados en la implementación del plan de adquisiciones y, por lo tanto, en el desarrollo de la empresa. A su vez, la gerencia podrá reducir al mínimo el esquema de sobornos.

Tomará entre 1,5 y 2 meses construir el primer modelo de trabajo. La tarea del director es contratar personal con experiencia. En el segundo caso, tomará de 6 a 18 meses construir un departamento. El principal problema radica en el trabajo psicológico. El director necesita convertir a los empleados en empresarios individuales. No todos pueden manejar este rol.

Planificación operativa

El presupuesto operativo refleja las actividades planificadas para el año para un segmento o una función específica de una empresa. Se desarrolla en todos los centros de responsabilidad y luego se consolida en un presupuesto consolidado. La elaboración de un documento puede considerarse como un proceso contable y de gestión. La diferencia radica en el hecho de que el informe refleja las actividades de la empresa en el futuro, y nofijación de hechos anteriores. Consta de presupuestos de compras, ventas, administrativos, costos de producción. Veamos cada uno de estos elementos.

Ventas

El volumen de ventas y su estructura determinan la naturaleza de la empresa. Por lo tanto, uno de los primeros es un plan de ventas. A la hora de prepararlo hay que tener en cuenta no sólo las ventas de periodos anteriores, sino también analizar los factores que puedan afectarlas (estacionalidad, promociones, etc.).

El presupuesto de ventas se elabora teniendo en cuenta el nivel de demanda, la geografía de las ventas, los compradores. Incluye un nivel objetivo de ingresos que puede reflejarse en el presupuesto de caja. Pero el cálculo de este indicador genera dificultades, ya que la empresa no puede controlar las acciones de los clientes. La cantidad planificada de gastos se calcula en función de las actividades de la organización. Es el más fácil de calcular. Las ventas como proceso comercial son de gran importancia. Para las organizaciones que se dedican a la venta de productos, es el plan de ventas el que marca el error en los cálculos. Si está escrito incorrectamente, afectará a todas las demás áreas de actividad.

Producción y existencias

El plan de lanzamiento del producto se basa en el volumen de ventas. También tiene en cuenta la capacidad de producción, los cambios de inventario y los presupuestos de compra. El cálculo se realiza según la siguiente fórmula:

Salida del producto=existencias al final del período + volumen de ventas - existencias al comienzo del período.

El volumen de producción se calcula en función de las características de producción de los productos.

Los costos generales de producción son aquellos asociados con la fabricación de productos. Al mismo tiempo, una línea separada tiene en cuenta los costos laborales en dos partes: fijo y a destajo (primas a los empleados basadas en la implementación del plan de producción).

Presupuesto para gastos administrativos y comerciales

Los gastos de venta son todos los costos asociados con la venta, promoción de bienes. Su volumen depende de las decisiones en el campo de la gestión. La decisión de cambiar la zona del local repercutirá en los costes asociados al almacenaje de mercancías. El monto de los costos variables está formado por la comisión, el costo de empaque, procesamiento, transporte. Todos los demás costos fijos son administrativos.

Presupuesto de adquisiciones

El plan de compras por tipo de bienes o por proveedores muestra cuántos productos debe comprar la empresa a proveedores externos e internos. El presupuesto de adquisiciones se forma en función del plan de ventas, el nivel de inventario, la carga de trabajo de producción, los términos y el procedimiento para pagar las cuentas por pagar.

Compras=uso planificado + inventario de fin de período - inventario de inicio de período.

Existencias para producción

La necesidad de materiales de producción permanente está determinada por el costo de reparación del equipo, el plan de construcción y la preparación de nuevos productos. A menudo, los economistas cometen el error de ignorar estos costos cuando elaboran un presupuesto.

La cantidad planificada de gastos depende del tipo de recursos y cómo se consumen. El presupuesto se formabasado en las normas de consumo de recursos en la producción, en los centros económicos y la necesidad de activos fijos. El primer artículo se calcula multiplicando el volumen de producción planificado por las normas. Este requerimiento se ajusta por saldos de existencias y estándares de inventario. Así se forma el presupuesto de compras en especie. Para convertirlo en términos de valor, debe multiplicar por el precio planificado.

Ejemplo

La planta de acero planea producir 3.000 toneladas de productos el próximo año. Esto requerirá cobre y ácido oleico. Tasa de consumo por 1 tonelada: cobre - 0,06 kg, ácido - 0,0058 l. El saldo de cobre al comienzo del año es de 100 kg y al final, de 50 kg. El precio de las materias primas es de 4.500 rublos. /t. cobre y 10.000 rublos. / litro de ácido.

Necesidad para el año:

• 30000, 006=180 kg de cobre
• 30000,0058=17,4 litros de ácido

Volumen de compra previsto:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rublos. - para cobre.
• (17, 410 000)=174 000 rublos. - para ácido.

Acciones ADC

La planificación del presupuesto de compras en las actividades administrativas y económicas (AHA) se realiza de manera diferente. La gama de productos es muy amplia (desde papelería hasta material para reformas de oficinas), y no existen índices de consumo. Hay tres formas de determinar los requisitos de inventario:

• Solicitudes de uso de unidades estructurales. El servicio de aprovisionamiento recoge solicitudes, tramita, evalúa saldos, actualiza precios y calcula el presupuesto.
• Instalarestándares de inventario para los artículos más populares, como papelería, detergentes. El presupuesto se calcula en base a las existencias disponibles.
• Establezca un límite de compra de acciones para AHD como un porcentaje del costo de los materiales básicos.

Debe prestarse especial atención a la recopilación de existencias para identificar los recursos excedentes. Al formar el presupuesto de adquisiciones, dichos materiales deben ajustarse a la baja. Especialmente si el suministro no es limitado.

Funciones presupuestarias de adquisiciones

• Un presupuesto es una herramienta de planificación que indica cómo se pueden utilizar los recursos en función de las oportunidades. También es un medio para monitorear y evaluar el desempeño comparando indicadores planificados y reales.
• El trabajo de los gerentes puede evaluarse por la estructura y el grado de implementación del presupuesto de adquisiciones. Las organizaciones los utilizan para evaluar el desempeño de sus unidades de gestión.
• El presupuesto del departamento de compras puede cumplir una función motivadora si contiene el objetivo de la actividad. Por ejemplo, al departamento se le encomendó la tarea de comprar materias primas por medio millón de rublos con pago posterior. Si se logra el objetivo, el jefe y sus adjuntos recibirán una bonificación, que aumentará el lado de los gastos del presupuesto en el próximo período.
• El empleado debe entender qué tareas se le asignan. Si los objetivos de desarrollo de la organización se mantienen en secreto, no se lograrán. En este sentido, el presupuesto forma el ambiente de comunicación en el equipo, así como entreempleados y subordinados.

Trabajar con licitadores

Para formar el presupuesto para la compra de materiales, se pueden realizar licitaciones para encontrar los mejores proveedores de bienes de una determinada categoría. De acuerdo a los documentos reglamentarios, se desarrolla una estrategia de distribución de materiales por grupos, indicadores de calidad y se clasifican los contratistas. Se está formando una lista de licitación con las propuestas de los proveedores. El "ganador" se determina automáticamente de acuerdo con los criterios de evaluación especificados. Además, se está trabajando para concluir un contrato y formar un presupuesto de adquisición.

Opciones de compra:

• Un lote. El proceso de preparación de documentos se simplifica, pero la organización necesitará grandes almacenes para almacenar suministros. Aumenta el riesgo de pérdidas causadas por el deterioro del producto.
• Lotes pequeños. Rápida rotación de capital y espacio de almacenamiento reducido.
• Según sea necesario. Los productos se entregan en facturas (sin celebrar un contrato) en lotes pequeños con pago anticipado total.

Control de compras

Para controlar la ejecución del presupuesto, los centros de responsabilidad financiera pueden calcular las compras. Al mismo tiempo, la planificación se realiza en dos niveles:

• Gestión prospectiva: la formación de la necesidad de materiales para el año, desglosada por trimestres/meses. Después de la formación del plan anual, se lleva a cabo la selección de proveedores y la celebración de contratos a largo plazo.
• Gestión del calendario - la formación de mensualy planes de compra de diez días/semanales para abastecer ininterrumpidamente a la empresa con materias primas específicas. Este es el detalle del plan anual.

Para calcular el presupuesto de compra mensual, debe seguir este algoritmo:

• Calcule la necesidad de materiales para la producción, teniendo en cuenta los saldos actuales, las entradas previstas y las existencias de seguridad.
• Se ajusta el requisito para pedidos, artículos y reemplazos permitidos.
• En caso de cambios en los planes de producción, se ajusta el presupuesto de compra.
• Se está formando un cronograma de entrega de materias primas y un plan de pago a proveedores.
• Si la entrega falla, se da un paso atrás y se selecciona un nuevo proveedor. Si no es posible cambiar el proveedor, se inicia un cambio en el aprovisionamiento o grado del material.

Así es como presupuestas tus compras.