El objetivo principal de la elaboración de presupuestos. El concepto, la esencia del proceso y las tareas del presupuesto

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

¿Cuál es el objetivo principal de la elaboración de presupuestos? ¿Por qué se lleva a cabo este proceso? ¿Por qué es necesario? ¿Qué tareas se están realizando? ¿Cuál es la esencia de este proceso? ¿Cómo está estructurado el sistema en general? Estas, así como una serie de otras preguntas, serán respondidas en el marco del artículo.

Introducción

La elaboración de presupuestos es una herramienta para cambiar las actividades de la empresa. ¿Qué es este proceso? Está a cargo de administrar la situación y las actividades financieras y económicas de la empresa. Esto se hace a través del sistema de gestión presupuestaria, abreviado como SBU. A menudo se subestima su importancia. Y en vano Pero volvamos a esto. Con una preparación cuidadosa, se logran los objetivos presupuestarios. Las etapas del desarrollo del presupuesto incluyen planificación, contabilidad, análisis y control del estado de la empresa. El principal objeto de influencia es la actividad en curso. Gracias a la presupuestación, sus principales características van cambiando. Por ejemplo, es típico delegar la responsabilidad a los sujetos del proceso en una empresa.

Metas y objetivos

La presupuestación debe trabajar para aumentar la eficiencia de la reproducción ampliada del capital en la empresa. La estructura comercial es considerada como objeto del proceso. Este es el objetivo principal. La elaboración de un presupuesto es un proceso complejo que requiere una serie de tareas para completarse con éxito. Estos son:

1. Definición de objetos y sujetos.
2. Desarrollo de un clasificador de artículos, su relación con los factores de reproducción del capital, desglose en directos/gastos generales y constantes/variables.
3. Determinación de la estructura financiera (si es necesario, junto con el proyecto y proceso).
4. Elaboración de normativa para la aprobación y posterior pago en efectivo.
5. Identificación de los factores de reproducción del capital y establecimiento de su relación con los componentes del presupuesto.
6. Desarrollo de clasificador de artículos según balance.
7. Desarrollo de políticas contables de gestión.
8. Desarrollo de normas que inciden en la elaboración, control, ajuste y análisis de los presupuestos empresariales durante la planificación anual, trimestral, mensual y semanal.
9. Automatización de la UEN.
10. Desarrollo de formularios de presupuestos por objetos.

En conclusión, a continuación se presenta la elaboración del balance inicial y posterior lanzamiento de la SBU.

Momentos organizacionales

Lograr el objetivo del proceso de presupuestación es difícil si no hay orden. La organización ayuda mucho a conseguir las condiciones necesarias. Brevemente, entoncesse deben res altar los siguientes pasos:

1. Puesta en escena. Se están desarrollando las disposiciones del sistema de gestión presupuestaria.
2. Introducción. La actividad de la empresa está cambiando a través de la implementación de las disposiciones desarrolladas previamente de SBU. Al mismo tiempo, es necesario distinguir entre la implementación de directivas formales y la creación práctica, cuando el sistema se convierte en un elemento integral del proceso de actividad de los empleados.
3. Automatización. Esta etapa se lleva a cabo en paralelo con la implementación. Representa la instalación, configuración y puesta en marcha de un sistema automatizado de gestión de presupuestos.

Uso del paquete de software

La meta y los objetivos del presupuesto son mucho más fáciles de lograr si se utilizan nuevas tecnologías. Echemos un vistazo a lo que ofrecen las opciones más populares:

1. Programas 1C. Su tarea principal es la automatización de la contabilidad. Pero el complejo también se puede utilizar para resolver problemas con la gestión presupuestaria. Aunque se debe tener en cuenta que se deben realizar configuraciones para poder usar, además, existen diferencias específicas en comparación con la contabilidad. Aunque, para ser honesto, es mejor reconocer la plataforma 1C como el estándar para la automatización de presupuestos.
2. Programas Intalev. Desarrollos populares que atraen no solo con un buen producto, sino también con guías metodológicas bien desarrolladas y libros que permiten obtener una comprensión teórica del sistema y facilitan su configuración. Además, puede explotar los elementos asociados con la contabilidad de gestión en la elaboración de presupuestos en el marco deun complejo. Es cierto que también hay desventajas. Por ejemplo, no existe un procedimiento conveniente estándar para importar datos y no existe un subsistema económico y matemático integrado. En otras palabras, no hay herramientas para la optimización.
3. Experto en cubos. Este programa proporciona opciones muy flexibles para configurar el sistema de presupuesto de la empresa. De particular interés es el conveniente procedimiento para importar datos de varios sistemas de contabilidad, mientras se configuran sobre la marcha. Aunque todavía no existe un subsistema de modelado económico y matemático.
4. MS Excel. Un clásico presente en casi todas las computadoras. Con la llegada de las herramientas PowerView y PowerPivot en la versión 2013, este programa se puede utilizar para la automatización más allá del nivel básico.

Existen otras opciones de software utilizadas por las organizaciones.

Acerca de los ejemplos

El objetivo de la elaboración de presupuestos es aumentar la eficiencia. ¿Cómo se manifiesta? Considere la situación con una institución bancaria. En este caso, la presupuestación puede, en primer lugar, caracterizarse por un ciclo específico de reproducción del capital. Esta situación conduce a la aparición de áreas de actividad inusuales desde el punto de vista clásico. Como resultado, se crea valor y se redistribuye dentro del banco.

La gestión de riesgos juega un papel especial en la realización de tareas y el logro de objetivos. Por lo tanto, la optimización del banco debe tener en cuenta no solo el presupuesto, sino también los momentos potencialmente peligrosos en el cursoactividades (impago de préstamos). El presupuesto también está estrechamente relacionado con el costeo. Después de todo, este proceso le permite conocer el costo de un producto en particular, según las decisiones organizacionales y tecnológicas que se tomen. La determinación de costos es útil para departamentos de presupuesto, proyectos, productos y procesos. Pero no se olvide de la planificación financiera. También es de interés para la SBU. El sistema de gestión presupuestaria puede verse como una herramienta de planificación financiera.

Pero uno no debe pensar que este es el final del asunto. La gestión del presupuesto no se limita al servicio de la planificación financiera. Es precisamente la herramienta con la que se puede calcular el estado en el futuro. Al mismo tiempo, las acciones propuestas se relacionan no tanto con las finanzas como con la economía. La SBU es una herramienta que le permite implementar planes calculados al influir en las actividades de las personas que trabajan en la empresa.

Acerca de la comunicación con otros sistemas

Es imposible hablar de objetivos presupuestarios logrados con éxito en una empresa si el trabajo se lleva a cabo solo con una dirección separada. ¿A qué debes prestar atención? La esencia y los objetivos del presupuesto requieren una atención primordial al sistema de motivación y desarrollo del personal. Es necesario lograr la responsabilidad de los participantes en el proceso. La mejor manera de hacerlo es a través de un sistema de motivación y desarrollo del personal.

En segundo lugar, se debe prestar atención a las posibilidades de automatización. Esto se debe al hecho de queel presupuesto completo es muy engorroso. Y su implementación sin automatización se convertirá en un negocio muy costoso.

Tercero, debe recordarse que una mayor responsabilidad debe ir acompañada de una delegación de autoridad. Es necesario dibujar claramente todo el sistema, esforzarse por vincular varios puestos y personas. Todo esto debe implementarse dentro del sistema de gestión de procesos. Y en cuarto lugar, hay que recordar que a la empresa no sólo le interesa la elaboración de presupuestos. No deberían existir simplemente para ser y por sí mismos. Los presupuestos tienen un propósito específico: optimizar el rendimiento. Para obtener información útil, y no solo papeles de turno, es necesario utilizar datos fiables en modelos económicos y matemáticos, y luego tomar las decisiones de gestión necesarias.

También debe recordarse que los objetivos del sistema presupuestario se lograrán mejor si las tareas táctico-operativas están conectadas con el liderazgo estratégico. Si es posible lograr una estrecha relación entre varios elementos, entonces, para un desarrollo óptimo, solo quedará un paso por dar: crear un sistema de gestión de desarrollo empresarial unificado.

¿Cómo se manifiesta el cambio?

La SBU está utilizando activamente el mecanismo de delegación de responsabilidad y autoridad. Esa es la pregunta que surge: ¿a quién? Se debe prestar atención no solo e incluso no tanto a la alta dirección como a los jefes de departamento y por debajo. Incluso los trabajadores individuales no necesitan ser pasados por altoatención. ¿Cómo se implementa? Los cambios organizacionales a nivel de dirección a menudo se implementan en forma de pagos de bonos, asociaciones, participación en la propiedad de la empresa a través de acciones/opciones. Para los trabajadores ordinarios, el enfoque es diferente. En este caso, se espera el desarrollo e implementación de un sistema de motivación, la emisión de bonos y, en algunos casos, la participación en utilidades. La SBU directivamente comienza a actuar al momento de firmar la orden correspondiente. Pero su preparación, automatización y otros momentos burocráticos antes de su uso toman mucho tiempo.

Implementación real

No basta con conocer la esencia, el propósito y los objetivos del presupuesto. En realidad, será posible hablar de implementación cuando este enfoque entre en la práctica viva y afecte las actividades de la organización en el día a día. Esto es posible al cambiar la cultura de trabajo y gestión de la organización. De hecho, se están introduciendo elementos de autogobierno. Por eso es necesario delegar autoridad y responsabilidad.

Veamos el ejemplo del servicio financiero. Llevó a cabo la planificación directiva y realizó muchas funciones. Pero a medida que la empresa creció y el volumen de trabajo, se decidió pasar a la gestión del presupuesto. En este caso, las funciones de coordinación, consolidación, formación, análisis y control de indicadores quedan en manos del servicio financiero. Pero la planificación recae en los empleados. Al mismo tiempo, los principios de trabajo de las personas en la empresa están cambiando. Se reforzará la responsabilidad horizontal, se mejorará la relación entre los empleados por la necesidad deinteracción y coordinación mutua.

La implementación real implica una planificación paso a paso, comenzando por el propietario. Desafían a la alta dirección. Luego viene el turno de los centros de responsabilidad de procesos (ventas, producción, publicidad, etc.). Esto crea oportunidades para la manifestación de la iniciativa por parte de los gerentes y empleados. Cabe señalar que la implementación real suele demorarse varios meses, y tal vez incluso un año.

¿Cuáles son los inconvenientes en este caso?

Ay, no puedes prescindir de la negatividad. Curiosamente, las fortalezas también son una vulnerabilidad al mismo tiempo. Por lo tanto, la delegación de responsabilidad es típica de la SBU. Esto presupone la existencia de la competencia y autoridad necesarias. Y debido a esto, a menudo surgen problemas. Después de todo, al delegar autoridad con la ayuda de una orden, es imposible transferir o hacer competente a una persona. Esta propiedad no se gana ni se pierde de esta manera. O el sujeto tiene competencia o no.

Si le das oportunidades a una persona que no cumple con las responsabilidades, esto afectará negativamente los resultados de las actividades. La persona en quien se delegan responsabilidades debe ser competente. Esto implica la presencia de alfabetización económica, iniciativa, responsabilidad. Si f alta al menos uno de los componentes enumerados, entonces no tiene sentido darle al sujeto oportunidades adicionales dentro del marco del sistema de gestión presupuestaria. Debido a esto, no es raro que la SBU no se implemente en su totalidad o no con el máximo posibleeficiencia.

Para cerrar

Entonces se consideran el concepto, las metas y los objetivos del presupuesto. Y finalmente, puedes mencionar todo tipo de manipulaciones que se pueden realizar con él. El primero es una revisión presupuestaria. A menudo es más fácil hacer algo desde cero que cambiar los desarrollos existentes. Esto se aplica completamente a la SBU. Pero estas son las medidas más extremas. Mejor presupuestación es más deseable. Esto se refiere a los cambios que son necesarios para aumentar las capacidades de la SBU. La mejora se caracteriza por la eliminación de deficiencias y errores que se cometieron anteriormente al crear la organización. También se pueden introducir nuevas funciones, cuya necesidad surge debido a un cierto cambio en la actividad de la empresa. Las mejoras también incluyen actualizaciones de software. En general, se están introduciendo aspectos radicalmente nuevos. Pero la SBU en sí no se está rediseñando. Y el último es la modernización de la presupuestación. Esto se hace para aumentar las capacidades del sistema. En general, parece una mejora. Solo cuando se realizan cambios, no aparecen aspectos radicalmente nuevos.