Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS): qué es, características y recomendaciones

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Hace varios años, se hablaba de los sistemas de gestión de documentos electrónicos como un futuro brillante. Hoy ya se utilizan activamente en empresas públicas y privadas. Pero lo más importante es que la demanda de EDMS crece constantemente. ¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos y cómo funciona? Consideremos el ejemplo de los sistemas que operan en la Federación Rusa.

Fondo

Para comprender mejor cómo funciona un programa EDMS, es necesario revisar los conceptos y tareas básicos. Los factores clave son aquellos que determinan la elección de un sistema en particular.

Si una organización puede funcionar en condiciones de gestión informal, entonces no hay necesidad de gestión de documentos. Con la llegada de los procesos comerciales, existe la necesidad de administrar el mecanismo con la ayuda de una documentación ordenada. Si no se ocupa de los documentos de manera oportuna, comenzarán a acumularse y se perderán.

Se utiliza un esquema especial de almacenamiento de archivos como alternativa a los soportes en papelen servidor Pero tampoco funciona por mucho tiempo. A medida que crece el volumen de la empresa, aumenta la necesidad de almacenar y sincronizar información.

Existe un dilema: si utilizar soportes de papel antiguos o EDMS para almacenar información. ¿Qué es tan importante que puedes conseguir gracias al sistema electrónico? Aumentar la eficiencia de la organización.

Efecto económico

La eficiencia del trabajo se puede aumentar de dos maneras: reducir costos o aumentar los resultados. Los documentos EDMS le permiten lograr dos objetivos a la vez. Es decir, la implementación del sistema permite que la organización gaste menos, pero gane más.

Reducción de costos mediante reducción de costos de papel, pérdida de tiempo, aceleración de la comunicación, cambio de cultura empresarial.

Para evaluar la eficacia del programa EDMS, debe calcular el tiempo dedicado al papeleo. Las empresas consultoras estiman que este tipo de operaciones ocupan el 20% del tiempo de trabajo. En el sistema de la burocracia rusa, esto requiere aún más: el 60% del tiempo. La introducción de EDMS reducirá estos costos al menos 10 veces.

Trabajo de oficina y flujo de documentos

Los dos términos están relacionados. Mantenimiento de registros es un término que se refiere a un conjunto formal de reglas para trabajar con documentos. Algunos sistemas EDMS se pueden personalizar de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina, pero también existen aquellos sistemas en base a los cuales ya se ha formado el trabajo de oficina.

Un documento es una unidad de almacenamiento de información en un EDMS. El flujo de documentos se forma a partir dediferentes fuentes: otros sistemas, aplicaciones, correo electrónico, pero sobre todo - de medios de papel escaneados. Por lo tanto, los escáneres y otros equipos son parte integral del EDMS. El sistema almacena todos los documentos, mantiene su historial, asegura el movimiento a través de la organización y realiza procesos comerciales con ellos.

En tal base de datos hay una decisión, una instrucción y una orden del SED. A través de ellos se gestiona la organización. Cualquier documento se suministra con "ayuda". El conjunto de campos en el formulario depende del tipo de documento. La información se almacena en el sistema en forma de una base de datos de cada campo de dicha tarjeta.

Funciones y tareas de EDMS

El programa de gestión documental está diseñado para resolver las siguientes tareas:

• sistematización del trabajo con documentos.
• creación de documentos según plantillas, su registro de almacenamiento;
• automatización contable;
• clasificación del documento.

Echemos un vistazo más de cerca a las funciones del SED. El programa de flujo de trabajo se utiliza para:

• creando tarjetas.
• formando el texto del documento;
• guardar datos como pdf o ms word;
• administración de derechos de acceso de usuarios;
• creando rutas;
• control de flujo de documentos;
• envío de notificaciones, recordatorios;
• diario, directorios, clasificadores;
• generación de pedidos;
• buscar y firmar documentos;
• generación de informes.

Las funciones generales del sistema incluyen:

• remototrabajar con documentos;
• utilizando un DBMS para almacenar datos;
• trabajo simultáneo con EDMS;
• seguro mediante certificados, códigos de barras y personalización.

Ventajas y desventajas

Cambiar a SED tiene más ventajas que desventajas. Sin embargo, un proyecto mal organizado puede destruir todos los beneficios de la automatización. Los objetivos de la implementación del EDMS deben ser alcanzables. Los beneficios incluyen:

• almacenamiento estructurado centralizado de información;
• el mismo enfoque para la formación y procesamiento de documentos;
• utilizando plantillas;
• buscar;
• auditar acceso.

Las desventajas incluyen altos costos de puesta en marcha y una capacitación rigurosa del usuario.

Procesos de documentos

En el EDMS, la gestión de documentos electrónicos pasa por una serie de etapas, durante las cuales se asignan ciertas propiedades al documento. El procesamiento se lleva a cabo tanto de forma manual como automática. En el segundo caso, establezca:

• condiciones para transiciones entre etapas;
• separación de rutas;
• ciclos de mecanizado;
• iniciar subprocesos, temporizadores, procedimientos de procesamiento;
• Los roles de usuario están establecidos.

Tipos de tratamientos:

• Creando un documento.
• Edición.
• Renombrar.
• Mover.
• Guardar.
• Indización.
• Eliminación.

Costos SED

La administración de documentos no puede funcionar completamente sin una licencia, servidores, configuración completa y capacitación de todos los usuarios. Cada uno de estos elementos requiere un gran desembolso de efectivo. Además, no debemos olvidarnos de la integración del EDMS con otros sistemas, actualización de bases de datos y software, consultas de soporte técnico y otros costos de mantenimiento.

Introducción de EDMS

La implementación del proyecto puede llevar varios meses. El proceso depende tanto del número de procesos de documentación como de las capacidades financieras, organizativas y de recursos. La implementación se lleva a cabo de acuerdo con el siguiente algoritmo:

• creación de un grupo de trabajo, identificación de un líder;
• definir metas y objetivos;
• comprobación de los procesos de documentación existentes;
• desarrollo de términos de referencia;
• Elección SED;
• conclusión de un contrato para la implementación del EDS;
• elaboración y aprobación de reglamentos de trabajo;
• Comprobando el contenido inicial de los directorios;
• EDS prueba previa;
• capacitar al personal en el trabajo;
• probar la implementación de EDMS;
• análisis de los resultados de las pruebas;
• corrección de errores;
• implementación completa de EDMS.

Errores de implementación

Se debe prestar especial atención a aquellos procesos que requieren un documento en papel. El principal error es la duplicación de un documento en papel con uno electrónico. Esto complica el trabajo y provoca una actitud negativa hacia la automatización. Nadie paga extra por hacer el doble de trabajo. Es necesario construir procesos de automatización sinduplicación. El segundo error es la f alta de preparación del personal. Muy a menudo, los nuevos procesos se perciben con hostilidad. Por lo tanto, es necesario explicar a los empleados por qué se está introduciendo un EDMS, para que aborden conscientemente el proceso de aprendizaje.

Tecnologías de almacenamiento de documentos

En el EDMS, la gestión de documentos electrónicos consta de atributos, sobre la base de los cuales se realizan búsquedas, clasificaciones, agrupaciones e informes. A veces, un documento se crea de acuerdo con una plantilla, a veces mediante la transferencia de datos de una base de datos. Los atributos se almacenan en tablas. El archivo en sí se coloca en la carpeta de almacenamiento, la información del mismo se coloca en el directorio DBMS. Solo los usuarios de EDMS pueden acceder a los datos.

¿Qué es el escaneo en línea?

El procesamiento completo de documentos con la posterior colocación de sus muestras en el archivo se lleva a cabo utilizando escáneres. Durante el proceso de escaneado, es posible crear automáticamente un código de barras en el documento y registrarlo en la base de datos con la dirección posterior a lo largo de la ruta especificada.

Reconocimiento óptico de texto

Este sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS convierte una imagen electrónica de un documento en formato de foto o jpeg en formato de texto. En este caso, se utiliza un software especial en forma de aplicación independiente o ESCOM. BPM integrado en el EDMS. ¿Qué es ESCOM. BPM? Este es un programa para reconocer documentos escritos en diferentes fuentes. Sin embargo, vale la pena señalar que las aplicaciones independientes tienen más funciones y reconocen incluso el texto escrito a mano.

Código de barras

Esta tecnología proporciona un conjunto de procedimientos para crear y aplicar un código de barras gráfico a un documento. Se genera un código de barras único a través del servidor del sistema. También proporciona identificación de documentos, su búsqueda rápida en la base de datos y distribución en lugares de almacenamiento. Al registrar un documento, se imprime en la etiqueta un código de barras correspondiente al identificador de la tarjeta electrónica. Está pegado a la versión en papel del documento.

EDS

La firma digital le permite verificar la corrección del documento y la inmutabilidad de los datos. La firma se lleva a cabo con la ayuda de un proveedor criptográfico y una clave de software: un certificado. Este último es un archivo en un formato especial, que se regenera en el centro de emisión de licencias. Para garantizar la seguridad de la información, debe almacenar el certificado en una tarjeta inteligente o claves I-Token. Están protegidos por un PIN. Si el PIN se ingresa incorrectamente varias veces, el certificado se bloqueará automáticamente.

Búsqueda de texto completo y atributos

La búsqueda de atributos se realiza a través de un formulario especial utilizando varios valores de los campos de la tarjeta. Por ejemplo, el criterio "Cuenta" busca datos en el campo "Destinatario" o "Remitente". Al mismo tiempo, el sistema compara los criterios introducidos con los datos de las tarjetas e introduce en el resultado aquellas tarjetas que coincidieron. La búsqueda se basa en una coincidencia exacta o parcial.

La búsqueda de texto completo se realiza según los datos deldocumento, incluidas formas de palabras a través de herramientas DBMS integradas como MS SQL SERVER, ORACLE. Para una búsqueda completa, los archivos deben ingresarse en la base de datos en formato de documento (doc), tabla (xls), presentaciones, mensajes.