Órdenes de pago entrantes y salientes: procedimiento de registro, reglas de llenado y muestra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Las órdenes de pago entrantes y salientes actúan como documentos primarios. Confirman transacciones financieras relacionadas con la emisión y recepción de fondos. El registro de las órdenes de efectivo entrantes y salientes se lleva a cabo de acuerdo con ciertas reglas. Considere las prescripciones básicas.

Gastos e ingresos en efectivo: en blanco

Al recibir efectivo, el cajero ingresa la información relevante en el formulario KO-1, y al emitir - KO-2. El llenado de las órdenes de caja de recibos y gastos se lleva a cabo de tal manera que los especialistas que verifican los documentos puedan comprender claramente su contenido. Todos los detalles requeridos están incluidos en la documentación. La base sobre la cual se elaboran se ingresa en las órdenes de ingreso y gasto en efectivo. También proporcionan una lista de documentos adjuntos (que acompañan).

Matices

Las órdenes de efectivo entrantes y salientes son firmadas por el oficial responsable inmediatamente despuésla operación correspondiente. Los documentos adjuntos a ellos deben ser cancelados con un sello o la marca "Pagado". Al mismo tiempo, se debe anotar la fecha para evitar la reutilización de papeles. De acuerdo con las reglas vigentes, no se permite realizar correcciones a las órdenes de efectivo entrantes y salientes, incluso si están estipuladas.

Formulario KO-1

Debe completar la orden de recibo en una sola copia. El formulario tiene 2 secciones. El primero es una orden de recibo directo y el segundo es una hoja desprendible: un recibo. Este último se emite a la persona que aportó los fondos. La línea "Base" indica el contenido de la operación realizada. Por ejemplo, puede ser "pago de factura N° 321 de fecha 1 de febrero de 2017". En el campo "Incluido" se indica el importe del IVA. La cantidad se indica en números. Si no se proporciona el impuesto, debe escribir "Sin IVA". El campo "Solicitud" enumera los documentos que acompañan a la orden. La cuenta de contrapartida se establece en función del origen de los fondos. El código de subdivisión lo indican los operadores de departamentos estructurales separados de la empresa. La celda "Débito" debe contener la cuenta de efectivo de acuerdo con el plan. La numeración de los documentos es de principio a fin, fijada para un año. El formulario no debe contener números fuera de orden o códigos duplicados. OKPO se considera un requisito obligatorio. La información se indica de acuerdo con el certificado emitido por la autoridad estatal de estadísticas. El nombre de la organización se indica en la misma forma en que está presente en la documentación fundacional. si unla empresa tiene códigos de análisis aprobados, deben indicarse en el pedido. Hay un cuadro de "Propósito" en el documento. Solo debe ser completado por organizaciones sin fines de lucro con financiamiento elegible.

Características de garantía

La orden de recibo es visada en el departamento de contabilidad. Si no hay especialistas autorizados para aprobar el documento, esto lo hace el jefe de la empresa. El director de la organización, por su orden, puede asignar la obligación de firmar órdenes a otro empleado. Al mismo tiempo, su candidatura debe ser consensuada por el jefe con el contador jefe. Si el director de la empresa realiza transacciones financieras de forma independiente, entonces él compila y firma el crédito, las órdenes de pago de gastos y el libro de caja.

Estampado

La impresión debe ubicarse en la parte del formulario marcada como "M. P." y coge el recibo. La legislación no prevé reglas especiales para el sellado. En la práctica, se acostumbra tener el 60% en la parte principal y el 40% en el recibo. Algunas recomendaciones se dan en la resolución del Comité Estatal de Estadística No. 88 del 18 de agosto de 1998. La legislación tampoco establece una lista específica de detalles que deben colocarse en el sello del cajero. Es recomendable incluir en el sello información que antes se consideraba obligatoria:

1. Nombre de la empresa (completo y en ruso), tipo legal.
2. Ubicación.
3. Número de registro.

Documento para desembolso de fondos

La orden de gastos también se emite en una sola copia. Al emitir fondos a un empleado para informar, el formulario debe redactarse de acuerdo con su declaración escrita. Puede estar en forma libre. La solicitud debe ser firmada por el jefe de la empresa. Dice:

1. Cantidad a emitir.
2. Fecha límite.
3. Fecha.

Contenido del documento

El campo "Motivo" indica la operación realizada. Por ejemplo, puede ser “devolución de gastos en exceso según informe N° 123 del 2017-03-02”. En el campo "Solicitud", se indican los documentos primarios y otros. Se dan sus números y fechas de compilación. Las aplicaciones pueden ser aplicaciones para la emisión de fondos, facturas, etc. Reglas para el registro f. Los KO-2 están previstos en las Recomendaciones Metodológicas aprobadas por el Decreto del Comité Estatal de Estadística N° 88. No se permite realizar correcciones a la orden de gasto. El documento también está firmado por el jefe de contabilidad, gerente u otra persona autorizada por él. Los empresarios que lleven registros de costos e ingresos o indicadores físicos, conforme a las leyes fiscales, no podrán emitir órdenes de gastos.

Acciones del cajero

Al desembolsar fondos en órdenes de gastos, el cajero debe verificar:

1. Presencia de firmas obligatorias y su conformidad con las muestras.
2. Igualdadcantidades en letras y cifras.
3. Disponibilidad de los documentos entregados en el formulario.
4. Nombre completo coincidente en la orden a la información proporcionada por el destinatario.

Después de eso, el cajero prepara la cantidad requerida, transfiere el documento de pago a la persona que lo recibe. En el pedido, el destinatario debe indicar la cantidad de rublos (en palabras) y kopeks (en números). La persona también pone su firma y fecha. El operador debe contar el dinero preparado. En este caso, el destinatario debe ver cómo lo hace el cajero. La entidad que aceptó los fondos también los cuenta bajo la supervisión del cajero. Si esto no se hace, posteriormente el destinatario no puede presentar una reclamación al cajero por el monto emitido. Posteriormente, el operador debe firmar el documento de pago.

Puntos importantes

El cajero emite fondos exclusivamente a la persona cuyos datos se indican en el pedido. Este último presenta un documento que confirma su identidad. Si la emisión se hace por apoderado, es necesario verificar el cumplimiento del nombre completo. destinatario, dado en la orden, información sobre la persona representada. Se adjunta al formulario de pago un documento que confirma la autoridad del destinatario real. Si se van a realizar varios pagos por apoderado o en diferentes organismos, se adjunta copia al pedido. El original debe permanecer con el operador que realizó la última emisión.

Contabilización de pedidos en efectivo entrantes y salientes

En las empresas que componen los documentos mencionados anteriormente,control sobre las transacciones en efectivo. Para hacer esto, debe llevar un diario de recibos de efectivo y órdenes de débito. Contiene los detalles de las formas de pago antes de su transferencia al operador. Las órdenes emitidas sobre las declaraciones para la emisión de salarios y otros montos similares se ingresan en el libro después de que los fondos se entregan a los destinatarios. La regla correspondiente se encuentra consagrada en el Instructivo aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística N° 88.

En la práctica, a menudo surge la pregunta: ¿durante qué período es necesario abrir un registro de recibos y gastos de efectivo? Cabe señalar que la legislación no prevé ningún plazo. En este sentido, las cuestiones relacionadas con el período de uso de la revista, el contador decide de forma independiente. Puede abrir el libro por un año, mes, trimestre. El número de operaciones debe tenerse en cuenta a la hora de tomar la decisión adecuada.

Responsabilidad por romper las reglas

Para las empresas que no cumplan con los requisitos para realizar transacciones en efectivo, se aplican las medidas previstas por la ley. La responsabilidad está establecida por diversas normas. Entre ellos se encuentra el Decreto Presidencial No. 840 del 25 de julio de 2003. El Capítulo 15 del Código de Infracciones Administrativas prevé el Artículo 15.1. Fija las medidas de responsabilidad por la violación de las reglas para trabajar con efectivo y el procedimiento para realizar transacciones en efectivo. En caso de exceder los montos destinados a la liquidación con las contrapartes, no recepción (parcial o total) de los fondos recibidos, incumplimiento de los requisitos de almacenamientodinero gratis en exceso de los límites, se prevé una multa administrativa: 40-50 salarios mínimos - para funcionarios, 400-500 salarios mínimos - para organizaciones.

Conclusión

La ejecución de órdenes es una tarea muy responsable. Como se mencionó anteriormente, las correcciones, errores y borrones no están permitidos en los documentos. El operador responsable de recopilarlos debe recordar que el pedido es una forma de rendición de cuentas estricta. Por lo tanto, no se debe permitir el daño a los documentos. En ausencia de cualquiera de los detalles requeridos, el pedido completado se considerará inválido.