La planificación de proyectos es Etapas y características del proceso, desarrollo y elaboración de un plan

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Durante la planificación se toman decisiones cualitativas y cuantitativas para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo. Además, en el curso de dicho trabajo, es posible determinar con precisión los caminos óptimos. La planificación de proyectos es la elaboración de un esquema preciso según el cual se llevará a cabo el desarrollo de la organización. Esto le permite pensar en todos los detalles, elegir formas de resolver problemas y lograr sus objetivos. Más adelante se explicará cómo se lleva a cabo este trabajo.

Programar cita

La planificación de proyectos es un proceso importante en la gestión empresarial. Es extremadamente importante, razón por la cual casi todas las empresas hoy en día realizan este trabajo. Requiere algo de tiempo y recursos, pero vale la pena.

De la calidad de la planificación a la gestión de proyectosdepende de su posterior implementación. Durante dicho procedimiento, se lleva a cabo una iniciación, durante la cual se aprueban los estatutos, el registro de participantes y se selecciona una dirección estratégica para un mayor desarrollo.

Primero se determina el orden de las acciones principales. Después de su aprobación, se resuelven los detalles.

Habiendo esbozado el concepto del proyecto futuro y las principales etapas de su progreso, la gerencia podrá corregir todas sus etapas, elegir las mejores formas de lograr los objetivos establecidos.

La planificación de proyectos es un proceso importante en la gestión. Le permite monitorear posteriormente, corrigiendo oportunamente el movimiento en el camino del desarrollo. Los indicadores reales se comparan con los planificados, lo que revela información sobre el grado de implementación de las tareas planificadas. En el curso del monitoreo, se tiene en cuenta la actualización constante de la información de fuentes externas e internas. Los plazos establecidos en el plan, condiciones e indicadores están sujetos a cambios, ya que deben corresponder a la situación real.

La planificación afecta directamente a todos los procesos de gestión de proyectos. Por lo tanto, es llevado a cabo por cada organización. Es imposible gestionar nada si no hay una secuencia de acciones claramente establecida. Estas etapas son tareas, cuya implementación conduce al logro de la meta. Si algo empieza a salir mal según lo planeado, el gerente identifica las causas de tales fenómenos, se toman decisiones sobre las acciones correctas en las circunstancias.

El proceso de planificación es la etapa inicial del ciclo de vida del proyecto. es imposible sin elconseguir el resultado deseado.

Planificación de tareas

La planificación de los objetivos del proyecto implica el desarrollo de un sistema de tareas que, al igual que los pasos, conducen a su consecución. El trabajo presentado le permite determinar incluso antes del inicio del trabajo si el tipo de actividad seleccionado puede generar ganancias. Cada inversor busca invertir sus fondos en el proyecto más rentable y rentable. Es posible esbozar los principales parámetros y resultados de las actividades futuras, para elegir formas adecuadas y realistas de lograrlos durante la planificación.

Para ser productiva, una organización deberá abordar una variedad de desafíos. Si en el curso de los cálculos resulta que el resultado de tales actividades es negativo (la empresa recibirá una pérdida), no lo suficientemente alta, es necesario identificar las razones de este fenómeno. Al hacer ciertos ajustes, es posible aumentar la efectividad del proyecto. Se pueden hacer modificaciones en cada etapa de la implementación de las tareas. Pueden ser los siguientes:

• Detallar, aclarar el propósito (u objetivos) del diseño, determinar el resultado deseado del evento.
• Determinación del alcance y composición del trabajo futuro.
• Estimar el tiempo de cada etapa.
• Calcular el costo presupuestario del proyecto.
• Crea un cronograma y calcula el presupuesto para cada fase.
• Se determina la necesidad de recursos. El cálculo se realiza para cada fase del proyecto y las actividades de la organización en este sentido en su conjunto.
• Plan logístico en curso.
• Se está realizando la evaluación de riesgos, se está creando una metodología para la correcta respuesta ante situaciones de peligro.
• Los detalles del evento se explican detalladamente al inversor.
• Los detalles se acuerdan con todos los participantes en el proceso.
• La responsabilidad de realizar los trabajos y cumplir con las tareas asignadas se distribuye entre los ejecutores y los gerentes.
• Se están especificando las interacciones planificadas y los procedimientos de planificación gerencial.

La gestión de proyectos y la planificación de proyectos están estrechamente relacionadas. Solo el cumplimiento constante de las tareas establecidas en el tiempo acordado y en su totalidad puede garantizar el logro de la meta, obteniendo ganancias en el curso de las actividades de la empresa.

Procesos principales

En el proceso de organización de la planificación del proyecto, se realizan una serie de acciones obligatorias y opcionales. Independientemente de las actividades de la organización, se aplican en el curso de la creación de una visión estratégica general. Los procesos obligatorios incluyen lo siguiente:

• Descripción y documentación adicional de todas las tareas planificadas, contenido del proyecto.
• Definición de las principales etapas del proyecto, su posterior detallamiento.
• Preparando un presupuesto estimado. Se calcula el costo total de todos los recursos necesarios para completar el proyecto.
• Elaboración de un plan de acción paso a paso, cuya implementación conducirá al logro de sus objetivos.
• Describe la secuencia de trabajo.
• Dependencias de carácter técnico, así como restricciones al trabajo realizado.
• Cálculo del tiempo necesario parafinalización de cada etapa del trabajo, determinando los costos de mano de obra y otros recursos que se requerirán en cada etapa del ciclo de producción.
• Determinación del tipo, conjunto de recursos, así como su volumen.
• Indicar el tiempo real del trabajo, si los recursos son limitados.
• Cree un presupuesto y vincule los costos estimados para cada tipo de trabajo.
• Crea un plan terminado.
• Recopilación de los resultados de otros trabajos de investigación durante el diseño, disposición de los valores planificados en un documento.

Durante la planificación y desarrollo del proyecto, estas acciones son obligatorias.

Trámites auxiliares

Durante la planificación de la implementación del proyecto, es posible que no se necesiten algunos procesos. Solo cuando surge la necesidad de ellos, el gerente los incluye en la lista general. Estos procesos de apoyo incluyen lo siguiente:

• Planificar estándares de calidad, estableciendo su rango máximo permitido. También se analizan las formas de lograr el nivel requerido de características del producto terminado.
• La planificación en el campo de la organización, que implica la distribución de competencias funcionales, responsabilidades y subordinación entre todos los participantes del proyecto.
• Selección de personal con el nivel adecuado de cualificación, experiencia laboral, cuyas actividades permitan la ejecución del proyecto a la mayor brevedad. En algunos casos, se requiere la formación de un equipo de trabajo bien coordinado.
• Establecer comunicaciones para proteger a los miembrosproyecto con la información que necesitas.
• Identificación de tipos de riesgos del proyecto, su evaluación y documentación. Esto le permite identificar y eliminar incertidumbres incluso en la etapa de planificación, para evaluar el grado de su posible impacto en el proyecto. En esta etapa, se calculan escenarios tanto favorables como desfavorables para el desarrollo de la situación durante la implementación de la estrategia elegida.
• Planificación de procedimientos logísticos. Se estipula con precisión qué materias primas, otros materiales necesarios y recursos se comprarán a organizaciones externas, en qué cantidad y también con qué frecuencia se realizarán las entregas.

Es posible que se requieran otras actividades durante la planificación de los procesos del proyecto. Depende de los objetivos que la organización persiga en el curso de su trabajo.

Pasos de planificación

Hay 4 etapas principales en la planificación de un proyecto. Fueron ofrecidos por la consultora Booz Allen & Hamilton.

El modelo de planificación estándar es el siguiente:

Etapa 1. Formación de metas

Se establecen dos tipos de objetivos. Pueden ser formales o reales. En el primer caso, se plantean criterios para determinar la utilidad del proyecto. Las metas formales surgen de la motivación de los gerentes. Los objetivos reales son las formas en que se pueden lograr los objetivos formales.

Paso 2. Análisis del problema

Durante esta etapa de planificación se determina la situación real de la organización. A continuación, se realiza una previsión sobre su estado futuro. Después de esose lleva a cabo la identificación de los problemas existentes, para lo cual se oponen los sistemas de metas a los resultados del análisis predictivo. Esto permite estructurar los problemas al final.

Etapa 3. Búsqueda de alternativas

Estas son soluciones que son mutuamente excluyentes.

Etapa 4. Evaluación de alternativas

Se determina la aceptabilidad de cada uno de los escenarios existentes. Se evalúa la efectividad y el grado de riesgo de cada decisión, luego de lo cual se toma la decisión adecuada. La alternativa óptima no solo debe ser factible en la práctica, sino también legal, lo que le permite acercarse lo más posible a la meta. Al mismo tiempo, se tienen en cuenta las restricciones existentes en tiempo, recursos, etc.

Al crear un proyecto de planificación de tipo territorial, industrial o de otro tipo, asegúrese de aplicarlo en el futuro para comparar los resultados reales con los planificados. Esto le permite administrar el progreso hacia un objetivo común y hacer los ajustes necesarios de manera oportuna.

Programación

Vale la pena señalar que la programación de proyectos se basa en un esquema ligeramente diferente. Destaca 5 etapas principales:

1. Definir trabajos y escribirlos como una lista. En algunos casos, los gerentes cometen errores al no enumerar todos los procesos a la vez. Para excluir este fenómeno, se recomienda aplicar el método de descomposición secuencial en el curso de la determinación del próximo trabajo.
2. Para cada posición seleccionada, se determina el orden y la duración. Depende decaracterísticas tecnológicas del próximo trabajo. Para ello también se utiliza la técnica de descomposición, que se complementa con valoraciones de expertos. Esto le permite determinar con precisión la duración prevista de cada operación. Para ello, puede utilizar la técnica de lluvia de ideas, que le permite considerar las características de la tecnología desde diferentes puntos de vista.
3. Determina el tipo de recursos y su disponibilidad. Puede ser finanzas, materiales, mano de obra, información, etc. El cronograma de trabajo realizado está correlacionado con el cronograma de logística, financiamiento, etc. Todas las etapas deben estar interconectadas, constituyen un proceso continuo. Esto evita interrupciones en el proceso de producción. Al mismo tiempo, los recursos escasos requieren una consideración por separado. Determinan en gran medida la duración y la secuencia de todo el espectro del próximo trabajo.
4. Las restricciones se establecen desde el exterior. Estos incluyen la estacionalidad de la producción, la capacidad de fabricación de los suministros de equipos y otros factores externos.
5. Se está creando un sistema para responder a los riesgos emergentes en el curso de la gestión de proyectos. La planificación de proyectos comienza con su análisis. Para las amenazas más probables y peligrosas, se están desarrollando medidas de respuesta apropiadas.

Principios de planificación

En el curso de la planificación de un proyecto empresarial, un gerente debe adherirse a ciertos principios. Los principales son:

• Propósito. La implementación del proyecto persigue un objetivo claro y final, sin salpicar tareas insignificantes.
• Sistemática. La futura gestión de proyectos debe ser holística e integral. Al mismo tiempo, se tienen en cuenta las características de su desarrollo y compilación. En algunos casos, un proyecto puede dividirse en subsistemas. También estarán relacionados. Al mismo tiempo, los cambios en un sistema implican cambios en otra estructura. Dividir el proyecto en varias partes le permite rastrear las conexiones internas y las interacciones de los elementos, elegir la estructura más efectiva. La evaluación de la implementación del proyecto en este caso se puede dar en términos de procesos cualitativos y cuantitativos.
• Complejidad. Los fenómenos se consideran desde el punto de vista de su conexión y dependencia. Para ello se utilizan diferentes métodos y enfoques de gestión.
• Seguridad. Durante la planificación del trabajo del proyecto, se prevé que todas las actividades cuenten con los recursos necesarios.
• Prioridad. La atención principal en el desarrollo del proyecto se presta a las tareas principales y más importantes. Su definición depende del concepto general de desarrollo en el futuro.
• Seguridad económica. Se calcula el grado de pérdidas y pérdidas incurridas por la organización en caso de incumplimiento del evento previsto. Los riesgos no pueden evitarse en absoluto, pero deben evaluarse y tomarse decisiones justificadas en este sentido.

Estructuración de proyectos

Se requiere estructuración en el curso de la planificación del trabajo del proyecto. La secuencia jerárquica de trabajo implica dividir todo el proyecto en partes separadas. Esto le permite detallar los complejos en diferentes niveles. Talsimplifica la gestión de procesos.

La estructuración le permite hacer lo siguiente:

• Definir el alcance del trabajo para lograr objetivos de tipo intermedio.
• Controlar el grado de avance del proyecto, evaluar la posibilidad de alcanzar todos sus objetivos.
• Los informes se crean de acuerdo con la estructura óptima.
• Los hitos se establecen para medir el progreso del proyecto.
• La responsabilidad se distribuye correctamente entre los artistas.
• Todos los miembros del equipo reciben información objetiva y comprensible sobre las metas y objetivos del proyecto.

Errores en la estructuración

Algunos gerentes cometen errores en el curso de la estructuración, lo que afecta negativamente el logro de las metas. Los principales son los siguientes:

• La etapa de estructuración generalmente se omite. El gerente va directamente a la búsqueda de soluciones a los problemas del período actual.
• Solo se utilizan unidades organizativas, no se aplican productos ni recursos finales.
• La estructuración no cubre todo el proyecto.
• Los elementos de la estructura se repiten.
• No hay integración de estructuras de acuerdo con los detalles de la preparación de la documentación del proyecto y los informes financieros.
• La estructura tiene demasiado o poco detalle.
• Los elementos individuales del proyecto no se pueden procesar en una computadora.
• Los productos finales intangibles (servicios, servicios, etc.) no se tienen en cuenta.

Bases para la estructuración

La planificación de proyectos es un trabajo responsable. La estructuración debe realizarse correctamente. Se realiza por los siguientes motivos:

• Períodos del ciclo de vida del proyecto que se está creando.
• Características de la estructura de las divisiones.
• Componentes del resultado que se obtendrá tras la finalización del proyecto.
• Proceso, elementos funcionales del trabajo de la empresa.
• Ubicación geográfica de los objetos.