Controlling en la empresa: herramientas, metas y objetivos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2024-01-17 18:47

Aquellos que escuchan la palabra "controlar" por primera vez suelen imaginarse controlando algo, pero en realidad no es así en absoluto. El control en una empresa es un sistema complejo que tiene como objetivo mejorar los procesos financieros, de personal y tecnológicos para lograr el funcionamiento efectivo de la organización en su conjunto. A diferencia del control, que está diseñado para identificar problemas y errores cometidos en el pasado, el control busca construir un sistema de gestión de procesos en la empresa que se centre en los asuntos actuales y futuros. ¿Por qué es tan importante?

El servicio de control en la empresa es un elemento importante, ya que sus empleados pueden minimizar la pérdida de recursos, analizar los planes actuales y futuros, y también identificar los posibles errores, es decir, los que pueden cometerse en el curso de las actividades de la empresa. Sin embargo, para entender en qué consiste este tipo de actividad, es importante estudiar con más detalle sus características y puntos clave. Este artículo discutirá los conceptos básicos, metas y objetivoscontrol, así como sus conceptos, herramientas y funciones.

Conceptos y definiciones

Controlling es una nueva dirección en el sistema de gestión, por lo que hoy en día no existe una definición inequívoca de este concepto. Sin embargo, existen varias definiciones que son las más populares y reflejan la esencia de este término.

Su origen está relacionado con el verbo inglés to control. En la traducción, "control" es "gestión, supervisión, control, gestión, regulación". Sin embargo, tal descripción no es suficiente para comprender la esencia de este fenómeno, por lo que vale la pena considerar las siguientes dos definiciones más precisas.

El control es un área separada de actividad en las organizaciones, que está asociada con la implementación de la función económica y tiene como objetivo tomar las decisiones estratégicas y operativas correctas por parte de la gerencia.

Controlling es un conjunto de acciones encaminadas a soportar todos los procesos con la información necesaria y el soporte analítico para la correcta toma de decisiones gerenciales. La mayoría de las veces tienen como objetivo aumentar las ganancias en la organización.

El control moderno en una empresa debe incluir necesariamente un sistema de gestión de calidad, gestión de riesgos y un sistema de indicadores clave, así como la gestión de procesos en la implementación de cualquier tipo de planificación.

Metas y objetivos

Basándonos en los conceptos básicos, podemos concluir que la principalel objetivo del control en una empresa es la orientación de todos los procesos de gestión hacia el logro de determinados objetivos, que se pueden expresar en la mejora de los productos, el logro de un adecuado nivel de competitividad, etc. En otras palabras, el objetivo es mantener la gestión eficaz de la organización. ¿Cuál es su propósito?

Según el objetivo, se distinguen las siguientes tareas principales de control al administrar una empresa:

• desarrollo de la metodología de planificación y su organización;
• contabilidad, incluida la recopilación de información y su procesamiento;
• control;
• organización de eventos especiales del sistema de observación.

Estas tareas, resumidas, tienen subtareas peculiares que deben ser realizadas por el servicio o departamento que tiene encomendada la función de control. El desarrollo de una metodología de planificación y su organización incluye lo siguiente:

• garantizar la creación de un marco regulatorio que ayude a implementar las previsiones de desarrollo de la empresa;
• brindar asesoramiento a las personas que desarrollan planes estratégicos;
• coordinar el trabajo en la preparación de varios planes, en la determinación de los principales objetivos de la empresa y en la elaboración del presupuesto;
• participación en discusiones y definiciones de parámetros (cualitativos y cuantitativos) del trabajo.

La tarea de contabilidad incluye lo siguiente:

• desarrollo de la estructura de transmisión y recepción de información;
• crear un sistema de soporte de información para proporcionar referencias, información yinformes a personas responsables de un determinado proceso en la gestión de la empresa;
• determinar la necesidad de suministrar la información necesaria a los gerentes u otras personas responsables;
• comparar planes e informes y compilar documentación de informes provisionales que muestre el progreso de los planes;
• análisis de desviaciones de planes, identificación de posibles causas y desarrollo de propuestas para prevenir la influencia de factores negativos que provocaron interrupciones en el trabajo.

La tarea de control incluye:

• supervisar la implementación de los planes destinados a lograr los objetivos estratégicos;
• seguimiento del estado de las condiciones ambientales relacionadas con el desarrollo de planes estratégicos;
• supervisar las debilidades que se identificaron durante la planificación o revisión del progreso del programa.

La tarea de organizar eventos para un sistema de observación especial prevé lo siguiente:

• desarrollo de un marco normativo para la obtención y suministro de información dentro de la organización;
• desarrollo de actividades que aporten información adicional y apoyo analítico.

Un lugar especial en el sistema de control de finanzas, personal y recursos es la contabilidad. Por regla general, los informes tradicionales implican un enfoque en el pasado y una presentación de datos fácticos sobre procesos y fenómenos pasados, mientras que los informes en control se centran en el futuro.

Así, se puede ver que la organización del control en la empresa contribuye a la creacióncontrol actual sobre los procesos para determinar las consecuencias de determinadas decisiones de gestión. También se puede decir que la introducción del control le permite evitar que la dirección de la empresa tome decisiones precipitadas o no rentables que impliquen un desperdicio de recursos.

Métodos

Para cumplir con todas las tareas establecidas al administrar una organización, el control implica el uso de los siguientes métodos científicos generales:

• análisis;
• deducción;
• inducción;
• especificación;
• abstracción;
• síntesis;
• analogía;
• simulación.

Después de considerar las metas, los objetivos y los métodos de esta área de actividad, es extremadamente importante detenerse en sus funciones.

Funciones

El sistema de control de la empresa incluye funciones básicas como:

• informativo;
• contabilidad y control;
• analítico;
• función de planificación.

Y también, condicionalmente, se pueden distinguir tres funciones, que serán una combinación de las anteriores: servicio, comentarios y gestión.

Razones para controlar

A la vuelta de los siglos XIX y XX, muchos líderes estadounidenses en el proceso de gestión de las organizaciones se enfrentaron a una necesidad urgente de mejorar los métodos de contabilidad económica y control financiero. Los primeros intentos de mejorar el sistema contable se veían así.manera - los jefes de las empresas asignado al jefe de finanzas y el secretario de la empresa la tarea de proporcionar información analítica sobre cuestiones de la parte económica y económica. Así, se formó una estrecha relación de trabajo entre el servicio financiero y la persona que asiste al director ejecutivo. Posteriormente, se encontró que debido a la variedad de información y la necesidad de su detalle, es más conveniente encomendar esta tarea a funcionarios individuales. Así, tuvo lugar la introducción del control en la empresa.

Se pueden distinguir los siguientes requisitos previos para el surgimiento del control:

• crisis económica mundial;
• complicación y endurecimiento del sistema fiscal para empresarios;
• complicación de formas de financiación.

El desarrollo del control como rama de la ciencia económica se debe a las siguientes razones:

• internacionalización y diferenciación de empresas;
• cambio de tecnologías involucradas en las áreas de producción;
• complicación del sistema de gestión empresarial;
• complicación del entorno externo;
• complicación de los procesos de comunicación para la toma de decisiones gerenciales, lo que generó una necesidad urgente de personal competente en el campo de la ingeniería y organización de sistemas.

Hoy, muchos jefes de empresas extranjeras notan que después de la creación de departamentos de control en la empresa, por ejemplo, los ingresos de la empresa aumentaron, el uso de los recursos financieros, humanos y de otro tipo se volvió más correcto y tuvo éxito en un manera significativa.reducir costos.

El servicio de control de la organización se enfrenta a una tarea muy seria: garantizar la rápida recopilación y preparación de un análisis detallado de la información sobre todos los costes disponibles para gestionar la empresa. El director de la empresa, el jefe del servicio financiero y los jefes de los departamentos de producción deben recibir información de manera oportuna y regular para que, en caso de posibles desviaciones, puedan tomar las medidas adecuadas y corregir el trabajo de toda la empresa.

Conceptos

Hoy en día, el concepto alemán y estadounidense de control se distingue en la literatura económica. En general, estos conceptos son muy similares entre sí, pero su principal diferencia es que el primero está más enfocado a considerar los problemas de contabilidad interna y análisis del entorno interno de la organización, y el segundo está más enfocado a los problemas de el entorno externo con el que la empresa está estrechamente interconectada.

Vale la pena señalar que el concepto alemán ha ganado una mayor aceptación. Según este concepto, la tarea central es resolver los problemas de la contabilidad interna de forma planificada, de control y documental.

El concepto estadounidense también pone en primer plano la solución de problemas relacionados con la forma planificada, de control y documental de la contabilidad interna, pero aquí también se otorga el lugar central a la solución de los problemas de evaluación del entorno externo y su detalle. análisis.

Herramientas

Las herramientas de control son un conjunto de acciones que le permiten realizar ciertas funciones y tareas. Estas herramientas se pueden clasificar comocriterio:

• período de validez (estratégico u operativo);
• alcance (depende de las tareas).

Para comprender claramente cuáles son las principales herramientas utilizadas en el control y en qué circunstancias se utilizan mejor, considere la siguiente tabla.

Ámbito de aplicación	Juego de herramientas	Período de validez
Contabilidad	Reportes de actividades comerciales Formas de registro Cifras contables Métodos de análisis de informes	Operativo
Organización de los flujos de información	Sistema de gestión de documentos	Estrategico
Planificación	Trabajar con volúmenes de pedidos Análisis del punto de ruptura Análisis ABC Análisis de las debilidades de las empresas Análisis de proyectos de inversión Análisis de descuento Análisis de patrones de consumo y ventas Evaluación de la rentabilidad de iniciar la producción de materias primas para la fabricación de nuestros propios productos Estimación de la curva de aprendizaje Métodos logísticos Evaluación comparativa Evaluación del potencial de la empresa Análisis FODA Mapas de percepción Medición de la calidad del servicio Diagrama de Gantt Cálculo del nivel de inventario Planificación de capacidad Precios Análisis de barreras de entrada Planificación de redes y más	Estrategico
Seguimiento y control	Sistema de alerta temprana Análisis de costos Análisis de la correspondencia de indicadores (planificados y reales) Análisis de brechas	Estrategico

La cuestión de la elección de herramientas de control debe abordarse con extrema precaución. Por ejemplo, para una organización que opera en un mercado de oligopolio o monopolio, no tiene absolutamente ningún sentido utilizar el análisis de la competencia.

Las herramientas anteriores para controlar las finanzas pueden simplificar en gran medida el procedimiento para el desarrollo económico y la preparación de la documentación de planificación e informes.

Control estratégico y operativo

Hay dos tipos de control, que difieren en el período de su acción, así como en las tareas y formas de resolverlos.

El control estratégico tiene como objetivo la implementación de programas y estrategias a largo plazo. Su objetivo es formar un sistema de planificación claro que le permita administrar la empresa de manera confiable, lo que conducirá a un aumento de las ganancias.

A. Galweiter (científico-economista) en sus escritos identificó ocho áreas que debe cubrir el control estratégico, a saber:

1. Determinar la exhaustividad de los planes de la empresa, así como su contenido formal y financiero.
2. Control de inestabilidadcondiciones dentro de la organización y en el entorno externo, que están íntimamente relacionadas con la implementación de los planes estratégicos de la empresa.
3. Control sobre la adopción de decisiones importantes y su implementación, basado en el aspecto del timing.
4. Seguimiento de la implementación de planes, especialmente en etapas difíciles o importantes de su implementación.
5. Respuesta oportuna a condiciones externas e internas adversas que puedan causar daño financiero a la organización o dar un subproducto de la actividad.
6. Seguimiento de la situación estratégica de la empresa en base a revisiones periódicas.
7. Comprobación de la delimitación de las unidades estratégicas de la empresa.
8. Seguimiento del cumplimiento de los principios definitorios de la empresa, previamente definidos.

Se pueden distinguir las siguientes tareas de este tipo de control:

• definir objetivos cuantitativos y cualitativos;
• responsabilidad de la planificación;
• elaboración de un sistema de estrategias alternativas;
• determinación de puntos críticos en el ambiente interno y externo para el sistema de estrategias alternativas;
• identificar y gestionar las debilidades organizacionales;
• formación de un cuadro de mando;
• gestión de desvíos y sus indicadores;
• gestión de la motivación en una institución;
• gestión del potencial económico.

El control operativo en una empresa difiere del estratégico en que está dirigido a ayudar a los gerentes a lograr resultados en metas a corto plazo. Cabe señalar que su tarea principal es prevenir una crisis.estado en la organización y realizar un seguimiento del progreso actual de las actividades planificadas.

Para comprender las diferencias entre estas dos especies, considere la siguiente tabla.

Señales	Control estratégico	Control operativo
Orientación	Entorno interno Entorno externo	Rentabilidad Eficiencia de costes
Nivel de control	Estratégico (largo plazo)	Táctica y operativa
Objetivos	Creando condiciones para la supervivencia Llevar a cabo medidas anticrisis Mantener el potencial exitoso	Asegurando liquidez y rentabilidad
Tareas principales	Definir objetivos cuantitativos y cualitativos Responsabilidad de planificación Desarrollo de un sistema de estrategias alternativas Determinación de puntos críticos en el ambiente interno y externo para el sistema de estrategias alternativas Identificación y gestión de debilidades organizacionales Análisis de rentabilidad	Asistencia metodológica en el desarrollo del presupuesto Buscar debilidades para el control táctico Determinación del conjunto de indicadores controlables de acuerdo con la actualgoles Comparación de indicadores previstos y reales Determinación del impacto de las desviaciones en la ejecución de los planes vigentes Motivación

Relación entre control operativo y estratégico

Estos dos tipos de control son partes integrales entre sí. La tarea más importante del control estratégico es garantizar la existencia a largo plazo de una empresa en particular, y la planificación operativa actual y la implementación de ciertos planes con fines de lucro.

La relación de estos dos tipos puede representarse como tales dichos:

• "hacer lo correcto" es control estratégico;
• "hacer lo correcto" es operativo.

Por lo tanto, podemos concluir que el control operativo es una parte integral de la implementación del control estratégico.

Introducción y organización del servicio

Si el jefe de la empresa ha decidido implementar un sistema de control, primero deberá realizar cambios en la estructura organizativa y crear un servicio (departamento), que debe estar directamente subordinado al director general o jefe ejecutivo. El servicio de control puede incluir los siguientes especialistas:

• jefe de servicio;
• controlador-curador de talleres (divisiones/divisiones/departamentos);
• contador administrativo;
• Especialista en sistemas de información.

Si los volúmenes de producción oel tamaño de la organización es pequeño, entonces puede combinar las funciones de estas áreas y excluir una posición.

Para la correcta organización del trabajo al implementar un sistema de este tipo, cada especialista debe recibir descripciones de funciones, cuya funcionalidad se determinará en función de las necesidades de la empresa.

Cada líder, especialmente aquellas empresas ubicadas en los territorios postsoviéticos, deben recordar que la introducción de métodos de gestión innovadores puede provocar críticas por parte del personal y, en algunos casos, incluso un rechazo total. Por lo tanto, antes de comenzar el trabajo del servicio de control, es necesario presentar innovaciones y transmitir a la atención de todos los empleados las principales tareas, objetivos y funciones principales que realizará esta unidad estructural.

También vale la pena señalar que la implementación de dicho servicio debe ser gradual e incluir una etapa preparatoria en la que se estudie el estado de la empresa, luego la implementación en sí y, finalmente, una etapa de automatización, si es necesario.

Conclusión

En general, el control refleja una amplia gama de disciplinas científicas económicas y de gestión: gestión, planificación estratégica, cibernética, teoría económica, etc. Gracias a esto, un gerente profesional o un equipo de varios especialistas encargado de la función de control es capaz de resolver problemas de producción, económicos y de personal, teniendo en cuenta la diversidad y la amplia gama de problemas de esta actividad. Es por eso que la presencia de un sistema de control establecido en la empresa permite resolver y, a menudo, anticipar problemas, lo que, a su vez, conduce a una respuesta oportuna y minimización de diversos costos y pérdidas financieras graves.