Documentos en efectivo: registro, verificación, almacenamiento. El procedimiento para emitir documentos de caja primarios

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Los documentos en efectivo son documentos que se redactan en relación con el movimiento de fondos de una persona jurídica o un empresario individual. Sus formularios son aprobados por el Comité Estatal de Estadística. Consideremos más a fondo qué documentos de caja pueden usar las empresas.

Pedidos

Actúan como documentos de caja primarios. Los pedidos pueden ser entrantes o salientes. El primero se aplica cuando se recibe efectivo. Un oficial de contabilidad emite una orden de recibo en una copia y está firmada por Ch. un contador o un funcionario autorizado para hacerlo. A f alta de funcionarios responsables, el titular de la persona jurídica o el propio empresario individual pueden endosar documentos primarios de caja. El recibo de la orden de crédito debe estar firmado por personas autorizadas (contador y cajero), certificado por un sello (sello). Además, se registra en el diario correspondiente. El recibo se entrega al sujeto que depositó el dinero. La orden de recibo en sí permanece en la caja. El papel de gastos se llena cuando se emite efectivo. Debe decirse que los documentos de caja se compilan si la empresa utiliza métodos tradicionales de procesamiento de información y herramientas BT. Una orden saliente, como una entrante, se emite en 1 copia. También debe ser visado por personas autorizadas y registrado en el diario correspondiente.

Relleno

¿Cómo emitir los documentos en efectivo mencionados anteriormente? El llenado se realiza de la siguiente manera:

1. La línea "Base" se refiere a una transacción comercial.
2. En la columna "Incluido" se ingresa el monto del IVA. Está escrito en números. Si los servicios, bienes o trabajos no están gravados, la línea indica "sin IVA".
3. En la línea "Apéndice", se deben enumerar los documentos adjuntos y de otro tipo, indicando las fechas de su compilación y los números.
4. En la columna "Crédito, código de subdivisión" se anota la designación correspondiente del departamento estructural al que se reciben los fondos.

Registrarse

Los documentos en efectivo deben registrarse en un diario especial. Registra tanto los pedidos entrantes/salientes, como los papeles que los reemplazan. Estos últimos, por ejemplo, incluyen nóminas, solicitudes de emisión de fondos, facturas y otros. Al mismo tiempo, cabe señalar que las órdenes de gasto, que se emiten sobre la nómina de salarios y otros montos equivalentes a la misma, deben registrarse con posterioridad a la emisión de los pagos.

Libro de caja

Se utiliza para contabilizar la emisión y recepción de efectivo. El libro está numerado, atado y certificado con un sello, que se coloca en la última página. Aquí también se hace un registro indicando el número de hojas. La última página debe estar firmada. contador y administrador de empresas. Cada hoja del libro está dividida en 2 partes iguales. Uno (con una regla horizontal) debe completarse como la primera copia, el otro como la segunda copia. Este último se emite por el anverso y el reverso con papel carbón. Ambas instancias están numeradas con el mismo número. Los primeros permanecen en el libro, mientras que los segundos son desmontables. Estos últimos actúan como documentos informativos de caja. Hasta el final de todas las operaciones para el día actual, no salen. Las entradas comienzan en el anverso de la primera copia después de la columna "Saldo al comienzo del día". Antes del llenado, la hoja debe doblarse a lo largo de la línea de rasgado. La parte recortada se coloca debajo de la que queda en el libro. Para ingresar información después de la "Transferencia", el lado desprendible se superpone al anverso de la segunda copia. Las entradas continúan a lo largo de la línea horizontal en el reverso de la parte inseparable.

Documentos adicionales

Las transacciones en efectivo se pueden registrar con varios papeles. Uno de ellos, por ejemplo, es un informe anticipado. Se utiliza para contabilizar los fondos que se emiten a personas responsables para gastos administrativos y comerciales. ¿Cómo se preparan tales documentos? Las transacciones en efectivo de este tipo son contabilizadas directamente por la entidad que informa, yTambién contador. Los informes previos se redactan en papel o en soporte informático. El registro de documentos en efectivo se lleva a cabo estrictamente de acuerdo con las reglas. Cada formulario se completa en una copia. En el reverso del mismo, el responsable indica una lista de papeles que acreditan los gastos incurridos. Estos, por ejemplo, incluyen un certificado de viaje, conocimientos de embarque, cheques, recibos, etc. Aquí, el asunto indica el monto de los gastos. Los documentos que se adjuntan al informe deben estar numerados en el orden en que aparecen. La verificación de los documentos de caja la llevan a cabo los empleados del departamento de contabilidad. Los empleados, en particular, realizan una auditoría del gasto de fondos previsto, la integridad de los documentos corroborativos proporcionados, la exactitud de su finalización y el cálculo de las cantidades. El reverso indica los costos que se aceptan para la contabilidad, las cuentas en cuyo débito se registran.

Matices importantes

Los detalles que se refieren a moneda extranjera (página 1a en el anverso y columnas 6 y 8 en el reverso) deben completarse solo si la persona responsable recibe fondos que no están en rublos. El informe previo después de la verificación debe ser aprobado por el jefe de la empresa o una persona autorizada por él. Sólo después de eso se tiene en cuenta. Si el anticipo no se ha utilizado en su totalidad, la persona responsable devuelve el saldo al cajero. Al mismo tiempo, se completa la orden de recepción. Los fondos se cancelan de acuerdo con la información del informe aprobado.

Nóminas

El pago de los documentos en efectivo se realiza al calcular y pagar los salarios a los empleados de la empresa. El departamento de contabilidad elabora la declaración correspondiente en 1 copia. La acumulación de salarios se realiza de acuerdo con la información presente en la documentación primaria para contabilizar el tiempo real trabajado, la producción, etc. Las líneas "Acumulado" indican los montos de acuerdo con los tipos de pagos de la nómina. También se fijan aquí las demás rentas (prestaciones materiales y sociales) proporcionadas al trabajador, reembolsadas con cargo a la utilidad de la empresa y sujetas a inclusión en la base imponible. Al mismo tiempo, se calculan las deducciones del salario y se establece el monto a entregar al trabajador. En la portada del estado de cuenta se fija el monto total a pagar a los empleados. El jefe de la empresa debe firmar el permiso para emitir salarios. En caso de su ausencia, este documento es emitido por un empleado autorizado. Al final del estado de cuenta se ingresan los montos de los salarios depositados y emitidos. Después del período establecido para el pago de fondos a los empleados, los nombres de los empleados que no recibieron dinero en la columna 23 se marcan como "Depositado". Por el monto emitido, se elabora una orden de gastos. Su número y fecha de realización deberá indicarse en la nómina en la última hoja.

Informe de ayuda

Este documento contiene las lecturas de los contadores KKM y los ingresos por turno (jornada laboral). El informe de ayuda se completa en 1 copia diaria. El cajero-operador debe firmarlo y entregarlo al oficial jefe(El jefe de la empresa). Al mismo tiempo, se completa la orden de recepción. En las pequeñas empresas, el dinero se entrega directamente a los cobradores. Al transferir efectivo, se completan los documentos de efectivo relevantes del banco. Los ingresos por turno (día laboral) se establecen de acuerdo con los indicadores de los contadores sumadores al comienzo y al final del día. Al mismo tiempo, se deducen las cantidades devueltas a los clientes en los cheques no utilizados. Los ingresos establecidos son confirmados por los jefes de departamento. En la publicación de fondos en el informe, firman el cajero principal, así como el jefe de la empresa. El informe de referencia actúa como base para compilar una "Información sobre las lecturas de los medidores KKM y los ingresos de la empresa" consolidada.

Diario del cajero

Este documento es necesario para contabilizar el gasto y la recepción de efectivo por cada KKM de la empresa. El diario también actúa como informe de control y registro de las lecturas de los contadores. Este documento está atado, numerado y sellado con las firmas de Ch. contador, jefe de la empresa, así como un inspector de impuestos. La revista también está certificada por el sello de la empresa. Todas las entradas las hace el cajero todos los días. El procedimiento de emisión de documentos de caja no permite tachaduras y tachaduras en el diario. Todas las correcciones realizadas deben ser acordadas y certificadas por las firmas de las personas autorizadas. Si las lecturas coinciden, se registran para el turno actual al comienzo del trabajo. Estos datos deben estar certificados por las firmas del administrador de turno y del cajero. La línea 15 indica las cantidades que se ingresan encheques devueltos por los clientes. La información para esto se toma del acto correspondiente. La misma columna indica el número de cheques cero impresos durante el turno. Al final de la jornada laboral, el operador genera un informe final del turno y entrega con él los ingresos recibidos. Esto crea un pedido entrante. Después de tomar las lecturas del medidor, se verifica la cantidad real de recibos y se realiza la entrada correspondiente en el diario. Está confirmado por las firmas del jefe (administrador de turno), cajero principal y cajero. En caso de discrepancias entre los montos indicados en la cinta de control y el monto de los ingresos, se identifica el motivo de la diferencia. Los excedentes o f altantes encontrados se registran en las líneas correspondientes del libro diario.

Datos sobre lecturas de medidores e ingresos de KKM

Se utilizan para generar un informe resumen del turno actual. Estos datos actúan como apéndice de la declaración del cajero, recopilada diariamente. Los datos sobre las indicaciones y los ingresos se forman en una copia. Junto con las órdenes de gastos y recibos, certificados-informes de cajeros, se transfieren al departamento de contabilidad de la empresa hasta el próximo turno. La muestra de documentos de caja, de acuerdo con las lecturas del contador, al principio y al final de la jornada laboral de cada caja registradora incluye el cálculo de los ingresos. Al mismo tiempo, entre otras cosas, se indica su distribución por departamentos. Este último debe ser confirmado por las firmas de los gerentes. Al final de la tabla completa, los resultados se muestran de acuerdo con las lecturas de los contadores de todas las cajas registradoras, ylos ingresos de la empresa también se resumen con la distribución de fondos por departamentos. De acuerdo con las actas, se indica el monto total de dinero que se emitió a los clientes en los cheques que devolvieron. Esta cantidad reduce los ingresos totales de la empresa. La información debe estar firmada por el cajero principal y el jefe de la empresa.

Recomendaciones para el relleno

Al redactar documentos de caja, debe cumplir con el procedimiento establecido por los actos legislativos y reglamentarios. Además, existen varias reglas bastante simples, cuya observancia evitará imprecisiones al completar el papeleo:

1. La cantidad en palabras siempre debe escribirse en mayúscula. En este caso, se permite escribir centavos en números. Por ejemplo: Dieciocho mil rublos 10 kopeks.
2. El papeleo se puede completar a mano o utilizando medios técnicos (una computadora, por ejemplo).
3. Los actos reglamentarios permiten ajustar la información en los documentos de caja. Sin embargo, se deben cumplir una serie de requisitos. Una entrada incorrecta se debe tachar cuidadosamente con una línea. La información correcta se indica al lado o (si es posible) encima. Aquí también debe hacer una posdata: "Creer corregido", "Tachado no es válido" o "Verdadero". Al lado de esta entrada debe estar firmado ch. contador y jefe de la organización (o empresario individual).
4. Si hay manchas, borraduras, manchas con un "trazo" y otros métodos de corrección similares, el documento se considera inválido.

Reglas adicionales

El almacenamiento de documentos en efectivo, de acuerdo con la ley aplicable, se realiza durante 5 años. El cómputo de este plazo comienza el 1 de enero del año siguiente al plazo de finalización de los trabajos de oficina. Esta regla se considera general. Se ha establecido un procedimiento especial para las declaraciones de nómina. Si los empleados no tienen cuentas personales, estos documentos se mantienen en la empresa durante 75 años. Al final de este período, toda la documentación puede ser transferida al archivo o destruida si no hay procesos judiciales, desacuerdos o disputas sobre ella. Al trabajar con papeles, se deben seguir las siguientes reglas:

1. La formación de documentos en grapas debe llevarse a cabo para cada día a más tardar el siguiente día hábil o el primer día libre.
2. Antes de trasladar los papeles al archivo, se debe realizar el inventario de los mismos.
3. El control de la formación de casos lo realiza un cajero o el gerente directo de la empresa.
4. En el proceso de creación de una grapa, los documentos se recopilan en orden ascendente de números de cuenta (primero por débito, luego por crédito).

La responsabilidad de la seguridad de los documentos en efectivo recae en el director de la empresa. En caso de incumplimiento de las normas anteriores, se podrá aplicar al infractor una sanción administrativa en forma de sanción pecuniaria. El importe de la multa se fija de conformidad con la ley.

Conclusión

Mantenerla documentación de efectivo se considera un trabajo bastante responsable. Llenar el papeleo debe ser abordado con toda responsabilidad. Los documentos de caja se utilizan al resumir varios datos, informes, contabilidad. En este sentido, los errores cometidos en las etapas iniciales de fijación de transacciones pueden conducir a graves distorsiones en los documentos finales. Un empleado designado para el puesto responsable del procesamiento de documentos en efectivo debe tener conocimientos y experiencia relevantes. Hay que recordar que todos los papeles que llena el operador son revisados por altos funcionarios y aprobados por el jefe de la empresa. Debe prestarse especial atención al registro de documentos. Las entradas en diarios y libros deben hacerse a tiempo de acuerdo con las reglas. Dado que los documentos de caja se utilizan en la preparación de informes, todas las correcciones en ellos se realizan estrictamente en un orden determinado. Si no se siguen las reglas establecidas, los papeles pierden su validez, y la información contenida en ellos no puede ser utilizada por la empresa en ulteriores labores de gestión.