Documentos contables primarios: tipos, procesamiento y almacenamiento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La contabilidad en empresas de diversas formas de propiedad es imposible sin una reflexión documental. Ni un solo procedimiento, ni un solo proyecto, ni una sola transacción comercial se lleva a cabo sin un documento correctamente ejecutado, regulado por las órdenes internas de la empresa y las normas legislativas externas. Cada acción realizada por un empleado de, por ejemplo, una empresa comercial, comenzando por el operador para recibir solicitudes y terminando por el director, se refleja en la base documental, que se basa en una lista de documentos primarios.

Concepto y significado

Probablemente sea difícil imaginar el funcionamiento de una empresa existente dentro de cualquier campo de actividad posible sin documentos que confirmen las transacciones comerciales. Como en cualquier otro tema, aquí la documentación juega un papel muy importante. Difícilmente puedes imaginartrabajo de alta calidad y legalmente justificado del aeropuerto, que permite que un pasajero salga sin documentos que prueben su identidad: un pasaporte y un código de identificación de un ciudadano. Del mismo modo, es difícil asumir la admisión a la circulación de un automóvil cuyo conductor no cuenta con la documentación adecuada en forma de licencia y pasaporte técnico para el automóvil que conduce. También lo son los documentos contables primarios. Toda empresa inscrita en la lista estatal de empresarios debe contar con una serie de documentos necesarios para su contabilidad, los cuales son la base fundamental y el eslabón inicial en la cadena de regulación regulatoria de sus procesos de negocio.

La documentación contable primaria es un conjunto de certificados, actos, órdenes, facturas, declaraciones e informes, a través de los cuales se registran las operaciones de la empresa y se regulan sus procedimientos comerciales.

Tipos de documentos

La clasificación del flujo de trabajo contable incluye los siguientes tipos principales de documentos primarios:

• por finalidad funcional: contabilidad, gestión, personal;
• según el grado de regulación - interno y externo.

La primera dirección de la clasificación permite distinguir entre sí los documentos de los tres principales niveles funcionales de cualquier empresa comercial de acuerdo con la naturaleza de su propósito, y la segunda, de acuerdo con el método de organización legal regulación de las relaciones económicas. Cada una de las direcciones incluye una masaciertos tipos de documentos que reflejan el desempeño de acciones específicas por parte de los empleados de la empresa.

Documentación contable

Si consideramos los documentos contables primarios, estos, a su vez, se dividen en regulación de las tres etapas de las transacciones comerciales.

La primera etapa se caracteriza por la conclusión de la transacción. Aquí, la documentación contable primaria está representada por la celebración de un acuerdo y la emisión de una factura de pago. Un acuerdo es un documento que regula la relación entre dos partes con el fin de establecer las condiciones para la interacción entre ellas. Una factura de pago es un requisito con la definición de una cantidad específica que, según los términos del contrato, el comprador debe pagar al vendedor por los bienes vendidos o el servicio prestado.

La segunda etapa de la actividad empresarial se refleja en los documentos de pago y se denomina etapa de pago de la transacción. Basado en el hecho de que el pago puede hacerse en efectivo o en forma no monetaria, los documentos primarios para el mismo se presentan como extractos de la cuenta corriente y órdenes de pago, o cheques de caja y recibos para las órdenes de pago entrantes.

La tercera etapa final está determinada específicamente por la recepción de un producto o servicio. En consecuencia, también se regula por la documentación primaria en forma de albarán, recibo de compra y acto de aceptación y enajenación de productos o acto de trabajo realizado en caso de prestación de cualquier tipo de servicio.

Documentación contable de gestión

La diferencia entre el flujo de trabajo contable y de gestión radica principalmente en el hecho de que la actividad contable está regulada por la legislación estatal con un marco para reflejar las operaciones comerciales establecidas específicamente por las autoridades, y la gestión está determinada por decisiones internas y preferencias personales de los director o dueño directo de una compañía en particular. En otras palabras, los documentos contables primarios tienen una forma estricta controlada por un marco normativo común, mientras que los documentos de gestión se desarrollan exclusivamente a nivel empresarial. ¿Qué papeles controlan la conducta de la contabilidad de gestión en la empresa? Entre los principales se encuentran los siguientes:

• código de normas internas de trabajo;
• política contable de la empresa;
• convenio colectivo;
• reglamentos y órdenes del director de la empresa;
• descripciones de puestos;
• documentos administrativos.

Documentación de recursos humanos

En cuanto a la lista de documentos primarios que regulan las relaciones entre niveles de los empleados en la empresa, además de controlar el procedimiento para calcular los salarios y determinar las responsabilidades de cada uno de los empleados de la empresa, aquí la documentación de trabajo incluye los siguientes principales tipos:

• dotación de personal: involucra la totalidad de todos los puestos en la empresa, un reflejo de su número y el número de unidades de personal, así como una descripción del nivel de sus salariostasas, procedimiento de bonificación, desvinculación, aceptación de las disposiciones sobre bonificaciones;
• horario de trabajo: incluye información sobre la jornada laboral, cuestiones organizativas y administrativas, las reglas para contratar y despedir empleados, así como las condiciones para su promoción como pago adicional por trabajo o censura en forma de amonestación y deducciones de salarios;
• descripción del trabajo: el trabajo del departamento de personal de cada empresa se basa en un conjunto de derechos y obligaciones, disposiciones generales, tareas, responsabilidades, requisitos de calificación y relaciones en términos de subordinación entre los diferentes niveles de unidades de personal en el empresa.

Documentos requeridos

Cualquier empresa registrada y operando legalmente tiene una lista de documentos obligatorios que deben presentarse en el marco de sus actividades. Los documentos primarios obligatorios son los siguientes:

• acuerdo - cualquiera que sea el trato, este documento es la base fundamental para iniciar una relación entre dos empresarios, entre un vendedor y un comprador, entre oferta y demanda;
• factura emitida: al tomar una decisión sobre la venta de bienes o la prestación de servicios, la parte vendedora emite una factura al lado del comprador como requisito previo para la transacción;
• formas de informes estrictos: en el proceso de acuerdo, no está completo sin cheques, efectivo y documentos de productos relacionados con la lista de obligatorios;
• mercancía-carta de porte - un documento que indica el destinatario, el transportista, el remitente de las mercancías, las mercancías mismas en el surtido de su nomenclatura, el número de productos enviados, el precio y la cantidad;
• Acto de aceptación y transferencia de obra terminada o mercadería enviada.

Documentos internos

Como se mencionó anteriormente, el trabajo de cualquier empresa implica la presencia de documentación externa e interna. Los principales documentos primarios para fines internos son una lista de todos aquellos formularios, certificados, declaraciones, órdenes, instrucciones que se desarrollan directamente dentro de la empresa y se aplican solo al personal que funciona en ella, sin tener ninguna influencia legislativa en la sociedad que va más allá esta empresa.

Documentos externos

La documentación de finalidad externa implica un mayor nivel jerárquico de subordinación, ya que los documentos externos son aquellos que están regulados por el Estado y su marco legislativo. Las disposiciones desarrolladas sobre contabilidad, el conjunto de cuentas de correspondencia contable, las normas de contabilidad e información financiera: todo esto tiene un marco normativo y está regulado por el marco legal del estado.

Formularios de documentos

Las formas de los documentos primarios son multifacéticas en su naturaleza de propósito, tipo de diseño y propiedad. Se distinguen legalmente las siguientes divisiones principales:

• formas de registros de personal (órdenes, órdenes, horarios,modos y horarios habituales);
• formas de contabilidad de salarios y horas de trabajo (hojas de asistencia, cuentas personales, diarios, nómina);
• formularios de contabilidad de construcción de capital (certificados, diarios, actas);
• formularios de contabilidad de productos (actas y registros de inventario, hojas de peso, tarjetas de fiesta, informes de movimiento de inventario);
• formularios de contabilidad monetaria (diario de caja, actas de transferencias y efectivo en caja);
• formularios de contabilidad comercial (pedidos, facturas, actos, especificaciones, certificados de calidad);
• formas de contabilización de transacciones en efectivo (informe anticipado, PKO, RKO, diario de su registro);
• formularios para registrar los resultados del inventario (listas de inventario, actas, certificados, diarios, extractos).

Además de lo anterior, también existen formas de documentos primarios para contabilizar máquinas y mecanismos de construcción, transporte por carretera, activos fijos e intangibles, materiales, artículos de bajo valor, productos agrícolas y materias primas.

Procedimiento de registro

Los documentos primarios se elaboran debido a ciertos requisitos que se deben cumplir. Por ejemplo, las entradas en la documentación deben hacerse exclusivamente en tinta azul, mientras que deben ser claras y legibles. Además, el documento debe contener una serie de detalles requeridos para cada tipo y estar certificado por la firma personal del jefe, contador jefe o persona autorizada, y también sellado con el sello de la empresa. Números en documentos de dinerotambién debe escribirse con palabras, y donde la columna del documento esté vacía, debe haber un guión para evitar que cualquier malhechor complete números falsos posteriores.

Almacenamiento

El almacenamiento de documentos primarios se realiza directamente en la empresa. O puede utilizar los servicios de un archivo privado (o estatal). Si la auditoría realizada por la inspección fiscal revela la ausencia de un documento primario, se impone una multa a la empresa, cuyo monto se determina según el tipo específico y la cantidad de documentos perdidos. De acuerdo con la legislación vigente de la Federación Rusa, los documentos primarios se almacenan en la empresa durante al menos cinco años.