El inventario es obligatorio: cajas, orden, tiempos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El inventario está representado por un procedimiento especial para conciliar valores, bienes, dinero o activos fijos existentes de la empresa con aquellos valores que están disponibles en los documentos oficiales de la empresa. Puede realizarse con carácter obligatorio oa iniciativa de la dirección de la empresa. La realización de un inventario es obligatoria para algunas empresas, y este proceso se realiza necesariamente todos los años en todas las firmas. El propósito principal de este procedimiento es identificar varias inconsistencias y carencias. Muchas empresas no se dan cuenta del valor de este proceso, por lo que solo se utiliza como una formalidad. Aunque si aborda correctamente el inventario, con su ayuda puede identificar todos los f altantes o excedentes.

Objetivo del proceso

Muchos aspirantes a empresarios piensan si es necesario realizar un inventario y qué objetivos se pueden lograr a través de este proceso. El procedimiento está representado por una contabilidad sistemática de los bienes y fondos materiales, para lo cual una comparación de losindicadores con datos de documentos oficiales.

El propósito principal del inventario es identificar las discrepancias. Pueden aparecer por varios motivos:

• los valores se ven afectados por factores naturales, por lo que esto incluye la merma, el deterioro debido a un almacenamiento inadecuado, la evaporación o la pérdida que se produce durante el transporte de las mercancías;
• acciones ilegales por parte de los empleados de la empresa, por ejemplo, tomar medidas incorrectas, permitir kits corporales o incluso robar objetos de valor;
• problemas que aparecen durante la contabilidad, por lo tanto, después del inventario, a menudo se detectan varios errores, correcciones, inexactitudes, errores tipográficos u otras ambigüedades en los documentos.

Basándose en esto, una auditoría sistemática permite que cualquier gerente de la empresa identifique oportunamente varias infracciones y problemas.

Funciones de verificación

Realizar un inventario de bienes implica necesariamente el uso de diferentes funciones del procedimiento:

1. Las condiciones bajo las cuales se almacenan varios bienes se evalúan objetivamente, y dicha evaluación es objetiva.
2. Se determina qué tan correcta y competentemente se lleva a cabo el mantenimiento de varios documentos en la empresa.
3. Refleja las características de la gestión de almacenes en la empresa.
4. Se evalúa la integridad y corrección de la contabilidad.
5. Se garantiza la prevención de diversos abusos y violaciones por parte de especialistas contratados.

Debido a tantas funciones, sostenerEl inventario se considera un proceso importante en cualquier empresa.

Casos de recuento de inventario obligatorio

Algunas empresas están obligadas a realizar el trámite sin f alta en base a requisitos legales. La siguiente normativa contiene información sobre en qué casos es obligatorio un inventario:

• en la Ley Federal N° 402 “Sobre Contabilidad”;
• en los lineamientos aprobados por Orden del Ministerio de Hacienda N° 49.

Ciertamente, la verificación se lleva a cabo en las siguientes situaciones:

• al alquilar una propiedad;
• vender o recomprar activos propiedad de la empresa;
• transformación de una empresa estatal o municipal;
• antes de la formación de las cuentas anuales;
• al nombrar a una nueva persona económicamente responsable en la empresa;
• cuando se detectan daños a objetos de valor o robo de propiedad;
• después de desastres naturales u otras emergencias;
• cuando se reorganiza la empresa;
• antes de la liquidación de la organización;
• en las demás situaciones previstas por la ley.

El inventario es obligatorio antes de preparar los informes anuales. Tal proceso permite no solo tener en cuenta los requisitos de la ley, sino también evitar varios errores o f altantes en los documentos contables. Normalmente, las empresas realizan una revisión anual antes de que finalice el año natural.

El inventario de activos fijos se realiza cada tres años. Cada gerente debe conocer todos los casos de inventario obligatorio. Además, puede designar de forma independiente una inspección si existen dudas sobre la honestidad del trabajo de ciertos especialistas contratados.

Cómo se establece el orden del proceso

La realización de un inventario implica necesariamente tener en cuenta los requisitos contenidos en las Directrices. Numerosos matices son determinados por los gerentes directos de las empresas. Para ello, las reglas se fijan en la documentación constitutiva.

El director de la empresa puede identificar algunos puntos importantes:

• cuando se requiere un proceso;
• cuántas veces al año se puede hacer el inventario;
• a qué hora se realiza el proceso;
• cuanto dura;
• qué activos se comprobarán con seguridad;
• quién es miembro o presidente del comité de inventario.

Las respuestas a todas estas preguntas están fijadas en la documentación fundacional. La realización de un inventario es obligatoria cuando se cambia de personas financieramente responsables. Bajo tales condiciones, un nuevo especialista contratado puede estar seguro de que las carencias que surgieron bajo su predecesor no le serán transferidas de ninguna manera.

¿Qué se está comprobando?

El inventario se puede realizar en relación a diferentes bienes, por lo que se destaca la verificación de efectivo, activos fijos, materiales u otros elementos. Durante el procedimiento, se evalúan todos los activos y pasivos de la empresa y sus subdivisiones. Los siguientes elementos están sujetos a verificación:

• activos fijosempresas utilizadas para realizar negocios;
• activos intangibles de la empresa;
• varias inversiones financieras;
• bienes y materiales;
• trabajo en progreso;
• dinero en cuentas y en caja;
• valores y SSO;
• liquidaciones con contrapartes, compradores, Servicio de Impuestos Federales, fondos varios y otros deudores o acreedores;
• reservas;
• activos y pasivos de la empresa.

¿Cuándo se requiere un inventario de materiales? Dicha verificación se realiza cuando se sospecha que los especialistas contratados en la empresa están abusando de sus poderes, por lo que se detecta un robo o f altante.

La verificación está sujeta no solo a los bienes propiedad de la empresa, sino también a los objetos de valor que se encuentran en cuentas fuera de balance. La empresa no tiene derechos de propiedad sobre ellos, pero se utilizan en el proceso de trabajo sobre la base de un contrato de arrendamiento u otros acuerdos.

Pasos del proceso

Realizar un inventario de bienes implica necesariamente la implementación de acciones secuenciales. Por lo tanto, el proceso se divide en etapas:

1. El jefe emite una orden sobre la necesidad de un inventario.
2. Se está convocando una comisión de inventario, y debe incluir especialistas que no estén interesados en los resultados de la auditoría.
3. Determine el período de tiempo durante el cual se realizará el procedimiento.
4. Se selecciona el inmueble a tasar.
5. Materiallos responsables de la empresa entregan recibos al empleador.
6. Imprimir inventarios de valores en la empresa, creados para cada responsable financiero.
7. Se realiza una comprobación directa, que consiste en pesar, comparar la cantidad real con datos de documentos, medir, contar y otras acciones similares.
8. La información de la lista de inventario se compara con la información disponible en los documentos contables, lo que permite identificar cualquier discrepancia
9. Se están formando declaraciones de comparación, con la ayuda de las cuales es posible identificar las causas de las discrepancias.
10. Se están elaborando los resultados del cheque, para lo cual se está redactando un acta correspondiente.
11. Si se identifican carencias y otros problemas, se lleva a cabo una investigación en la empresa, cuyo propósito es identificar a los perpetradores.
12. Los infractores identificados están sujetos a responsabilidad administrativa o penal, según las características de las infracciones.

Es necesario completar el inventario antes de la preparación, firma y presentación inmediata de informes anuales al Servicio de Impuestos Federales. El procedimiento de inventario termina necesariamente con un informe especial.

Reglas de informes

Se genera un informe basado en los resultados de la verificación. Incluye la siguiente información:

• fecha de inventario;
• datos sobre los miembros de la comisión de inventario;
• período durante el cual se realizó el procedimiento;
• propiedad verificable de la empresa;
• Problemas y carencias identificados;
• firmas de todos los inspectores.

Si bien se requiere un inventario antes de preparar las cuentas anuales, cualquier ejecutivo de la empresa puede iniciar el proceso sin una buena razón. Para hacer esto, se emite una orden apropiada, después de lo cual se requiere que los empleados de la empresa sigan el procedimiento.

Responsabilidades de la comisión de inventario

El inventario es obligatorio por ley, por lo que cada empresa debe crear un organismo especial responsable del control y la contabilidad. Se llama la comisión de liquidación. Ella tiene algunas responsabilidades:

• aplicación de diversas medidas preventivas destinadas a preservar la propiedad de la empresa;
• participación en diversas disputas relacionadas con el almacenamiento o daño de valores de propiedad;
• control sobre la corrección de la preparación de varios documentos relacionados con la propiedad de la empresa;
• inventario basado en el orden de la gerencia de la empresa;
• preparar un informe sobre los resultados de la auditoría;
• realizar una investigación destinada a identificar al culpable de varias violaciones y problemas.

Todas estas acciones deben ser realizadas exclusivamente por empleados de la firma que no estén interesados en los resultados de la auditoría.

Quién está en la comisión

Al formar una comisión, los siguientes especialistas suelen participar en el trabajo:

• trabajadores administrativos;
• especialistas del departamento de contabilidad;
• nacionalauditores;
• a menudo, incluso expertos independientes están involucrados;
• representantes de varios puestos disponibles en la dotación de personal de la organización.

Si la empresa tiene una pequeña cantidad de propiedad diferente, a menudo la responsabilidad de realizar un inventario se transfiere a la comisión de auditoría, si existe en la empresa.

Si durante la inspección se revela que incluso un miembro de la comisión está ausente, los resultados del procedimiento quedan invalidados.

Responsabilidad por f alta de inventario

Algunos empresarios se niegan deliberadamente a auditar por varios motivos. La legislación no prevé la responsabilidad por tal decisión. Pero el Servicio de Impuestos Federales puede multar a la empresa si resulta que hay inconsistencias o errores en los estados financieros recibidos.

Recomendaciones de expertos

A la hora de realizar un inventario en una empresa, es recomendable utilizar ciertas recomendaciones. Estos incluyen lo siguiente:

• 10 días antes del cheque, el director emite la orden correspondiente, que se registra en el diario.
• Se permite formar una comisión no solo permanente, sino también puntual o laboral.
• Si la organización utiliza una gran cantidad de bienes y materiales, la decisión sobre la necesidad de un inventario selectivo la toma el gerente en función de la situación actual de la empresa.
• Todos los miembros de la comisión deben participar en la verificación, de lo contrario, los resultados se reconocen fácilmenteinválido.
• Las personas responsables están involucradas durante el proceso.
• La dirección de la empresa debe asegurarse de que el proceso se lleve a cabo de forma rápida y sencilla.
• La verificación a menudo puede llevar mucho tiempo, especialmente en empresas que utilizan una gran cantidad de materiales o envían y reciben muchos productos.

Durante el inventario, los miembros de la comisión deben tener en cuenta los requisitos de la ley.

Fechas de vencimiento

El director de la empresa determina la frecuencia con la que se realizará la comprobación. Pero al mismo tiempo, se tienen en cuenta ciertas recomendaciones, por lo que se realiza un inventario en el almacén al menos una vez al año.

Las tiendas deben revisarse dos veces al año. Los materiales y bienes se evalúan sin f alta antes de elaborar los informes anuales. La verificación generalmente se lleva a cabo dentro de los tres días, pero a veces el proceso se demora varias semanas.

Conclusión

El inventario es un proceso obligatorio para cualquier empresa. Consiste en comparar los materiales y mercancías disponibles con la cantidad indicada en la documentación de la empresa. El proceso lo lleva a cabo una comisión especial.

No hay información en la legislación sobre responsabilidad por negarse a realizar un inventario, pero si los inspectores fiscales encuentran errores y violaciones en los informes, la empresa tendrá que pagar multas significativas.