2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
La posición de un empleado de archivo se llama archivero. La tarea principal de un especialista en este campo es establecer el trabajo del archivo en sí y la circulación de documentación en él. Estos profesionales son necesarios dondequiera que haya una gran rotación de documentos oficiales, especialmente en organizaciones relacionadas con los seguros, las finanzas y, en particular, en las empresas estatales. El documento principal al que debe referirse un nuevo empleado es la descripción del trabajo del archivista.
Disposiciones generales
Solo el director de una empresa puede aceptar o despedir a un archivista. Y antes que nada, debe referirse a la legislación vigente del país. La instrucción debe indicar la persona que es el jefe inmediato del especialista que ocupa este cargo.
Para trabajar como archivista, una persona debe recibir una educación profesional inicial y luego puede ser aceptada para un puesto incluso sin experiencia en este campo. Hay una opción queuna persona con educación secundaria o general obtendrá un trabajo, pero luego debe recibir capacitación especial en esta dirección. No se requiere experiencia para este puesto.
Lo que necesitas saber
La descripción del trabajo de un archivista empresarial sugiere que el empleado debe tener ciertos conocimientos: está obligado a estudiar los reglamentos, instrucciones y la lista completa de documentos legales relacionados con la gestión de archivos en esta organización. Además, debe saber cómo almacenar, usar documentos, así como bajo qué estándares se aceptan y entregan. Su conocimiento debe incluir un sistema estatal unificado de trabajo de oficina. Además, debe comprender cómo se compilan las descripciones de los documentos conservados, cuáles deben almacenarse permanentemente y cuáles solo temporalmente, y también redactar actas relativas a su destrucción.
La descripción del trabajo de un archivista auxiliar implica que debe saber cómo se archivan los archivos, según qué reglas se preparan para su posterior uso y conservación, cómo se llevan los registros y cómo se preparan los informes en la empresa. Esta persona debe conocer la estructura de la empresa en la que trabaja, así como las normas de uso de los equipos y todos los medios técnicos necesarios para realizar trabajos en el archivo. Además, debe conocer todas las normas y leyes internas de la organización, incluyendo protección laboral, seguridad contra incendios, rutina, etc.
Responsabilidades
Descripción del puesto de archivero de una institución presupuestariaasume que debe realizar ciertas funciones: la implementación del trabajo relacionado con el negocio de archivo, la preservación de la documentación que ingresa al archivo, el registro de los documentos entrantes, el desarrollo de la nomenclatura y la verificación de la corrección de los casos de archivo antes de ser presentados al archivo. Si existe tal necesidad, encripta las unidades de almacenamiento, organiza la ubicación de los casos y los ingresa en el registro.
La descripción del trabajo del archivista de una institución médica sugiere que debe preparar descripciones resumidas de la documentación almacenada, distribuirla en unidades temporales y perpetuas. Debe mantener registros y destruir rápidamente los documentos que ya hayan caducado, y desarrollar un sistema mediante el cual sea posible encontrar rápida y fácilmente el documento deseado.
Otras funciones
Además, sus deberes oficiales requieren su presencia durante los exámenes por el valor de los documentos para la ciencia y no solo. Debe asegurarse de que los documentos permanezcan intactos, si es necesario, realizar trabajos de restauración con ellos. Este especialista también se asegura de que el archivo tenga todas las condiciones necesarias para el almacenamiento normal de los documentos.
El archivista debe controlar la implementación de las normas de protección contra incendios, así como utilizar medios técnicos modernos para trabajar con documentos. Está obligado a petición de los empleados y visitantes de la organización.emitir copias u originales de la documentación de archivo, redactar certificados utilizando la información disponible en el archivo y preparar informes sobre su trabajo.
Derechos
La descripción del trabajo de un archivista médico sugiere que tiene ciertos derechos. Puede solicitar y recibir documentos que se relacionen con sus actividades laborales. Si es necesario, puede cooperar con especialistas de otros departamentos de la empresa o de otras organizaciones, si esto lo ayudará a resolver sus problemas competentes. Si existe tal necesidad, puede representar los intereses de su empresa en otras organizaciones en cualquier tema que se relacione directamente con el trabajo del archivo.
Responsabilidad
La descripción del trabajo de un archivista asume que es responsable por el incumplimiento de sus deberes y un trabajo de mala calidad, por proporcionar información falsa o distorsionada sobre las tareas realizadas, por negarse a cumplir las órdenes de sus superiores.
Además, es responsable de situaciones en las que se identificaron infracciones, violaciones de seguridad u otras acciones que amenazan el funcionamiento normal de la empresa, y el empleado no las denunció ni tomó ninguna medida para eliminar el problema. El archivero es responsable de violar las normas de disciplina laboral.
Condiciones de trabajo
La descripción del trabajo de un archivista sugiere que la gerencia de la organización debe determinar las horas de su trabajo de acuerdo con el trabajolegislación. Si es necesario, la empresa debe proporcionarle un lugar de trabajo que tenga en cuenta todas las normas y estándares, así como todo lo necesario para los viajes de negocios, incluidos los locales. También tiene derecho a firmar los documentos de su competencia.
Conclusión
El documento principal en el que debe basarse un especialista aceptado para este puesto es la descripción del trabajo de un archivista. Independientemente de la organización en la que trabaje, los derechos, responsabilidades, funciones y conocimientos son prácticamente los mismos y pueden variar según las necesidades de una empresa en particular y las tareas que el personal administrativo asigna a sus empleados.
Tal trabajo requiere atención, perseverancia, conocimiento de las reglas para la seguridad de documentos importantes, conocimiento de la evaluación del valor de ciertos documentos, así como la capacidad de sistematizar, encontrar rápidamente y cifrar documentos. También un factor importante es trabajar con personas, porque la profesión de archivero implica la emisión y recepción de documentación diversa, verificando la exactitud de su compilación y autenticidad. Solo una persona atenta que esté lista para trabajar con una gran cantidad de información y representar los intereses de la empresa en otras organizaciones podrá desempeñar correctamente y de manera confiable las tareas laborales en este puesto.
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