Optimización de headcount: tipos, objetivos, actividades, procedimientos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Los empleados de todas las empresas deben tener las habilidades y destrezas adecuadas para realizar el trabajo. Para que la actividad de toda la empresa sea eficiente y rentable, la dirección debe cuidar de optimizar el número de personal. La empresa debe emplear tal número de ciudadanos, que es necesario para el funcionamiento óptimo de la empresa. Por ello, no es raro, tras un cuidadoso análisis, descubrir la necesidad de despido, reducción, traslado o contratación de empleados. La optimización puede ser realizada por la gerencia directa de la empresa o representantes de organizaciones de terceros que se especializan en este evento.

Concepto de optimización

La optimización del número de personal en la empresa es el proceso de determinar el número de empleados necesarios para el funcionamiento eficiente y óptimo de la empresa. Es en tales condiciones que se puede esperar que con costos mínimos para la remuneración de los trabajadores habrápara garantizar el excelente trabajo de la empresa.

La optimización de la estructura y la cantidad de personal le permite determinar la mejor relación entre los costos de mano de obra y la eficiencia de los especialistas. La dirección de distintas empresas puede utilizar distintos métodos para implementar este proceso, pero el resultado suele ser un cambio en el número de empleados de la empresa. Se permite dejar sin cambios el número de especialistas contratados, pero al mismo tiempo se realizan transferencias entre diferentes unidades estructurales.

Características del proceso

Cualquier empleador debe conocer algunos de los matices que hacen que la optimización del personal sea exitosa:

• la mayoría de las veces, después de completar este proceso, es necesario realizar ciertos cambios en la dotación de personal de la empresa;
• a menudo la gerencia tiene que cambiar por completo los principales aspectos del funcionamiento de la empresa;
• en las grandes empresas, la optimización la llevan a cabo empleados directos de la empresa con la formación y los conocimientos necesarios;
• las pequeñas empresas subcontratan el procedimiento.

Es a través de este proceso que las empresas pueden determinar cuántos trabajadores se requieren para que la empresa genere altas ganancias con costos laborales mínimos.

¿Qué objetivos se están logrando?

Los objetivos de optimización de personal son los siguientes:

• reducir los costos de mano de obra para el dueño del negocioespecialistas contratados;
• mejorar las habilidades de los empleados, ya que solo realizan tareas que coinciden con sus habilidades, educación y calificaciones;
• deshacerse de los empleados que no aportan ningún beneficio a la empresa, y en casi todas las empresas hay empleados tan ineficientes que no quieren mejorar su desempeño y no están interesados en el desarrollo de la empresa;
• mejora de la estructura organizativa de la empresa, que garantiza la facilidad de gestión de todos los empleados de la empresa.

Si bien un proceso bien organizado puede lograr muchos objetivos significativos, es importante confiar el procedimiento solo a profesionales experimentados.

Consecuencias de la optimización analfabeta

Si la optimización de la plantilla no se realiza correctamente, esto puede tener consecuencias negativas para la empresa. La gerencia no podrá ver ningún beneficio del proceso, y esto también puede conducir a una disminución en la ganancia de la actividad.

Si los empleados que son realmente importantes y necesarios para el funcionamiento de la empresa son despedidos o reducidos, se producirá una pérdida, un deterioro de la imagen de la empresa o el despido de otros empleados de la empresa. Por lo tanto, el procedimiento debe ser realizado solo por especialistas experimentados que primero analizarán cuidadosamente a todos los empleados de la empresa.

¿Cuándo se requiere el trámite?

Medidas para optimizar el headcountPuede ser diferente. Se seleccionan en función del motivo del proceso. El proceso se requiere con mayor frecuencia en las siguientes situaciones:

• la empresa gasta demasiado para pagar a un gran número de empleados, pero el beneficio de las operaciones se considera bajo;
• se hacen ciertos ajustes a la cultura corporativa de la empresa, y algunos empleados que son conservadores no pueden cambiar las reglas de su trabajo, lo que conduce a una disminución en la eficiencia de sus actividades, y esto se convierte en la razón de la necesita buscar especialistas más leales y exitosos;
• se están introduciendo diferentes tecnologías o equipos en el proceso de producción con los que los especialistas existentes no han trabajado anteriormente, por lo que existe la posibilidad de que simplemente no puedan hacer frente a las nuevas tareas;
• debido a las bajas ganancias, la gerencia de la empresa puede decidir dejar de trabajar en cualquier campo de actividad, por lo tanto, cesa la necesidad de los servicios de algunos especialistas, lo que conduce a una reducción de puestos o personal.

El objetivo principal de este proceso es reducir el costo de los salarios de los empleados y aumentar las ganancias de las actividades de la empresa. Pero en el proceso de optimización de la cantidad de personal en la empresa, es necesario tener en cuenta las razones de su implementación.

Procesar formularios

Hay diferentes formas y tipos de optimización de personal. Se seleccionan en función del motivo de la ejecución del proceso ycaracterísticas del cambio en el número de empleados. Se seleccionan las siguientes formas de procedimiento:

• reducir la cantidad de costos laborales de los empleados;
• buscar nuevos empleados con altas calificaciones, experiencia y otras habilidades necesarias;
• implementación de varias actividades, cuyo objetivo principal es aumentar las calificaciones de los empleados existentes o usar la motivación para mejorar el desempeño.

Dependiendo del formulario disponible, se seleccionan los mejores métodos.

¿Qué métodos se utilizan para optimizar el número de empleados?

Para llevar a cabo este proceso, la dirección de la empresa puede utilizar diferentes métodos. Como regla, recurren a tales métodos:

• despido de empleados (posible reducción, así como el despido por voluntad propia o sobre la base de un acuerdo especial de las partes);
• retirada de la empresa de unidades individuales que no generan beneficios;
• alquiler de empleados, subcontratación o outstaffing.

La elección de los métodos para optimizar la cantidad de personal depende de las razones para la implementación del proceso, así como de los objetivos que debe lograr la administración de la empresa. A continuación, considere cada proceso con más detalle.

¿Qué intervenciones eficaces se utilizan?

Para optimizar la cantidad de personal, se utilizan cada vez más varios métodos, que son altamente efectivos y novedosos para los empleadores. Estos incluyen:

• Superación de personal. Está representado por un proceso durante el cual los empleados son retirados de la empresa. Pueden estar registrados en otra empresa, realizando las mismas tareas.
• Tercerización. Implica la retirada del proceso de trabajo directo del trabajo de la empresa. Esto conduce a una reducción de los costes de la empresa, así como a una disminución del número de empleados.
• Arrendamiento de empleados. Supone que la empresa utiliza los servicios de un empleado que no está registrado oficialmente. Estos especialistas son ofrecidos por empresas de arrendamiento especiales sobre la base de un acuerdo específico. Durante un cierto período de tiempo, la dirección de la organización evalúa las habilidades y capacidades de un especialista. Si la cooperación tiene éxito, se concluye un contrato de trabajo indefinido.

En Rusia, los métodos anteriores para optimizar la cantidad de personal en una organización se usan muy raramente, pero se usan de manera efectiva en los países occidentales, ya que le permiten lograr sus objetivos con costos y esfuerzos mínimos por parte de los propietarios de la empresa.

Política de reducción de personal

Un gerente que planea optimizar debe estudiar ciertas recomendaciones de especialistas, para lo cual selecciona la literatura profesional adecuada. La optimización del número de personal casi siempre está asociada a la necesidad de reducir el número de empleados en la empresa. Esto puede deberse a un cambio de dirección, la introducción de nuevos equipos u otros factores.

Para reducir la cantidadlos trabajadores se pueden utilizar de diferentes maneras:

• despedir a los ciudadanos mediante la redacción de un acuerdo de paz, a través del cual los empleados pueden esperar recibir una buena compensación;
• si se requiere detener la cooperación con empleados que no hacen frente a sus tareas principales, por lo tanto, sus acciones conducen a malos resultados en el funcionamiento de la empresa, entonces se lleva a cabo la certificación, por lo que si resulta del resulta de este proceso que el ciudadano realmente no cuenta con las habilidades y conocimientos necesarios, entonces es despedido por incongruencia con su cargo;
• reducción de personal o cargo, pero el procedimiento debe realizarse en base a los requisitos de ley, por lo que se notifica a todos los empleados con quienes se dará por terminados los contratos del proceso previsto con dos meses de anticipación, y a algunas personas también tienen derecho preferente a permanecer en la empresa;
• despido de empleados que violan regularmente la disciplina laboral, ya que en tales condiciones no reportan ningún beneficio a la empresa, por lo tanto, pueden ser despedidos como parte de una acción disciplinaria.

Es la necesidad de dejar de cooperar con los especialistas contratados mientras se optimiza la tasa de personal lo que lleva al hecho de que los empleados tienen una actitud negativa hacia este proceso.

Razones para tener empleados innecesarios en una empresa

La optimización de la plantilla está casi siempre asociada a la necesidad de rescindir los contratos de trabajocon diferentes empleados. Es posible que no estén a la altura de la tarea o que no puedan trabajar en otro campo de actividad. Identificar a tales especialistas es bastante simple, pero es importante saber de dónde provienen exactamente en la empresa. Las razones para la aparición de trabajadores extra que no reportan ningún beneficio a la empresa incluyen:

• si la empresa actualiza los equipos y las tecnologías, entonces muchos empleados simplemente no pueden hacer frente a estos elementos y, por lo general, este problema ocurre en personas después de los 45 años;
• la empresa utiliza descripciones de puestos mal redactadas y mal concebidas, por lo que muchos empleados no entienden qué acciones están incluidas en sus funciones;
• toda la oficina no está dividida en zonas ni departamentos, por lo que todos los empleados están en una sala grande, realizando diversas funciones;
• el jefe de la empresa es un recién llegado al negocio, por lo tanto, durante la apertura de la empresa, no formó una estructura organizativa competente;
• no existe una planificación de personal en la empresa, por lo que los empleados son contratados espontáneamente, y esto generalmente se refiere a empresas donde las personas invitan a sus familiares o amigos a trabajar;
• la empresa no tiene una clara división de poderes entre todos los empleados de la empresa;
• en cada sucursal, el director general puede realizar servicios funcionales de forma independiente, lo que a menudo conduce a una organización laboral analfabeta de los empleados;
• se redacta un contrato de trabajo tipo con los trabajadores que tienen que realizar un trabajo temporal;
• enla empresa recibe nuevos equipos que necesitan nuevos empleados, y los antiguos especialistas permanecen como asistentes, aunque en realidad no aportan ningún beneficio a la empresa.

Para no enfrentar la necesidad de despedir empleados en el futuro, los empresarios deben adoptar un enfoque responsable en la selección de empleados. Para trabajos de temporada o de una sola vez, es conveniente establecer contratos de duración determinada.

¿Cómo se identifican los empleados adicionales?

Antes de optimizar el headcount, es necesario establecer las razones para su implementación, así como elegir los mejores métodos y formas. Normalmente, el procedimiento se requiere cuando se identifica una gran cantidad de empleados que no aportan ningún beneficio a la empresa. Puede definirlos de las siguientes maneras:

• se está realizando una auditoría de personal para determinar la estructura de empleados por puesto, edad y otros criterios;
• compara la tasa de crecimiento de los costes laborales con la tasa de crecimiento de los beneficios de las actividades de la empresa;
• estimar el número de empleados en empresas competidoras.

Antes de despedir o despedir trabajadores, debe evaluar si este proceso traerá un resultado positivo para el funcionamiento de la empresa.

¿Cómo se hace el proceso?

Si el jefe de la empresa se da cuenta de la necesidad de optimizar a los empleados, puede realizar el proceso por su cuenta o recurrir a profesionales. Si se elige el enfoque clásico para este evento, entonces se realizan los siguientes métodos:

• el director de la empresa determina las direcciones prometedoras para el desarrollo de la empresa, así como los objetivos que deben alcanzarse durante un cierto período de tiempo;
• se seleccionan formas y métodos de optimización futura;
• se está implementando el procedimiento seleccionado, para lo cual se podrán contratar nuevos especialistas, así como despedir o reducir empleados actuales;
• todos los procesos implementados en la empresa están siendo revisados, ya que la causa de las pérdidas pueden ser no solo los empleados que no tienen el nivel de calificación requerido, sino también otros matices de las actividades de la empresa;
• diseñando una nueva plantilla de personal;
• Se introducen nuevas descripciones de puestos u otros documentos, sobre la base de los cuales trabajan los especialistas.

Si una empresa utiliza los despidos para reducir el número de empleados, entonces el empleador debe prepararse para pérdidas financieras significativas, ya que es necesario pagar indemnizaciones por despido a los empleados despedidos.

A menudo, incluso las instituciones presupuestarias reciben una orden para optimizar la cantidad de personal. Esto generalmente se debe a la baja eficiencia de dicha organización.

Recomendaciones para empleadores

Si el jefe de la empresa decide utilizar la optimización, es recomendable tener en cuenta los siguientes consejos:

• es necesario encontrar un enfoque individual para el despido de cada empleado;
• el empleador debe prepararse para la insatisfacción del empleado;
• es conveniente utilizar varios incentivos que permitan a los ciudadanos dejar de fumar por su cuenta o compilandoacuerdo de las partes;
• si es necesario, se utiliza el empleo a tiempo parcial;
• si un empleado tiene una buena experiencia, pero no se adapta bien a las nuevas tareas, entonces es recomendable enviarlo a una capacitación avanzada y no obligarlo a renunciar de inmediato.

Si, como parte de la optimización, los empleados son despedidos ilegalmente, pueden acudir a los tribunales para ser reincorporados y recibir daños morales del director.

Conclusión

Reestructurar y optimizar el número de personal en una empresa son procesos complejos que pueden implementarse en diferentes formas y tipos. Su principal objetivo es minimizar los costes laborales de los empleados. Pueden consistir en contratar o despedir a distintos trabajadores.

El procedimiento puede ser realizado por empleados de la empresa o por terceros especialistas. Si se planea despedir a especialistas, entonces es importante llevar a cabo este proceso teniendo en cuenta los requisitos de la ley para que tal decisión del empleador no pueda ser impugnada.