Optimización de costes: plan, actividades

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La optimización de costos en la empresa es un paso necesario e importante en una situación económicamente inestable. Considéralo en detalle.

Preguntas clave

Para hacer todo bien y no convertirse en un "tirano y sátrapa" a los ojos del personal, debe comprender:

• tipos existentes y opciones de reducción de costos;
• principios y métodos de planificación que acompañan a las actividades de optimización de costos;
• las formas más efectivas de reducir costos desde un punto de vista práctico;
• cómo reducir los costos de materiales;
• esencia de los beneficios de la reducción de los costos de transporte;
• cómo elegir una estrategia de reducción de costes;
• principios básicos de optimización.

Presupuesto

A menudo, el presupuesto se traslada a un departamento cuyos empleados creen que no son totalmente competentes en este asunto. Sin embargo, el presupuesto es un paso importante. La participación le permite obtener una gran cantidad de información que es importante para todos los departamentos.

El presupuesto se forma en varias etapas:

• formación de un plan de proyecto para el presupuesto futuro;
• consideración del proyecto de presupuesto;
• aprobación del presupuesto;
• ejecución presupuestaria;
• análisis de ejecución.

La optimización del gasto presupuestario es el siguiente paso después de la elaboración del presupuesto.

Costos

La optimización de costos es imposible sin comprender el contenido del término "costos".

Son aquellos fondos que intervienen en la formación de utilidades por un período determinado. Parte de los costos se acumula en forma de productos terminados, productos semielaborados, activos intangibles o construcciones en curso en el patrimonio de la empresa. El diagrama muestra una estructura simplificada que cumple con los estándares IFRS.

En pocas palabras, un gasto es un aumento de los pasivos o una disminución de los activos que provoca una disminución del capital.

Optimización

Se cree que la optimización de costos comienza con la reducción de costos en el momento actual. Sin embargo, esto no es del todo cierto.

La optimización de los gastos del presupuesto en una empresa no comienza en el momento en que comienzan a controlar estrictamente el gasto de dinero que ya está en la cuenta. Desafortunadamente, en este momento la cuestión de dónde proviene el dinero en la cuenta no está controlada en absoluto. Atraer préstamos activos, así como administrar solo los gastos, implica una escasez crónica de fondos en la empresa y, luego, una posible quiebra.

La eficacia de este procedimiento depende del mantenimiento de registros tanto de ingresos como de gastos. Estos elementos deben planificarse y la administración debe monitorear constantemente los números por año, trimestre, mes u otro período financiero. Es siempreexiste la posibilidad de que los proyectos actualmente costosos sean muy rentables a largo plazo.

Áreas de trabajo

Optimizar costes no significa actuar en detrimento de los intereses empresariales. La tarea de reducción de costos debe ser resuelta de manera óptima, al comparar gastos e ingresos entre sí.

Puedes resolver el problema en varias direcciones:

1. Reducción de costes a través de recursos internos (reducción directa). Estas acciones incluyen aumentar la productividad, reducir los costos de materiales, reducir los costos de gestión y reducir el personal de la empresa.
2. Disminución de los costes de producción (reducción relativa). Esto se puede lograr aumentando el volumen de producción. En este caso, se gastará mucho menos dinero en una parte.
3. Formación de una oferta a través de la investigación de mercados. En este caso, se estimula el crecimiento en el volumen de compras por parte de los clientes y se forma una afluencia de nuevos clientes.
4. Formación de estricta disciplina financiera. En esta variante, un círculo limitado de personas puede dar el visto bueno a los gastos.

El programa de optimización del gasto presupuestario debe cubrir las áreas más limitadas. Entonces será lo más efectivo posible.

Rutas de optimización

Un plan de optimización de costos puede incluir tres direcciones en las que puede ir una empresa.

Destaca reducción rápida, reducción de costos empresariales a un ritmo rápido, sistemáticoabreviaturas.

Cada uno de los métodos se utiliza en una situación específica. Las medidas adoptadas a este respecto deben estar en consonancia con la situación actual y también deben basarse en una planificación a largo plazo.

Reducción exprés

Al elegir este método para reducir costos, es urgente dejar de pagar gastos en algunos artículos. Para determinar el resultado, debe averiguar las posibles consecuencias de cada método de optimización.

Todos los costos se dividen en:

• Prioridad alta. Dichos gastos son necesarios para que la empresa continúe con sus actividades. Estos incluyen el pago de salarios a los empleados, la compra de materias primas para la producción.
• Prioridad. Este es el costo de pagar por comunicaciones móviles, publicidad. Si deja de pagar en virtud de este artículo, el trabajo de la empresa fracasará.
• Permisible. Estos incluyen beneficios para empleados, pago por tratamiento de sanatorio para el personal. Si la empresa no dispone de fondos libres, entonces se pueden suspender estos pagos, pero es preferible mantenerlos.
• Innecesario. Un ejemplo de tales costos es el pago de un vuelo privado para el jefe de la empresa. La cancelación de dichos gastos no afectará negativamente las operaciones de la empresa.

Al elegir una reducción de costos exprés, en primer lugar, se detienen los pagos por un artículo "innecesario" y los permitidos se limitan drásticamente. No es recomendable reducir las dos primeras categorías.

Reducción rápida de costos

La optimización de costos en la empresa a un ritmo rápido es posible como resultado deuna serie de eventos. Para reducir los costos de la manera más efectiva posible, la gerencia debe determinar dónde se ahorra primero.

1. Ahorra en materiales para producción y materias primas. Las formas de optimizar los costos pueden ser diferentes. Revisar los contratos con los proveedores para obtener bienes a un precio favorable es la forma más efectiva de reducir costos. Además, los proveedores pueden ofrecer aplazamientos de pago, lo que le dará a la empresa la oportunidad de recaudar la cantidad necesaria sin obtener préstamos adicionales.
2. Análisis de costes de transporte y optimización de esta partida de gasto. Además, puede reducir el costo de la electricidad, las telecomunicaciones. Se puede subcontratar el departamento de transporte y luego contactar con el centro logístico, que elaborará un programa para reducir los costes de transporte. Para reducir el costo de la electricidad, controle su consumo, controle el nivel de iluminación en la oscuridad, instale equipos de ahorro de energía. Reducir la lista de empleados que tienen derecho a comunicaciones móviles corporativas reducirá significativamente los costos. Puede negociar con un operador de telefonía móvil o un proveedor de servicios de telecomunicaciones para celebrar un contrato corporativo con condiciones favorables.
3. Recortes de personal y reducción de nómina. La subcontratación y el trabajo independiente reducen efectivamente el costo de pagar salarios al personal, y las empresas de contratación o un departamento de contratación interno ayudarán a reemplazar a los empleados ineficientes. Por ejemplo, no es necesario tener una señora de la limpieza en el personal. personal de mantenimiento subcontratadoahorrará hasta un 20% de los pagos atribuibles a cada empleado.

Otra opción es optimizar costos reduciendo salarios, pero brindando beneficios sociales: ampliar la lista de condiciones del seguro médico, brindar a los empleados alimentos a cargo de la empresa o café gratis en la máquina. Los estudios muestran que la inversión en este caso será rentable a largo plazo, ya que aumentará la le altad del personal.

Abreviaturas sistemáticas

Como implica el nombre de este método de optimización, su esencia es realizar actividades periódicas encaminadas a reducir costos.

1. Gestión de inversiones. Las inversiones a largo plazo siempre deben justificarse cuidadosamente Para que una empresa compre equipos nuevos y más eficientes, el departamento en cuestión debe argumentar cuál será el beneficio para la empresa cuando el proyecto dé sus frutos, cuando comience a generar ganancias. La introducción de nuevas tecnologías competitivas ayuda al desarrollo empresarial. Sin embargo, al tomar la decisión de comprar algo, la gerencia debe tener en cuenta el objetivo principal: la reducción de costos.
2. Gestión de compras. Consiste en buscar periódicamente nuevos proveedores que brinden productos de calidad a mejores precios.
3. Gestión de procesos de negocio. La "gestión brusca", tan inherente a nuestro país, afecta en gran medida los principios de hacer negocios. Desde el punto de vista de los nuevos métodos, al organizar los procesos comerciales, se propone mirar la producción desde el lado del comprador. Llevar a cabo un análisis de proceso. El gerente de la empresa debe preguntarse: ¿pagará el comprador por esto? El cliente no querrá pagar por el movimiento de mercancías, el tiempo de inactividad, el reequipamiento de la producción sin cambios que mejoren el producto. Por lo tanto, dichos gastos deben reducirse tanto como sea posible o eliminarse por completo.

Reglas de optimización

Al compilar un plan de acción para optimizar costos, se debe recordar que una solución situacional a un problema no siempre es la mejor opción. Reducir costos es una tarea que debe convertirse en un buen hábito todos los días.

Siguiendo las reglas de optimización, puede lograr el máximo efecto con la menor pérdida.

1. Los costos no siempre deben reducirse, más a menudo deben administrarse de manera efectiva. A veces, para reducir los costos generales, es necesario aumentar la cantidad de costos en alguna dirección en particular.
2. Los costos se reducen al mínimo para lograr el mejor resultado. La regla de eficiencia dice que una unidad de costo necesariamente debe proporcionar el resultado máximo.
3. Siempre hay costos, ya sea acción o inacción.
4. No hay cosas pequeñas cuando se trata de gastar. Que los empleados de la empresa se enojen por el informe sobre el uso de la tercera docena de bolígrafos en un mes. Pero una vez que se acostumbran a prestar atención a las pequeñas cosas, pueden ver como resultado un aumento en el salario o mejores condiciones de trabajo.
5. Esforzarse por mantener los costos lo más bajos posible no siempre es útil. Puede ser óptimo reducir un poco los costos y mantenerlos encaminados.nivel requerido.
6. La optimización del gasto presupuestario es imposible sin inversiones financieras.
7. Hay un tipo de gasto que te permite evitar pérdidas aún mayores. Estos incluyen seguros, contratación de guardias de seguridad, instalación de alarmas y mejora de la calidad del producto.
8. Todos los empleados de la empresa deben estar incluidos en el proceso, pero cada uno debe tener su propia tarea importante para ellos.
9. La precaución nunca está de más. Un pensamiento o una corazonada que surge a raíz de la lectura del informe obliga a profundizar en el análisis de los indicadores y casi siempre conduce a una reducción de costes.
10. La optimización de costos debe hacerse constantemente. Las nuevas partidas de gasto afectan al beneficio de la empresa. Apareciendo repentinamente y desapareciendo repentinamente, pueden causar un daño significativo al presupuesto de la empresa. El seguimiento de los gastos debe ser una tarea obligatoria que se informe a la alta dirección de la empresa.

Optimización de ingresos y gastos - trámites que van de la mano. Los gastos incontrolables no generarán ganancias para la empresa, y el crecimiento de las ganancias está directamente relacionado con el control de costos.

Confusión de conceptos

El programa de optimización de costos de Finanzas a menudo contiene elementos que no son de costo.

Para crear el programa más efectivo, el equipo de gestión debe comprender la diferencia entre los tipos de costos.

Por ejemplo, el control de costos basado en P&L no se consideraría control de costos.