Determinación de la necesidad de personal: el concepto, métodos de planificación y formas de cubrirla

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Uno de los recursos más valiosos de cualquier empresa es su personal. Sin embargo, es bastante caro. Por lo tanto, es sumamente importante determinar el número de empleados en los que se puede lograr el máximo efecto económico al menor costo. Para esto, se utilizan métodos y enfoques especiales. Determinar la necesidad de personal es una de las tareas prioritarias de la dirección. Más adelante se explicará cómo se lleva a cabo este proceso.

Tipos de necesidades laborales

El proceso de determinación de la necesidad de personal es un sistema integrado de medidas integrales. Su tarea es lograr objetivos específicos para el proceso de producción. Este es un procedimiento bastante complicado, ya que es necesario determinar no solo la cantidad de empleados que realizarán las tareas necesariastareas, sino también para crear el sistema de producción más eficiente. Por lo tanto, el personal también se selecciona de acuerdo con sus calificaciones y experiencia. Se proporciona capacitación según sea necesario.

En una organización, la planificación debe cubrir varias áreas diferentes de desarrollo. En este caso, el proceso de planificación en el campo de los recursos laborales será lo más efectivo posible.

Existen diferentes enfoques y métodos para determinar las necesidades de personal. La mayoría de las veces se dividen en 2 tipos principales:

• Promisorio. Este enfoque también se llama estratégico. Está relacionado con el futuro de la organización. La necesidad de personal en este caso se determina de acuerdo con el curso elegido de la organización. Al mismo tiempo, a largo plazo, no solo se calcula la cantidad de recursos laborales, sino también el nivel de calificación de los empleados.
• Situacional. Tal planificación permite proporcionar a la producción la cantidad necesaria de recursos a corto plazo. Con este enfoque, se presta atención a la rotación de personal, así como a indicadores del número de vacaciones, bajas por enfermedad, bajas por maternidad y de larga duración, reducciones, etc.

El procedimiento de planificación se lleva a cabo continuamente en diferentes períodos de tiempo. Entonces, un procedimiento similar podría ser:

• Corto plazo - hasta 12 meses.
• Medio plazo - de 1 año a 5 años.
• Largo plazo - más de 5 años.

Además, los gerentes experimentados determinan las necesidades cualitativas y cuantitativas del personal. EnEn el segundo caso, puede establecer el número exacto de empleados de la empresa. En una evaluación cualitativa, se determina la necesidad de personal de cierta calificación.

Necesidad cuantitativa

La definición de necesidades cualitativas y cuantitativas de personal es significativamente diferente. La planificación va en ambos sentidos. Al determinar indicadores cuantitativos, se elige un método mediante el cual es posible calcular el número óptimo de empleados en el estado. La determinación de este valor se lleva a cabo dentro de un marco de tiempo determinado.

La determinación de la necesidad cuantitativa de personal se realiza con la ayuda de varios indicadores básicos:

• Número regular de empleados. Este es el número de empleados en la lista para una fecha específica. Esto tiene en cuenta la cantidad de empleados que se fueron y llegaron el día del análisis.
• Número de archivo adjunto. El número de empleados que se encuentran en el estado de la empresa y que deben acudir a trabajar ese día para desempeñar sus funciones laborales. Si encontramos la diferencia entre el número promedio y el número de asistencia, obtenemos un indicador de tiempo de inactividad de todo el día debido a vacaciones, viajes de negocios, enfermedad de los empleados.
• El promedio de empleados. Este indicador se utiliza para realizar un seguimiento del número de empleados durante un período determinado. Se utiliza en el curso del cálculo del salario promedio, la productividad laboral, los índices de rotación, la rotación del personal, etc. Si necesita encontrar el número promedio deempleados durante un mes u otro período, se suma la plantilla de cada día, dividida por el número de días. Esto incluye fines de semana y días festivos. Si necesita determinar el promedio del año, sume el número promedio de empleados de cada mes. El resultado se divide por 12.

Para determinar los indicadores presentados, la producción registra la nómina y la asistencia. A su vez, la fuente de información son las órdenes de contratación y despido de un puesto, por traslado, sustitución, ausencia temporal de un empleado por causa justificada, etc.

Para calcular el número de empleados en una fecha específica, se utilizan diferentes métodos para determinar la necesidad de personal:

1. Método de intensidad laboral. Supone el uso de información sobre el tiempo del proceso de trabajo.
2. Métodos de cálculo. Use datos sobre tarifas de servicio, trabajos, números y capacidad de administración.
3. Métodos estocásticos. Le permite determinar características numéricas usando análisis de correlación o regresión.
4. Método de estimaciones de expertos. Implica cálculos simples o extendidos (simples, múltiples).

Indicadores de calidad

La determinación de la necesidad cualitativa de personal se caracteriza por importantes dificultades. El analista debe determinar en el curso de dicho estudio no solo el número de personal, sino también el grado de profesionalismo, las calificaciones de los trabajadores que necesita la organización.

La dificultad radica en que por el momento no existe un sistema único para determinar la calidad del trabajo, el potencial de los empleados. Solo hay una lista básica de características y cualidades que determinan el grado de calificación, habilidades de un empleado:

• Económico. Determinan la complejidad del trabajo que realiza el empleado, sus calificaciones, condiciones de trabajo, antigüedad en el servicio y afiliación a la industria.
• Personal. La presencia de ciertas habilidades, disciplina, eficiencia, cumplimiento concienzudo de sus funciones, creatividad y creatividad.
• Organizativo y técnico. Equipo técnico de trabajo, su atractivo, el nivel de organización de la tecnología de producción, racionalización.
• Sociocultural. Actividad social, colectivismo, desarrollo moral y cultural en general.

La determinación cualitativa de la necesidad de personal de la organización se basa en los siguientes datos:

• Estructura organizacional.
• División de empleados por nivel de cualificación profesional (indicado en la documentación técnica y de producción).
• Requisitos para trabajos.
• Dotación de personal de las divisiones estructurales de la empresa.
• Reglamento de procesos organizacionales y gerenciales.

Para cada característica de calidad, se determina la necesidad de la cantidad de personal. El número total de empleados que se requiere para el correcto funcionamiento de la organización se determina sumando los resultadospara cada criterio. Para ello se están elaborando los siguientes documentos organizativos:

• Objetivos del sistema a partir de los cuales se construye la estructura organizativa de la empresa.
• Estructura organizativa general de la empresa y sus divisiones.
• Dotación de personal.
• Descripciones de puestos. También se utilizan en el cálculo de la intensidad de mano de obra de las funciones del personal principal y de gestión.

Factores que afectan la necesidad de recursos laborales

Hay ciertos factores que influyen en los procesos de planificación de la fuerza laboral y los requisitos de personal.

Pueden ser directos o indirectos, internos o externos. Los siguientes factores tienen la mayor influencia:

• Condiciones del mercado laboral. Se definen por varias características. Las condiciones incluyen la situación demográfica, el desempleo, la calidad de la educación, la oferta y demanda de mano de obra en varios sectores, la participación del servicio de empleo en los procesos de formación de especialistas.
• Innovaciones tecnológicas. El progreso activo en el mundo moderno conduce a la simplificación del trabajo humano, cambia su contenido. Esto requiere una reconversión oportuna de especialistas calificados.
• Cambios en el ámbito de la legislación. Este factor es difícil de predecir. Se refiere a la legislación en materia de protección laboral y empleo.
• Enfoque de reclutamiento de competidores. La organización debe monitorear y estudiar constantemente los métodos y enfoques para trabajar con el personal.competidores. Con base en esta información, se está ajustando la política de personal de la propia organización.
• Objetivos de la empresa. Pueden ser a corto o largo plazo y seguir una estrategia común.
• Financiación. Cada organización tiene ciertas capacidades financieras. En base a esto, también se selecciona la política de personal de la organización.
• Potencial del personal. Esta es la base para el éxito de la implementación del plan de marketing. Si el departamento de personal de la empresa puede considerar la zona de desarrollo, las capacidades del personal, esto le permite cerrar las vacantes emergentes a tiempo.

Etapas de trabajo

Hay varios pasos básicos para determinar las necesidades de personal. En la mayoría de los casos, se destacan tres grandes procesos en el curso de la realización de una tarea similar.

En la primera etapa, la empresa analiza sus propios recursos. Esto es necesario para determinar si es posible en el futuro satisfacer tales necesidades por sí mismos. En este caso, los indicadores importantes son las ganancias, el volumen de negocios de la empresa. Debe tener recursos suficientes para pagar a sus empleados.

A continuación, en la segunda etapa, se realiza un análisis de las necesidades de personal en el período pasado. Se concluye sobre la conveniencia y eficiencia del uso de los recursos laborales. El analista identifica debilidades en este proceso. Se está desarrollando un plan a largo plazo que le permite eliminar por completo o minimizar el impacto negativo de los factores disuasorios.

En la tercera etapa, se aceptadecisión sobre acciones específicas en el campo de la política de personal en este momento. Esto tiene en cuenta las metas y objetivos generales de la organización. Se toman decisiones sobre la retención y reducción de determinados empleados. Luego del análisis de la determinación de la necesidad de personal, se pueden tomar varias decisiones:

• reducción de personal;
• atraer personal externo;
• formación y reciclaje del personal.

Además, las acciones enumeradas se pueden realizar simultáneamente. Depende de la situación que se haya desarrollado en la organización.

Métodos para determinar la necesidad

La determinación de las necesidades de personal de una empresa se lleva a cabo de acuerdo con ciertos métodos.

Hay varias técnicas populares:

1. Fotografiar un día de trabajo. Este es un método efectivo pero que consume mucho tiempo. Un empleado tiene una variedad de responsabilidades. Durante su ejecución, se registra el tiempo. Este enfoque le permite identificar acciones redundantes. En algunos casos, se toma una decisión sobre la necesidad del trabajo de un empleado en particular en el proceso de producción general o una vacante como tal. Puede ser necesario para pequeñas cantidades de trabajo combinar dos unidades de personal en una sola.
2. Cálculo según estándares de servicio. Para cada empleado, se establecen ciertos indicadores de desempeño basados en diferentes estándares y reglas. Al tener información sobre la tasa diaria de producción, los gerentes pueden calcular la necesidad de personal enalgún período de tiempo.
3. Evaluaciones de expertos. Este es uno de los métodos más populares. Es utilizado por varias empresas. La opinión de los gerentes es decisiva para determinar la necesidad de personal. Pero al mismo tiempo, los directivos deben caracterizarse por un alto nivel de formación y profesionalidad. Es importante tener una comprensión clara del desarrollo de esta industria en el futuro.
4. Extrapolación. Con base en los datos actuales, se realiza un pronóstico a largo plazo. Esto tiene en cuenta los posibles cambios. Esto puede ser un aumento en los precios, acciones planificadas del estado en esta industria, su desarrollo en el futuro, etc. Este enfoque se usa si las condiciones internas y externas de la organización son estables. En nuestro país, solo se puede utilizar para la planificación a corto plazo.
5. Construyendo un modelo de computadora. Los jefes de departamento transmiten información, sobre la base de la cual se construye un pronóstico informático de las necesidades de mano de obra de la organización para una perspectiva determinada. Este es un método relativamente nuevo, por lo que no ha tenido tiempo de ganar una distribución significativa. Requiere costos financieros significativos, así como la participación de especialistas relevantes en el trabajo. La técnica es más adecuada para grandes empresas.

Fórmulas de cálculo

La determinación de la necesidad de personal se realiza mediante cálculos especiales.

Antes de elegir una fórmula, debe determinar a qué se inclina más la empresa en el proceso de llevar a cabo su política de personal:

• Para aumentarvolumen de producción, lo que requiere la participación de personal adicional.
• Reducir la cantidad de producción, lo que conduce a la liberación de recursos laborales.
• No se prevé que cambie el volumen de producción. La necesidad de personal viene determinada por el movimiento natural del personal en caso de despido, decreto, edad de jubilación, etc.

Por lo tanto, en los departamentos de planificación de las empresas, se realiza el cálculo y la justificación del crecimiento de la producción. Para aumentar la productividad, se tienen en cuenta todos los factores. Para determinar el número planificado de empleados, aplique la fórmula:

Chpsp=ChbpI + OI, donde Nspp es el número de empleados planificado promedio en el período de planificación, Nbp es el número de empleados en el período anterior (base), I es el índice de cambio en el volumen de producción en el futuro, OI es el cambio total en el número de empleados en el período base.

Promedio de empleados

La determinación de la necesidad de personal se puede realizar mediante otra fórmula. Puede determinar el número promedio de empleados de la siguiente manera:

Chss=ChyavKss, donde Nss es el número de empleados promedio, Nyav es el número de empleados necesarios para completar la tarea durante un turno, Kss es el coeficiente de empleados promedio.

Métodos para cubrir la necesidad

Cuando se determine la necesidad de recursos laborales, esbozar formas de cubrirla:

• Externo. En este caso, se presta atención a los graduados de instituciones educativas especializadas, centros de reciclaje de personal, así como a propuestas.agencias de contratación, mercado laboral abierto.
• Nacional. El personal de la empresa se somete a reciclaje, mejora sus habilidades. Para ello, se lleva a cabo el desarrollo profesional para la posibilidad de crecimiento de carrera. Este enfoque reduce la rotación de personal.

Número de personal de apoyo

La determinación de la necesidad de personal auxiliar también se realiza de acuerdo con una fórmula simple:

Chsvr=KrmRSKss, donde Nvvr es el número de empleados de apoyo enumerados, Krm es el número de trabajos para empleados de apoyo, RS es el número de turnos de trabajo en un día.