Estructura de gestión: tipos, tipos y funciones

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

¿Cuál es la estructura de gestión? ¿Qué significa este término? Si no sabe qué responder a las preguntas, definitivamente debería leer nuestro artículo. Comenzaremos con la estructura de gestión y terminaremos con todos los matices de esta área. Créeme, no será aburrido.

¿Qué es esto?

Analizaremos la estructura del sistema de gestión, pero primero definiremos qué es la gestión.

El término se refiere a todo tipo de formas, métodos y técnicas de producción y gestión de personal. Tan pronto como apareció la gestión, su objeto era indivisible, pero con el tiempo, varios objetos se escindieron del objeto común, del que luego surgieron sus propias direcciones. Si hablamos del tiempo presente, entonces hay tipos de gestión específicos de un país en particular. Por ejemplo, el modelo de gestión ruso es conocido en todo el mundo.

Cómo empezó todo

Antes de discutir la estructura de gestión, sería una buena idea definir la estructura de gestión.

Hoy en día, la teoría de la gestión distingue dos tipos de gestión empresarial yorganizaciones: orgánicas y burocráticas. Cada uno de ellos tiene diferentes bases y características que nos permiten res altar áreas de uso y perspectivas de desarrollo.

Según los historiadores, el tipo burocrático fue el primero en formarse. El autor del concepto fue el sociólogo alemán Max Weber, quien desarrolló la teoría a principios del siglo XX. ¿Cuál es su esencia? Weber desarrolló un modelo normativo de burocracia racional que cambió radicalmente los sistemas de rendición de cuentas, comunicación, estructura de trabajo, remuneración y relaciones en la empresa. El sociólogo llamó a la base del modelo una organización organizada que hace demandas serias tanto a las personas como a las estructuras. Podemos destacar las disposiciones clave de este modelo de estructura de gestión:

1. División del trabajo, solo un especialista calificado debe estar en cada puesto.
2. Jerarquía de gestión. En este caso, el nivel inferior está subordinado al superior.
3. Normas y reglas formales que aseguren que los gerentes realicen sus deberes y tareas por igual.
4. El espíritu de preocupación formal. Relativo a los funcionarios en el desempeño de sus funciones.
5. Empleo solo si el candidato cumple con los requisitos de calificación, y no las preferencias personales del gerente.

En la estructura burocrática de la gestión, se pueden distinguir varios conceptos básicos: responsabilidad, racionalidad, jerarquía. El sociólogo creía que era imposible desplazar a una persona y una posición, porque el contenido y la composición de la actividad gerencial deben estar determinados porlas necesidades de la organización, no de sus empleados. Las prescripciones específicamente formuladas no permiten que los empleados sean creativos en su enfoque de la tarea o muestren subjetividad. Esta, quizás, sea la diferencia entre la estructura moderna de la organización de la gestión y la comunal históricamente establecida. Otra diferencia es que la estructura de la comunidad enfatizaba la excelencia y la colaboración.

La estructura de gestión burocrática a lo largo de los años de su existencia ha demostrado repetidamente su eficacia, especialmente en organizaciones muy grandes. Después de todo, es allí donde necesitan un trabajo coordinado para avanzar hacia un objetivo.

¿Qué tiene de inusual la estructura organizativa de una organización de gestión? Su esencia es dividir el trabajo de gestión de la producción. En este caso, cada puesto y unidad se crea para realizar determinados trabajos o un conjunto de funciones. Para el desempeño cualitativo de sus funciones, los funcionarios tienen a su cargo ciertos derechos de administración de recursos. Estas mismas personas son responsables del desempeño de las funciones que se les asignan.

Instrucciones de gestión

Ya hemos dicho que la estructura del sistema de gestión tiene muchas ramas. Además, la estructura tiene ciertos requisitos. Entre ellos:

1. Eficiencia. Las decisiones estratégicas deben tomarse de manera oportuna.
2. Óptimo. Se trata de racionalidad con un número reducido de niveles de gestión.
3. Fiabilidad. Reflejo fiable e ininterrumpido de la información.
4. Flexibilidad. En este caso, estamos hablando de la capacidad de cambiar constantemente.
5. Economía. Logrado a través del máximo efecto a bajo costo.
6. Estabilidad del sistema estructural. Estamos hablando de la integridad e inmutabilidad del sistema, tanto bajo influencias internas como externas.

Hay varios tipos de estructuras de gestión en la gestión. Echemos un vistazo a ellos:

1. Gestión estratégica. Estamos hablando de orientar la producción a los deseos y necesidades de los consumidores, adaptando la empresa al entorno externo, como resultado de lo cual se logran los objetivos previstos. La gestión estratégica está bajo el control de la alta dirección de la organización.
2. Gestión operativa. Implica la organización y gestión de los procesos para la ejecución de los planes operativos, así como el control de la producción. Esto incluye la distribución de recursos, trabajo, realizar ajustes importantes en los procesos financieros y productivos, así como el avance de estas asignaciones.
3. Gestión táctica. La estructura táctica de la gestión en la gestión tiene como objetivo desarrollar una estrategia empresarial. Por lo general, esto lo hace la gerencia media, y es una perspectiva de aproximadamente un año. Este tipo de gestión se puede atribuir al trabajo diario.
4. Gestión de producción. Estamos hablando de la gestión de los procesos auxiliares, principales y de apoyo, gracias a los cuales se producen los bienes suministrados al mercado.
5. Gestión de marketing. La esencia de la gestión es estudiar los mercados, la perspectivay la situación actual, formar una política de precios, crear canales de distribución, participar en trabajos publicitarios.
6. Gestión en el ámbito de la logística. Aquí estamos hablando de la ejecución de contratos comerciales, que se concluyen para el suministro de productos, materiales y componentes semiacabados. Y también esto incluye la entrega, el empaque, los procesos de control de ingreso, la entrega de productos terminados a la población, su almacenamiento.
7. Gestión financiera. Incluye la gestión de las relaciones financieras y el movimiento de los recursos financieros.
8. Gestión de personal. Aquí estamos hablando de planificación de la fuerza de trabajo, evaluación del personal y selección de los mejores, selección de personal, determinación de salarios y beneficios, capacitación y capacitación avanzada, adaptación y orientación profesional, evaluación del desempeño laboral.
9. Gestión contable. La gestión de la estructura organizativa de gestión de este tipo tiene como finalidad la recogida de información, su análisis y tratamiento. Esto se hace para que luego pueda comparar sus propios indicadores con otras empresas dedicadas a un trabajo similar.
10. Gestión de la innovación. La tarea de esta dirección es encarnar la actividad creativa de las personas para crear productos que, de alguna manera, sean mejores que los productos ya lanzados.
11. Gestión adaptativa. El personal está ocupado adaptando la empresa a las condiciones del entorno externo.

Como puede ver, las estructuras organizativas de gestión de gestión son muy diferentes entre sí. El tema aún no ha sido divulgado y es bastante difícil que entiendas de qué se trata, pero sisigue leyendo, no habrá más preguntas.

Tipos de gestión

Antes de abrir el tema, averigüemos qué significa la definición. Así, los tipos de gestión se entienden como áreas especiales de actividades de gestión que están inextricablemente vinculadas con la solución de tareas de gestión específicas.

La gestión se divide sobre la base del objeto en general y funcional. El significado del primero es administrar el trabajo de la empresa en su totalidad o en eslabones separados. Por dirección especial o funcional se entiende la gestión de determinadas áreas de la empresa o de sus unidades. Esto solo incluye las áreas de gestión que enumeramos anteriormente.

La gestión también difiere en términos de contenido. Asignar la gestión estratégica, normativa y operativa. El primero asume que el gerente desarrollará estrategias, las distribuirá a lo largo del tiempo, brindará control sobre su implementación y formará el potencial para el éxito de la empresa.

La gestión regulatoria incluye la implementación y el desarrollo de la filosofía de la empresa, la política comercial, la formación de intenciones estratégicas comunes y la determinación de la posición de la empresa en el nicho de mercado.

Se puede decir que la gestión operativa es el desarrollo de medidas operativas y tácticas que tienen como objetivo la implementación real de las estrategias de desarrollo empresarial.

Principios de gestión

La estructura de la gestión financiera o cualquier otra se basa en ciertos principios. Sobre ellos ahorahablemos. ¿Qué son los principios? Estos son requisitos estables y patrones generales, solo si se observan, se asegura el desarrollo efectivo de la empresa.

Entonces, los principios son:

1. Jerarquía.
2. Integridad.
3. Óptimo y específico.
4. Democratización.
5. Descentralización y centralización.

También hay varios enfoques de gestión que encajan no solo en la estructura de la gestión financiera, sino también en cualquier otra. Hay un enfoque de procesos y sistemas, y si en el primer caso hablamos de la gestión como un proceso, por ejemplo, organización, planificación, motivación, supervisión, etc., entonces en el segundo estamos hablando de la designación de tareas y metas en forma indicativa. Como regla general, se construye un árbol de objetivos, con la ayuda del cual el sistema se divide en subsistemas. Un ejemplo llamativo es la división de la organización en divisiones.

Todavía es difícil entender de qué se trata, ¿verdad? Está bien, cubriremos cada enfoque por separado.

Enfoque sistémico

Si todo está claro con la estructura de los principios de gestión, entonces estudiemos el enfoque sistemático con más profundidad. La base de este enfoque es el estudio de los objetos como sistemas. Gracias a un enfoque sistemático, la empresa identifica adecuadamente los problemas en ciertas áreas y los resuelve.

Para que quede más claro, definamos un sistema. Entonces, un sistema es un conjunto de elementos que están interconectados, formando una unidad, integridad.

El enfoque de sistemas tiene sus propios principios, que también son necesariosdecir. Entre ellos:

1. Estructurales. La descripción del sistema ocurre a través del establecimiento de su estructura, es decir, las relaciones y conexiones del sistema.
2. Integridad. Estamos hablando de la dependencia de cada elemento de la función, el lugar y otras cosas.
3. Jerarquía. Cada componente del sistema, a su vez, es también un sistema, y lo es en todo.
4. Relación entre entorno y estructura. Las propiedades aparecen y se forman en el sistema solo cuando interactúan con el entorno. Multiplicidad de descripciones de cada sistema. Dado que cada sistema es complejo, para un estudio adecuado es necesario construir muchos modelos diferentes que describan las características específicas del modelo.

La estructura del sistema de gestión de calidad implica algunas reglas más. Aquí están:

1. La toma de decisiones solo puede comenzar con una formulación clara y la identificación de objetivos específicos.
2. Cualquier problema se considera como un todo y por ello se deben identificar de antemano las consecuencias de cada decisión.
3. Necesitas encontrar formas alternativas de alcanzar los objetivos, así como analizarlos.
4. No debería ser que el objetivo general entre en conflicto con los objetivos individuales.
5. Es necesario seguir el principio de ascender de lo absoluto a lo concreto.
6. Debe existir una unidad de síntesis, de análisis, y estamos hablando tanto de histórico como de lógico.
7. Diferentes enlaces cualitativos deben ser revelados en el objeto.

Para que la estructura del sistema de gestión de calidad sea más clara, veamos cómo sucede esto con un ejemplo.

Durante un enfoque sistemáticoprimero, se forman los parámetros de salida del servicio o producto. Los gerentes están obligados a confiar en la investigación de mercado. Con base en los mismos datos, se resuelven cuestiones relacionadas con el tema de la producción, los costos de mano de obra, la calidad de los bienes producidos, etc. Es importante que todas las preguntas se respondan al mismo tiempo. Solo si se sigue esta regla, la producción será competitiva de acuerdo con la normativa.

El siguiente paso en la estructura funcional de gestión será definir los parámetros de inicio de sesión. Se trata de los recursos e información necesarios para el proceso. Los gerentes primero estudiarán el nivel organizativo y técnico del sistema de producción: el nivel de organización de la producción, la tecnología, la gestión y la mano de obra. Luego, los datos obtenidos deberán compararse con los parámetros del entorno externo, como económicos, políticos, sociales, tecnológicos y otros.

Por cierto, los sistemas pueden ser tanto abiertos como cerrados. Hablemos de cada uno de ellos con más detalle.

Sistemas cerrados y abiertos

Ya hemos explicado en términos generales qué es una estructura de gestión estratégica y no solo. Comprendamos ahora qué es un sistema de gestión abierto y cerrado.

Un sistema abierto es un sistema que se alimenta de recursos y energía del exterior. Un receptor de radio o una calculadora con una batería solar incorporada se considera un sistema de este tipo.

Se puede decir que uno cerrado tiene una fuente de recursos o energía dentro de sí mismo. Un ejemplo de un sistema cerrado es un reloj que tiene una fuente de energía interna. Esto también incluye la producción con su propia fuente de energía o una máquina en funcionamiento.

Resulta que las empresas económicas no pueden operar solo con energía interna, porque el trabajo requerirá suministros, trabajar con compradores potenciales, etc.

Funciones de gestión

Las estructuras organizativas del sistema de gestión no existen como nombres bonitos, sino que tienen una serie de funciones. Gracias a ellos, se determina una composición estable de los tipos de trabajo gerencial, que tienen sus propias características. Como regla, se caracterizan por la homogeneidad de acciones, objetivos, objetos. Además, las funciones tienen tareas comunes y áreas de actividad de gestión, y menos que nada dependen de las características específicas de la empresa.

La división de funciones permite distinguir las principales tareas y tipos de actividades de gestión, así como regular los procedimientos y reglas para su ejecución.

Revisamos los tipos de estructura de gestión y hablamos sobre un enfoque sistemático, pero aún no se ha revelado completamente el tema. Hay una f alta de explicaciones sobre el tema de las funciones del enfoque de sistemas. Entonces, las funciones se dividen:

1. General. Esto incluye la planificación, el establecimiento de objetivos, el seguimiento y la organización de tareas.
2. Socio-psicológico. Se trata de motivación y delegación. La función está directamente relacionada con la situación psicológica y la naturaleza de las relaciones laborales.
3. Tecnológico. La comunicación y las soluciones son parte de esta función.

Todas estas funciones están indisolublemente unidas y se complementan entre sí. En otras palabras, uno no puedefunción y no usar otra.

Pero esto no significa que el campo de trabajo, que se considera la gestión de la organización, no pueda dividirse en funciones separadas enfocadas en los grupos principales. Estamos hablando de los siguientes grupos:

1. Gestión general. Esto incluye el establecimiento de políticas y normas de gestión, motivación, organización del trabajo, control, coordinación y, por supuesto, responsabilidad.
2. Ciertas áreas de gobierno. Un buen ejemplo es la fabricación, el marketing, los recursos humanos, los activos fijos y las finanzas.
3. Gestión de la estructura de la empresa. Estamos hablando del tema de la actividad, creación, formas jurídicas, organización, liquidación y reconstrucción de la empresa.

Enfoque de proceso

La organización de la estructura de gestión (gestión) se puede planificar con referencia al enfoque de proceso. ¿De qué se trata esto? Este es un enfoque de gestión basado en un enfoque sistemático. Sobre la base del enfoque de procesos, el trabajo de la empresa se organiza de tal manera que las actividades de la organización se dividen en procesos comerciales, al igual que el aparato de gestión en bloques. Por regla general, el enfoque basado en procesos se presenta como un esquema con eslabones de cadena separados (operaciones). Una cadena derivada siempre termina en un producto. Por cierto, los enlaces que son responsables de un proceso comercial en particular se forman a partir de las subdivisiones de la estructura.

Los principios del enfoque basado en procesos son los siguientes:

1. Responsabilidad de todos los participantes de la cadena por los resultados económicos.
2. Orientado apreferencias de los consumidores y mejora de la calidad del producto.
3. Motivar a los empleados al más alto nivel.
4. Debilitando la burocracia.

Pero el enfoque basado en procesos, como estructura del proceso de gestión, tiene sus propias características distintivas. Estos son los puntos:

1. Se reducen los pasos gerenciales, debido a esto, las decisiones se toman de manera acelerada.
2. La dirección delega su autoridad y responsabilidad en los empleados de la empresa.
3. La empresa supervisa de cerca la calidad de los servicios y productos.
4. Todas las tecnologías relacionadas con los procesos comerciales están automatizadas y formalizadas.

¿Qué problemas pueden surgir?

La estructura y el concepto de gestión, más precisamente, el enfoque basado en procesos, suena bastante simple, pero en realidad, los gerentes se enfrentan a una serie de problemas. ¿Por qué está pasando esto? En primer lugar, todo se reduce a dinero y tiempo. Pero, por otro lado, esto se aplica a cualquier situación en la que se introduce una teoría no comprobada en una empresa. Sin embargo, este no es el único problema asociado con la transición a un enfoque basado en procesos. Hay bastantes de ellos, enumeraremos solo los principales:

1. Introducción del enfoque basado en procesos solo a nivel formal.
2. Introducción del enfoque a un nivel informal.
3. Discrepancia entre el sistema creado y el estado real de las cosas.
4. Los procesos no estaban regulados o la dirección no sabe cómo gestionarlos.
5. Los gerentes no quieren percibir el enfoque basado en procesos como una nueva ideología de la empresa.
6. Los gerentes no sonlisto para cambios drásticos, especialmente la reestructuración de la empresa.
7. F alta de compromiso, motivación o competencia en la optimización de procesos.

¿Cómo cambiar a la gestión de procesos con las menores pérdidas?

El marco de gestión de la calidad es tal que se deben aplicar los métodos correctos para implementarlo con éxito. ¿Y cómo se puede lograr esto si la implementación tanto formal como informal se considera un error? Hay varios métodos, veámoslos con más detalle.

Métodos de transición

Hay dos métodos para una transición sin problemas a un nuevo tipo de estructura de gestión empresarial: el método completo y de extremo a extremo.

El primer método es adecuado para un enfoque de sistema y proceso, ya que se basa en la asignación de procesos comerciales en una estructura organizativa ya existente. Solo entonces puede pasar a la estructura del proceso. Varias disposiciones se consideran la base del método. A saber:

1. Clasificación y asignación de procesos de negocio.
2. Desarrollar métodos y estándares que aseguren la eficacia de los procesos de gestión.
3. Formación de una cadena de procesos dentro de una estructura que ya funciona.
4. Selección de recursos y creación de una base de información para la realización de trabajos dentro de los procesos.
5. Análisis y seguimiento de procesos.
6. Mejorar los procesos comerciales.
7. Introducción de medidas que ayudarán a lograr los objetivos planificados.

En cuanto al método de extremo a extremo, es adecuado para un enfoque situacional o de proceso. Quées la esencia? La gerencia toma nota de los procesos comerciales de extremo a extremo, para los cuales se está preparando una descripción de la secuencia de trabajo y el flujo de trabajo. Después de eso, se incluyen en la estructura del proceso, que suele ser matricial. En este método, primero se prepara el modelo de acuerdo con la situación, luego se analizan los procesos existentes. Después de eso, comienza el desarrollo del mejor modelo y la reorganización de aquellos procesos que funcionan sobre su base. El último paso es la preparación de una nueva estructura de procesos de la empresa.

Resulta que todos los problemas surgen debido a la f alta de habilidades gerenciales para administrar el personal. Cualquiera que sea el tipo de estructura de gestión, el fundador de la empresa y el personal de gestión deben poder involucrar a los empleados e interesarlos. En este caso, las cualidades de liderazgo juegan un papel decisivo. Este último debe transmitir a la mente de los trabajadores que un cambio de enfoque es igual a un cambio de ideología. Solo después de que la idea se posesione de la mente de las personas, podemos decir que la herramienta será útil. El personal estará de acuerdo en adoptar los nuevos métodos y la gerencia los recompensará por ser complacientes.

Enfoque situacional

Ya hemos considerado la estructura de funciones de gestión y los principales enfoques, sería útil hablar sobre el resto. Entre ellos se encuentra el enfoque situacional. Apareció en los años sesenta del siglo pasado. Sus partidarios sugieren elegir métodos de gestión, teniendo en cuenta los factores ambientales y la situación. El método es eficaz si corresponde a las circunstancias imperantes.

Hasta la fecha, enfoque situacionalrara vez se usa, ya que se da preferencia a un enfoque sistemático y de proceso.

Enfoque cuantitativo

Tan pronto como se desarrollaron las ciencias exactas, este método surgió al mismo tiempo. Incluso se conoce la fecha exacta: 1950. ¿Por qué tanta dependencia? El hecho es que los logros de la física, las matemáticas y la tecnología informática comenzaron a participar activamente en la gestión. Esto se debe al hecho de que es mucho más fácil construir modelos virtuales para la gestión de inventario, la asignación de recursos, la planificación estratégica, el mantenimiento, etc., que introducir una nueva estructura cada vez, rellenando los baches. Hoy en día, en su forma pura, prácticamente no se encuentra un enfoque cuantitativo. Por regla general, es parte de un enfoque de proceso o de sistemas.

Tipos de estructuras

Los principales tipos de estructuras de control se distinguen según la naturaleza de la conexión. Esto es:

1. Funcional.
2. Lineal.
3. Matriz.
4. Funcional-lineal.
5. Múltiple.
6. Divisional.

El organigrama refleja la posición de puestos y departamentos que existe en la realidad. Las conexiones, a su vez, también se dividen en categorías:

1. Lineal. Estamos hablando de subordinación administrativa.
2. Cooperativa. La comunicación se rastrea entre unidades del mismo nivel.
3. Funcional. No existe una subordinación administrativa directa, pero al mismo tiempo, las conexiones se dividen según el campo de actividad.

La estructura de control lineal está construida de tal manerade tal forma que cada gerente esté a cargo de las unidades subordinadas en cualquier tipo de actividad. De las ventajas, se puede nombrar un esquema bastante simple, unidad de mando y economía. Al mismo tiempo, la desventaja es el requisito de las calificaciones de los gerentes, debe ser alto. Ahora esta estructura está casi fuera de uso.

La estructura funcional se destaca por tener una estrecha relación entre la gestión funcional y la administrativa. Aquí no existe el principio de unidad de mando, al igual que la cooperación entre departamentos. Por ello, la estructura también ha caído prácticamente en desuso.

La estructura funcional lineal se denomina estructura jerárquica escalonada. En este caso, los gerentes de línea son los jefes de un solo hombre y los cuerpos funcionales los ayudan. Es importante que el gerente de línea del nivel inferior no reporte a los gerentes funcionales, incluso si estos últimos están un escalón más arriba. La estructura inmediatamente ganó popularidad y se usó en casi todas partes.

La estructura divisional está construida de tal manera que las sucursales se distinguen geográficamente o por tipo de actividad.

Sobre la estructura matricial, podemos decir que puede haber varios gerentes sobre un ejecutor. Un esquema similar se usa a menudo en empresas que operan en varias áreas a la vez. Dado que la conveniencia de la estructura es obvia, no sorprende que sea la estructura matricial la que reemplace a la funcional lineal.

La estructura múltiple es especial porque combina diferentes estructuras en diferentes niveles de gestión. Un ejemplo sería cuandola empresa adoptó una estructura de gestión de sucursales, y en las propias divisiones se puede construir una estructura matricial o funcional lineal. Esta estructura se usa hasta el día de hoy y no pierde su popularidad.

Como ya entendió, para convertirse en un buen gerente, debe estudiar la ciencia en profundidad, incluida la estructura de los objetivos de gestión. No importa cuán buena sea una persona, sin el conocimiento de la teoría, es poco probable que algo funcione. Solo podemos recomendar una cosa: aprender el material.